Net als veel andere kleine bedrijven kan een medisch-esthetische praktijk alleen zo snel groeien als het personeel, de workflows en de systemen dat toelaten. Dr. Justin Harper heeft dit zelf meegemaakt toen hij zijn medische spa-praktijk uitbreidde van één kliniek naar tien locaties in vijf staten.
Dr. Harper raakte gefrustreerd door de losstaande tools die hij nodig had om elke praktijk te runnen, dus richtte hij in 2017 Aesthetic Record op, een end-to-end EMR- en praktijkbeheersoftwareplatform dat één geïntegreerd systeem biedt voor medische dossiers, boekingen, compliance, lidmaatschappen, marketing en betalingen.
“We zijn vroeg begonnen met betalingen, omdat dit een belangrijk knelpunt was voor de patiëntenzorg. Klinieken gebruikten vaak spreadsheets of papier om stortingen en betalingen bij te houden, en het inkomstenverlies voor veel praktijken was erg hoog”, aldus Tiphany Hall, PhD, Chief Growth Officer bij Aesthetic Record.
AR Pay: betalingen tot een kernonderdeel van het platform van Aesthetic Record maken
Sinds 2019 gebruikt Aesthetic Record Stripe om klinieken in staat te stellen betalingen en patiëntendossiers te koppelen in één enkel, uniform systeem. Jarenlang bood Aesthetic Record betalingen aan als een reeks afzonderlijke functies die klinieken à la carte konden gebruiken. Veel praktijken combineerden deze tools met betalingsproducten van externe aanbieders en lokale banken, wat de complexiteit vergrootte en het gebruik van het volledige platform van Aesthetic Record beperkte.
Toen het bedrijf ondersteuning toevoegde voor functies als ‘koop nu, betaal later’, betaalterminals, Text to Pay en Tap to Pay, zag het een kans om een samenhangende betalingservaring te bieden in plaats van een verzameling betalingsopties. In 2025 gebruikte Aesthetic Record Stripe om AR Pay te lanceren, een volledig geïntegreerde financiële suite die praktijken een enkele, naadloze ervaring biedt voor elk type betaling. Tegenwoordig gebruikt het bedrijf Stripe om meer dan 1 miljard dollar aan jaarlijkse betalingen te verwerken voor ongeveer 6000 klinieken, en betalingen zijn goed voor meer dan de helft van de omzet.
Het is een concurrentievoordeel voor ons, omdat klanten vaak zeggen dat ze een betere transactiekoers kunnen krijgen bij hun lokale bank. Maar hun lokale bank kan niet concurreren met alles wat wij met AR Pay te bieden hebben.
Omzet verhogen met geoptimaliseerde betalingen
AR Pay is gebouwd op Stripe Payments en de Optimized Checkout Suite van Stripe. Het maakt gebruik van inbouwbare UI-componenten via Stripe Elements en Stripe Checkout, zodat patiënten veilig online of in de app kunnen betalen. Door deze integratie kunnen klinieken betalingen accepteren en uitbetalingen ontvangen zonder het Aesthetic Record-platform te verlaten. Ingebouwde, door AI aangestuurde autorisatieoptimalisaties, zoals Adaptive Acceptance, evenals netwerktokens en het automatisch bijwerken van creditcardgegevens, helpen de acceptatiegraad te verbeteren en het klantverloop te verminderen.
“Alleen al in 2025 hebben we 14 miljoen dollar aan betalingen teruggewonnen in 57.000 transacties. Dat zijn 57.000 patiënten die konden betalen in plaats van gefrustreerd te raken”, aldus Hall.
Het bedrijf gebruikt Payment Element van Stripe om ondersteuning te bieden voor meerdere betaalmethoden, waaronder contant geld, creditcards, Google Pay, Apple Pay en koop nu, betaal later-opties zoals Sunbit, Affirm en Klarna. Koop nu, betaal later-methoden zijn nu goed voor ongeveer 4% van de omzet van het bedrijf, en het gebruik ervan blijft groeien naarmate klinieken zich steeds meer op hun gemak voelen bij het aanbieden van flexibelere betalingsopties.
“Klinieken die het gebruiken, zien hun ticketprijzen met 25% stijgen zonder extra inspanningen, wat enorm is. Naarmate andere klinieken hiervan op de hoogte raken, verwachten we dat het gebruik van koop nu, betaal later aanzienlijk zal toenemen”, aldus Hall.
AR Pay biedt ook ondersteuning voor Link, de digitale wallet van Stripe, zodat klanten hun gegevens eenmaal kunnen opslaan en bij hun volgende afspraak of bij toekomstige bestellingen direct kunnen afrekenen. Dankzij Link kan AR Pay ook Instant Bank Payments aanbieden, zodat patiënten rechtstreeks vanaf hun Amerikaanse bankrekening kunnen betalen.
Vóór Instant Bank Payments was het ondersteunen van ACH een nachtmerrie. Het duurde vijf dagen om te verwerken, dus patiënten verlieten de praktijk zonder te weten of ze hun rekening hadden betaald of niet. Met Instant Bank Payments weten onze klanten meteen of hun betaling is goedgekeurd. En voor klinieken die zich echt zorgen maken over verwerkingskosten, biedt het een mogelijkheid om hun kosten te verlagen. Het is mijn favoriete introductie van het afgelopen jaar.
Minder gedoe van opzet tot schaalvergroting
Om het onboardingproces soepeler te laten verlopen, gebruikt Aesthetic Record Stripe Connect om de door Stripe gehoste onboardingervaring in zijn platform te integreren. Wanneer een kliniek voor het eerst inlogt op het platform, gebruikt AR Pay Connect om hen door de onboarding te leiden, inclusief identiteitscontroles, compliance en risico-evaluatie. Omdat Stripe de onboarding van betalingen stapsgewijs beheert, kunnen klinieken vanaf de eerste dag betalingen accepteren, in plaats van dagen te moeten wachten op definitieve verificatie.
"Een week wachten op de acceptatie van je creditcardverwerking is ontmoedigend. Dat we kunnen zeggen dat je AR Pay kunt inschakelen en vanaf de eerste dag je volledige bedrijf kunt runnen, is een groot pluspunt", aldus Hall.
Aesthetic Record gebruikt Stripe Terminal om AR Pay uit te breiden naar de kliniek, ondersteunt ongeveer 7.000 actieve lezers in zijn klantenbestand en is goed voor 44% van het betalingsvolume van het bedrijf. Klinieken kunnen fysieke betalingen accepteren met Stripe Reader-apparaten (Stripe Reader S700, S710, M2 en WisePOS E) in handheld-modus, inclusief koop nu, betaal later met Affirm, zodat medewerkers betalingen kunnen accepteren in de kliniek of op externe evenementen zoals Botox-feestjes.
Aesthetic Record geeft klinieken ook flexibiliteit in hun cashflow zonder dat ze externe financiering hoeven te zoeken. Via Stripe Capital kunnen in aanmerking komende praktijken financieringsaanbiedingen krijgen op basis van hun daadwerkelijke betalingsactiviteit, waarbij de aflossing automatisch wordt gekoppeld aan toekomstige transacties. Hierdoor kunnen klinieken investeren in personeel, marketing of nieuwe apparatuur zonder vaste maandelijkse betalingen.
Vorig jaar hebben we ongeveer 9 miljoen dollar aan leningen verstrekt. Dat is een groot voordeel voor klanten die hier en daar een kleine lening willen zonder veel voorwaarden. Het helpt AR Pay tot de enige financiële oplossing voor klinieken te maken.
Het gebruik van betalingen verdubbeld in één jaar
Door hun betalingsaanbod te veranderen in AR Pay, heeft Aesthetic Record het aantal klinieken dat betalingen via hun platform verwerkt in het eerste jaar verdubbeld, waardoor hun betalingsinkomsten zijn gestegen en de betrokkenheid van klanten is toegenomen.
“Ongeveer 60% van onze klinieken maakt nu gebruik van AR Pay. We hebben vorig jaar ongeveer 1700 nieuwe accounts aangemaakt, wat dankzij Connect veel makkelijker ging. Omdat klanten toegang krijgen tot de volledige AR Pay-oplossing, kunnen ze het gebruik ervan uitbreiden naarmate ze de voordelen ervan inzien, zonder dat ze in de loop van de tijd nieuwe functies hoeven toe te voegen”, aldus Hall.
De ondersteuning die we van Stripe krijgen, is echt geweldig. Hun begeleiding bij grote veranderingen in ons product, onze branding en onze betalingsstrategie heeft echt bijgedragen aan onze groei. Zonder Stripe zouden we niet zijn waar we nu zijn.
