Uitdaging

Voor Britse overheids- en openbare instanties als gemeenten en openbare universiteiten is het belangrijk dat ze tegemoetkomen aan de behoefte van ‘alle burgers’. Dit betekent dat hun diensten toegankelijk moeten zijn voor gebruikers met een zeer uiteenlopend profiel. Deze organisaties zijn afhankelijk van de inkomsten die ze ontvangen van het publiek, maar de verwerking van betalingen is vaak lastig omdat er nog veel met verouderde technologieën wordt gewerkt. HeyCentric is opgericht door een team met veel ervaring op het gebied van overheidsbetalingen, dat inzag dat het nodig was om de integraties te moderniseren.

“In onze branche vragen we mensen niet om te betalen”, zegt Gareth Ennis, CEO van HeyCentric. “Mensen moeten betalen. Je moet je gemeentebelasting betalen. Je moet je vennootschapsbelasting betalen. Het komt alle burgers dus ten goede als wij onze klanten in staat stellen efficiënter te werken.”

Het team achter HeyCentric had in de praktijk gezien dat veel gemeenten worstelen met betaalplatforms die niet compatibel zijn met mobiele apparaten en weinig flexibiliteit bieden qua betaalmogelijkheden. Daarom wilde HeyCentric zijn overheidsklanten een modern betaalplatform aanbieden met een betere gebruikservaring voor burgers, en diensten om hun inkomsten slimmer te beheren.

“De implementatie van een nieuw [systeem] voor inkomstenbeheer bij een gemeente of onderwijsinstelling heeft heel wat voeten in de aarde”, legt Ennis uit. “Toen we beseften dat we realtime transparantie en inzichten konden bieden voor elke transactie en het proces van reconciliatie en rapportage konden vereenvoudigen, wisten we dat we een verschil konden maken voor de hele gemeenschap. We moesten alleen nog het juiste platform vinden dat het transactieproces voor ons kon regelen op een manier die aansloot op onze behoeften.”

HeyCentric had expertise in de Britse markt. Nu het team ook buiten het Verenigd Koninkrijk actief is, was het belangrijk om een betalingspartner te vinden die het bedrijf kon helpen uitbreiden naar Europa en andere regio's.

Oplossing

Na diverse betaaldienstverleners te hebben geëvalueerd, koos HeyCentric voor Stripe als exclusieve partner toen het in november 2021 live ging met zijn eerste klant.

“Met Stripe als betaaldienstverlener en accepteerder krijgt de klantervaring een enorme boost”, aldus Ennis. “Bij sommige gemeenten moesten vijf of zes verschillende schermen worden doorlopen om een lokale belasting te betalen. Met HeyCentric is dat proces dankzij Stripe een stuk eenvoudiger.”

Eén dashboard voor gebruikers dankzij Stripe-integraties

HeyCentric heeft zijn dienst zo ontworpen dat deze werkt met Stripe Connect, waardoor er één dashboard voor zijn klanten is gecreëerd, zodat ze niet zowel HeyCentric- als Stripe-accounts hoeven te beheren. “De documentatie en testomgevingen van Stripe zijn geweldig”, zegt Ennis. “Het was heel eenvoudig om alles aan de praat te krijgen. De integratie was binnen een paar weken geregeld.”

HeyCentric gebruikt de API's en webhooks van Stripe om alle transactiegegevens realtime onder te brengen in klantrecords. Hierbij worden metadata toegevoegd en gedetailleerdere bankrecords van organisaties geïmporteerd om betalingen te koppelen aan facturen en de reconciliatiewerkzaamheden grotendeels te automatiseren. Zo kunnen klanten ook eenvoudig inzicht krijgen in transactiekosten en andere boekhoudkundige aspecten zonder dagen te hoeven wachten om de status van hun inkomsten te kunnen bekijken.

“Wanneer een gemeente een betaling van £ 1000 ontvangt, kunnen ze gelijk zien welke kosten daarvan zijn afgetrokken. De kosten worden zelfs uitgesplitst naar regelitem, zodat ze kunnen worden doorberekend aan specifieke afdelingen. Dat vinden accountants geweldig”, vertelt Ennis.

Realtime inzichten in elke transactie

Dankzij de integratie met de diensten van Stripe biedt HeyCentric zijn klanten realtime inzicht in elke betaling, van het moment van initiëren tot het moment van de vereffening. Elke transactie, of deze nu succesvol is of niet, wordt onmiddellijk weergegeven in alle gekoppelde systemen, waaronder financiële en ERP-platforms, waardoor vertragingen en handmatige afstemmingen worden voorkomen. HeyCentric biedt gemeenten en openbare instellingen een altijd beschikbare financiële bron van waarheid, zodat grootboeken, begrotingen en kasposities worden bijgewerkt op het moment dat een betaling plaatsvindt.

Naast realtime synchronisatie verrijkt HeyCentric elke transactie met context en bruikbare inzichten: fraudesignalen van Stripe Radar, chargebackanalyses en gedetailleerde redenen voor weigering die door de uitgevende banken worden teruggestuurd.

“Als burgers de gemeente bellen en zeggen dat ze geprobeerd hebben een betaling te doen, kan het personeel inloggen op HeyCentric, de betaling ophalen en bekijken welke reden de bank heeft opgegeven voor het mislukken van de betaling. Met de oude systemen zouden ze naar de bank moeten bellen voor meer informatie”, legt Ennis uit. “Gemeenten maken ook vaak gebruik van verschillende toolkits voor fraudepreventie. Met HeyCentric hebben ze, dankzij Stripe, genoeg aan één kant-en-klare oplossing.”

Elke dag meer betaalopties

Sinds HeyCentric live is gegaan, heeft het zich aangepast aan de productroadmap van Stripe, zodat het zo snel mogelijk een groeiend aantal betalingsopties kan bieden. HeyCentric biedt zijn klanten bijvoorbeeld terugkerende betalingen met Stripe Billing en heeft ook populaire betaalmethoden zoals Apple Pay en Google Pay toegevoegd. HeyCentric biedt ook betalen via de bank als optie, en er zijn al klanten die hiervan gebruikmaken.

Het bedrijf heeft al 100 Stripe Terminal-apparaten uitgerold om chip-en-pincode-betalingen bij gemeentehuizen te integreren. HeyCentric test ook een programma voor mobiel betalen met een gemeenteklant, om gemeenten te helpen betalingen te accepteren van kwetsbare burgers die moeite hebben om persoonlijk langs te komen of online betalingssystemen te gebruiken.

Sneller afrekenen met Link, de digitale wallet van Stripe

HeyCentric heeft Link, de digitale wallet van Stripe, geïmplementeerd om het voor burgers gemakkelijker te maken om hun betalingsgegevens eenmalig veilig op te slaan en bij toekomstige transacties direct af te rekenen. Door het afrekenen soepeler te laten verlopen, biedt Link terugkerende gebruikers een snellere ervaring met één klik, wat leidt tot een hogere conversie.

Resultaten

Meer dan 30 klanten helpen bij het uitvoeren van 3,4 miljoen transacties per jaar

Met Stripe biedt HeyCentric klanten in de publieke sector een gebruiksvriendelijk betaalsysteem waarmee burgers eenvoudig belangrijke rekeningen kunnen betalen. Door de verouderde systemen te vervangen waar veel openbare instellingen voorheen op vertrouwden, stelt HeyCentric overheidsinstanties in staat om hun betalingsprocessen te stroomlijnen en een verscheidenheid aan betaalmethoden aan te bieden die zijn afgestemd op de behoeften van het publiek van vandaag.

In minder dan twee jaar tijd is HeyCentric live gegaan bij 22 klanten, heeft het meer dan 1,7 miljoen transacties uitgevoerd en meer dan 1,6 miljard pond aan transactievolume verwerkt via Stripe. Het platform helpt nu meer dan 30 klanten en 50 gekoppelde accounts bij het uitvoeren van 3,4 miljoen transacties per jaar.

Stripe heeft HeyCentric de mogelijkheid gegeven om klantenservicekwesties in verschillende scenario's op te lossen, van geïntegreerde terugkerende facturering tot persoonlijke betalingen. Door deze grotere transparantie op het gebied van betalingsproblemen helpt HeyCentric openbare instellingen om zowel hun operationele efficiëntie als de ervaring van burgers die gebruikmaken van overheidsdiensten te verbeteren.

Geen downtime bij veranderingen in de regelgeving

Omdat Stripe constant nieuwe functies lanceert, kan HeyCentric zijn klanten wanneer dat nodig is snel updates aanbieden zodat ze blijven voldoen aan belangrijke reglementaire vereisten.

“We krijgen regelmatig kleine upgrades van Stripe die soepel geïmplementeerd kunnen worden. Daardoor hebben we nooit last van downtime”, aldus Ennis. “Toen we begonnen wisten we dat de tweede richtlijn betalingsdiensten (PSD2) eraan kwam, met sterke cliëntauthenticatie (SCA). Andere aanbieders brachten kosten in rekening voor die upgrade, maar Stripe regelde alles gewoon. Het had een lastige periode kunnen zijn, maar Stripe nam al onze zorgen weg.”

Eenvoudig traject naar internationale uitbreiding

HeyCentric is begonnen met uitbreiding naar Canada en is van plan om in 2026 uit te breiden naar de VS. Het bedrijf weet dat Stripe dit proces gemakkelijker zal maken. Nu de kernsystemen soepel draaien, dankzij de nauwe integratie met de betaaldiensten van Stripe, maakt HeyCentric betalingen efficiënter voor zijn klanten en de burgers die zij bedienen.

Hogere conversie en efficiëntie

Door Link naast andere Stripe-oplossingen te gebruiken, heeft HeyCentric meetbare verbeteringen bereikt in zowel de ervaring van burgers als de operationele efficiëntie. Meer dan een derde van de transacties van HeyCentric wordt verwerkt via Link, waardoor ze de wrijving bij het afrekenen kunnen verminderen en de conversie kunnen verhogen.