Dall'entrata in vigore del Regolamento UE 2015/751 nel 2015, sono state applicate nuove regole alle carte di credito aziendali. Queste norme hanno un impatto diretto sulla responsabilità di un'azienda, quindi è importante conoscere la direttiva UE.

In questo articolo parleremo di cosa si intende esattamente per carta di credito aziendale, quali vantaggi e svantaggi ha e quali requisiti devono essere rispettati dopo l'implementazione del Regolamento UE 2015/751. Spiegheremo anche le implicazioni del regolamento per le aziende e quali precauzioni dovrebbero prendere per tutelarsi.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una carta di credito aziendale?
  
• Quali sono i vantaggi di una carta di credito aziendale?
  
• Quali sono gli svantaggi di una carta di credito aziendale?
  
• Quali sono i regolamenti UE applicabili dopo l'introduzione del Regolamento UE 2015/751?
  
• Che impatto hanno i regolamenti dell'UE sulle attività?
  

Che cos'è una carta di credito aziendale?

Una carta di credito aziendale è una carta di credito utilizzata dalle aziende per scopi aziendali per far fronte a spese aziendali. I dipendenti di un'azienda possono utilizzarla per pagare beni o servizi senza utilizzare contanti. Ad esempio, i dipendenti non hanno bisogno di utilizzare i propri conti personali per acquistare forniture per l'ufficio o per pagare le spese di hotel e trasporti durante i viaggi di lavoro. Possono invece utilizzare il conto aziendale. Sulla carta plastificata sono riportati il nome dell'azienda, il numero della carta di credito e il nome del dipendente.

Il vantaggio principale di una carta di credito è la sua capacità di fornire credito a breve termine. Mentre il contante viene speso immediatamente e i pagamenti effettuati tramite girocard vengono addebitati sul conto dopo pochi giorni, le spese sostenute utilizzando una carta di credito vengono regolate a fine mese tramite un conto di riferimento. Con queste carte di credito, la società emittente non addebita interessi sul denaro anticipato. Attualmente in Germania circolano circa 38,4 milioni di carte di credito.

Le carte di credito aziendali sono indicate per aziende di tutte le dimensioni, dalle ditte individuali alle grandi aziende. L'unico requisito per ottenere una carta è un buon credito. Le domande possono essere presentate tramite le banche o direttamente alle società emittenti. Le società emittenti di carte di credito aziendali più note sono Visa, Mastercard, American Express e Diners Club.

Le carte di credito aziendali virtuali o digitali possono anche essere un'alternativa alle carte fisiche di plastica. Possono essere utilizzate tramite sistemi di pagamento mobile come Apple Pay o Google Pay. Stripe Issuing può supportarti con il tuo programma di carte individuali, sia che si tratti di carte fisiche che virtuali. Issuing ti permette di creare, gestire, personalizzare ed espandere il tuo programma di carte aziendali.

Quali tipi di carte di credito aziendali esistono?

Sebbene i confini stiano diventando sempre più sfumati, esistono due tipi principali di carte di credito aziendali: carte aziendali e carte corporate.
Una carta aziendale è una carta di credito per piccole e medie imprese. È più economica e più facile da richiedere rispetto a una carta corporate, ma in genere offre solo funzionalità di base per la gestione delle spese e la contabilità. Una carta corporate invece offre soluzioni personalizzate per la gestione di grandi spese, la gestione di piani di viaggio complessi e l'accesso a sconti speciali. Di conseguenza, è più adatta alle aziende d grandi dimensioni.

Inoltre, le aziende sono spesso tenute a emettere un numero limitato di carte aziendali, mentre in genere non c'è alcun limite al numero di carte corporate che possono essere emesse. Esiste anche una differenza tra le carte di credito corporate e le carte di viaggio corporate.

Che cos'è una carta di viaggio corporate?

Una carta di viaggio corporate è una carta di credito utilizzata principalmente per pagare le spese di viaggi d'affari. Sono incluse principalmente le prenotazioni alberghiere e il costo di voli, viaggi in treno o noleggio di auto. Le spese non legate ai viaggi d'affari non possono essere pagate con una carta di viaggio corporate. Inoltre, non può essere utilizzata per prelevare contanti o effettuare pagamenti durante il viaggio. Una carta di viaggio corporate viene rilasciata all'azienda, non alla persona fisica. Invece di emettere una carta fisica, l'azienda spesso fornisce un numero che può essere assegnato ad aziende partner, come compagnie aeree o hotel.

Quali sono i vantaggi di una carta di credito aziendale?

Le carte di credito aziendali offrono alle aziende un modo conveniente per gestire e controllare le spese, fornendo al contempo diverse funzionalità e vantaggi. Ecco una panoramica dei vantaggi più importanti:

• Semplificazione: le carte di credito aziendali semplificano notevolmente i pagamenti aziendali e aiutano a tenere separate le spese aziendali da quelle personali. Semplificano anche la contabilità perché i dipendenti non devono inviare le singole ricevute all'azienda. Le spese sono facili da monitorare e le note spese aziendali possono essere generate rapidamente.
  
• Liquidità: i pagamenti con carta di credito aziendale migliorano la liquidità a breve termine dell'azienda, poiché non vengono addebitati sul conto aziendale fino alla fine del mese.
  
• Nessun pagamento anticipato: i dipendenti non devono anticipare personalmente le spese aziendali. Inoltre non devono portare con sé molto denaro.
  
• Condizioni: rispetto agli acquisti con carta personale, le carte di credito aziendali offrono spesso condizioni più favorevoli. Possono offrire prelievi di contanti gratuiti all'estero o termini di pagamento più lunghi. Inoltre, sono spesso disponibili sconti sulle spese aziendali, come punti bonus per miglia aeree o cashback per determinate categorie di spesa. Possono essere inclusi anche pacchetti assicurativi, come l'annullamento del viaggio o l'assicurazione sanitaria internazionale.
  
• Responsabilità: con le carte di credito aziendali, l'azienda, non il singolo dipendente, è responsabile di tutti i debiti e le passività derivanti dall'uso della carta. Ciò significa che i dipendenti non devono sottoporsi a un controllo del credito.
  
• Controllo della spesa: le aziende possono utilizzare la carta di credito aziendale per impostare limiti di spesa specifici, controllando così la spesa dei dipendenti.
  

Quali sono gli svantaggi di una carta di credito aziendale?

Sebbene le carte di credito aziendali presentino diversi vantaggi, esistono anche alcuni potenziali svantaggi che dovrebbero essere presi in considerazione:

• Scelta limitata delle società emittenti: il numero di fornitori di carte di credito aziendali è inferiore a quello delle carte di credito personali.
  
• Rischio di frode: i dipendenti che lasciano l'azienda possono presentare un rischio di frode. Se l'azienda non riesce a recuperare la carta di credito aziendale dai dipendenti che lasciano l'azienda, rimane responsabile di eventuali spese che potrebbero sostenere.
  
• Oneri amministrativi: le carte di credito aziendali comportano spesso un onere amministrativo maggiore. Tuttavia, una volta che la procedura contabile è ben consolidata, questo svantaggio può effettivamente diventare un vantaggio in virtù del tempo risparmiato.
  

Quali sono i regolamenti UE applicabili dopo l'introduzione del Regolamento UE 2015/751?

Dal 2015 sono state introdotte a livello dell'UE nuove norme in materia di carte di credito aziendali nell'ambito del regolamento relativo alle "commissioni interbancarie per le operazioni di pagamento basate su carta" (2015/751). Di conseguenza, una carta di credito aziendale può essere classificata come tale solo se le sue transazioni vengono elaborate tramite il conto aziendale di una società.

Fino al 2015 era possibile collegare una carta di credito aziendale al conto personale del titolare. Le società emittenti delle carte potevano gestire per i propri clienti un conto separato, collegato al conto principale. Ora le aziende devono creare un conto di pagamento ufficiale. Ciò significa che il contratto può essere stipulato solo tra l'emittente della carta e l'azienda. Il regolamento dell'UE mira a garantire che le spese private e aziendali possano essere chiaramente separate. Di conseguenza, le aziende sono pienamente responsabili delle transazioni effettuate con la carta di credito aziendale.

Che impatto hanno i regolamenti dell'UE sulle attività?

Poiché le aziende sono responsabili di tutti i pagamenti effettuati con carte di credito aziendali, devono essere messe in atto misure di sicurezza adeguate. Il rapporto di fiducia tra la direzione e i titolari di carta deve essere molto solido. Tuttavia, è consigliabile predisporre un accordo scritto che definisca chiaramente gli scopi per i quali la carta di credito aziendale può o non può essere utilizzata.

La regola più importante è questa: la carta può essere utilizzata solo per le spese aziendali. I pagamenti personali sono vietati. Inoltre, l'accordo dovrebbe includere informazioni dettagliate sul corretto utilizzo della carta e su cosa fare in caso di smarrimento o furto. Alcune società emittenti di carte offrono un servizio di SMS di conferma del pagamento. In questo modo è possibile verificare rapidamente se la carta viene utilizzata senza autorizzazione.

Si consiglia inoltre di impostare un limite di spesa della carta. È possibile impostare un limite di spesa individuale per ogni dipendente che utilizza una carta di credito aziendale. Questo limite può essere aumentato per determinati periodi di tempo, ad esempio quando è pianificato un viaggio di lavoro prolungato e si prevedono spese più elevate.

Idealmente, la direzione dovrebbe designare una o più persone come punto di contatto per gli utenti delle carte. Possono fornire informazioni in caso di dubbi e assistenza tempestiva in caso di emergenze. Inoltre, queste persone devono assicurarsi che i contratti delle carte vengano annullati in modo tempestivo e che le carte di credito aziendali vengano recuperate dai dipendenti che lasciano l'azienda.