Varje företag som säljer varor och tjänster till europeiska kunder måste ta ut moms (mervärdesskatt), även om deras verksamhet inte är etablerad i Europa. Eftersom alla europeiska länder har olika momsregler och skattesatser kan det vara en utmaning att följa reglerna. Europeiska kommissionen har försökt att göra det enklare att ta ut och betala moms, men det är fortfarande en komplex fråga för företag. Om ditt företag till exempel säljer till ett annat företag i EU (snarare än direkt till en kund) behöver du ibland inte ta ut moms – det beror på var företagen är baserade. Och för all försäljning där moms tas ut kräver myndigheter att du samlar in ytterligare uppgifter för att bekräfta din kunds adress.

Den här guiden är för företag som säljer till kunder i EU. Guiden går igenom de grundläggande principerna för moms och förenklat system (OSS) för moms. Vi förklarar när och hur du behöver registrera dig för att ta ut moms, hur du beräknar och tar ut moms och hur du lämnar in momsdeklaration. Vi berättar också hur Stripe Tax kan hjälpa dig med efterlevnad.

Vad är EU-moms (VAT)?

Moms (value-added tax (mervärdesskatt, VAT)) är en konsumtionsskatt som gäller alla digitala och fysiska varor och tjänster som säljs i EU. Moms tas ut när ett värde läggs till produkten under hela leveranskedjan, från produktion till försäljning.

Här är ett exempel på hur moms fungerar i verkligheten:

En juvelerare säljer ett halsband för 1 000 EUR med moms på 23 % till en exklusiv återförsäljare inom e-handel. Återförsäljaren betalar 230 EUR i moms till juveleraren utöver kostnaden för själva halsbandet. Återförsäljaren lägger sedan till ett prispåslag på halsbandet och lägger ut det för försäljning online för 1 500 EUR. I kassan betalar kunden ytterligare 23 % i moms, vilket motsvarar 345 EUR, som tas ut av återförsäljaren. Efter den sista transaktionen har återförsäljaren fått tillbaka momsen som hen tidigare betalat till juveleraren. När återförsäljaren sedan betalar skatt utgör denna endast 115 EUR (vilket är 345 EUR minus juvelerarens moms på 230 EUR).

Vikten av att följa momslagarna i Europa

Alla företag som säljer fysiska eller digitala varor i EU, inklusive säljare utanför EU, måste ta ut moms enligt lokala föreskrifter och lagar. Om du registrerar dig för sent eller inte registrerar dig alls kan det resultera i betydande böter och påföljder, förutom att du får betala ränta på ränta. Till exempel kan ett företag i Österrike få påföljder på upp till 5 000 EUR när det avsiktligt inte registrerar sig för moms, även om företaget inte är skyldigt att betala någon moms.

Använder sig USA av moms?

USA använder inte mervärdesskatt. Istället är statliga och lokala myndigheter ansvariga för att ta ut omsättningsskatt. Många företag måste vidta extra åtgärder för att säkerställa efterlevnad av momsregler och -föreskrifter. Om du vill ha mer information om skatter när du säljer till amerikanska kunder kan du läsa vår guide till amerikansk omsättningsskatt och ekonomiska förbindelseregler.

Så här följer du momsreglerna inom EU

Momsreglerna i Europa beror på var du befinner dig, vad du säljer, var din kund är baserad och om din kund är ett företag eller en privatperson. Även om reglerna skiljer sig åt mellan olika länder är följande steg för efterlevnad av momsregler desamma om du säljer inom EU.

1. Registrera dig för moms och förenklat system (OSS) för moms

Registrering för lokal moms

Inom EU beror tröskeln för när man ska registrera sig och ta ut moms på i vilket land ditt företag är baserat.

I Spanien finns det till exempel inget tröskelvärde för registrering. Företag i Irland har däremot två olika momströsklar: 85 000 euro för lokala företag som säljer varor och 42 500 euro för lokala företag som säljer tjänster. Dessa tröskelvärden för nationell registrering gäller endast för företag inom landet. Företag som är baserade utanför Europa eller säljer över gränserna inom Europa måste registrera sig innan den första försäljningen.

Det finns ett undantag för EU-företag som är etablerade i ett EU-land och säljer fysiska varor och digitala produkter till privatpersoner i andra EU-länder. Vid sådan försäljning från företag till konsument (business-to-consumer, B2C) måste företagen ta ut moms enligt momssatsen i det land där de är bosatta snarare än kundens hemland. När B2C-försäljningen överstiger 10 000 euro måste de ta ut moms enligt den sats som gäller i kundens hemland. Det finns inget liknande undantag för företag utanför EU som säljer till privatpersoner i EU.

När du registrerar dig för moms får du ett momsregistreringsnummer. Det här numret har mellan 4 och 15 siffror, som börjar med landskoden på två bokstäver (t.ex. BE för Belgien eller CY för Cypern), följt av 2–13 andra tecken. Företag ska ange sitt momsregistreringsnummer på sina försäljningsfakturor och samla in kundens momsregistreringsnummer när de säljer till ett annat momsregistrerat företag.

Registrering för förenklat system för EU-moms för företag (EU-system)

Europeiska företag som säljer till privatpersoner (t.ex. B2C-försäljning) i flera EU-länder kan registrera sig för EU-systemet med en enda kontaktpunkt för moms (förenklat system (OSS) för moms). Programmet skapades för att förenkla processen för att ta ut och betala moms mellan länder inom EU.

Om du registrerar dig för den förenklade systemet (OSS) för moms behöver du inte registrera dig i varje EU-land där du säljer varor eller tjänster på distans. Om du är baserad i ett EU-land kan du registrera dig på portalen för förenklat system för moms i ditt hemland. Du betalar in all moms som du har tagit ut till din lokala skattemyndighet, som sedan fördelar momsintäkterna till andra EU-länder för din räkning. Med andra ord, om du säljer i hela EU kan du registrera dig i ett lands förenklade system för moms i stället för att registrera dig och deklarera i 27 länder.

Registrering i förenklat system (OSS) för moms för företag utanför EU (system utanför EU)

Alla icke-EU-baserade företag (inklusive brittiska företag efter brexit) som säljer digitala produkter till privatpersoner i EU kan registrera sig i det förenklade systemet (OSS) för moms för företag utanför EU. Dessa företag kan välja ett europeiskt land där de registrerar sig i det förenklade systemet för moms. Vanligtvis registrerar sig företag utanför EU i de länder där majoriteten av deras kunder är baserade eller väljer att registrera sig i det land som har den mest användarvänliga registreringsportalen. När ett företag utanför EU registrerar sig i det förenklade systemet för moms tilldelas det ett unikt momsregistreringsnummer i formatet som börjar med EU.

Registrering för IOSS (Import One-Stop Shop)

Både EU-företag och företag utanför EU kan registrera sig för IOSS om de säljer varor till konsumenter i EU och varorna importeras i försändelser på högst 150 euro. IOSS-systemet gör det möjligt för säljare att ta ut moms i kundens land vid tidpunkten för försäljningen. Det innebär att ingen moms kommer att tas ut vid gränsen när varorna anländer till EU. Företag utanför EU kan registrera sig för IOSS i valfritt europeiskt land, medan EU-företag måste registrera sig i det land där de är etablerade. IOSS-registreringen är frivillig. Säljare utanför EU måste ofta utse en mellanhand för att kunna använda IOSS.

2. Beräkna moms

För att beräkna moms på en transaktion måste du bestämma tre saker: kundens status (företag eller privatperson), vilket lands moms som ska tas ut och den korrekta momssatsen.

Ta reda på om dina kunder är företag (B2B) eller privatpersoner (B2C)

Innan du beräknar moms måste du ta reda på om din kund är ett företag eller en privatperson. Detta är ett viktigt steg, eftersom det kommer att avgöra om du behöver ta ut någon moms överhuvudtaget.

Om din kund har angett ett giltigt momsregistreringsnummer kan du betrakta kunden som ett företag. Du kan kontrollera numrets giltighet med hjälp av portalen VAT Information Exchange System (VIES). Du måste verifiera momsregistreringsnumret för att bidra till att motverka skattebedrägeri.

Om du är ett europeiskt företag som säljer till ett företag i ett annat EU-land behöver du ofta inte ta ut moms. För sådan försäljning mellan företag (B2B) tillämpas antingen metoden med omvänd skattskyldighet (då köparen betalar momsen direkt till sin myndighet i stället för via dig) eller så kan du omfattas av en nollmomssats (som innebär att du inte behöver betala någon moms).

Fastställ vilket land som tar ut moms

I gränsöverskridande situationer är det viktigt att fastställa vilket land som ska ta ut moms på en transaktion. Reglerna som avgör vilket land som ska ta ut skatt är mycket komplexa och beror på många faktorer, såsom typen av tjänst, kundens profil, vilket land som varorna skickas från och vilket land varorna skickas till, bland andra faktorer.

Fastställ momssatser

Momssatserna varierar mellan olika EU-länder. EU:s normala minimimomssats är 15 procent för de 27 medlemsländerna. De faktiska momssatserna i EU-länderna varierar mellan 17 och 27 procent. Schweiz ingår inte i EU och har en standardmomssats på 8,1 procent, vilket är mycket lägre än grannländerna.

Även om varje land fastställer en standardmomssats har de flesta länder också reducerade momssatser och undantag beroende på vilken typ av produkt eller tjänst som säljs. Med tanke på de olika momssatserna är det viktigt att kunna kategorisera de produkter du säljer enligt lokal lagstiftning.

Momssatser för digitala produkter

Enligt EU-lagstiftningen uppfyller digitala produkter följande kriterier:

• De är inte en fysisk produkt.
  
• Handlaren levererar produkten online.
  
• Tillhandahållandet av produkten innebär minimal mänsklig interaktion.
  
• Produkten kan inte existera utan teknik.
  

E-böcker, spel, musik, programvara, SaaS, webbhotell och många fler produkter och tjänster finns i denna kategori. Digitala produkter omfattas i allmänhet av standardmomssatserna, men vissa undantag kan gälla. För exempelvis e-böcker sänks momssatsen till 10 procent i Österrike och 4 procent i Spanien.

Momssatser för fysiska varor

Momssatserna för fysiska varor kan kontrolleras på Europeiska kommissionens webbplats. Vissa transaktioner omfattas av en reducerad, särskild momssats eller ingen moms alls. I Irland säljs till exempel bland annat barnblöjor och odekorerade vaxljus skattefritt. Och i Kroatien omfattas vissa livsmedelsprodukter av en lägre momssats.

3. Inhämta bevis för köparens plats

Med tanke på att momssatserna varierar avsevärt beroende på köparens plats vill myndigheterna ha ett register som bekräftar var kunden befann sig när de köpte digitala varor. Du måste i allmänhet spara två bevis som bekräftar din kunds adress vid varje försäljning av digitala produkter.

Detta extra lager av dokumentation begränsar risken för att företag eller privatpersoner begår skattebedrägerier genom att antingen ta ut eller betala fel momssats. Du måste inhämta och spara två av följande uppgifter för att bekräfta en kunds hemvist och att rätt momssats har tagits ut och betalats:

• Bankplats
  
• IP-adress
  
• Faktureringsadress
  
• Land som utfärdat kortet
  

Det finns ett undantag: Om du tjänar mindre än 100 000 euro per år på försäljning av digitala produkter behöver du bara en av ovanstående kunduppgifter. Se till att spara denna dokumentation i 10 år, i enlighet med EU-lagstiftningen.

När du säljer till företagskunder måste du också utfärda en momsfaktura även om du inte tar ut moms. Säljande företag måste spara denna dokumentation – som bland annat innehåller företagsinformation, försäljningspris och tillämpad momssats, köparens namn och adress samt momsregistreringsnummer – under den tidsperiod som anges i deras lokala lagstiftning.

4. Deklarera moms

Att lämna in en momsdeklaration är avgörande för att lagkraven ska kunna uppfyllas. Även om du inte har någon moms att betala eller återkräva måste du lämna in dina deklarationer i tid. Du ska redovisa två typer av moms: det belopp som du har tagit ut från dina kunder (utgående moms) och det momsbelopp som du har betalat till dina leverantörer (ingående moms). Du måste också dra av den moms du betalat från den moms du tog ut. Om du till exempel är en återförsäljare som säljer halsbandet du köpte från juveleraren kan du kräva tillbaka 23 procent moms (230 euro) som du betalade till juveleraren. När du lämnar in din deklaration betalar du endast skillnaden mellan den moms som slutkunden betalade (345 euro) och den ursprungliga momsen (230 euro), dvs. 115 euro.

Deklarationsblanketterna och hur ofta de ska lämnas in varierar mellan olika länder. Hur ofta du behöver deklarera kan också bero på dina årliga försäljningsintäkter. I Tyskland är till exempel den normala deklarationsperioden varje kvartal, men säljare som betalade mer än 7 500 euro i moms under föregående år måste deklarera varje månad, och säljare vars moms understiger 1 000 euro måste deklarera en gång om året.

Om du har valt att registrera dig för det förenklade systemet (OSS) måste du skicka in en deklaration varje kvartal i det land där du är registrerad. Denna deklaration måste lämnas in tillsammans med eventuella nationella momsdeklarationer som du kan behöva lämna in. I din deklaration inom det förenklade systemet (OSS) ska du ange din försäljning till kunder i alla EU-länder samt momsbelopp. När du har betalat all moms i det land där du registrerade dig i det förenklade momssystemet (OSS) kommer din lokala skattemyndighet att omfördela momsintäkterna till de andra länderna för din räkning.

Om du inte deklarerar rätt momsbelopp kan du få betala ränta och straffavgifter i alla länder där du skulle ha tagit ut och betalat moms. I Portugal kan du till exempel få betala upp till 3 750 euro om du inte deklarerar din moms på rätt sätt. I Tyskland leder försenad momsdeklaration till avgifter på upp till 10 procent av momsbeloppet, med en övre gräns på 25 000 euro.

Så här kan Stripe Tax hjälpa dig

Stripe Tax gör det enklare att följa skatteregler så att du kan fokusera på att utveckla verksamheten. Programmet beräknar och tar automatiskt ut moms, omsättningsskatt och skatt på varor och tjänster på både fysiska och digitala produkter och tjänster i Europa (EU, Storbritannien, Norge och Schweiz), USA, Australien och Nya Zeeland. Vår automatiserade lösning för skatter är integrerad i Stripe så att du kan komma igång snabbare – det krävs ingen integrering med tredje part eller pluginprogram.

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner och aktivera skatteuppbörd i ett nytt land eller en ny delstat på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integreringen. Eller lägg till skatteuppbörd på kodfria produkter från Stripe, till exempel Invoicing, med ett enda klick.
  
• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar alltid ut rätt skattebelopp, oavsett vad eller var du säljer. Det har stöd för hundratals produkter och tjänster och övervakar och uppdaterar ständigt skatteregler och skattesatser.
  
• Enklare deklarering och betalning: Med våra betrodda globala partner kan användarna dra nytta av en smidig upplevelse som ansluter till dina transaktionsdata i Stripe. På så sätt kan våra partner hantera dina deklarationer och du kan fokusera på att utveckla ditt företag.