Software-as-a-service (SaaS) integration solves a common problem for companies: ad hoc SaaS stacks created over time by different people. Many companies use dozens of SaaS applications daily, and all of them need to connect. A business might build a connector so its sales software can talk to its data management system. Another business might use automation software so its chat platform can receive notifications from its project management system.

Over time, this stack can grow and create a confusing web of dependencies no single individual fully understands. And this issue will continue growing with the SaaS market, which is expected to be worth roughly $268 billion in 2026. SaaS integration simplifies the stack and lets all your tools share data with each other. This makes the stack more useful and easier to manage.

Below, we’ll explore how SaaS integration works, some common challenges involved, and how you can directly sync payment data into a warehouse without custom engineering or third-party connectors.

Highlights

• SaaS integration connects your software so data moves automatically between systems, which reduces manual work and improves reporting accuracy.

• The right integration strategy depends on your technical resources and data requirements, with options that range from custom application programming interface (API) builds to the prebuilt connectors of integration platform-as-a-service (iPaaS) platforms.

• Using a payment provider that syncs payment data directly to a data warehouse without routing it through third-party infrastructure keeps your compliance scope narrow.

Che cos'è l'integrazione SaaS?

L'integrazione SaaS collega applicazioni software separate in modo che possano scambiarsi dati e avviare azioni oltre i confini del sistema. L'obiettivo è fare in modo che i tuoi strumenti si comportino come un unico sistema anziché come una raccolta di abbonamenti separati.

Quali sono i vantaggi dell'integrazione SaaS?

Quando i tuoi strumenti condividono i dati automaticamente, le operazioni diventano più rapide, semplici ed efficienti. Ecco i principali vantaggi per le aziende:

• Riduzione del lavoro manuale: quando i dati si spostano automaticamente tra i sistemi, il tuo team non deve copiare record, riformattare esportazioni o riconciliare discrepanze. In questo modo si risparmia molto tempo.

• Migliore qualità dei dati: i trasferimenti dati eseguiti da esseri umani comportano errori. L'integrazione automatizzata con schemi e logica di convalida definiti individua gli errori prima che si propaghino a valle.

• Reporting più rapido: quando il tuo software CRM (Customer Relationship Management), la piattaforma di fatturazione e il data warehouse sono tutti sincronizzati, puoi creare report su ricavi, abbandoni e valore nel tempo del cliente senza aspettare che qualcuno estragga e unisca le esportazioni.

• Semplificazione dell'espansione: l'aggiunta di un nuovo strumento a una gamma di tecnologie integrate è in genere più semplice rispetto all'aggiunta a una gamma di tecnologie disconnesse. Se la tua architettura supporta flussi di dati standardizzati, puoi aggiungere nuove applicazioni collegandole alle pipeline esistenti anziché creare nuove pipeline da zero.

Come funziona l'integrazione SaaS?

Molte applicazioni SaaS espongono API (Application Programming Interface) che consentono ai sistemi esterni di leggere e scrivere dati e, in alcuni casi, di avviare azioni. Un'integrazione SaaS chiama tali API in base a una pianificazione o in risposta a determinati eventi.

Ecco di cosa si tratta:

• Avvii: gli avvii sono condizioni che danno inizio a un trasferimento dati. Un avvio basato su eventi si verifica quando succede qualcosa di specifico (ad es. viene creato un nuovo record, uno stato cambia, un pagamento va a buon fine). Un avvio basato su pianificazione si verifica regolarmente a un intervallo definito.

• Modalità di sincronizzazione: le modalità di sincronizzazione determinano in che modo vengono trasferiti i dati una volta che si verifica un avvio. La sincronizzazione in tempo reale sposta i dati entro pochi secondi o minuti da un evento. La sincronizzazione in batch raccoglie le modifiche in un periodo di tempo, per poi trasferirle tutte in una volta. Molte pipeline usano la sincronizzazione in tempo reale per i dati sensibili al fattore tempo e la sincronizzazione in batch quando è necessaria efficienza in termini di volume.

• Trasformazioni: le trasformazioni modificano i dati in modo che siano efficaci quando raggiungono la destinazione. I dati grezzi provenienti da un sistema raramente vengono mappati direttamente allo schema di un altro sistema. Le trasformazioni riformattano, rinominano, filtrano e arricchiscono i dati mentre sono in transito per renderli utilizzabili all'arrivo.

Quali sono gli approcci disponibili all'integrazione SaaS?

Ci sono tre percorsi principali per l'integrazione SaaS. Quello giusto per il tuo team dipende da quanta flessibilità hai bisogno, da quanto velocemente devi muoverti e da cosa il tuo team è in grado di gestire.

Ecco di seguito le diverse tipologie.

• Creazione personalizzata: scrivere il codice di integrazione direttamente sull'API di ogni sistema ti offre il pieno controllo su come i dati vengono recuperati, trasformati e caricati. Tale flessibilità è utile quando hai requisiti di dati insoliti o una logica di business che i connettori predefiniti non sono in grado di gestire. Il compromesso è che tu sei responsabile della sua creazione e manutenzione.

• iPaaS (Integration Platform as a Service): una piattaforma iPaaS offre connettori predefiniti per applicazioni SaaS comuni e interfacce visive per definire i flussi di dati. La configurazione è più veloce rispetto alla creazione personalizzata e la piattaforma gestisce parte della complessità sottostante. Questo approccio funziona bene quando i tuoi requisiti corrispondono a quelli già supportati dai connettori. In caso contrario, ti ritroverai a dover aggirare i presupposti dello strumento.

• RPA (Robotic Process Automation): l'RPA automatizza i flussi di lavoro a livello di interfaccia utente (UI) come farebbe una persona, anziché a livello di API. Le modifiche all'interfaccia utente spesso causano l'interruzione delle automazioni e il loro debug richiede tempo. L'RPA in genere è utile solo come soluzione di ripiego per i sistemi che non hanno accesso alle API.

Quali sono alcune sfide comuni dell'integrazione SaaS?

I problemi di integrazione sono difficili da individuare finché non si verifica un'interruzione. Ma se non li individui prima di quel momento, i tuoi sistemi a valle si ritroveranno con dati errati. Devi monitorare le tue integrazioni SaaS per assicurarti che rimangano in linea con le aspettative.

Ecco a quali aspetti prestare attenzione:

• Limiti di frequenza delle API: molte API SaaS limitano il numero di richieste che puoi effettuare al minuto o al giorno. Un'integrazione che funziona bene con un volume di dati basso potrebbe subire un rallentamento all'aumentare del volume. Una buona progettazione dell'integrazione ne tiene conto in anticipo usando una logica di attesa e richieste in batch.

• Variazioni dello schema: questo problema si verifica quando un sistema di origine modifica la sua struttura di dati e l'integrazione non viene aggiornata per adeguarsi. Ciò può causare errori invisibili e l'invio di dati corrotti alla destinazione. Monitora l'eventuale presenza di variazioni, altrimenti potresti non accorgertene per settimane.

• Modifiche alle API del fornitore: i fornitori SaaS aggiornano le loro API, rendono obsolete le versioni e modificano i requisiti di autenticazione. Se esegui integrazioni personalizzate, devi tenere traccia di tali modifiche e aggiornare il codice quando necessario. Una piattaforma iPaaS solitamente gestisce questo aspetto per i connettori supportati, ma non sempre lo fa immediatamente.

In che modo l'integrazione SaaS influisce sulla sicurezza dei dati e sulla conformità?

Ogni integrazione SaaS comporta lo spostamento dei dati. Tali dati devono rimanere al sicuro durante il transito, essere salvati in modo appropriato a destinazione ed essere conformi ai requisiti normativi pertinenti in ogni fase.

Ecco come proteggere i dati con un'integrazione:

• Crittografa i dati in transito: qualsiasi integrazione che invia dati in rete deve usare il protocollo TLS (Transport Layer Security).

• Riduci al minimo l'esposizione dei dati: per evitare un'esposizione non necessaria, ogni integrazione deve trasferire solo i campi di dati di cui ha bisogno.

• Controlla l'archiviazione delle credenziali: le chiavi API e i token OAuth devono essere archiviati in modo sicuro. Usa uno strumento di gestione dei segreti invece di inserirli nel codice o archiviarli nei file di ambiente.

• Controlla regolarmente gli accessi: assicurati di sapere quali sistemi hanno accesso a quali dati. Rivedi periodicamente queste informazioni per rimuovere le autorizzazioni non più valide.

• Evita i sistemi intermedi per i dati finanziari: i dati finanziari (ad es. record di pagamento, cronologie delle transazioni, informazioni di fatturazione dei clienti) sono soggetti ai requisiti del Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). L'instradamento dei dati finanziari attraverso piattaforme di integrazione di terze parti introduce altri fornitori nel tuo ambito di conformità e aumenta i rischi. Salta questi intermediari e spostali direttamente dall'origine alla destinazione.

In che modo Stripe Data Pipeline supporta l'integrazione dati SaaS?

Stripe integra i dati dei pagamenti nelle gamme di tecnologie SaaS con Stripe Data Pipeline, creata appositamente per trasferire i dati di Stripe nel cloud storage o in un data warehouse senza ricorrere a progettazione personalizzata o a connettori ETL (Extract, Transform, Load) di terze parti. Gestisce la maggior parte del lavoro richiesto per creare e gestire tale connessione.

Ecco cosa offre Stripe Data Pipeline:

• Completezza dei dati: Stripe Data Pipeline include dati storici, report finanziari predefiniti e insiemi di dati curati che spesso sfuggono ai connettori di terze parti o per i quali servono configurazioni separate per l'accesso.

• Riduzione dell'esposizione dei dati ai rischi per la sicurezza: Stripe invia i dati direttamente al tuo warehouse, in modo che tu non debba instradare i record di pagamento sensibili attraverso l'infrastruttura di un altro fornitore. Questo consente di limitare il tuo ambito di conformità.

• Affidabilità su larga scala: Stripe gestisce il riempimento a posteriori, i nuovi tentativi e le modifiche dello schema. Se Stripe aggiorna il proprio modello dati, la pipeline si adatta di conseguenza.