Toda empresa que venda bienes y servicios a clientes europeos debe cobrar el impuesto al valor agregado (IVA), incluso si su empresa no está establecida en Europa. La Comisión Europea ha hecho un esfuerzo por simplificar el cobro y el pago del IVA, pero esto no ha librado por completo a las empresas de las complejidades del IVA, por lo que cumplir con el cumplimiento de la normativa puede ser un desafío. Por ejemplo, si tu empresa vende a otra empresa en la UE (en lugar de a un cliente directamente), es posible que no se te exija cobrar el IVA, según lo que se venda y dónde estén establecidas ambas empresas. Además, para cada venta sujeta al IVA, las autoridades fiscales exigen que cobres datos adicionales para verificar la dirección de tu cliente.

Esta guía está dirigida a las empresas que venden a clientes de la UE y explica los conceptos básicos del IVA y de la ventanilla única del IVA (también conocida con sus siglas en inglés «VAT OSS»). Te explicaremos cuándo y cómo registrar tu empresa para cobrar el IVA, cómo calcular y cobrar dicho impuesto y cómo presentar tus declaraciones. Además, obtendrás información sobre cómo Stripe Tax puede ayudarte a cumplir con todas estas normas fiscales.

¿Qué es el impuesto al valor agregado (IVA) de la UE?

El impuesto al valor agregado (IVA) es un impuesto al consumo, o impuesto indirecto, que se aplica a todos los bienes o servicios físicos y digitales que se venden en la UE. Se cobra cada vez que se agrega valor al producto a lo largo de la cadena de suministro, desde la producción hasta el punto de venta.

A continuación, incluimos un ejemplo de cómo funciona el IVA en la vida real:

Un joyero le vende un collar a un comerciante minorista de comercio electrónico de alta gama por €1000 a una tasa del IVA del 23 %. El comerciante minorista le paga al joyero €230 de IVA, además del costo del collar en sí. Después de agregar un recargo, el comerciante minorista publica el collar en línea por €1500. En la confirmación de compra, el cliente paga un 23 % adicional de IVA, lo que equivale a €345 cobrados por el comerciante minorista. Cuando se completa la transacción final, el comerciante minorista recupera los €230 de IVA que le pagó al joyero y solo le remite la diferencia a las autoridades fiscales: €345 − €230 = €115.

La importancia de cumplir con la legislación en materia de IVA en Europa

Cualquier empresa que venda bienes y servicios físicos o digitales en la UE, incluidos los vendedores que no pertenecen a la UE, debe cobrar el IVA de acuerdo con las leyes y normativas locales. Registrarse tarde o no registrarse en absoluto puede dar lugar a multas y sanciones importantes, además de generar intereses compuestos. Por ejemplo, en Austria, una empresa puede recibir multas de hasta €5000 si no se inscribe intencionalmente para el IVA, incluso si no debe IVA.

¿Se cobra el IVA en Estados Unidos?

Estados Unidos no utiliza el impuesto al valor agregado. En su lugar, los gobiernos estatales y locales son responsables de cobrar el impuesto sobre las ventas. Muchas empresas deben tomar medidas adicionales para garantizar el cumplimiento de la normativa y las reglas del impuesto sobre las ventas. Para obtener más información sobre el impuesto cuando se vende a clientes de EE. UU., consulta nuestra guía sobre el impuesto sobre las ventas de EE. UU. y el nexo económico.

Cómo cumplir con el IVA de la UE

Las normas de IVA en Europa dependen de dónde te encuentres, qué vendas, dónde esté establecido tu cliente y si tu cliente es una empresa o un particular. Si bien la normativa varía según el país, los siguientes pasos para el cumplimiento de la normativa del IVA son coherentes si vendes en la UE.

1. Regístrate a efectos del IVA y del IVA OOS

Registro en el IVA local

En la UE, el umbral para registrarse y cobrar el IVA depende del país en el que esté establecida tu empresa.

Por ejemplo, en España no hay umbral de registro. Por otro lado, las empresas en Irlanda tienen dos umbrales de IVA diferentes: EUR 85,000 para las empresas locales que venden productos y EUR 42,500 para las empresas locales que venden servicios. Estos umbrales de registro nacional se aplican solo a las empresas nacionales o en el país. Las empresas establecidas fuera de Europa o que venden fuera de Europa deben registrarse antes de su primera venta.

Se aplica una excepción para las empresas de la UE que están establecidas en un país de la UE y venden bienes físicos y productos digitales a particulares en otros países de la UE. En estas ventas de empresa a consumidor (B2C), las empresas cobran el IVA a la tasa de su país de origen en lugar de la tasa local del cliente. Una vez que tus ventas anuales B2C dentro de la UE superen los €10,000, se aplicará la tasa de destino. Las empresas ajenas a la UE que venden a particulares de la UE no tienen una excepción equivalente.

Cuando te registres a efectos del IVA, recibirás un número de identificación de IVA. Este número tiene entre 4 y 15 dígitos, empezando por el código de país de dos letras (por ejemplo, BE para Bélgica o CY para Chipre), seguido de otros 2 a 13 caracteres. Las empresas deben incluir su número de identificación a efectos del IVA en sus facturas de venta y recopilar el número de identificación a efectos del IVA del cliente cuando vendan a otra empresa registrada para el IVA.

Registro en el IVA OSS para empresas europeas (régimen de la Unión)

Las empresas europeas que venden a particulares (ventas B2C) en varios países de la UE pueden registrarse en el régimen de la Unión de la Ventanilla Única del IVA (VAT OSS). El programa se creó para simplificar el proceso de cobrar y pagar el IVA en diferentes países de la UE.

Si te registras en el IVA OSS, no necesitas registrarte en cada país de la UE en el que vendas bienes o servicios a distancia. Si estás establecido en un país de la UE, puedes registrarte en el portal de IVA OSS de tu país de origen. Remitirás todo el IVA recaudado a tu autoridad fiscal local, que luego distribuirá estos ingresos por IVA a otros países de la UE en tu nombre. En otras palabras, si vendes en toda la UE, en lugar de registrarte y presentar la declaración en 27 países, puedes registrarte en el IVA OSS de un país y presentar una declaración de dicho IVA.

Registro en el IVA OSS para empresas no europeas (régimen para empresas no pertenecientes a la Unión)

Todas las empresas no establecidas en la UE (incluidas las empresas de El Reino Unido después del Brexit) que venden productos digitales a particulares en la UE pueden registrarse en el régimen exterior a la Unión de la Ventanilla Única del IVA (VAT OSS) en el país europeo de su elección. Por lo general, las empresas ajenas a la UE se registran en los países donde la mayoría de sus clientes están establecidos u optan por registrarse en el país que tiene el portal de registro más fácil de usar. Cuando una empresa no perteneciente a la UE se registra para el VAT OSS, se le asigna un número de identificación de IVA único con un formato que comienza con EU.

Registro en la ventanilla única de importación (IOSS)

Tanto las empresas de la UE como las que no pertenecen a la UE pueden registrarse en el IOSS si venden bienes a consumidores de la UE y los bienes se importan en envíos que no superan los EUR 150. El esquema IOSS permite a los vendedores cobrar el IVA del país del cliente al momento de la venta. Esto significa que no se cobrará el IVA en la frontera cuando las mercancías lleguen a la UE. Las empresas fuera de la UE pueden elegir cualquier país europeo para registrarse en IOSS, mientras que las empresas de la UE deben registrarse en el país donde están establecidas. El registro IOSS es voluntario. A menudo, los vendedores fuera de la UE deben designar a un intermediario para utilizar IOSS.

2. Calcula el IVA

Para calcular el IVA de una transacción, debes determinar tres cosas: el estado del cliente (empresa o particular), el IVA de qué país debes cobrar y la tasa correcta del IVA.

Identifica si tus clientes son empresas (B2B) o particulares (B2C)

Antes de calcular el IVA, debes determinar si tu cliente es una empresa o un particular. Este es un paso importante, ya que determinará si tienes que cobrar algún tipo de IVA.

Si tu cliente proporcionó un número de identificación de IVA válido, puedes considerarlo una empresa. Tienes que verificar el número de identificación de IVA para ayudar a prevenir el fraude de impuestos, y puedes hacerlo a través del Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES).

Si eres una empresa europea que vende a una empresa de otro país de la UE, a menudo no tienes que cobrar el IVA. Para estas ventas business to business (B2B), se aplica el método de inversión del sujeto pasivo (en cuyo caso el comprador paga el IVA directamente a su gobierno en lugar de pagarlo a través de ti) o puedes beneficiarte de la aplicación de una tasa de IVA cero (en cuyo caso no tendrás que pagar ningún IVA).

Determina qué país recauda el IVA

En situaciones transfronterizas, es importante determinar qué país debe cobrar el IVA por una transacción. Las reglas que determinan qué país debe cobrar impuestos son muy complejas y dependen de muchos factores, como el tipo de servicio, el perfil del cliente, el país desde donde se envía y el país al que se envía la mercancía, entre otros factores.

Determina las tasas de IVA

Las tasas del IVA varían en los Estados miembros de la UE: van del 17 % al 27 %, todas por encima del mínimo del 15 % establecido por el bloque. Suiza no forma parte de la UE y tiene una tasa del IVA estándar del 8.1 %, que es mucho menor que la de los países vecinos.

Además de que cada país establece una tasa de IVA estándar, la mayoría de ellos también tiene tasas reducidas y exenciones para determinadas categorías de bienes o servicios. Dada la variedad de tasas del IVA, es importante poder categorizar los productos que vendes de acuerdo con la legislación local.

Tasas de IVA para productos digitales

De acuerdo con la legislación de la UE, los productos digitales cumplen los siguientes criterios:

• No son un producto físico.
  
• El comerciante entrega el producto en línea.
  
• La provisión del producto implica una mínima interacción humana.
  
• El producto no puede existir sin tecnología.
  

Los libros electrónicos, los juegos, la música, el software, el SaaS, el alojamiento de sitios web y muchos más productos y servicios entran en esta categoría. Por lo general, los productos digitales están sujetos a las tasas estándar de IVA, pero pueden aplicarse algunas excepciones. Por ejemplo, en el caso de los libros electrónicos, la tasa de IVA se reduce al 10 % en Austria y al 4 % en España.

Tasas de IVA para bienes físicos

Las tasas de IVA de los bienes físicos se pueden consultar en el sitio web de la Comisión Europea. Algunas transacciones son elegibles para tasas reducidas, especiales o cero. En Irlanda, por ejemplo, los pañales para niños y las velas de cera sin decorar, entre otros productos, se venden libres de impuestos. Y en Croacia, algunos productos alimenticios se benefician de una reducción del IVA.

3. Reúne pruebas de la ubicación del comprador

Dado que las tasas impositivas varían significativamente según la ubicación del comprador, el gobierno quiere un registro que confirme dónde estaba el cliente cuando compró productos digitales. Por lo general, debes conservar dos pruebas que confirmen la dirección de tu cliente para cada venta de productos digitales.

Esta capa adicional de documentación limita la posibilidad de que empresas o individuos puedan cometer fraude fiscal, ya sea cobrando o pagando una tasa impositiva incorrecta. Tendrás que recopilar y almacenar dos de los siguientes datos para confirmar la residencia de un cliente y que se cobró y pagó la tasa impositiva correcta:

• Ubicación del banco
  
• Dirección IP
  
• Dirección de facturación
  
• País que emitió la tarjeta
  

Hay una excepción: Si ganas menos de €100,000 al año con la venta de productos digitales, solo necesitas uno de los datos del cliente mencionados anteriormente. Asegúrate de mantener estos registros archivados durante 10 años, de acuerdo con la legislación de la UE.

Cuando vendes a clientes comerciales, también tienes que emitir una factura con IVA, aunque no lo cobres. Las empresas vendedoras deben conservar estos registros, que incluyen la información de su empresa, el precio de venta y la tasa de IVA aplicada, el nombre y la dirección del comprador y el número de identificación fiscal, entre otra información, durante el período de tiempo especificado por la legislación local.

4. Presenta declaraciones de IVA

Presentar una declaración de IVA es clave para garantizar el cumplimiento de la normativa. Incluso si no tienes que pagar o reclamar el IVA, debes presentar tus declaraciones a tiempo. Tendrás que declarar dos tipos de IVA: el importe que cobraste a tus clientes (IVA repercutido) y el importe del IVA que pagaste a tus proveedores (IVA soportado). También tendrás que deducir el IVA que pagaste del IVA que cobraste. Por ejemplo, si fuiste el minorista que vende el collar que compraste al joyero, puedes reclamar el 23 % de IVA (€230) que pagaste al joyero. Cuando presentas tu declaración, solo pagas la diferencia entre el IVA que pagó el cliente final (€345) y el que pagaste originalmente (€230), que es de €115.

Los formularios de devolución y la frecuencia de presentación varían según el país. La frecuencia con la que debes hacer la presentación también puede depender de tus ingresos anuales por ventas. Por ejemplo, en Alemania, el período de presentación estándar es trimestral, pero los vendedores cuyos impuestos a pagar superaron los €7,500 en el año anterior deben presentar la declaración mensualmente, y los vendedores con un impuesto a pagar inferior a €1,000 deben presentarla anualmente.

Si optaste por el registro de OSS, debes presentar una declaración trimestral de OSS en tu país de registro. Esta declaración debe presentarse además de las declaraciones nacionales de IVA que tengas que presentar. En tu declaración de OSS, indicarás tus ventas aptas para OSS a clientes de todos los países de la UE y los importes de IVA respectivos. Una vez que pagues todo el IVA en el país en el que te registraste para el IVA OSS, la autoridad fiscal local redistribuirá los ingresos por IVA a los demás países en tu nombre.

Si no presentas el importe correcto de IVA, es posible que te enfrentes a intereses y multas en todos los países en los que se suponía que debías recaudar y remitir impuestos. En Portugal, por ejemplo, puedes enfrenta multas de hasta €3,750 por no presentar correctamente el IVA. En Alemania, la presentación tardía del IVA da lugar a multas de hasta el 10 % del importe del IVA, con un límite de €25,000.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe permite que los marketplaces desarrollen y amplíen importantes pagos internacionales y empresas de servicios financieros con menos gastos generales y más oportunidades de crecimiento. Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal en todo el mundo para que puedas centrarte en el crecimiento de tu empresa. Calcula y recauda automáticamente los impuestos sobre las ventas, el IVA y el GST, tanto sobre productos y servicios físicos como digitales, en todos los estados de EE. UU. y en 100 países. Stripe Tax está integrado en Stripe de forma nativa, por lo que puedes empezar a utilizarlo con mayor rapidez, sin necesidad de integración de terceros ni de complementos.

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde podrías tener que cobrar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Después de registrarte, puedes activar el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos agregando una línea de código a tu integración existente de Stripe o la recaudación de impuestos a los productos de Stripe que no requieran programación, como Invoicing, con tan solo un clic.
  
• Inscribirte para pagar impuestos: si tu empresa está en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales y benefíciate de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si estás ubicado fuera de EE. UU., Stripe trabaja con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.
  
• Cobrar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y cobra el monto del impuesto adeudado. Admite cientos de productos y servicios, y está al día con los cambios en las reglas y las tasas de impuestos.
  
• Simplificar la declaración fiscal y la remisión de impuestos: con nuestros socios globales de confianza, los usuarios se benefician de una experiencia fluida que se conecta con los datos de tus transacciones con Stripe, lo que les permite a nuestros socios gestionar las declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en el crecimiento de tu empresa.
  

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