Wer Waren und Dienstleistungen in Europa verkauft, ist verpflichtet, auf diese auch die entsprechende Umsatzsteuer aufzuschlagen. Dies gilt auch für Unternehmen, die nicht in Europa ansässig sind. Sowohl die Regelungen als auch die anzuwendenden Umsatzsteuersätze unterscheiden sich dabei von Land zu Land. Die korrekte Anwendung ist dabei eine ganz besondere Herausforderung für sich. Zwar ist die Europäische Kommission durchaus bemüht, das Themengebiet als solches für Unternehmen zu vereinfachen, es bleibt jedoch einiges an Komplexität zu navigieren. Tätigen Sie innerhalb der EU beispielsweise einen Verkauf an ein anderes Unternehmen (anstatt direkt an Endverbraucher/innen), sind Sie je nach Standort der beteiligten Unternehmen unter Umständen nicht verpflichtet, überhaupt Umsatzsteuer einzuziehen. Für alle Transaktionen, bei denen sie anfällt, sind Sie verpflichtet, ergänzende Daten zur Bestätigung der Kundenadresse zu erfassen.

Dieser Guide richtet sich an Unternehmen, die Verkäufe innerhalb der EU tätigen, und behandelt die Grundlagen von Umsatzsteuer und des Umsatzsteuer-One-Stop-Shop (OSS-Verfahren). Hier erfahren Sie, wann und wie Sie sich zur Umsatzsteuererhebung anmelden, wie Sie diese Steuer berechnen und einziehen und was Sie bei Ihrer Umsatzsteuererklärung beachten müssen. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Stripe Tax bei der Einhaltung geltender Steuervorschriften unterstützt.

Was ist die EU-Umsatzsteuer (USt.)?

Bei der Umsatzsteuer (USt.) handelt es sich um eine Verbrauchssteuer. Sie ist anwendbar auf alle digitalen und physischen Waren und Dienstleistungen, die in der EU verkauft werden. Speziell fällt sie dann an, wenn einem Produkt im Zuge der Lieferkette (also vom Punkt der Herstellung bis zum Ort des Verkaufs) ein Mehrwert hinzugefügt wird. Die Umsatzsteuer ist daher auch als Mehrwertsteuer bekannt.

So funktioniert sie in der Praxis:

Sagen wir, ein Juwelier verkauft eine Halskette für 1.000 EUR an einen Onlinehändler. Der Umsatzsteuersatz bei dieser fiktiven Transaktion beträgt 23 %. Zusätzlich zum Preis für die Halskette bezahlt der Händler 230 EUR USt. an den Juwelier. Anschließend bietet der Händler die Halskette im Internet für 1.500 EUR zum Verkauf an. Eine Kundin erwirbt die Halskette und zahlt zusätzlich 23 % USt. und somit 345 EUR an den Händler. Der Händler hat die zuvor an den Juwelier gezahlte Umsatzsteuer durch den Verkauf also wieder hereingeholt. An das Finanzamt entrichtet er dann lediglich 115 EUR (345 EUR abzüglich der an den Juwelier gezahlten USt. in Höhe von 230 EUR).

Die Bedeutung von Umsatzsteuerregelungen in Europa

Unternehmer – auch solche aus Drittstaaten außerhalb der EU – die Waren und Dienstleistungen innerhalb der EU verkaufen, sind zum Einzug von Umsatzsteuer nach den lokal relevanten Vorgaben verpflichtet. Eine verzögerte oder unterlassene Anmeldung kann zu empfindlichen Geldbußen führen, die zusätzlich zu den Verzugszinsen berechnet werden. So können Unternehmen etwa in Österreich mit Bußgeldern von bis 5.000 EUR belegt werden, wenn sie die Umsatzsteueranmeldungmeldung vorsätzlich unterlassen – auch dann, wenn das Unternehmen überhaupt keine Umsatzsteuer zu entrichten hat.

Berechnen die USA eine USt.?

In den USA gibt es keine USt. Stattdessen müssen die bundesstaatlichen und lokalen Behörden eine Verkaufssteuer einziehen. Viele Unternehmen müssen zusätzliche Schritte ergreifen, um die Einhaltung der Regeln und Vorschriften im Zusammenhang mit der Verkaufssteuer sicherstellen zu können. Informationen zum Thema Steuern bei Verkäufen in den USA finden Sie in unserem Leitfaden zu US-Verkaufssteuern und steuerlichem Anknüpfungspunkt.

Umsatzsteuerregelungen innerhalb der EU

Die anwendbaren Umsatzsteuerregelungen richten sich nach dem Sitz des leistenden Unternehmens, der Leistungsart, dem Sitz des/der Leistungsempfängers/Leistungsempfängerin und der Unternehmereigenschaft des/der Leistungsempfängers/Leistungsempfängerin (Unternehmer/in oder Verbraucher/in). Wenngleich sich die Vorschriften in den einzelnen Ländern unterscheiden, gibt es doch mehrere Aspekte, die in Bezug auf die USt. bei allen Verkäufen innerhalb der EU zu beachten sind.

1. Umsatzsteuer- und OSS-Anmeldung

Lokale Umsatzsteuerregistrierung

Innerhalb der EU gelten unterschiedliche Schwellenwerte, die sich nach dem Unternehmenssitz richten.

So müssen sich Unternehmen in den Niederlanden für Umsatzsteuerzwecke anmelden lassen und entsprechende Beträge auf ihre Verkäufe aufschlagen, sobald sie mehr als 20.000 EUR Jahresumsatz erzielen. In Irland gelten für Unternehmen dagegen zwei verschiedene Registrierungsschwellen: 75.000 EUR für lokale Unternehmen, die Waren anbieten und 37.500 EUR für lokale Unternehmen, die Dienstleistungen erbringen. Diese inländischen Registrierungsschwellen gelten jedoch nur für Unternehmen aus dem jeweiligen Land. Unternehmen, die aus EU-Drittstaaten kommen oder grenzüberschreitende Verkäufe innerhalb der EU tätigen, müssen sich sogar bereits vor dem ersten Verkauf registrieren.

Eine Ausnahme bilden Unternehmen, die in einem EU-Staat ansässig sind und Waren und elektronische Dienstleistungen an Privatpersonen in anderen EU-Staaten verkaufen. Bei solchen Privatkundengeschäften (Business-to-Consumer, B2C) sind die Unternehmen zur Einziehung der in ihrem eigenen Land geltenden Umsatzsteuer verpflichtet als der Umsatz aus derartigen Leistungen 10.000 EUR nicht übersteigt. Überschreitet der Umsatz aus derartigen Privatkundengeschäften jedoch die Schwelle von 10.000 EUR, gilt die im Land des/der Leistungsempfängers/Leistungsempfängerin anzuwendende Umsatzsteuer. Eine vergleichbare Ausnahme für Unternehmen aus EU-Drittstaaten bei Verkäufen an Privatkund/innen innerhalb der EU existiert nicht.

Im Zuge Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine USt.-Identifikationsnummer. Sie ist zwischen vier und 15 Zeichen lang und beginnt mit einem Ländercode (z. B. BE für Belgien oder CY für Zypern), auf den dann noch zwei bis 13 weitere Zeichen folgen. Die USt.-Identifikationsnummer sollte unbedingt auf Ihren Rechnungen ausgewiesen sein. Zudem sollte bei Verkäufen an Unternehmen, die ebenfalls für Umsatzsteuerzwecke registriert sind, auch die kundenseitige USt.-ID eingeholt werden.

Das OSS-Verfahren für europäische Unternehmen

Europäische Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern im Privatkundengeschäft tätig sind, können sich für Umsatzsteuerzwecke im EU-weiten One Stop Shop (OSS) registrieren. Diese Sonderregelung wurde eingerichtet, um die EU-weite Einziehung und Entrichtung der Umsatzsteuer zu vereinfachen.

Die OSS-Anmeldung ersetzt dabei die jeweilige inländische umsatzsteuerliche Registrierung in den EU-Staaten, in die Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen verkaufen. Wer in einem EU-Land ansässig ist, kann die Anmeldung direkt über das OSS-Portal seines Heimatlandes durchführen. Anschließend entrichten Sie die Gesamtsumme der von Ihnen eingezogenen Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt. Dieses verteilt sie dann direkt an die in Ihren Transaktionen involvierten EU-Länder. Mit anderen Worten: Wer Verkäufe innerhalb der EU tätigt, muss sich nicht mehr in allen 27 Mitgliedstaaten separat registrieren und 27 Steuererklärungen abgeben, sondern im Rahmen des OSS nur noch einmal.

Das OSS-Verfahren für nicht europäische Unternehmen

Nicht in der EU ansässige Unternehmen (nach dem Brexit auch solche aus dem Vereinigten Königreich), die elektronische Dienstleistungen an Privatpersonen innerhalb der EU verkaufen, können sich im OSS Verfahren für nicht europäische Unternehmen anmelden. Für die OSS-Registrierung können sie dabei ein beliebiges EU-Land wählen. Meist melden sich außereuropäische Unternehmen in den Ländern an, in denen sie den größten Kundenstamm haben oder wo das Anmeldeverfahren besonders unkompliziert ist. Meldet sich ein nicht in der EU ansässiges Unternehmen für den OSS an, wird ihm eine USt.-ID zugewiesen, die mit dem Kürzel EU beginnt.

Registrierung eines Import-One-Stop-Shops (IOSS)

Sowohl Unternehmen innerhalb als auch außerhalb der EU können sich für IOSS registrieren, wenn sie Waren an EU-Verbraucher/innen verkaufen und diese Waren in Sendungen mit einem Wert von höchstens 150 EUR importiert werden. Beim IOSS können Verkäufer/innen beim Verkauf die Umsatzsteuer des Landes der Kundschaft erheben. Das heißt, dass an der Grenze keine Umsatzsteuer erhoben wird, wenn die Waren in der EU ankommen. Nicht-EU-Unternehmen können sich in jedem beliebigen EU-Land für IOSS registrieren. EU-Unternehmen hingegen müssen sich im Land ihres Sitzes registrieren. Die IOSS-Registrierung ist freiwillig. Nicht-EU-Verkäufer/innen müssen häufig einen Vermittler bestimmen, um IOSS nutzen zu können.

2. Berechnung des Umsatzsteuersatzes

Für die Berechnung der Umsatzsteuer sind drei Faktoren relevant: die Unternehmereigenschaft des/der Leistungsempfängers/Leistungsempfängerin (Unternehmer/in oder Privatperson), der Ort der Leistung und der korrekte Umsatzsteuersatz.

Unternehmens- oder Privatkunde/Privatkundin?

Vor der Berechnung der Umsatzsteuer gilt es, zu ermitteln, ob es sich um einen/eine Unternehmens- oder eine/n Privatkunde/Privatkundin handelt. Denn hier entscheidet sich, ob überhaupt Umsatzsteuer entrichtet werden muss.

Besitzt Ihr/e Kunde/Kundin eine gültige USt.-ID, handelt es sich um ein Unternehmen. Die Gültigkeit dieser USt.-ID kann lässt sich über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS) verifizieren. Diese Prüfung ist für Sie obligatorisch, da sie der Vermeidung von Steuerbetrug dient.

Europäische Unternehmen, die etwas an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkaufen, müssen häufig gar keine Umsatzsteuer berechnen. Denn bei Verkäufen an Unternehmenskunden (Business-to-business, B2B) greift entweder die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens (bei der Leistungsempfänger/innen die Umsatzsteuer direkt an das eigene Finanzamt und nicht an Sie entrichten); oder es gilt ein Umsatzsteuersatz von 0 % (sodass Sie folglich überhaupt keine Umsatzsteuer entrichten müssen).

Welches Land erhebt die Umsatzsteuer?

Bei grenzüberschreitenden Geschäften muss man ermitteln, wo sich der Ort der Leistung befindet (d. h. welches Land die anfallende Umsatzsteuer erhebt). Die Regelungen sind äußerst komplex und hängen von zahlreichen Faktoren wie der Art der Dienstleistung, dem Kundenstatus und dem Ursprungs- und Bestimmungsland ab.

Ermittlung des Umsatzsteuersatzes

In den einzelnen EU-Ländern gelten unterschiedliche Umsatzsteuersätze. Der Mindeststeuersatz in den 27 Mitgliedstaaten beträgt jedoch 15 %. Je nach Land liegt die Umsatzsteuer bei 17 bis 27 %. Die Schweiz ist kein EU-Mitglied; hier beträgt der Umsatzsteuersatz lediglich 7,7 % und ist damit deutlich niedriger als in den Nachbarländern.

Die Umsatzsteuer unterscheidet sich nicht nur von Land zu Land – in den meisten Ländern existieren zudem reduzierte Umsatzsteuersätze und Ausnahmen für bestimmte Waren und Dienstleistungen. Angesichts der vielen unterschiedlichen Umsatzsteuersätze ist die korrekte Einstufung der verkauften Produkte im Einklang mit lokalem Recht enorm wichtig.

Umsatzsteuersätze für elektronische Dienstleistungen

In der EU werden elektronische Dienstleistungen über diese vier Anforderungen definiert:

• Sie sind keine physische Ware.
  
• Sie werden über das Internet bereitgestellt.
  
• Sie sind im Wesentlichen automatisiert und erfordern kaum menschliche Interaktion.
  
• Sie basieren auf Technologie.
  

In diese Kategorie fallen E-Books, Computerspiele, Musik, Software, SaaS, Hosting-Dienstleistungen und viele andere Produkte und Dienstleistungen. Bei elektronischen Dienstleistungen gilt grundsätzlich der gewöhnliche Umsatzsteuersatz, es gibt aber auch einige Ausnahmen. So fallen für E-Books in Österreich lediglich 10 % und in Spanien nur 4 % USt. an.

Umsatzsteuersätze für Waren

Die Umsatzsteuersätze für physische Waren finden sich auf der Internetseite der Europäischen Kommission. Bei bestimmten Geschäftsvorgängen gelten zudem Ermäßigungs- und Sondersätze bzw. der Nullsatz. So können in Irland unter anderem Windeln und undekorierte Wachskerzen umsatzsteuerfrei verkauft werden. In Kroatien fallen einige Lebensmittelprodukte währenddessen unter einen ermäßigten Umsatzsteuersatz.

3. Nachweise zum Wohnort des Leistungsempfängers

Da sich die Steuersätze je nach Land deutlich unterscheiden, verlangt das Finanzamt beim Erwerb elektronischer Dienstleistungen Nachweise des zum Leistungspunkt vorliegenden Wohn bzw. gewöhnlichen Aufenthaltsorts des Leistungsempfängers. Dafür sind bei jedem Verkauf elektronischer Dienstleistungen grundsätzlich zwei Beweismittel erforderlich, anhand derer die Kundenanschrift bestätigt werden kann.

Diese zusätzliche Belegpflicht soll Steuerbetrug durch eine falsche Berechnung bzw. Entrichtung der Umsatzsteuer vorbeugen. Um die Kundenanschrift und die Anwendung des korrekten Umsatzsteuersatzes zu belegen, müssen Sie also zwei der folgenden Nachweise erfassen aufbewahren:

• Standort der Bank
  
• IP-Adresse
  
• Rechnungsadresse
  
• Land der Kartenausstellung
  

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn Sie mit dem Verkauf elektronische Dienstleistungen weniger als 100.000 EUR pro Jahr verdienen, genügt je einer der oben aufgeführten Beweismittel. Die Nachweise müssen laut EU-Vorschriften zehn Jahre aufbewahrt werden.

Bei Verkäufen an Unternehmen muss eine Umsatzsteuerrechnung auch dann ausgestellt werden, wenn überhaupt keine Umsatzsteuer anfällt. Verkäufer/innen sind verpflichtet, diese Belege innerhalb der in ihrem Land geltenden Frist aufzubewahren. Hierzu gehören auch die Geschäftsadresse, der Verkaufspreis und die geltende Umsatzsteuer, Kundenname und -anschrift sowie die USt.-Identifikationsnummer.

4. Die Umsatzsteuererklärung

Der Umsatzsteuererklärung kommt in puncto steuerliche Compliance große Bedeutung zu. Selbst wenn Sie keine Umsatzsteuer entrichten oder vom Finanzamt zurückfordern möchten, müssen Sie Ihre Steuererklärung fristgerecht einreichen. Dabei sind zwei Arten von Umsatzsteuer zu melden, nämlich die Ihrer Kundschaft in Rechnung gestellte Steuer (Ausgangssteuer) und die an Ihre Lieferant/innen entrichtete Umsatzsteuer (Vorsteuer). Außerdem müssen Sie die Differenz aus entrichtetem und berechnetem Umsatzsteuerbetrag ermitteln. Wenn Sie im Beispiel oben die vom Juwelier erworbene Halskette als Händler weiterverkaufen, können Sie sich die 23 % USt. (230 EUR), die Sie zuvor an den Juwelier entrichtet haben, erstatten lassen. In Ihrer Steuererklärung geben Sie dann lediglich die Differenz zwischen dem vom Endkunden/von der Endkundin (345 EUR) und dem von Ihnen entrichteten USt.-Betrag (230 EUR) an, 115 EUR also.

Die Anforderungen an die Steuererklärung und die Einreichungshäufigkeit variieren von Land zu Land. Wie oft Sie eine Steuererklärung einreichen müssen, hängt zudem von Ihrem Jahresumsatz ab. So erfolgt die Umsatzsteuererklärung in Deutschland quartalsweise. Bei einer Vorjahressteuer von über 7.500 EUR muss die Umsatzsteuer monatlich gemeldet werden. Bei einer Vorjahressteuer von unter 1.000 EUR genügt dagegen eine Umsatzsteuererklärung pro Jahr.

Wer sich im OSS anmeldet, reicht eine vierteljährliche OSS-Steuererklärung im Registrierungsland ein. Diese erfolgt zusätzlich zu den ggf. obligatorischen inländischen Umsatzsteuererklärungen. In der OSS-Steuererklärung gibt man alle OSS-Verkäufe in sämtlichen EU-Ländern sowie die jeweiligen Umsatzsteuerbeträge an. Nachdem man die Umsatzsteuer in seinem OSS-Registrierungsland entrichtet hat, verteilt das zuständige Finanzamt den Gesamtbetrag dann im Auftrag des Steuerschuldners an die anderen Mitgliedstaaten.

Wer Fehler in seiner Umsatzsteuererklärung begeht, riskiert Strafzinsen und Bußgelder in sämtlichen Ländern, in denen eine Steuerschuldnerschaft besteht. In Portugal beträgt das Bußgeld für fehlerhafte Umsatzsteuererklärungen beispielsweise bis zu 3.750 EUR. In Deutschland werden zu spät eingereichte Umsatzsteuererklärungen mit einem Bußgeld bis maximal 25.000 EUR bestraft.

So kann Stripe Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht Ihre Steuer-Compliance, damit Sie sich ganz auf Ihr Unternehmenswachstum konzentrieren können. Denn Stripe Tax berechnet und erhebt automatisch die auf Waren und Dienstleistungen anfallende Verkaufssteuer, USt. und GST – in Europa (EU, Vereinigtes Königreich, Norwegen und Schweiz) sowie in den USA, Australien und Neuseeland. Unsere Lösung für die Steuerautomatisierung ist nativ in Stripe integriert, Erweiterungen um zusätzliche externe Lösungen oder Plugins sind also nicht vonnöten.

Und dabei unterstützt Sie Stripe Tax:

• Ermittlung steuerlicher Melde- und Erhebungspflichten: Anhand Ihrer Stripe-Transaktionen wird ermittelt, wo Sie zur Abführung von Steuern verpflichtet sind. Nach Ihrer Anmeldung können Sie ganz unkompliziert weitere Bundesstaaten und Länder hinzufügen. Hierzu müssen Sie Ihre bestehende Stripe-Integration lediglich um eine Codezeile ergänzen. Alternativ können Sie die No-Code-Produkte von Stripe, wie etwa Invoicing, mit nur einem Klick um Steuerfunktionen erweitern.
  
• Automatischer Steuereinzug: Stripe Tax berechnet und erhebt automatisch den korrekten Steuerbetrag, dies unabhängig von Ihrem Produkt oder Service und wo Sie tätig sind. Stripe Tax unterstützt unzählige Produkte und Services und prüft konstant, ob neue Steuervorschriften oder Anpassungen bei Steuersätzen vorliegen.
  
• Vereinfachte Steuererklärung und -abführung: Stripe erstellt detaillierte Bilanz- und Steuerübersichten für alle Ihre Standorte. So können Sie Steuern entweder direkt selbst, über Ihre/n Steuerberater/in oder einen Stripe-Partner anmelden und abführen.