Geen bedrijfseigenaar is blij met de hoeveelheid werk waarmee het berekenen van belastingen gepaard gaat (om nog maar te zwijgen over het betalen van de belastingen zelf), maar het berekenen en betalen van belastingen is zowel een wettelijke verplichting als een verantwoordelijkheid die ondernemers op zich nemen in ruil voor de aanzienlijke steun van de maatschappij.

Beginnende ondernemers zijn soms erg bang voor de belastingaansprakelijkheid waarmee het starten van een onderneming gepaard gaat. We willen deze belastingaansprakelijkheid graag wat ophelderen, zodat je goed begrijpt waarvoor je moet betalen, hoeveel dit bedrag grofweg zal zijn en hoe je je onderneming op zo'n manier kunt organiseren dat het berekenen en betalen van belasting zo pijnloos mogelijk is.

Er zijn veel variaties op belastingen in de Verenigde Staten en wereldwijd. Deze gids behandelt een onderdeel van belastingen die waarschijnlijk moeten worden betaald door bedrijven die in de Verenigde Staten zijn gevestigd. Ondernemers of eigenaren van bedrijven kunnen inkomsten ontvangen voor hun werkzaamheden bij het bedrijf, door dividend te ontvangen of door kapitaalwinsten te boeken. Zorg echter dat je ook je persoonlijke verplichtingen nakomt.

Het gehele beroep van boekhouding bestaat grotendeels om je te helpen precies uit te zoeken welke belastingen je moet betalen. Deze korte gids dient niet als vervanging voor het professioneel advies van je boekhouder. Schakel een boekhouder in, want hun advies zal je vrijwel zeker geld en stress besparen.

Wat is belastingplanning?

Hoewel het misschien als een verrassing komt voor ondernemers, zijn er meerdere manieren om belastingwetten toe te passen op de economische feiten van je onderneming. Dit kan verschillende belastingbedragen opleveren, afhankelijk van hoe je de wet toepast. Boekhouders helpen ondernemingen een belastingpositie te ontwikkelen die niet alleen aan de wet voldoet, maar ook efficiënt is met betrekking tot de hoeveelheid belasting die je moet betalen.

Belastingplanning begint vaak ver voordat de belasting is verschuldigd of zelfs voordat de belastbare transacties plaatsvinden. Een voorbeeld: als je werknemers aandelen wilt geven in het bedrijf (om goede werknemers aan te trekken en ze te belonen voor het beoogde succes van de onderneming) maak je belangrijke beslissingen over de bedrijfsstructuur bij de oprichting, misschien zelfs wel voordat je je eerste werknemer aanneemt. De uiteindelijke realisatie van de waarde van deze aandelen en de belastinggevolgen voor die toekomstige werknemers volgen mogelijk pas 5 tot 10 jaar later.

Belastingplanning is legaal en wordt verwacht van bedrijven. Zoals de rechter Learned Hand schreef in 1934 bij het samenvatten van de eeuwen ervoor:

Belastingdiensten staan echter minder gunstig tegenover onrechtmatige belastingstructuren, waarbij het bedrijf bepaalde handelingen verricht om belasting te ontduiken. Hier kun je dan ook aanzienlijke boetes voor krijgen. Belasting kan erg ingewikkeld zijn en dat is nog een reden om je boekhouder en/of advocaat nog eens goed te laten kijken naar verstrekkende wijzigingen van je belastingstrategie. Ze kunnen je vertellen of je belastingaanpak algemeen is geaccepteerd in je land/branche en of deze het risico verhoogt dat je aangifte wordt afgekeurd door de belastingdienst.

Franchisebelasting voor Delaware

Delaware heft zoals veel staten een 'franchisebelasting' op alle bedrijven die in Delaware zijn opgericht. Je kunt de franchisebelasting zien als een jaarlijks tarief om de registratie van een bedrijf te vernieuwen.

Bijna alle belastingen worden berekend op basis van omzet of winst. De franchisebelasting is anders. Er zijn twee manieren om deze te berekenen. Beide beginnen in principe bij een relatief laag bedrag en worden groter naarmate de complexiteit van het bedrijf groter wordt.

Jij of je boekhouder kan je franchisebelasting in minder dan twee minuten berekenen. De regels en formules staan op de website van de staat Delaware.

Bedrijven die worden opgericht met Stripe Atlas zullen in het algemeen de minimale belasting onder de Assumed Par Value-methode verschuldigd zijn.

Franchisebelasting is verschuldigd bij je jaarlijks ingediende aangifte, die je ieder jaar uiterlijk op 1 maart moet indienen. Amerikaanse vennootschapsbelastingaangiften moeten in het algemeen uiterlijk worden ingediend op 15 april (ervan uitgaand dat je fiscaal jaar samenvalt met het kalenderjaar). Het is in het algemeen het makkelijkst om je franchisebelasting aan te geven wanneer je je vennootschapsbelastingaangifte voorbereidt. Deze heb je ergens in februari klaar (omdat jij goed georganiseerd bent) om in te dienen.

Ondernemers kunnen hun eigen jaarlijkse aangifte en franchisebelasting relatief makkelijk indienen via de website van Delaware, in de meeste gevallen zonder dat er professioneel advies nodig is. Je boekhouder kan dit ook voor je doen. Dit zal waarschijnlijk een nominaal bedrag (misschien $ 100 of iets dergelijks) kosten.

LLC's die zijn opgericht met Stripe Atlas zullen doorgaans een jaarlijkse Delaware LLC-belasting van $ 300 betalen die is verschuldigd op 1 juni van elk jaar.

Sales tax

Voorzichtigheid. Is. Geboden.

In de Verenigde Staten worden ondernemingen soms verplicht door hun lokale jurisdictie (stad, county, enz.) en door hun staat om omzetbelasting te heffen. Dit gebeurt in iedere jurisdictie waar het bedrijf zowel a) een transactie uitvoert als b) een 'nexus' of verbinding heeft met de jurisdictie.

In het algemeen hebben internetbedrijven alleen nexus op locaties waar ze fysieke eigendommen hebben of waar werknemers werk namens hen doen. Steeds meer staten wijzigen echter hun wetgeving om de definitie van nexus te verbreden en hierdoor moeten meer verkopers belasting heffen en afdragen. Je kunt nexus hebben doordat je bedrijf is opgericht in een staat, doordat je klanten hebt in een staat of doordat je personen in de staat beloont omdat ze klanten hebben doorverwezen naar jouw website. Elke staat heeft zijn eigen regels over welke activiteiten worden gezien als nexus. Je kunt hier meer informatie vinden over hoe en waarvoor je je moet registreren.

Zodra je je hebt geregistreerd om belasting te heffen op een locatie moet je doorgaans belasting heffen bij klanten, bij elke transactie weergeven hoeveel belasting je heft en de belasting afdragen aan de juiste overheidsinstelling op een maandelijkse basis of per kwartaal.

Veel plekken in de Verenigde Staten hebben ook een 'use tax' ('gebruiksbelasting'), die vergelijkbaar is met de sales tax. Een use tax wordt betaald door de klant bij een transactie, niet door de verkoper. Klanten moeten aan de lokale belastingdienst vertellen: 'ik maak gebruik van eigendom dat ik heb gekocht buiten deze jurisdictie: hier is de belasting die ik betaal'. Sommigen denken dat compliance met use taxes heel erg laag is. Desalniettemin moet je mogelijk aangifte doen als je bedrijf is gevestigd in een Amerikaanse staat. Ga dit na bij je lokale staat en/of stad of county.

De complexiteit van een sales tax-aangifte hangt sterk af van de details van jouw bedrijf, inclusief wat je verkoopt, hoe je de locaties van transacties of kopers vastlegt, hoe makkelijk het is om vast te stellen waar de nexus of nexussen van je bedrijf zijn enzovoorts. In het algemeen laten de meeste online bedrijven hun sales tax-aangiften doen door dezelfde boekhouder die hun vennootschapsbelastingaangifte doet. Het kost in het algemeen een paar honderd dollar aan professionele dienstverleningskosten, maar dit hangt af van de complexiteit van het bedrijf.

Vennootschapsbelasting

Winsten van C Corporations worden belast op federaal niveau en door de staten. Het belangrijkste formulier voor de federale aangifte is Formulier 1120.

Sommige belastingaangiften of officiële registraties zijn eenvoudig genoeg om zelf te doen. Dit is daar niet een van. Hoewel ze er eenvoudig uitzien (slechts vijf pagina's aan het begin) moet je sowieso een professionele fiscalist of boekhouder inschakelen voor de voorbereiding van vennootschapsbelastingaangiften. Het is relatief gemakkelijk om fouten met verstrekkende gevolgen te maken en het zal kostbare tijd en middelen vereisen om deze weer op te lossen. Daarnaast zijn er meerdere manieren om zaken te vertegenwoordigen die niet per se verkeerd zijn, maar die kunnen zorgen dat je buitensporig veel belasting betaalt, terwijl je je zaken ook op een andere manier kunt presenteren die wel valide is, maar waardoor je toch minder belasting hoeft te betalen.

Inkomstenbelasting wordt alleen geheven op inkomsten, niet op omzet. Inkomsten zijn in het algemeen omzet minus uitgaven. De meeste zaken die je inkoopt namens de onderneming, inclusief de salarissen van het oprichtend team en de medewerkers, kunnen onmiddellijk als uitgaven worden afgetrokken.

Een relatief kleiner aantal zaken kan niet als uitgaven worden opgegeven maar moet als kapitaal worden opgegeven. De (meestal hoge) aanschafkosten worden gedurende de levensduur van het bedrijf afgeschreven. Dit wordt ook wel 'afschrijving' genoemd. Online bedrijven hebben doorgaans geen hoge kapitaalkosten in het begin van hun bestaan, zeker omdat hun voornaamste kapitaaluitgaven (servers, netwerkapparatuur, maatwerk software, enz.) steeds vaker gehuurd worden van cloud-leveranciers voor relatief kleine (en betaalbare) bedragen.

Je boekhouder kan je deskundig advies geven over het wel of niet afschrijven van een bepaalde uitgave.

Als je een fysieke aanwezigheid hebt in een Amerikaanse staat moet je bedrijf mogelijk inkomstenbelasting betalen naast de federale inkomstenbelasting. Je boekhouder kan je adviseren of je bedrijf aangifte moet doen in de staat/staten waar het fysiek aanwezig is of zakendoet en kan je helpen die aangiften voor te bereiden. Sommige staten zeggen steeds duidelijker dat internetactiviteit in sommige gevallen leidt tot een aangifteplicht.

Federale inkomstenbelasting voor LLC's

Winsten van een LLC worden doorgaans doorgegeven aan de eigenaren van LLC's en worden belast op de federale inkomstenbelastingaangifte van de eigenaar. LLC's die het eigendom zijn van slechts één lid worden behandeld als genegeerde entiteiten door de IRS en LLC's die het eigendom zijn van meer dan één lid worden behandeld als partnerships. Hoewel de winsten van de LLC naar de eigenaren toe gaan, kan de LLC zelf toch een belastingaangifteplicht hebben. Een LLC die bijvoorbeeld uitsluitend eigendom is van een niet-Amerikaanse particulier, vereist aangifteformulier 5472 bij de IRS, en LLC's die het eigendom zijn van meerdere leden vereisen een partnership-aangifte, formulier 1065.

Net zoals bij de federale belastingen voor een C Corporation moet je sowieso een professionele fiscalist of boekhouder inschakelen voor de voorbereiding van federale belastingaangiften over de winsten die je LLC boekt. Belastingaangifte is afhankelijk van de manier waarop je LLC is opgezet en het is gemakkelijk om over het hoofd te zien waar rapportage nodig is of hoe winsten worden toegewezen aan de eigenaren van de LLC.

Een voordeel van LLC's is dat ze flexibiliteit bieden wat betreft de manier waarop de winsten worden belast. LLC's hebben bijvoorbeeld de optie om bij de IRS aan te vragen om als een C Corporation te worden belast. Als je bent geïnteresseerd in deze optie, wordt het aangeraden om te praten met een belastingadviseur om de gevolgen voor de belasting en de aangiftevereisten goed te begrijpen.

Taxpayer ID-nummers

Alle belastingaangiften zijn gekoppeld aan taxpayer identification numbers ('identificatienummers voor belastingbetalers'). Er zijn hier meerdere varianten van. Degene die je het vaakst zult zien zijn:

Socialezekerheidsnummer (SNN): Amerikaanse burgers en mensen die zijn geautoriseerd om in de Verenigde Staten te werken, krijgen een nummer toegewezen van de Social Security Administration ('Sociale zekerheidsdienst'). Dit wordt veel gebruikt door zowel overheidsinstellingen als privé-entiteiten om ze te identificeren. Het SSN wordt gezien als erg gevoelig (omdat het vaak wordt gebruikt om te authenticeren of iemand een specifiek persoon is).

Een SSN ziet er als volgt uit: 123–45–6789.

Bedrijven hebben geen SSN. Je hebt mogelijk geen SSN als je geen Amerikaans staatsburger bent of niet eerder in de Verenigde Staten hebt gewerkt. In plaats daarvan moet je, indien gevraagd, een van de volgende zaken aanleveren:

Identificatienummer belastingbetaler (ITIN): Een natuurlijk persoon (een levend, ademend mens) die een belastingaangifte moet indienen maar geen SSN kan ontvangen (omdat voor het SSN doorgaans een wettelijke toestemming om te werken in de Verenigde Staten nodig is) kan de IRS vragen om een ITIN, dat dient als vervanging voor het SSN. Een ITIN is niet moeilijk te verkrijgen. Je hoeft alleen maar een W-7-formulier in te dienen en grofweg zes weken te wachten.

De meeste eigenaren van Stripe Atlas-bedrijven zullen zelf geen ITIN nodig hebben: je bedrijf dient Amerikaanse belastingaangiften in, maar jijzelf hebt mogelijk geen Amerikaanse belastingaangifteplicht. Als je boekhouder je echter vertelt dat je wel belastingplichtig bent, doe dan een W-7-aanvraag en regel een ITIN. Je kunt je ITIN ook gelijktijdig met een belastingaangifte laten uitgeven: dien de belastingaangifte in papiervorm in, waarbij je de ITIN opgeeft als 'in behandeling' en je een W-7-formulier toevoegt. Dit zorgt doorgaans voor een vertraging in de verwerking van je belastingaangifte en moet worden voorkomen wanneer mogelijk, maar het is altijd beter om op tijd aangifte te doen met een vertraagde verwerking dan geen of te laat aangifte doen.

Een ITIN ziet eruit als een SSN, maar het eerste cijfer is altijd een 9.

Werkgeveridentificatienummers ('EIN's'): EIN's identificeren corporate personen (d.w.z. bedrijven) en niet natuurlijke personen (daadwerkelijke mensen). Je ontvangt een EIN nadat je een SS-4 hebt ingediend bij de IRS. Als je je bedrijf hebt opgericht via Atlas hebben wij dit voor je geregeld.

Je zult normaal gesproken door financiële instellingen in de Verenigde Staten om je EIN worden gevraagd en zo nu en dan ook door andere bedrijven. Het is waarschijnlijk geen goed idee om deze openbaar te maken, maar ze worden niet als gevoelig behandeld, zoals bijvoorbeeld een SSN. (Het openbaarmaken van je SSN aan een onbevoegde is een onmiddellijke noodtoestand. Het openbaarmaken van het EIN van je bedrijf gebeurt echter vrij regelmatig.)

Een EIN ziet er als volgt uit: 12–3456789. Dit bevat hetzelfde aantal cijfers als een SSN, maar het koppelstreepje is op een andere plek geplaatst. Het is helaas niet zo dat de koppelstreepjes er niet toe doen: sommige SSN's hebben dezelfde cijfers in dezelfde volgorde als sommige EIN's, dus zorg dat je altijd het juiste veld invult en de koppelstreepjes op de juiste plekken zet.

Informatie-aangiften

Bedrijven, inclusief het jouwe, zijn verplicht om bepaalde transacties bij de overheid te melden via 'informatie-aangiften'. De overheid koppelt informatie-aangiften aan de belastingaangiften van particulieren en corporations om te zorgen dat belastingbetalers niet vergeten belasting te betalen over de inkomsten die ze hebben geboekt.

Je bedrijf moet regelmatig informatie-aangiften doen. Je kan de aangifteformulieren van tijd tot tijd ontvangen, dus het is ook belangrijk dat je begrijpt hoe dat proces werkt.

Er zijn meerdere varianten van informatie-aangiften. De twee aangifteformulieren die je het meest zult uitgeven zijn het W-2-formulier, waarmee het salarisinkomen van een werknemer wordt vastgelegd, en het 1099-MISC-formulier, dat de betaling voor diensten aan een afzonderlijke onderaannemer laat zien. (Je zult doorgaans geen 1099-MISC-formulier uitgeven aan een bedrijf, zelfs als je diensten van ze koopt.)

Je boekhouder regelt het indienen van W-2's en 1099's namens jou, aan het begin van het kalenderjaar. Je moet één kopie indienen bij de belastingbetaler waarover je aangifte indient, één indienen bij de IRS en één bewaren voor je eigen administratie.

Om een informatie-aangifte uit te geven heb je de belasting-ID van die persoon nodig (doorgaans een SSN voor W-2's en een SSN, ITIN of (in zeldzame gevallen) een EIN voor 1099's. Er is een form waarmee je op formele wijze om iemands belasting-ID-nummer kunt vragen: het W-9-formulier. Het W-9-formulier wordt alleen gebruikt bij Amerikaanse belastingbetalers. Als iemand niet een US person is (bijvoorbeeld als je iemand uit het buitenland inhuurt), moet je zorgen dat hij/zij je in plaats daarvan een W-8BEN-formulier geeft. (dit levert administratie op voor het geval dat de IRS vraagt: "waarom heb je geen 1099 ingediend voor die aannemer?" "Hij/zij heeft geen Amerikaanse belastingplicht, dus hoefden we dat niet te doen." "Oh, echt?" "Hier is zijn/haar W-8BEN." "Oké, dan is het goed."). Omdat de IRS gek is op zijn formulieren, vind je hier een afzonderlijke (het W8-BEN-E-formulier), voor wanneer je een W8-BEN-formulier nodig hebt van een zakelijke entiteit.

Je bedrijf kan zo nu en dan om een W-9 of een W8-BEN gevraagd worden. Dit kan voorkomen wanneer iemand meent een informatie-aangifte over jou te moeten doen. Een financiële instelling kan je bijvoorbeeld om een van deze vragen om een account te openen, mogelijk omdat ze verwachten dat ze een 1099-INT moeten indienen om op een later moment rente-inkomsten op te geven.

In sommige gevallen kan je per ongeluk om een van deze formulieren gevraagd worden. Een paar veelvoorkomende fouten:

Alleen US persons (inclusief bedrijven) moeten gevraagd worden om een W-9. Als je geen US person bent, moet een W8-BEN van je gevraagd worden.

Elk bedrijf dat is opgericht in de Verenigde Staten is een US person, ongeacht wie het bezit. Veel Stripe Atlas-klanten hebben Delaware C Corporations waarvan de adressen en bedrijfsvoering internationaal zijn. Dit zijn nog steeds US persons en moeten daarom alleen W-9s indienen, geen W8-BEN-Es.

Soms vragen particulieren bij bedrijven om deze formulieren wanneer ze deze niet daadwerkelijk nodig hebben. Je hebt geen specifieke verplichting om deze aan te leveren als er geen wettelijk vereiste is voor een informatie-aangifte. Desalniettemin hebben bedrijven ook geen specifieke verplichting om zaken met jou te doen en sommige bedrijven zullen deze formulieren op bepaalde momenten opvragen als beleidsmaatregel. De makkelijkste oplossing is vaak om te zeggen: "kunnen jullie aan jullie boekhouder vragen of dat echt noodzakelijk is?" Je kan ervoor kiezen om ze simpelweg het formulier te geven, zelfs als dat niet nodig is.

Je bent er doorgaans bij gebaat om W-9's of W8-BEN's te leveren. Een veelvoorkomende reden waarom je tegenpartij hierom kan vragen is om hun besluit vast te leggen om geen geld namens jou in te houden. (Als je onbekend bent met het Amerikaans belastingstelsel: ze kunnen wettelijk verplicht zijn om tot wel 30% in te houden op je betaling en deze naar de IRS te sturen. De IRS zal dan wachten totdat je aangifte doet waarna je mogelijk een deel daarvan weer terug kunt krijgen. De aanname is dat mensen die bekend zijn met het belastingstelsel eerlijk zijn en erop vertrouwd mag worden dat ze hun geld aan de kant zetten voordat ze aangifte doen om vast te stellen hoeveel ervan naar de IRS gestuurd moet worden. Een W-9 zegt: "de relevante wetgeving zegt dat de IRS me impliciet vertrouwt, dus je hebt alle wettelijke rechtvaardiging die je nodig hebt om me te betalen wat we hebben afgesproken en je hoeft niets in te houden.")

Je bedrijf kan informatie-aangiften ontvangen. Degene die het vaakst voor Atlas-klanten zal voorkomen is een 1099-K-formulier van Stripe, dat inkomsten laat zien vanuit het verwerken van creditcards in een jaar. Je hoeft niets te doen als je een informatie-aangifte krijgt en je hoeft het niet door te sturen naar de IRS. Zij hebben immers al een kopie ontvangen. De inkomsten staan al aangegeven op de aangifte die is vastgelegd in je administratie ergens en je administratie vormt weer de basis voor je belastingaangifte.

Het scenario waarin een informatie-aangifte daadwerkelijk belangrijk is, is waarin de aangifte een groot geldbedrag laat zien en wanneer je vennootschapsbelastingaangifte niet duidelijk zoveel geld laat zien. Dit kan ervoor zorgen dat de IRS een inspectie zal doen naar je boekhouding, waarbij ze in feite zeggen: "wij weten dat je $ 5000 rente hebt ontvangen afgelopen jaar. Waar is dat te zien op je belastingaangifte?" Aangezien je een belastingbetaler bent die zich aan de wet houdt, zul je een antwoord klaar hebben voor die vraag en daarmee is het klaar.

Veel ondernemers geloven dat informatieaangiften per se inkomsten (winsten) laten zien, maar dat is niet het geval. Een 1099-K laat het totale volume aan betalingen zien, wat niet eens in de buurt komt bij het belastbare inkomen van een onderneming. Er moeten immers ook nog uitgaven en dergelijke van afgetrokken worden. De IRS verwacht dat dat getal een ondergroep is voor de inkomsten voor het jaar (en zullen om een uitleg vragen als je $ 200.000 aan creditcardbetalingen laat zien, maar slechts $ 120.000 aan inkomsten zegt te hebben), maar ze belasten niet de inkomsten, ze belasten de winsten van het bedrijf.

Wat zijn verrekenprijzen?

Bedrijven doen steeds vaker internationaal zaken en dit roept lastige vragen op waar aan elkaar verbonden partijen die samenwerken precies inkomsten genereren en waar deze belast moeten worden. Dit geldt ook voor veel Atlas-klanten, die mogelijk een zakelijke entiteit hebben in de Verenigde Staten en ook een in hun thuisland.

Bedrijven leggen de beweging tussen hun eigen internationale operaties vast aan de hand van verrekenprijzen, een mechanisme om de interne beweging van geld, goederen, diensten en winsten tussen twee of meerdere gerelateerde partijen te beschreven, alsof ze de 'arm's-length'-zaken zijn tussen ongerelateerde bedrijven.

Verrekenprijzen zijn de afgelopen jaren ontwikkeld omdat bedrijven en belastingautoriteiten proberen om te gaan met de complexiteiten van internationale bedrijven. Het is een middel voor belastingbetalers om de beste manier te vinden om die inkomsten toe te wijzen en voor belastingautoriteiten om te bepalen of er te veel of te weinig is toegewezen aan een bepaald gebied, met name wanneer er een verschil is tussen hoe belasting wordt aangepakt in de verschillende gebieden.

Eerlijke prijzen

De algemene theorie van verrekenprijzen is dat de entiteiten samen afspreken wat eerlijke prijzen zijn voor goederen en diensten die tussen hen over en weer bewegen, dat ze hun rechtvaardiging hiervoor vastleggen en dat de administratie van deze afzonderlijke entiteiten overeenkomt met deze afgesproken verhouding en ook overeenkomt met de daadwerkelijke geldstromen.

In het algemeen gaan markteconomieën ervan uit dat er geen 'eerlijke prijzen' bestaan, behalve in de context van een overeenkomst tussen een koper en een verkoper. Hoeveel zou software moeten kosten? Niets, of $ 0,99, of een miljoen dollar per jaar, afhankelijk van de overeenkomst tussen de partijen. Autoriteiten behandelen de keuze van een koper en een verkoper om een prijs af te spreken met respect en dat geldt ook voor belastingzaken. De IRS gaat er standaard van uit dat de prijs van een uitgavepost redelijk is.

Er geldt daarbij wel een voorbehoud dat heel belangrijk is voor verrekenprijzen: we gaan ervan uit dat de kopers en verkopers in de meeste transacties de transactie uitvoeren omdat ze het eens zijn met de voorwaarden van de transactie, niet omdat ze een relatie hebben die boven de transactie uitstijgt. Dit noemen we 'at arm's length' zakendoen. Wanneer de koper en verkoper aan elkaar gerelateerd zijn, bijvoorbeeld doordat ze getrouwd zijn of eigenlijk werken voor hetzelfde bedrijf, kan de transactie vanzelfsprekend worden beïnvloed door hun verlangen om niet op de bank te moeten slapen. Nog zorgelijker vanuit het oogpunt van de IRS: zo'n verband kan leiden tot minder betaalde belasting.

Daarom gaan verrekenprijzen om het vastleggen: "in de hypothetische wereld waarin onze twee bedrijven niet aan elkaar gerelateerd zouden zijn, hadden we redelijk kunnen afspreken dit ding te kopen omdat het waardevol is en dit bedrag kunnen betalen omdat dat is wat dit ding zou kosten op de markt."

Voorbeelden van verrekenprijzen

Er zijn twee voorbeelden die veelvoorkomend zijn onder Atlas-bedrijven:

De verkoop van software door de Amerikaanse dochteronderneming van een buitenlands bedrijf

Laten we zeggen dat we de oprichters hebben van een softwarebedrijf dat in India opereert als een Private Limited Company (PLC), het Indiase equivalent van een Amerikaanse C Corporation. Om concreet te blijven, noemen we het server-monitoring-software.

De PLC verkoopt server-monitoring-software rechtstreeks aan Indiase bedrijven, maar zijn software is bruikbaar door klanten wereldwijd. Ze richten een Delaware C Corporation op als dochteronderneming om hun software aan klanten wereldwijd te verkopen, terwijl ze de PLC willen laten blijven verkopen aan binnenlandse Indiase klanten.

In dit geval is het uiteindelijke economische doel van de onderneming om veel van de winsten toe te wijzen aan het gebied waar de waardecreatie plaatsvindt. Aangezien de software feitelijk wordt geproduceerd in India, moet dat gebied India zijn. Zo kan de Indiase PLC zijn uitgaven doen (inclusief salaris voor het engineering-team), vergoedingen voor de oprichters en winsten die gaan naar de oprichters of (waarschijnlijk lokale) investeerders. De onderneming wil eveneens een bedrag achterlaten in de Amerikaanse entiteit, overeenkomstig aan het werk dat daar is uitgevoerd.

Er zijn meerdere manieren om dit voor elkaar te krijgen. Een daarvan is door de Amerikaanse entiteit een reseller te maken van de software van de PLC. Het bedrijf zal uitvoerig vastleggen dat ze reseller-regelingen hebben onderzocht. Laten we hypothetisch voorstellen dat het resultaat van dit onderzoek was dat ongerelateerde resellers doorgaans 20% ontvingen. Ze zullen de Amerikaanse entiteit dan een formele reseller-overeenkomst met de PLC laten ondertekenen, die het verplicht om 80% van de bedragen die ze hun klanten laten betalen voor de software die de PLC heeft ontwikkeld, aan de PLC af te dragen.

Dat geld komt in de Indiase PLC binnen als inkomsten, waarna het wordt verrekend met de uitgaven (salaris, servers, etc.) van de Indiase entiteit en belast door India.

De resterende 20% van de verkoop blijft in de Amerikaanse onderneming. Het bedrijf zet een deel hiervan in om de kosten te betalen die nodig is om het Amerikaans bedrijf te laten draaien, zoals boekhoudkosten, advocatenhonoraria (voor contractonderhandelingen, etc.), bankkosten enzovoorts. Dit zorgt ervoor dat het Amerikaans bedrijf een bescheiden winst draait. Die winst wordt vervolgens belast door de Verenigde Staten. De winst na belasting kan worden doorgestuurd naar het moederbedrijf van de C Corporation, waar het al dan niet belast kan worden, of het kan voorlopig in de Verenigde Staten gehouden worden, om later te worden ingezet bij bijv. het uitbreiden van de Amerikaanse operaties, het inkopen van middelen in de Verenigde Staten namens het Amerikaanse bedrijf, of vergelijkbare doeleinden.

De verkoop van fysieke producten via een Amerikaans bedrijf dat investeringen ophaalt

Laten we zeggen dat we oprichters in Hongkong hebben die lokaal iPhone-hoezen maken, met het doel om ze internationaal te distribueren. Ze kunnen ervoor kiezen om investeringen op te halen. Als hun investeerders uit Silicon Valley komen, zullen hun investeerders waarschijnlijk van ze vragen om een Delaware C Corporation op te richten om in te investeren.

In dit geval is het uiteindelijke doel van de onderneming om eerst geld over te schrijven van de Verenigde Staten naar Hongkong, dat geld gebruiken om een productie-operatie op te zetten en vervolgens de producten van die operatie via de Amerikaanse entiteit te verkopen.

De eerste stap hierbij zou zijn dat de Amerikaanse entiteit een contract afsluit met het bedrijf in Hongkong voor professionele dienstverlening (design, branding, etc). Dit zou genoeg rechtvaardiging zijn om het bedrijf genoeg geld te betalen om op gang te komen. Dit wordt geregistreerd als inkomsten door het bedrijf in Hongkong en als uitgaven door het bedrijf in de Verenigde Staten.

De operatie in Hongkong begint vervolgens iPhone-hoezen te produceren. Het zal deze verkopen aan het Amerikaans bedrijf, dat ze vervolgens wereldwijd doorverkoopt. Hierbij wil het bedrijf ze tegen zo laag mogelijke prijzen verkopen (aangezien dat de winsten van de Amerikaanse entiteit zal verhogen, wat de Amerikaanse investeerders tevreden zal stellen), maar vanuit compliance-overwegingen moeten ze de prijs afstemmen op die van andere producenten van goederen die in de Verenigde Staten in de detailhandel worden verkocht. Het resultaat kan zijn dat de groothandelsprijs (betaald door het Amerikaans bedrijf aan het bedrijf in Hongkong) 40% van de detailhandelprijs is. Het bedrijf zou opnieuw hun reden voor deze prijs uitvoerig vastleggen en dit laten zien op facturen of leverbewijzen etc. tussen de twee bedrijven.

Dit zal het bedrijf in Hongkong een bescheiden winst opleveren (vanuit de dienstverlening en de groothandelverkoop van iPhone-hoezen), die wordt belast in Hongkong. Het Amerikaans bedrijf betaalt voor de dienstverlening en de hoezen, en verkoopt de hoezen vervolgens door op een (hogere) detailhandelprijs (via zijn website of een ander kanaal), waarbij het hopelijk winst boekt. De winst wordt belast in de Verenigde Staten. Na belastingen is het mogelijk dat dividend naar de investeerders of eigenaren van het bedrijf gaat.

Een paar niet zo voor de hand liggende observaties hier:

Het bedrijf had de keuze om de hoezen te verkopen via de entiteit in Hongkong of de Amerikaanse entiteit. Waarom zou het door de Amerikaanse entiteit verkopen? De hoofdreden is dat de investeerders investeringen doen in de hoop dat ze de eigenaren zullen zijn van de waarde die het bedrijf produceert, dus zal het bedrijf zich zo organiseren dat de meeste waarde in de Amerikaanse entiteit blijft: het zal de eigenaar zijn van het merk, de designs en de handelsrelaties en de entiteit in Hongkong zal "slechts" het feitelijke werk namens de Amerikaanse entiteit doen.

Zou het veilig zijn om dit voorbeeld andersom uit te voeren? Dat zou aanzienlijk riskanter zijn. In het algemeen worden verrekenprijzen die dienen om omzet te verantwoorden in jurisdicties met hoge belastingen, in plaats van jurisdicties met lage belastingen, niet heel goed in de gaten gehouden. Verrekenprijzen die dienen om omzet te verantwoorden in een jurisdictie met lage belastingen worden echter grondiger onderzocht. De vennootschapsbelasting in Hongkong is minder dan de helft van de belasting in de Verenigde Staten. De IRS gaat er daarom van uit dat een Amerikaanse entiteit die een entiteit in Hongkong betaalt dit mogelijk doet om minder belasting te betalen, in plaats van om legitieme economische redenen. Dat maakt het niet onmogelijk maar alleen moeilijker te rechtvaardigen. Een van de redenen om boekhouders teh ebben is om goed te begrijpen wat de risico van een bepaalde belastingaanpak is en vervolgens beslissen hoeveel besparingen op belasting opleveren versus het belastingrisico.

Verrekenprijzen kunnen erg ingewikkeld worden, vooral naarmate bedrijfsstructuren complexer worden, de soorten transacties complexer worden (multinationale financiële transacties met meerdere partijen zijn moeilijker om in de boekhouding op te nemen dan alleen het verkopen van een iPhone-hoes) en naarmate het bedrijf groeit.

Een onderneming dat miljoenen dollars aan inkomsten binnenhaalt moet waarschijnlijk zijn strategie wat betreft verrekenprijzen laten ontwerpen of herontwerpen door boekhouders die zich specialiseren in hun branche. Desalniettemin kunnen zelfs kleinere ondernemingen hun positie wat betreft verrekenprijzen vastleggen. Als ze namelijk geen documentatie hiervan hebben, wordt het erg moeilijk om boetes te voorkomen als de IRS je inspecteert en problemen heeft met je verrekenprijzen.

Handhaving door de belastingdiensten vindt meestal plaats bij grotere spelers (omdat belastingdiensten begrijpen dat de grote spelers zijn waar het geld zit).

Hier zou je niet bang voor moeten zijn: de IRS is, net zoals de meeste belastingdiensten, vrij redelijk en wil alleen een bedrag van je ontvangen dat overeenkomt met je verantwoordelijkheden onder de wet. Als je een geschil hebt met de IRS, wordt dit gewoon opgelost door je professionele adviseurs. Dit komt niet zo vaak voor en is meestal niet de reden dat je bedrijf omver valt. Focus dus op iets maken waar mensen gek op zullen zijn en dit effectief verkopen. Je kunt (en moet) boekhouders inhuren om zich namens jou over dit soort dingen te bekommeren.

Inspecties

Voor veel ondernemers is 'inspectie' een eng woord. Dat hoeft het niet te zijn.

Een inspectie is gewoon een formeel onderzoek door een belastingdienst naar de juistheid van de informatie op je belastingaangifte. De grote meerderheid van inspecties zijn naar aanleiding van kasverschillen. De belastingdienst stuurt je een brief, meestal omdat een computer informatieaangiften vergeleek met je ingediende belastingaangiften en een mogelijke discrepantie opmerkte. Jouw reactie op zulke inspecties zal in het algemeen worden geschreven door je boekhouder, maar zal waarschijnlijk relatief eenvoudig zijn (vaak kan de kwestie met slechts een enkele alinea worden uitgelegd).

De IRS zal soms belastingaangiften selecteren voor een meer gedetailleerd onderzoek. Je moet sowieso professionele vertegenwoordiging hebben als je voor zo'n inspectie geselecteerd wordt: deze kunnen vrij stressvol zijn en je afleiden van het bedrijf runnen, zelfs als ze geen noodgeval zijn (als je kloppende aangiften doet vanuit een goed georganiseerd bedrijf).

Deze inspecties vereisen doorgaans een fysiek bezoek, in het lokaal kantoor van de IRS of in jouw kantoor. (de IRS heeft kantoren in Amerikaanse ambassades wereldwijd voor internationale belastingdoeleinden. Ze hebben doorgaans weinig personeel, dus moeten erg selectief zijn in hun inspectiewerkzaamheden, maar je moet niettemin nauwkeurig en op tijd aangifte doen)

In het geval van een inspectie zal je boekhouder of fiscalist je instructies geven over hoe je moet reageren. Je moet hun advies tot de letter opvolgen: dit is immers waarvoor je ze betaalt. Sommige dingen kunnen een goed idee lijken, maar zijn dat eigenlijk niet. Een voorbeeld is de IRS alle financiële gegevens vanuit je bedrijf verstrekken. Dit kan het besluiten van de inspectie vertragen of zaken juist ingewikkelder maken, doordat de IRS bijvoorbeeld delen van het bedrijf gaat onderzoeken die oorspronkelijk niet binnen de scope van de inspectie vielen.

Inspecties zijn zeldzaam, vooral bij kleinere bedrijven. Je moet wel beseffen dat ze kunnen voorkomen als je een onderneming runt, maar dat is alles. Ze zijn een mogelijke maar normale interactie tussen jouw bedrijf en de overheid. Je moet met die mogelijkheid omgaan als een verantwoordelijke professional: schakel een boekhouder in, doe eerlijke aangiften, behoud informatie op een georganiseerde manier en focus je op het doen groeien van het bedrijf in plaats van de kleine kans op een inspectie door de belastingdienst. Als je wel geselecteerd wordt voor een inspectie, dan behandel je het nogmaals als een verantwoordelijke professional: schakel je boekhouder of fiscalist in en volg hun instructies op.

Belasting is een bewegend doelwit

Boekhouding is een ingewikkelde branche, net zoals softwareontwikkeling of marketing. Eén overeenkomst is dat de kern van het beroep in feite hetzelfde blijft, jaar in, jaar uit. Nog een overeenkomst is dat dingen voortdurend wijzigen.

Belastinghervormingen zijn wereldwijd een belangrijk onderwerp. Belastingdiensten proberen nog steeds een manier te vinden om met het internet om te gaan en belangrijke wijzigingen die de positie van internetbedrijven beïnvloeden kunnen op ieder moment plaatsvinden.

Net als dat je je marketing- of technische strategie niet één keer kunt bedenken en dan verder kunt vergeten, moet je ook (minimaal) jaarlijks met je belastingadviseurs praten om te zorgen dat je je zaken zo compliant mogelijk maar tegelijkertijd zo gunstig mogelijk hebt geregeld.

Soms krijg je zelfs onverwachts goed nieuws. Wanneer de schrijver van deze gids bijvoorbeeld zijn onderneming begon, werd hij dubbel belast door de sociale zekerheidsdiensten van twee landen, over dezelfde inkomsten. Nadat de onderneming een paar jaar bestond, ondertekenden ze een totalisatie-overeenkomst, waardoor hij (en bedrijven met een vergelijkbare situatie) alleen belasting hoefden te betalen in het vestigingsland. Dit bespaarde kosten en was mogelijk door een wetswijziging, waarvan hij niet op de hoogte was geweest als hij niet regelmatig zijn belastingstrategie had herzien samen met een professional.