Jedes Unternehmen, das Waren und Dienstleistungen an europäische Kundinnen und Kunden verkauft, muss Umsatzsteuer (USt.) einziehen, selbst wenn das Unternehmen nicht in Europa ansässig ist. Die Europäische Kommission hat sich bemüht, den Einzug und die Zahlung der Umsatzsteuer zu vereinfachen, aber dies hat Unternehmen nicht völlig von der Komplexität der Umsatzsteuer befreit, sodass die Einhaltung der Vorschriften eine Herausforderung sein kann. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise an ein anderes Unternehmen in der EU verkauft (und nicht direkt an den Endkunden/die Endkundin), müssen Sie unter Umständen keine Umsatzsteuer erheben – je nachdem, was verkauft wird und wo beide Unternehmen ansässig sind. Außerdem verlangen die Steuerbehörden für jeden umsatztsteuerpflichtigen Verkauf die Erhebung zusätzlicher Daten, um die Adresse Ihrer Kundinnen und Kunden zu überprüfen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Unternehmen, die an Kundinnen und Kunden in der EU verkaufen, und behandelt die Grundlagen der Umsatzsteuer und des USt. One Stop Shop (USt.-OSS). Sie erfahren, wann und wie Sie sich für den Einzug der Umsatzsteuer registrieren, wie Sie die Umsatzsteuer berechnen und einziehen und wie Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen. Außerdem erfahren Sie, wie Stripe Tax Sie bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützen kann.

Was ist die EU-Umsatzsteuer (USt.)?

Die Umsatzsteuer (USt.) ist eine Verbrauchssteuer oder indirekte Steuer, die für alle digitalen und physischen Waren oder Dienstleistungen gilt, die in der EU verkauft werden. Sie wird immer dann erhoben, wenn dem Produkt entlang der gesamten Lieferkette, von der Produktion bis zum Point of Sale, ein Mehrwert hinzugefügt wird.

Und so funktioniert die Umsatzsteuer in der Praxis:

Ein Juwelier verkauft eine Halskette an einen High-End-E-Commerce-Einzelhändler für 1.000 € zu einem Umsatzsteuersatz von 23 %. Der Einzelhändler zahlt dem Juwelier zusätzlich zu den Kosten für die Halskette selbst 230 € Umsatzsteuer. Nach Hinzufügen einer Transaktionsgebühr bietet der Einzelhändler die Halskette online für 1.500 € an. Beim Bezahlvorgang zahlt die Kundin/der Kunde zusätzlich 23 % Umsatzsteuer, was 345 € entspricht, die der Einzelhändler einzieht. Wenn die letzte Transaktion abgeschlossen ist, erhält der Einzelhändler die 230 € Umsatzsteuer zurück, die er an den Juwelier gezahlt hat, und überweist nur die Differenz an die Steuerbehörden: 345 € − 230 € = 115 €.

Die Bedeutung der Einhaltung von Umsatzsteuergesetzen in Europa

Jedes Unternehmen, das physische oder digitale Waren und Dienstleistungen in der EU verkauft, einschließlich Verkäufer/innen aus Nicht-EU-Ländern, muss die Umsatzsteuer gemäß den lokalen Vorschriften und Gesetzen einziehen. Eine verspätete oder gar keine Registrierung kann zu erheblichen Bußgeldern und Strafen führen, zusätzlich zu Zinseszinsen. In Österreich kann ein Unternehmen beispielsweise mit Strafen von bis zu 5.000 € belegt werden, wenn es sich absichtlich nicht für die Umsatzsteuer registriert, selbst wenn keine Umsatzsteuer geschuldet wird.

Erheben die USA Umsatzsteuer?

In den USA gibt es keine Umsatzsteuer. Stattdessen sind die Regierungen der Bundesstaaten und die lokalen Gebietskörperschaften für den Einzug der Sales Tax verantwortlich. Viele Unternehmen müssen zusätzliche Schritte unternehmen, um die Einhaltung der Vorschriften und Regelungen zur Sales Tax zu gewährleisten. Weitere Informationen zu Steuern beim Verkauf an Kundinnen und Kunden in den USA finden Sie in unserem Leitfaden zu US-Sales Tax und wirtschaftlichem Nexus (economic nexus).

So erfüllen Sie die EU-Umsatzsteuervorschriften

Die europäischen Umsatzsteuervorschriften richten sich nach Firmensitz, Produkt, Kundenstandort und kundenseitiger Rechtsform. Wenngleich sich die Vorschriften in den einzelnen Ländern unterscheiden, gibt es doch einige Umsatzsteuerregeln, die bei Verkäufen innerhalb der EU grundsätzlich zu beachten sind.

1. USt.- und OSS-Anmeldung

Lokale Umsatzsteuerregistrierung

Innerhalb der EU gelten unterschiedliche Melde- und Einziehungsschwellen, die sich nach dem Firmensitz richten.

In Spanien beispielsweise gibt es keine Meldeschwelle. In Irland gelten für Unternehmen dagegen zwei verschiedene USt.-Schwellen: 85.000 EUR für irische Unternehmen, die Produkte anbieten und 42.500 EUR für irische Unternehmen, die Dienstleistungen erbringen. Diese Meldeschwellen gelten jedoch nur für Unternehmen aus dem jeweiligen Land. Unternehmen, die außerhalb der EU ansässig sind oder Auslandsverkäufe innerhalb der EU tätigen, müssen sich sogar bereits vor dem ersten Verkauf registrieren.

Eine Ausnahme gilt für EU-Unternehmen, die in einem EU-Land ansässig sind und physische Waren und digitale Produkte an Privatpersonen in anderen EU-Ländern verkaufen. Bei diesen Business-to-Consumer-Verkäufen (B2C) ziehen die Unternehmen die Umsatzsteuer zum Satz ihres Herkunftslandes ein und nicht zum lokalen Satz der Kundin/des Kunden. Sobald Ihre jährlichen B2C-Verkäufe innerhalb der EU 10.000 € übersteigen, gilt der Satz des Ziellandes. Für Nicht-EU-Unternehmen, die an Privatpersonen in der EU verkaufen, gibt es keine entsprechende Ausnahme.

Wenn Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren, erhalten Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese Nummer hat zwischen 4 und 15 Ziffern, beginnend mit dem zweistelligen Ländercode (z. B. BE für Belgien oder CY für Zypern), gefolgt von 2 bis 13 weiteren Zeichen. Unternehmen sollten ihre USt-IdNr. auf ihren Rechnungen angeben und die USt-IdNr. der Kundin/des Kunden einholen, wenn sie an ein anderes umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen verkaufen.

Registrierung für das USt.-OSS-Verfahren für europäische Unternehmen (EU-Regelung)

Europäische Unternehmen, die an Privatpersonen (B2C-Verkäufe) in mehreren EU-Ländern verkaufen, können sich für das Umsatzsteuer-One-Stop-Shop-Verfahren der Union (USt.-OSS) registrieren. Das Programm wurde ins Leben gerufen, um den Prozess des Einzugs und der Zahlung der Umsatzsteuer in den Ländern innerhalb der EU zu vereinfachen.

Eine Anmeldung im USt.-OSS ersetzt dabei die Registrierung in den einzelnen EU-Staaten, in die man Waren bzw. Dienstleistungen verkauft. Und wer in einem EU-Land ansässig ist, kann die Anmeldung über das OSS-Portal seines Heimatlandes erledigen. Anschließend gibt man den eingezogenen Umsatzsteuerbetrag an sein Finanzamt weiter, der ihn dann an die betroffenen EU-Länder verteilt. Wenn Sie also Verkäufe innerhalb der EU tätigen, können Sie sich für den USt.-OSS eines Landes registrieren und brauchen nur eine Umsatzsteuererklärung abzugeben, anstatt dies in allen 27 Ländern zu tun.

Registrierung für das USt.-OSS-Verfahren für außereuropäische Unternehmen

Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU (seit dem Brexit also auch britische), die digitale Produkte an Privatpersonen in der EU verkaufen, können sich für das USt.-OSS-Verfahren für außereuropäische Unternehmen registrieren. Für die Registrierung kann dabei ein beliebiges EU-Land gewählt werden. Meist melden sich außereuropäische Unternehmen in den Ländern an, in denen sie den größten Kundenstamm haben oder wo das Anmeldeverfahren besonders unkompliziert ist. Meldet sich ein nicht in der EU ansässiges Unternehmen für das USt.-OSS-Verfahren an, wird ihm eine USt.-Identifikationsnummer zugewiesen, die mit EU beginnt.

Registrierung für den Import-One-Stop-Shop (IOSS)

Sowohl EU- als auch Nicht-EU-Unternehmen können sich für das IOSS-Verfahren registrieren, wenn sie Waren an EU-Verbraucher/innen verkaufen und diese im Wert von max. 150 EUR je Sendung eingeführt werden. Das IOSS-System ermöglicht es Verkäufer/innen, die im Kundenland geltende Umsatzsteuer zum Zeitpunkt des Verkaufs zu berechnen. So wird bei der Ankunft der Waren an der EU-Grenze keine Umsatzsteuer mehr erhoben. Nicht-EU-Unternehmen können sich in einem beliebigen EU-Land für das IOSS-Verfahren registrieren, EU-Unternehmen nur in ihrem Niederlassungsland. Die IOSS-Registrierung ist freiwillig. Verkäufer aus Nicht-EU-Ländern müssen für das IOSS meist einen Vermittler einsetzen.

2. Berechnung der Umsatzsteuer

Zur Berechnung der Umsatzsteuer für eine Transaktion sind drei Angaben relevant: die Rechtsform des Kunden/der Kundin (Firmen- oder Privatkunde), das Land der USt.-Erhebung und der korrekte Umsatzsteuersatz.

Ermitteln, ob Kunden/Kundinnen Unternehmen (B2B) oder Privatpersonen (B2C) sind

Vor der Berechnung der Umsatzsteuer muss man ermitteln, ob es sich um einen Firmen- oder einen Privatkunden handelt. Denn das entscheidet darüber, ob überhaupt Umsatzsteuer entrichtet werden muss.

Wenn Ihre Kundin/Ihr Kunde eine gültige USt-IdNr. angegeben hat, können Sie davon ausgehen, dass es sich um ein Unternehmen handelt. Sie sind verpflichtet, die USt-IdNr. zu überprüfen, um Steuerbetrug zu verhindern. Dies können Sie über die Website zur Überprüfung einer Mehrwertsteuernummer (MIAS) tun.

Europäische Unternehmen, die an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkaufen, müssen häufig gar keine Umsatzsteuer berechnen. Bei solchen Business-to-Business/B2B-Verkäufen gilt entweder die Umkehrung der Steuerschuld (bei dem der Käufer/die Käuferin die USt. nicht über Sie, sondern in seinem Land entrichtet) oder der Umsatzsteuer-Nullsatz (sodass Sie gar keine USt. zahlen müssen).

Welches Land erhebt die USt.?

Bei grenzüberschreitenden Geschäften muss man ermitteln, welches Land die anfallende Umsatzsteuer für eine Transaktion erhebt. Die entsprechenden Regelungen sind äußerst komplex und hängen von zahlreichen Faktoren wie der Art der Dienstleistung, dem Kundenprofil und dem Ursprungs- und Bestimmungsland ab.

Umsatzsteuersatz ermitteln

Die Umsatzsteuersätze variieren in den EU-Mitgliedstaaten zwischen 17 % und 27 %, liegen jedoch alle über dem von der EU vorgeschriebenen Mindestsatz von 15 %. Die Schweiz gehört nicht zur EU und hat einen Standard-Umsatzsteuersatz von 8,1 %, der weit unter dem der Nachbarländer liegt.

Abgesehen davon, dass jedes Land einen Standard-Umsatzsteuersatz festlegt, haben die meisten von ihnen auch ermäßigte Sätze und Ausnahmen für bestimmte Kategorien von Waren oder Dienstleistungen. Angesichts der Vielfalt der Umsatzsteuersätze ist es wichtig, dass Sie die von Ihnen verkauften Produkte gemäß den lokalen Gesetzen kategorisieren können.

Umsatzsteuersätze für digitale Produkte

Laut EU-Recht erfüllen digitale Produkte die folgenden Anforderungen:

• Sie sind kein physisches Produkt.
  
• Sie werden über das Internet bereitgestellt.
  
• Ihre Bereitstellung erfordert nur minimale menschliche Interaktion.
  
• Sie können ohne Technologie nicht existieren.
  

In diese Kategorie fallen E-Books, Computerspiele, Musik, Software, SaaS, Hosting-Dienstleistungen und viele andere Produkte und Dienstleistungen. Bei digitalen Produkten gilt grundsätzlich der gewöhnliche Umsatzsteuersatz; es gibt aber auch einige Ausnahmen. So fallen für E-Books in Österreich lediglich 10 % und in Spanien nur 4 % USt. an.

Umsatzsteuersätze für physische Waren

Die Umsatzsteuersätze für physische Waren sind auf der Website der Europäischen Kommission abrufbar. Bei bestimmten Transaktionen können zudem Ermäßigungs- und Sondersätze bzw. der Nullsatz gelten. So können in Irland unter anderem Windeln und undekorierte Wachskerzen umsatzsteuerfrei verkauft werden. Und in Kroatien fallen einige Lebensmittelprodukte unter einen ermäßigten Umsatzsteuersatz.

3. Sammeln von Nachweisen zum Käuferstandort

Da sich die Steuersätze je nach Käuferstandort teils deutlich unterscheiden, verlangt das Finanzamt beim Erwerb digitaler Güter Nachweise des zum Kaufzeitpunkt vorliegenden Kundenstandorts. Dafür sind bei jedem Verkauf digitaler Produkte grundsätzlich zwei Belege erforderlich, anhand derer die Kundenanschrift bestätigt werden kann.

Diese zusätzliche Belegpflicht soll Steuerbetrug durch eine falsche Berechnung bzw. Entrichtung der Umsatzsteuern vorbeugen. Um die Kundenanschrift und die Anwendung des korrekten Umsatzsteuersatzes zu belegen, müssen Sie also zwei der folgenden Nachweise aufbewahren:

• Bankadresse
  
• IP-Adresse
  
• Rechnungsadresse
  
• Land der Kartenausstellung
  

Es gibt eine Ausnahme: Wenn Sie mit dem Verkauf digitaler Produkte weniger als 100.000 EUR pro Jahr verdienen, genügt einer dieser Belege. Die Belege müssen laut EU-Vorschriften zehn Jahre aufbewahrt werden.

Bei Verkäufen an Geschäftskunden muss eine Umsatzsteuerrechnung auch dann ausgestellt werden, wenn man überhaupt keine Umsatzsteuer berechnet. Verkaufende Unternehmen sind verpflichtet, diese Belege innerhalb der in ihrem Land geltenden Frist aufzubewahren. Dazu gehören auch Unternehmensinformationen, der Verkaufspreis und die geltende Umsatzsteuer, Kundenname und -anschrift sowie die USt.-Identifikationsnummer.

4. Die Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung hat in Sachen steuerliche Compliance oberste Priorität. Selbst wenn Sie keine Umsatzsteuer entrichten oder zurückfordern, müssen Sie Ihre Steuererklärung fristgerecht einreichen. Dabei sind zwei Arten von Umsatzsteuer zu melden, nämlich der Ihren Kundinnen und Kunden in Rechnung gestellte (Ausgangssteuer) und der an Ihre Lieferantinnen bzw. Lieferanten entrichtete Umsatzsteuerbetrag (Vorsteuer). Außerdem müssen Sie die Differenz aus entrichtetem und berechnetem Umsatzsteuerbetrag ermitteln. Wenn Sie im Beispiel oben die vom Juwelier erworbene Halskette als Einzelhändler weiterverkaufen, können Sie sich die 23 % USt. (230 EUR), die Sie zuvor an den Juwelier entrichtet haben, erstatten lassen. In Ihrer Steuererklärung geben Sie dann lediglich die Differenz zwischen dem vom Endkunden/von der Endkundin (345 EUR) und dem von Ihnen entrichteten USt.-Betrag (230 EUR) an, die somit 115 EUR beträgt.

Die Anforderungen an die Umsatzsteuererklärung und die Einreichungshäufigkeit variieren von Land zu Land. Wie oft Sie eine Umsatzsteuererklärung einreichen müssen, hängt zudem von Ihrem Jahresumsatz ab. So erfolgt die Umsatzsteuererklärung in Deutschland quartalsweise. Verkäufer/innen, deren Steuerschuld im Vorjahr höher als 7.500 EUR war, müssen jedoch monatliche Umsatzsteuererklärungen einreichen. Liegt die Steuerschuld dagegen unter 1.000 EUR, reicht eine jährliche Umsatzsteuererklärung aus.

Wer sich im OSS anmeldet, reicht eine vierteljährliche OSS-Steuererklärung im Registrierungsland ein. Diese erfolgt zusätzlich zu den ggf. obligatorischen inländischen Umsatzsteuererklärungen. In der OSS-Steuererklärung gibt man alle OSS-Verkäufe in sämtlichen EU-Ländern sowie die jeweiligen Umsatzsteuerbeträge an. Nachdem man die Umsatzsteuer in seinem OSS-Registrierungsland entrichtet hat, verteilt das zuständige Finanzamt den Umsatzsteuerbetrag dann im Auftrag des Steuerschuldners an die anderen Mitgliedstaaten.

Wer Fehler in seiner Umsatzsteuererklärung begeht, riskiert Strafzinsen und Bußgelder in sämtlichen Ländern, in denen eine Steuer abgeführt werden muss. In Portugal beträgt das Bußgeld für fehlerhafte Umsatzsteuererklärungen beispielsweise bis zu 3750 EUR. In Deutschland werden zu spät eingereichte Steuererklärungen mit einem Bußgeld in Höhe von 10 % des Umsatzsteuerbetrages bis maximal 25.000 EUR bestraft.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe hilft Marktplätzen, leistungsstarke globale Zahlungs- und Finanzdienstleistungen zu entwickeln und zu skalieren, dabei Betriebskosten zu sparen und sich so neue Wachstumsmöglichkeiten zu erschließen. Stripe Tax vereinfacht Ihre globale Steuerkonformität, damit Sie sich ganz auf Ihr Unternehmenswachstum konzentrieren können. Denn Stripe Tax berechnet und erhebt automatisch die auf materielle und digitale Güter und Dienstleistungen anfallende Verkaufssteuer, Umsatzsteuer oder GST – und zwar in sämtlichen US-Bundesstaaten und 100 Ländern weltweit. Stripe Tax ist nativ in Stripe integriert und erleichtert Ihnen so den Start. Sie müssen keinerlei Drittanbieterprodukte oder Plugins integrieren.

Stripe Tax unterstützt Sie bei Folgendem:

• Ermittlung steuerlicher Melde- und Erhebungspflichten: Erfahren Sie, wo Sie auf Ihre Stripe-Transaktionen Steuern erheben müssen. Nach der Registrierung können Sie innerhalb von Sekunden die Steuererhebung in einem neuen Bundesstaat oder Land aktivieren. Sie können mit der Steuererhebung beginnen, indem Sie Ihrer bestehenden Stripe-Integration eine Codezeile hinzufügen oder die Steuererhebung zu den No-Code-Produkten von Stripe, wie z. B. Invoicing, mit einem Klick auf eine Schaltfläche hinzufügen.
  
• Registrierung zur Steuerzahlung: Wenn Ihr Unternehmen in den USA ansässig ist, überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Verfahren, bei dem die Antragsdaten vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften. Wenn Sie außerhalb der USA ansässig sind, arbeitet Stripe mit Taxually zusammen, um Ihnen bei der Registrierung bei den lokalen Steuerbehörden zu helfen.
  
• Automatische Steuererhebung: Stripe Tax berechnet und erhebt den geschuldeten Steuerbetrag. Die Anwendung unterstützt Hunderte von Produkten und Dienstleistungen und ist hinsichtlich Steuerregelungen und Steuersatzänderungen auf dem neuesten Stand.
  
• Vereinfachung der Steuererklärung und -abführung: Dank unserer vertrauenswürdigen globalen Partner profitieren Nutzer/innen von einer nahtlosen Erfahrung, die mit Ihren Stripe-Transaktionsdaten verbunden ist. Unsere Partner verwalten Ihre Einreichungen, damit Sie sich ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
  

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