Las personas emprendedoras, autónomas y fundadoras de empresas deben afrontar distintos desafíos. Uno de ellos es cumplir con la normativa fiscal. Y dentro de este ámbito figura el IVA o impuesto sobre el valor añadido (también llamado impuesto sobre las ventas). ¿Quieres saber qué es un número de IVA, qué importancia tiene, cómo se solicita y cómo se verifica si el número de IVA de una empresa es válido dentro de la Unión Europea? Aquí te lo explicamos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un número de IVA?
  
• ¿Qué formato tienen los números de IVA?
  
• ¿Quién necesita un número de IVA y quién no?
  
• Requisito del número del IVA para la inversión del sujeto pasivo dentro de la UE
  
• ¿Cómo se solicita un número de IVA?
  
• ¿Cómo se verifica el número de IVA de una empresa?
  

¿Qué es un número de IVA?

El número de IVA se refiere al número de identificación relativo al impuesto sobre el valor añadido. En Alemania también se denomina Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, abreviado como USt-ID. Su finalidad es identificar a las empresas dentro de la Unión Europea a efectos fiscales. Concretamente, para desarrollar actividades comerciales entre empresas dentro de la UE, es obligatorio trabajar con los números de IVA, que garantizan que se pague y cobren los importes correctos en dicho concepto sobre esas transacciones.

Conviene recordar que el número de IVA no es lo mismo que el número de identificación fiscal de cada empresa. Este último lo emiten las autoridades tributarias nacionales y sirve para identificar a cada empresa según su legislación fiscal nacional. Por su parte, el número de IVA sirve para efectuar transacciones internacionales dentro de la UE. Por tanto, se ha diseñado específicamente para cumplir con las normativas de la Unión Europea sobre IVA.

Los números de IVA son importantísimos para las empresas que operan dentro de la UE, ya que aseguran que se cobre ese impuesto correctamente y que no se cometan errores por doble tributación. Los negocios que comercialicen servicios transfronterizos o envíen mercancías a otros países de la Unión Europea tienen la obligación general de solicitar un número de IVA y de indicarlo en las facturas que emitan.

¿Qué formato tienen los números de IVA?

La longitud y la estructura de los números de IVA varía de un país a otro. En Alemania, constan del código de país «DE» y de una combinación de nueve dígitos. Por ejemplo: DE123456789. En Gran Bretaña, esos mismos números de IVA están formados también por nueve dígitos. En otros países miembro de la Unión Europea, presentan longitudes y estructuras distintas. El número de IVA se debe indicar en todas las facturas de ventas.

Resumen de los números de identificación en la Unión Europea

¿Quién necesita un número de IVA y quién no?

Hay varios factores que determinan si es necesario disponer de un número de IVA o no, como a qué se dedica la empresa, qué tipo de transacciones ejecuta y en qué países trabaja. En líneas generales, para operar dentro de la Unión Europea es imprescindible tener un número de IVA. Sobre todo si se prestan servicios transfronterizos, se envían mercancías y productos a otros países de la UE o se sirve a clientes empresariales.

Excepciones y disposiciones especiales

Naturalmente, también existen ciertas excepciones y disposiciones especiales, basadas en las circunstancias específicas y en la legislación tributaria nacional de cada país de la Unión Europea. Por ejemplo:

• La regla para pequeños empresarios: en algunos países existen provisiones concretas para emprendedores a pequeña escala, que quizás estén exentos de exigir un número de IVA siempre y cuando su facturación no supere unos límites específicos.
  
• Ciertos servicios: algunos servicios pueden quedar exentos de la exigencia del número de IVA. Esto depende de la legislación nacional y de las normativas específicas sobre el IVA vigentes en cada país.
  
• Reglamentos específicos de cada país: los requisitos sobre los números de IVA varían de un país a otro. Por eso es tan importante revisar las disposiciones específicas del país donde opere el negocio.
  

Requisito del número del IVA para la inversión del sujeto pasivo dentro de la UE

El procedimiento de inversión del sujeto pasivo es un mecanismo para facturar el IVA por servicios transfronterizos o entregas de mercancías internacionales dentro de la Unión Europea. Dicho mecanismo traspasa la responsabilidad de pagar el IVA del vendedor al comprador. Para ello es obligatorio indicar el número de IVA, que permite tramitar la inversión del sujeto pasivo correctamente.

Si ambos negocios disponen de un número de IVA y es pertinente aplicar el procedimiento de inversión del sujeto pasivo, en lugar de que el vendedor pague el IVA, será el comprador quien lo pague, en el país donde esté domiciliado. Esta medida facilita el comercio entre países miembro de la Unión Europea y reduce las trabas burocráticas para las empresas que operan en el plano internacional.

¿Cómo se solicita un número de IVA?

Para conseguir el número de IVA, normalmente hay que ponerse en contacto con la oficina fiscal local o con la autoridad tributaria que corresponda de tu país. El proceso puede cambiar según el país. Para obtener el número de IVA en Alemania, el procedimiento más corriente consta de estos pasos:

• Preparar la documentación necesaria: revisa que tengas todos los documentos y la información que se requiera antes de iniciar la solicitud. Generalmente hay que proporcionar información sobre la empresa, como su nombre oficial, su domicilio, el número de registro de la sociedad (si corresponde) y quizás también datos sobre las actividades que desempeña.
  
• Ponerse en contacto con la oficina fiscal local: tienes que averiguar cuál es la oficina fiscal de tu zona donde se tramitan las solicitudes de número de IVA. Seguro que hay información sobre el tema en el sitio web de la autoridad tributaria del país, pero también puedes llamar a la propia oficina fiscal para preguntar.
  
• Cumplimentar la solicitud: cubre el formulario de solicitud de número de IVA, que encontrarás en el sitio web o que puedes pedir directamente en la oficina fiscal. No olvides rellenar todos los datos y procura no cometer ningún error.
  
• Presentar la solicitud: puedes enviar por Internet la solicitud debidamente cumplimentada para la oficina fiscal local. Cada país tiene sus reglas específicas, así que quizás sea posible también presentar la solicitud en persona en la propia oficina fiscal.
  
• Tramitar y asignar un número de IVA: la oficina fiscal se ocupará de revisar la solicitud que has presentado y, si todo es correcto, te asignará un número de IVA. La duración de todo este proceso varía según cada país y también según la carga de trabajo que tenga esa oficina fiscal concreta.
  
• Recibir tu número de IVA: una vez que te asignen un número de IVA, te llegará una confirmación o notificación de la oficina fiscal por escrito, donde se indica cuál es tu número de IVA y se aporta la información relevante sobre cómo utilizarlo y su plazo de validez.
  

¿Cómo se verifica el número de IVA de una empresa?

Si quieres verificar el número de IVA de una empresa en el sitio web de la Comisión Europea, este es el procedimiento:

• Accede a la página web oficial de la Comisión Europea dedicada a verificar números de IVA.
  
• En la página de verificación para números de IVA encontrarás el formulario. Introduce el número de IVA de la empresa que necesites comprobar en el campo correspondiente y selecciona el país donde esa empresa tenga su domicilio. También tendrás que indicar cuál es tu país y facilitar tu propio número de IVA. Ten en cuenta que los números de IVA se tienen que escribir sin el código de país por el que empiezan.
  
• Haz clic en el botón para que el sistema compruebe el número. La página web se encargará de verificar si el número de IVA que le has indicado es válido.
  
• El resultado aparecerá en cuanto concluya la verificación. Lo más habitual es que recibas una confirmación de que ese número de IVA es válido o un mensaje de error si resulta que no lo es o que no figura en los registros del sistema.
  
• Si el número de IVA es válido, la página podría proporcionarte más información, como el nombre de la empresa u otros detalles sobre el registro de esa sociedad.
  

Nota: La disponibilidad y la funcionalidad del sitio web de verificación de números de IVA no son iguales para todos los países. Es posible que ciertas naciones dispongan de sus propias páginas web específicas o de bases de datos especiales para verificar los números de IVA. Esos sistemas funcionan con total independencia de la Comisión Europea. Lo importante para verificar la validez de los números de IVA es que sigas las instrucciones y los protocolos que dicte la autoridad fiscal competente.

Las empresas tienen además la posibilidad de contratar a proveedores de servicios de pago certificados para que resuelvan las consultas sobre números de IVA. Suelen ofrecer procesos automatizados, que se basan en programas informáticos inteligentes y también destacan porque sus tasas de errores son bajísimas, ya que verifican que todos los números se introduzcan correctamente. Si quieres informarte al respecto, puedes empezar con Stripe.