Die Herausforderung

Für staatliche und öffentliche Einrichtungen wie Stadt- und Gemeindeverwaltungen und Universitäten bedeutet die Bereitstellung von Dienstleistungen für „alle Bürger/innen“ vor allem Folgendes: Es muss für Nutzer/innen aus allen Gesellschaftsschichten relativ einfach sein, diese Dienstleistung mit ihrer eigenen Lebenswelt zu verbinden. Die Organisationen arbeiten mit öffentlichen Geldern, die Verarbeitung von Zahlungen ist jedoch oft problembehaftet, da nach wie vor veraltete Technologien zum Einsatz kommen. HeyCentric wurde von einem Team gegründet, das über umfangreiche Erfahrung bei der Bereitstellung von Zahlungsmöglichkeiten für öffentliche Träger verfügt und den Bedarf an modernen integrierten Lösungen erkannt hat.

„In dieser Branche bittet man nicht um eine Zahlung“, sagt Gareth Ennis, CEO von HeyCentric. „Zahlungen müssen schlicht vorgenommen werden. Die Kommunalsteuern müssen gezahlt werden. Die Gewerbesteuern müssen bezahlt werden. Diese Dinge effizienter zu gestalten, ist für alle Bürger/innen von enormem Interesse.“

Das HeyCentric-Team stellte fest, dass eine Vielzahl von öffentlichen Verwaltungen noch mit Zahlungsplattformen arbeiten musste, die etwa auf Mobilgeräten nicht funktionierten und nur sehr unflexible Zahlungsweisen anbieten konnten. Durch das Angebot einer modernen Zahlungsplattform konnte HeyCentric den betroffenen Bürgerinnen und Bürgern eine bessere Erfahrung bieten und seinen Kundinnen und Kunden aus dem öffentlichen Sektor intelligentere Dienstleistungen im Bereich Einkommensverwaltung zur Verfügung stellen.

„Diese öffentlichen Verwaltungen oder Bildungsträger sind nur sehr selten mit der Wahl eines neuen Zahlungsverwaltungstools konfrontiert. Für sie ist es also eine gewichtige Entscheidung, einen [Systemwechsel] vorzunehmen“, meint Ennis. „Uns wurde klar, dass wir Transparenz und Sichtbarkeit in Echtzeit für jede einzelne Transaktion bieten und gleichzeitig die Finanzabgleiche und Berichterstellung vereinfachen konnten. Da wussten wir, dass wir für alle Beteiligten einen echten Unterschied bewirken können. Wir mussten lediglich die richtige Plattform für die Verarbeitung der Transaktionen auf Grundlage unserer Anforderungen finden.“

HeyCentric verfügte über Fachwissen im britischen Markt. Da das Unternehmen nun auch außerhalb des Vereinigten Königreichs tätig ist, war es für das Team von vorrangiger Bedeutung, einen Zahlungspartner zu finden, der das Unternehmen bei seiner Expansion nach Europa und in andere Regionen unterstützen kann.

Die Lösung

Nach der Prüfung diverser Zahlungsdienstleister am Markt, entschied sich HeyCentric für Stripe als exklusiven Zahlungspartner und ging mit seiner ersten Kundin bzw. seinem ersten Kunden im November 2021 an den Start.

„Stripe ist sowohl Zahlungsdienstleister als auch Acquirer und das ist für die Kundenerfahrung eine echter Gamechanger“, sagt Ennis. „Ich habe in öffentlichen Verwaltungen Fälle gesehen, wo die Abwicklung einer einzigen Gemeindesteuerzahlung fünf oder sechs verschiedene Masken erforderte. Mithilfe von Stripe hat HeyCentric den gesamten Vorgang radikal vereinfacht und das Ganze ist jetzt viel leichter zu handhaben.“

Einzelnutzer-Dashboard durch Stripe-Integrationen

HeyCentric hat seinen Dienst so konzipiert, dass er mit Stripe Connect funktioniert, sodass wir ein einheitliches One-Stop-Dashboard für die Kundinnen und Kunden bieten können. Sie müssen also nicht verschiedene Konten bei sowohl Stripe als auch HeyCentric bedienen. „Die Dokumentation und die Testumgebungen von Stripe sind einfach fantastisch“, fügt Ennis hinzu. „Das macht es sehr leicht, das System einzuführen und loszulegen. Die Umsetzung der Integration dauerte lediglich einige Wochen.“

HeyCentric nutzt die Stripe APIs und Webhooks, um alle Transaktionsinformationen in Echtzeit in Kundendatensätze zu übertragen, komplett mit Metadaten und Import von detaillierteren organisatorischen Bankdaten, um die Zahlungen den Rechnungen zuzuordnen und den Großteil des Finanzabgleichs zu automatisieren. Kunden und Kundinnen bekommen dadurch auf sehr einfache Weise eine Übersicht und ein Verständnis für die Transaktionsgebühren und weitere buchhalterische Sachverhalte, ohne tagelang auf Dinge wie ihre Umsatzdaten warten zu müssen.

„Wenn eine öffentliche Verwaltung eine Zahlung von 1.000 GBP einnimmt, sehen alle sofort, welche Gebühren abgezogen wurden. Diese werden sogar noch aufgeschlüsselt, sodass die Gebühren den einzelnen Abteilungen in Rechnung gestellt werden können. In der Buchhaltung ist man natürlich begeistert“, so Ennis.

Genaue Daten zu jeder Transaktion in Echtzeit

Dank der tiefen Integration in die Dienste von Stripe bietet HeyCentric seinen Kundinnen und Kunden Echtzeit-Transparenz über jeden Zahlungsvorgang, von der Initiierung bis zur Abrechnung. Jede Transaktion – ob erfolgreich oder fehlgeschlagen – wird sofort in allen verbundenen Systemen, einschließlich Finanz- und ERP-Plattformen, angezeigt, wodurch Verzögerungen und manuelle Abgleiche entfallen. HeyCentric bietet Kommunen und öffentlichen Einrichtungen eine stets verfügbare zuverlässige Finanzquelle, sodass Hauptbücher, Budgets und Cashflow-Positionen sofort nach erfolgter Zahlung aktualisiert werden.

Über die Echtzeit-Synchronisierung hinaus bereichert HeyCentric jede Transaktion mit Kontext und umsetzbaren Erkenntnissen: Betrugswarnungen von Stripe Radar, Rückbuchungsanalysen und detaillierte Ablehnungsgründe, die von den ausstellenden Banken zurückgemeldet werden.

„Wenn Bürger/innen bei ihrer Gemeinde anrufen und erklären, sie hätten versucht, eine Zahlung zu tätigen, können sich die Sachbearbeiter/innen bei HeyCentric anmelden und nachsehen, welchen Grund die jeweilige Bank Stripe für die fehlgeschlagene Zahlung angegeben hat. Bei älteren Systemen musste dafür oft der Anbieter angerufen werden, wenn man mehr darüber erfahren wollte“, so Ennis. „In solchen Verwaltungen war es außerdem üblich, separate Lösungen zur Betrugsprävention einzukaufen. Bei HeyCentric dagegen bekommt man dank Stripe ein fertiges System aus einer Hand.“

Täglich verbesserte Zahlungsflexibilität

Seit der Einführung von HeyCentric wurde das Produkt an die Produkt-Roadmap von Stripe angepasst, um so schnell wie möglich eine wachsende Auswahl an Zahlungsoptionen anbieten zu können. Beispielsweise bietet HeyCentric seinen Kundinnen und Kunden wiederkehrende Zahlungen mit Stripe Billing an und hat beliebte Zahlungsmethoden wie Apple Pay und Google Pay hinzugefügt. HeyCentric bietet auch die Option der Banküberweisung an, die bereits von Live-Kundinnen und -Kunden genutzt wird.

Das Unternehmen hat bereits 100 Stripe Terminal-Geräte zur Integration von Chip-and-PIN-Zahlungen in die öffentlichen Verwaltungen ausgeliefert. HeyCentric testet außerdem ein mobiles Zahlungsprogramm mit einer Kundin bzw. einem Kunden aus dem Bereich der Kommunalverwaltung, um Kommunen dabei zu unterstützen, Zahlungen von schutzbedürftigen Bürgerinnen und Bürgern anzunehmen, denen es schwerfällt, vor Ort vorstellig zu werden oder Online-Zahlungssysteme zu nutzen.

Schnellerer Bezahlvorgang mit Link, der Digital Wallet von Stripe

HeyCentric ermöglichte es Link, der Digital Wallet von Stripe, Bürgerinnen und Bürgern die sichere Speicherung ihrer Zahlungsdaten zu vereinfachen, sodass sie bei zukünftigen Transaktionen sofort bezahlen können. Durch die Reduzierung von Reibungsverlusten beim Bezahlvorgang bietet Link wiederkehrenden Nutzerinnen und Nutzern ein schnelleres Ein-Klick-Erlebnis, das zu einer höheren Konversionsrate führt.

Die Ergebnisse

Unterstützung von über 30 Kundinnen und Kunden bei der Durchführung von 3,4 Millionen Transaktionen pro Jahr

Mit Stripe bietet HeyCentric Kundinnen und Kunden aus dem öffentlichen Sektor ein benutzerfreundliches Zahlungssystem, das es Bürgerinnen und Bürgern erleichtert, wichtige Rechnungen zu begleichen. Durch den Ersatz der veralteten Systeme, auf die viele öffentliche Einrichtungen bisher angewiesen waren, ermöglicht HeyCentric Behörden die Optimierung ihrer Zahlungsprozesse und die Bereitstellung einer Vielzahl von Zahlungsmethoden, die den heutigen Anforderungen der Öffentlichkeit entsprechen.

In weniger als zwei Jahren hat HeyCentric 22 Kundinnen und Kunden gewonnen, über 1,7 Millionen Transaktionen durchgeführt und über Stripe ein Transaktionsvolumen von über 1,6 Milliarden GBP verarbeitet. Die Plattform unterstützt nun über 30 Kundinnen und Kunden und 50 verbundene Konten bei der Durchführung von 3,4 Millionen Transaktionen pro Jahr.

Stripe hat HeyCentric die Möglichkeit gegeben, Kundendienstprobleme in einer Vielzahl von Szenarien zu lösen, von integrierter wiederkehrender Abrechnung bis hin zu persönlichen Zahlungen. Durch diese erhöhte Transparenz bei Zahlungsproblemen unterstützt HeyCentric öffentliche Einrichtungen dabei, sowohl die betriebliche Effizienz als auch die Erfahrung der Bürgerinnen und Bürger bei der Interaktion mit staatlichen Dienstleistungen zu verbessern.

Keine Ausfallzeiten während regulatorischer Änderungen

Die Einführungsfrequenz neuer Funktionen bei Stripe half HeyCentric, kontinuierlich Updates für seine Kundinnen und Kunden bereitzustellen und bei wichtigen regulatorischen Anforderungen stets auf aktuellem Stand zu sein.

„Wir erleben regelmäßig kleine Upgrades von Stripe und alle fügen sich stets reibungslos ein. Für uns gab es bisher keine einzige Ausfallzeit“, erzählt Ennis. „Als wir an den Start gingen, wussten wir, dass die strenge Richtlinie über Zahlungsdienste 2 (PSD2), die eine starke Kundenauthentifizierung (SCA) erforderlich macht, bald kommen würde. Andere Anbieter stellten den Kundinnen und Kunden diese Upgrades in Rechnung, während Stripe sie einfach umsetzte. Das hätte eine wirklich schwierige Zeit werden können, aber mit Stripe mussten wir uns keinerlei Sorgen machen.“

Einfache Entwicklung zu internationaler Expansion

HeyCentric hat mit der Expansion nach Kanada begonnen und plant für 2026 die Expansion in die USA. Das Unternehmen ist sich bewusst, dass Stripe diesen Vorgang vereinfachen wird. Dank der reibungslosen Funktionsweise seiner Kernsysteme und der engen Integration mit den Zahlungsdienstleistungen von Stripe macht HeyCentric Zahlungen für seine Kundinnen und Kunden und die Bürger/innen, denen sie dienen, effizienter.

Höhere Konversion und Effizienz

Durch die Einführung von Link in Verbindung mit anderen Stripe-Lösungen konnte HeyCentric messbare Verbesserungen sowohl bei der Zufriedenheit der Bürger/innen als auch bei der betrieblichen Effizienz erzielen. Mehr als ein Drittel der Transaktionen von HeyCentric werden über Link abgewickelt. Dies trägt dazu bei, Reibungsverluste beim Bezahlvorgang zu reduzieren und die Konversionsrate zu steigern.