Inleiding op de btw-regels en het éénloketsysteem in de EU

Inleiding

Elke ondernemer die goederen en diensten verkoopt aan Europese klanten moet btw (belasting toegevoegde waarde) heffen, ook ondernemers die buiten Europa zijn gevestigd. Aangezien elk Europees land verschillende regels en tarieven hanteert, kan compliance met deze regels een uitdaging zijn. De Europese Commissie heeft het berekenen van btw gemakkelijker gemaakt, maar niet alle complexiteit de wereld uitgeholpen. Als je als ondernemer bijvoorbeeld verkoopt aan een andere ondernemer in de EU (in plaats van rechtstreeks aan de consument), is je btw-verplichting afhankelijk van waar beide ondernemers gevestigd zijn. En voor alle transacties waarbij btw wordt geheven, word je door de overheid verplicht om het adres van je klant te kunnen bevestigen op basis van klantgegevens die je moet opvragen.

Deze inleiding is voor ondernemers die goederen of diensten verkopen aan klanten in de EU en beslaat alle basisbeginselen over btw-regelgeving en het éénloketsysteem. Je leert hoe en wanneer je btw moet berekenen en hoe je een btw-aangifte indient. Ook lees je hoe Stripe Tax je kan helpen met compliance.

Voor meer informatie over je btw-verplichtingen bij transacties met Amerikaanse klanten verwijzen we je naar onze whitepaper Inleiding op sales tax en economic nexus in de USA.

Inleiding op btw in de EU

Btw (of VAT) is een indirecte belasting die betrekking heeft op alle goederen of diensten die in de EU worden verkocht. Btw wordt geheven wanneer waarde wordt toegevoegd aan een product op verschillende momenten in het productie- of distributieproces.

Dit is een voorbeeld van hoe btw in de praktijk werkt:

Een juwelier verkoopt een halsketting aan een e-commerce-retailer voor € 1000. Het btw-tarief is 21%. De retailer betaalt dus € 210 btw aan de juwelier, bovenop het bedrag voor de halsketting. De retailer voegt een marge toe aan de waarde van de halsketting en verkoopt dit voor € 1500 plus 21% btw. Bij het afrekenen betaalt de klant € 1815 aan de retailer, waarvan dus € 315 aan btw. Zo krijgt de retailer de btw terug die eerder aan de juwelier is betaald. Bij het invullen van de belastingaangifte betaalt de retailer € 105 aan btw (dit is € 315 minus € 210 aan btw voor de juwelier).

VAT on a necklace Deze afbeelding laat zien wanneer btw wordt toegevoegd voor de halsketting.

Het belang van compliance met de btw-wetgeving

Elke ondernemer die goederen of diensten verkoopt in de EU, inclusief ondernemers die niet in de EU zijn gevestigd, moet btw berekenen op basis van de wet- en regelgeving van het land. Als je je te laat (of niet) registreert, kan dat naast rente leiden tot aanzienlijke boetes en dwangsommen. Zo kunnen ondernemers in Oostenrijk een boete van € 5000 krijgen als ze zich niet registreren voor btw, zelfs als een ondernemer geen btw verschuldigd is.

Compliance met btw in de EU

De btw-regels in de Europese Unie zijn afhankelijk van waar je bent gevestigd, wat je verkoopt, waar je klant is gevestigd en of je klant een ondernemer of particulier is. Alhoewel de regelgeving voor verschillende lidstaten anders is, zijn de volgende stappen altijd van toepassing op de verkoop van goederen en diensten in de gehele EU.

1. Registratie voor btw en het éénloketsysteem

Registratie voor btw per lidstaat

In de EU is de drempel voor registratie en het berekenen van btw afhankelijk van de lidstaat waarin de ondernemer is gevestigd.

Ondernemers in Nederland moeten zich registreren voor btw en btw berekenen vanaf een jaaromzet van € 20.000. Voor ondernemers in Ierland zijn er twee verschillende drempelwaarden voor btw: € 75.000 voor Ierse ondernemers die goederen verkopen en € 37.500 voor Ierse ondernemers die diensten verkopen. Deze waarden zijn alleen van toepassing op ondernemers gevestigd in het land zelf. Ondernemers die buiten de EU gevestigd zijn of vanuit een ander land binnen de EU aan Ierland of Nederland verkopen, moeten al vóór hun eerste verkoop zijn geregistreerd.

Er is een uitzondering voor ondernemers uit de EU die zijn gevestigd in één EU-land en die goederen en elektronische diensten verkopen aan particulieren in andere EU-landen. Bij deze transacties moeten ondernemers het btw-tarief van hun eigen land heffen, en niet het tarief dat van toepassing is in het land waarin de klant gevestigd is. Zodra de omzet van verkoop aan particulieren hoger is dan € 10.000, geldt wel het tarief dat in het land van de klant van toepassing is. Er is geen vergelijkbare uitzondering voor ondernemers buiten de EU die aan particulieren in de EU verkopen.

Wanneer je je registreert voor btw, ontvang je een btw-nummer. Dit bevat tussen 4 en 15 tekens en begint met een landcode van twee tekens (bijvoorbeeld BE voor België en CY voor Cyprus), gevolgd door 2 tot 13 andere tekens. Ondernemers moeten hun btw-nummer op hun facturen vermelden en om het btw-nummer van de klant vragen wanneer ze iets verkopen aan een andere ondernemer met een btw-registratie.

Registratie voor het éénloketsysteem voor ondernemers binnen de EU

Ondernemers die in meerdere EU-lidstaten goederen of diensten verkopen aan particulieren, kunnen zich registreren voor de Unieregeling in het éénloketsysteem van de EU. Deze regeling is bedoeld om het berekenen van btw tussen EU-lidstaten onderling eenvoudiger te maken.

Als je je aanmeldt voor het éénloketsysteem, hoef je je niet te registreren in elke EU-lidstaat waar je goederen of diensten verkoopt. Als je bent gevestigd in een EU-lidstaat, kun je je in dat land registeren voor het éénloketsysteem. Je draagt alle verzamelde btw af bij de belastingdienst in dit EU-land, zodat deze namens jou verdeeld kan worden over de andere EU-lidstaten.

Registratie voor het éénloketsysteem voor ondernemers van buiten de EU

Alle ondernemers die niet in de EU zijn gevestigd (inclusief het Verenigd Koninkrijk) en die elektronische diensten verkopen aan particulieren binnen de EU, moeten zich registreren voor het éénloketsysteem voor ondernemers die buiten de EU gevestigd zijn. Deze ondernemers kunnen zich bij elk gewenst Europees land voor het éénloketsysteem registreren. Vaak wordt gekozen voor het land waar de meerderheid van hun klanten woont of in het land met de meest gebruikersvriendelijke registratie-omgeving. Wanneer een ondernemer van buiten de EU zich registreert voor het éénloketsysteem, krijgt de ondernemer een uniek btw-nummer dat begint met ‘EU’.

2. Bereken btw

Om de btw voor een transactie te berekenen, moet je drie dingen weten: de status van de klant (ondernemer of particulier), in welk land je btw moet heffen en het juiste btw-tarief.

Bepaal of je klant een ondernemer of particulier is

Voordat je de btw berekent, moet je bepalen of je klant een ondernemer of een particulier is. Dit is een belangrijke stap omdat hiermee wordt bepaald of je überhaupt btw moet heffen.

Als je klant een geldig btw-nummer verstrekt, kun je ervan uitgaan dat het een ondernemer is. Je kunt de geldigheid van het nummer controleren op de portal Systeem voor de uitwisseling van BTW-informatie (VIES). Om belastingfraude te voorkomen, ben je verplicht om het btw-nummer te verifiëren.

Wanneer je als ondernemer uit de EU goederen of diensten verkoopt aan een ondernemer in een andere EU-lidstaat, hoef je vaak geen btw in rekening te brengen. Voor deze zakelijke transacties kan de btw verlegd worden (waarbij de koper de btw direct betaalt aan de belastingdienst, in plaats van via jou) of je kunt een nultarief toepassen (waarbij je dus geen btw hoeft te betalen).

Physical vs digital services in the EU Deze afbeelding laat zien hoe een EU-ondernemer het juiste btw-tarief bepaalt voor goederen en diensten die worden verkocht binnen de EU.

Bepaal welk land de btw heft

Bij een internationaal scenario is het belangrijk om na te gaan welk land de btw voor een transactie mag heffen. De regels die bepalen welk land dit is, zijn zeer complex en afhankelijk van allerlei factoren, waaronder het type dienst, de klant en het land waar de goederen vandaan of naartoe worden verzonden.

Bepaal btw-tarieven

Btw-tarieven verschillen per EU-lidstaat. De EU hanteert standaard een minimumtarief van 15% btw voor de 27 lidstaten. De huidige btw-tarieven binnen de lidstaten van de EU lopen uiteen van 17% tot 27%. Zwitserland is geen EU-lidstaat en hanteert een btw-tarief van 7,7%, veel lager dan de buurlanden.

VAT across EU De Europese landen passen verschillende btw-tarieven toe.

Alhoewel elk land een standaard btw-tarief heeft ingesteld, gebruiken de meeste landen ook gereduceerde tarieven en uitzonderingen voor verschillende typen goederen of diensten die worden verkocht. Omdat de btw-tarieven daardoor verschillen, is het belangrijk om de producten die je verkoopt te groeperen volgens de wetgeving per land.

Btw-tarieven voor elektronische diensten

Volgens de Europese Commissie moeten elektronische diensten voldoen aan het volgende:

  • Het gaat niet om een fysiek product
  • De verkoper levert het product online
  • Bij de dienst komt nauwelijks menselijk handelen kijken
  • Het product kan niet zonder informatietechnologie geleverd worden

Producten en diensten zoals e-books, games, muziek, software, SaaS, websitehosting en nog veel meer vallen hier allemaal onder. Bij elektronische diensten wordt meestal het standaard btw-tarief toegepast, maar er zijn uitzonderingen. Zo is het btw-tarief voor e-books in Oostenrijk verlaagd naar 10% en in Spanje zelfs naar 4%.

Btw-tarieven voor goederen

De btw-tarieven voor goederen vind je op de website van de Europese Commissie. Sommige transacties komen in aanmerking voor gereduceerde of speciale tarieven of zelfs een nultarief. In Ierland wordt bijvoorbeeld geen belasting geheven op de verkoop van onder meer babyluiers en niet-versierde waskaarsen en in Kroatië is er een gereduceerd tarief voor bepaalde voedselproducten.

3. Verzamel bewijs waar de koper zich bevindt

Omdat btw-tarieven sterk afhankelijk zijn van waar de koper zich bevindt, wil de overheid dat je vastlegt waar de koper was ten tijde van de verkoop van de digitale goederen. Over het algemeen moet je per transactie van een elektronische dienst twee soorten bewijsmateriaal bewaren waarmee je het klantadres kunt bevestigen.

Door deze dubbele documentatie wordt het lastiger voor bedrijven of personen om belastingfraude te plegen door een ander btw-tarief te berekenen of te betalen. Je moet twee van de onderstaande soorten bewijs verzamelen en bewaren, zodat je het adres van de klant kunt bevestigen en kunt aantonen dat het juiste btw-tarief werd toegepast:

  • Vestigingsadres van bank
  • IP-adres
  • Factuuradres
  • Land waar hun betaalkaart is uitgegeven

Er is een uitzondering: als je omzet per jaar uit de verkoop van elektronische diensten minder dan € 100.000 bedraagt, heb je maar één van de bovenstaande klantgegevens nodig. Zorg dat je deze gegevens tien jaar bewaart, conform de EU-wetgeving.

Wanneer je iets verkoopt aan bedrijven moet je ook een btw-factuur indienen, ook al breng je geen btw in rekening. De ondernemer die verkoopt moet deze gegevens, waaronder hun ondernemersgegevens, de prijs, het toegepaste btw-tarief en de naam, het adres en het btw-nummer van de klant, bewaren gedurende een periode die is gespecificeerd in de wetgeving per lidstaat.

4. Btw-aangifte indienen

Je btw-aangifte indienen is de belangrijkste handeling voor compliance met de wetgeving. Zorg dat je je btw-aangifte altijd op tijd indient, ook als je geen btw betaalt of terugvordert. Je moet twee soorten btw aangeven: het btw-bedrag dat jij aan je klanten hebt doorberekend (output-btw) en het bedrag dat jij aan jouw leveranciers hebt betaald (input-btw of voorbelasting). Je moet ook de door jou betaalde btw aftrekken van het btw-bedrag dat jij hebt doorberekend aan jouw klanten. Als jij bijvoorbeeld de retailer bent die de halsketting van de juwelier heeft gekocht, kun je 21% aan btw (€ 210) terugvorderen die je aan de juwelier hebt betaald. Wanneer je je aangifte indient, betaal je slechts het verschil tussen het btw-bedrag dat door de eindklant is betaald (€ 315) en het bedrag dat jij oorspronkelijk hebt betaald (€ 210). Je betaalt dus € 105.

Elk land heeft zijn eigen aangifteformulieren en tijdstippen waarop de aangiften moeten worden ingediend. Hoe vaak je aangifte moet doen is ook afhankelijk van de jaarlijkse omzet. In Duitsland gebeurt dit bijvoorbeeld elk kwartaal, maar bij een omzet hoger dan € 7500 in het voorgaande jaar moeten verkopers hun btw maandelijks opgeven. Is deze omzet minder dan € 1000, dan is de opgave juist jaarlijks.

Als je hebt gekozen voor het éénloketsysteem, dan moet je hier elk kwartaal aangifte voor doen in het land waar je bent geregistreerd. Deze aangifte staat los van eventuele andere btw-aangiften die je moet indienen in dit land. Bij je aangifte voor het éénloketsysteem geef je alle verkopen op die hiervoor in aanmerking komen. Hierbij gaat het dus om verkopen aan klanten in EU-lidstaten en de bijbehorende btw-bedragen. Nadat je alle btw hebt betaald in het land waar je bent geregistreerd voor het éénloketsysteem, zal deze belastingdienst de btw namens jou verdelen over de andere landen.

Als je niet het juiste btw-bedrag opgeeft, loop je het risico om rente en boetes te betalen in elk land waar je btw had moeten berekenen en afdragen. Zo kun je in Portugal een boete van € 3750 krijgen als je btw-aangifte niet klopt. En in Duitsland krijg je een boete van 10% van het btw-bedrag (tot maximaal € 25.000) als je je btw-aangifte te laat indient.

Hoe kan Stripe Tax je helpen?

Stripe Tax maakt compliance met belastingregels eenvoudiger, zodat je je volledig kunt richten op de ontwikkeling van je onderneming. Met Stripe Tax wordt de VAT, btw, sales tax en GST automatisch berekend voor zowel goederen als diensten in Europa (EU, het VK, Noorwegen en Zwitserland), de Verenigde Staten, Australië en Nieuw-Zeeland. Stripe Tax is volledig geïntegreerd in Stripe, zodat je meteen aan de slag kunt. Je hebt geen externe integraties of plug-ins nodig.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

  • Weet waar je je moet registreren en belasting moet berekenen: Kijk waar je belasting moet berekenen op basis van je Stripe-transacties, en activeer binnen enkele seconden de functie voor het berekenen van belastingen in een nieuw land. Eén regel code in je bestaande Stripe-integratie is vaak al voldoende om te starten met het berekenen van belasting. Of voeg deze functie met één klik toe aan Stripe-producten zoals Invoicing, zonder dat je iets hoeft te programmeren.
  • Automatisch belasting berekenen: Stripe Tax berekent altijd het juiste belastingbedrag, waar of wat je ook verkoopt. Het programma ondersteunt honderden goederen en diensten. Belastingwetgeving en -tarieven worden voortdurend in de gaten gehouden en bijgewerkt.
  • Eenvoudig belasting aangeven en betalen: Stripe biedt gespecificeerde rapportages en belastingoverzichten voor elk land waar je aangifte moet doen. Zo kun je heel eenvoudig zelf, met je boekhouder of met een partner van Stripe, je belastingaangifte doen en belasting betalen.

Klik hier voor meer informatie over Stripe Tax.

Terug naar whitepapers
You’re viewing our website for Singapore, but it looks like you’re in the United States.