Desde que el Reglamento de la UE 2015/751 entró en vigor en 2015, se aplicaron nuevas normas a las tarjetas de crédito empresariales. Estas reglas tienen un impacto directo en la responsabilidad de una empresa, por lo que es importante estar familiarizado con la directiva de la UE.

En este artículo, hablaremos sobre qué califica exactamente como tarjeta de crédito empresarial, qué ventajas y desventajas tiene y qué requisitos deben observarse desde la implementación del Reglamento de la UE 2015/751. También explicaremos las implicaciones de la regulación con respecto a las empresas y qué precauciones deben tomar en pos de protegerse.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una tarjeta de crédito empresarial?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de una tarjeta de crédito empresarial?
  
• ¿Cuáles son las desventajas de una tarjeta de crédito empresarial?
  
• ¿Qué regulaciones de la UE se aplican desde la introducción del Reglamento de la UE 2015/751?
  
• ¿Qué impacto tienen las regulaciones de la UE en las empresas?
  

¿Qué es una tarjeta de crédito empresarial?

Una tarjeta de crédito empresarial, a veces llamada tarjeta de crédito de empresa, es una tarjeta de crédito que utilizan las empresas con fines empresariales para cubrir gastos de empresa. Los empleados de una empresa pueden usarla para pagar bienes o servicios sin usar efectivo. Por ejemplo, los empleados no necesitan usar sus cuentas personales al momento de comprar suministros de oficina o de pagar gastos de hotel y transporte durante viajes empresariales; pueden usar la cuenta de empresa en su lugar. La tarjeta de plástico muestra el nombre de la empresa, el número de tarjeta de crédito y el nombre del empleado.

La principal ventaja de una tarjeta de crédito es su capacidad para proporcionar crédito a corto plazo. Mientras que el efectivo se gasta de inmediato y los pagos que se realizan a través de girocard se cargan en la cuenta al cabo de unos días, los gastos incurridos con una tarjeta de crédito se liquidan al final del mes a través de una cuenta de referencia. Con estas tarjetas de débito diferido, la empresa de la tarjeta de crédito no cobra intereses sobre el dinero adelantado. Hay alrededor de 38.4 millones de tarjetas de crédito actualmente en circulación en Alemania.

Las tarjetas de crédito comerciales funcionan para empresas de todos los tamaños, desde empresas unipersonales hasta grandes corporaciones. El único requisito para obtener una tarjeta es contar con un buen crédito. Las solicitudes se pueden realizar a través de bancos o directamente a los emisores. Los emisores más conocidos de tarjetas de crédito empresariales son Visa, Mastercard, American Express y Diners Club.

Las tarjetas de crédito empresariales virtuales o digitales también pueden servir como alternativas a las tarjetas de plástico físicas. Estas se pueden utilizar a través de sistemas de pagos móviles como Apple Pay o Google Pay.Stripe Issuing puede ayudarte con su programa de tarjeta individual, ya sea que se trate de tarjetas físicas o virtuales. Issuing permite crear, administrar, personalizar y escalar el programa de tarjeta empresarial.

¿Qué tipos de tarjetas de crédito empresariales existen?

Aunque las líneas se están volviendo cada vez más borrosas, hay dos tipos principales de tarjetas de crédito empresariales: tarjetas de empresa y tarjetas corporativas.
Una tarjeta de empresa es una tarjeta de crédito diseñada para pequeñas y medianas empresas. Es más barata y más fácil de solicitar que una tarjeta corporativa, pero generalmente solo ofrece funcionalidades básicas de gestión de gastos y contabilidad. Una tarjeta corporativa, por otro lado, ofrece soluciones personalizadas al momento de administrar grandes gastos, manejar planes de viaje complejos y acceder a descuentos especiales. Como resultado, es una mejor opción para empresas más grandes.

Además, las empresas suelen estar restringidas a un número limitado de tarjetas de empresa, mientras que normalmente no hay límite en el número de tarjetas corporativas que se pueden emitir. También hay una diferencia entre las tarjetas de crédito corporativas y las tarjetas de viaje corporativas.

¿Qué es una tarjeta de viaje corporativa?

Una tarjeta de viaje corporativa es una tarjeta de crédito que se utiliza más que nada para pagar los gastos de viajes de empresa. Esto incluye principalmente reservas de hotel y el costo de vuelos, viajes en tren o alquiler de automóviles. Los gastos no relacionados con los viajes de empresa no se pueden pagar con una tarjeta de viaje corporativa. Además, no se puede utilizar con el objetivo de retirar efectivo o realizar pagos mientras se viaja. Se emite una tarjeta de viaje corporativa a la empresa, no al particular. En lugar de emitir una tarjeta física, la empresa a menudo proporciona un número que se puede dar a las empresas asociadas, como aerolíneas u hoteles.

¿Cuáles son las ventajas de una tarjeta de crédito para empresas?

Las tarjetas de crédito empresariales ofrecen a las empresas una forma conveniente de administrar y controlar los gastos, al tiempo que brindan varias características y beneficios. A continuación, brindamos un resumen de los beneficios más importantes:

• Simplificación: las tarjetas de crédito empresariales simplifican enormemente los pagos de empresa y ayudan a mantener separados los gastos de la empresa y los personales. También simplifican la contabilidad porque los empleados no tienen que presentar recibos particulares a la empresa. Los gastos son fáciles de seguir, y los informes de gastos de la empresa se pueden generar con rapidez.
  
• Liquidez: debido a que la cuenta de empresa no se debita hasta fin de mes, los pagos con tarjeta de crédito empresarial mejoran la liquidez a corto plazo de la empresa.
  
• Sin pago adelantado: los empleados no necesitan hacer pagos personales con anticipación por gastos de la empresa. Además, casi no llevan efectivo.
  
• Condiciones: en comparación con las compras de tarjeta personales, las tarjetas de crédito empresariales a menudo ofrecen condiciones más favorables. Pueden ofrecer retiros de efectivo gratuitos en el extranjero o condiciones de pago a más largo plazo. Además, a menudo hay descuentos en gastos de empresa, como puntos de bonificación por millas aéreas o reembolso en efectivo en ciertas categorías de gastos. También se pueden incluir paquetes de seguros, como cancelación de viaje o seguro médico internacional.
  
• Responsabilidad: con las tarjetas de crédito empresariales, la empresa, no el empleado particular, es responsable de todas las deudas y responsabilidades que surjan del uso de la tarjeta. Esto significa que las personas no tienen que pasar por una verificación de crédito.
  
• Control de gastos: las empresas pueden usar la tarjeta de crédito empresarial para establecer límites de gasto específicos, de forma de controlar lo que gastan los empleados.
  

¿Cuáles son las desventajas de una tarjeta de crédito empresarial?

Si bien las tarjetas de crédito empresariales tienen varias ventajas, también existen algunas desventajas potenciales que debes tener en cuenta:

• Elección limitada de emisores: hay menos proveedores de tarjetas de crédito empresariales que de tarjetas de crédito personales.
  
• Riesgo de fraude: los empleados que abandonan la empresa pueden presentar un riesgo de fraude. Si la empresa no recupera la tarjeta de crédito empresarial de los empleados que se van, sigue siendo responsable de los gastos en los que puedan incurrir.
  
• _Carga administrativa: _ las tarjetas de crédito empresariales a menudo vienen con una mayor carga administrativa. Sin embargo, una vez que el proceso contable se establece correctamente, esta desventaja puede convertirse en una ventaja debido al tiempo ahorrado.
  

¿Qué regulaciones de la UE se aplican desde la introducción del Reglamento de la UE 2015/751?

Desde 2015, se introdujeron nuevas normas en relación con las tarjetas de crédito empresariales a nivel de la UE en virtud del Reglamento sobre “tasas de intercambio para transacciones de pago basadas en tarjetas” (2015/751). Como resultado, una tarjeta de crédito empresarial solo puede clasificarse como tal si sus transacciones se procesan a través de la cuenta corporativa de una empresa.

Hasta 2015, era posible vincular una tarjeta de crédito empresarial a la cuenta personal del titular. Los emisores de tarjetas podían mantener una cuenta separada para sus clientes, que estaba vinculada a su cuenta principal. Ahora, las empresas deben establecer una cuenta de pago oficial. Esto significa que solo se puede acordar un contrato entre el emisor de la tarjeta y la empresa. El reglamento de la UE tiene como objetivo garantizar que los gastos privados y de las empresas puedan separarse de forma clara. Como resultado, las empresas son totalmente responsables de las transacciones realizadas con la tarjeta de crédito de la empresa.

¿Qué impacto tienen las regulaciones de la UE en las empresas?

Debido a que las empresas son responsables de todos los pagos realizados con tarjetas de crédito empresariales, deben existir las salvaguardias adecuadas. Debe haber una fuerte relación de confianza entre la gerencia y los titulares de tarjetas. Sin embargo, se recomienda tener un acuerdo por escrito que defina claramente los fines para los que se puede y no se puede utilizar la tarjeta de crédito empresarial.

La regla más importante es la siguiente: la tarjeta solo se puede usar para gastos empresariales. Los pagos personales están prohibidos. Además, el acuerdo debe incluir información detallada sobre el uso adecuado de la tarjeta y qué hacer en caso de pérdida o robo. Algunos emisores de tarjetas ofrecen un servicio de SMS de confirmación de pago. Esto permite determinar rápidamente si la tarjeta se está utilizando sin autorización.

También se recomienda establecer un límite de gasto de la tarjeta. Se puede establecer un límite de gasto particular para cada empleado que utilice una tarjeta de crédito corporativa. Este límite se puede aumentar durante ciertos períodos de tiempo, como cuando se planifica un viaje de empresa prolongado y se anticipan gastos más altos.

Idealmente, la gerencia debe designar a una o más personas para que sirvan como punto de contacto de los usuarios de la tarjeta. Pueden proporcionar información en caso de incertidumbre y asistencia rápida en caso de emergencia. Además, estas personas deben asegurarse de que los contratos de tarjetas se cancelen de manera oportuna y que las tarjetas de crédito empresariales se recuperen de los empleados que dejan la empresa.