Desde que el Reglamento (UE) 2015/751 entró en vigor en 2015, se han aplicado nuevas normas en lo relativo a las tarjetas de crédito de empresa. Estas normas tienen un impacto directo en la responsabilidad de una empresa, por lo que es importante estar familiarizado con la directiva de la UE.

En este artículo, hablaremos sobre qué se considera exactamente una tarjeta de crédito de empresa, qué ventajas y desventajas tiene, y qué requisitos deben cumplirse desde la implementación del Reglamento 2015/751 de la UE. También explicaremos las implicaciones de la normativa para las empresas y qué precauciones deben tomar para protegerse.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una tarjeta de crédito de empresa?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de una tarjeta de crédito de empresa?
  
• ¿Cuáles son las desventajas de una tarjeta de crédito de empresa?
  
• ¿Qué normativa de la UE se aplica desde la entrada en vigor del Reglamento (UE) 2015/751?
  
• ¿Qué impacto tienen los reglamentos de la UE en las empresas?
  

¿Qué es una tarjeta de crédito de empresa?

Una tarjeta de crédito de empresa, a veces llamada tarjeta de crédito comercial, es una tarjeta de crédito utilizada por las empresas con fines comerciales para cubrir los gastos de la empresa. Los empleados de una empresa pueden usarlo para pagar bienes o servicios sin usar efectivo. Por ejemplo, los empleados no necesitan usar sus cuentas personales para comprar suministros de oficina o para pagar los gastos de hotel y transporte durante los viajes de negocios; en su lugar, pueden usar la cuenta de empresa. La tarjeta de plástico muestra el nombre de la empresa, el número de tarjeta de crédito y el nombre del empleado.

La principal ventaja de una tarjeta de crédito es su capacidad para proporcionar crédito a corto plazo. Mientras que el efectivo se gasta inmediatamente y los pagos realizados con girocard se adeudan de la cuenta después de unos días, los gastos efectuados con una tarjeta de crédito se liquidan a fin de mes a través de una cuenta de referencia. Con estas tarjetas de crédito, la compañía de tarjetas de crédito no cobra intereses sobre el dinero adelantado. Actualmente hay alrededor de 38,4 millones de tarjetas de crédito en circulación en Alemania.

Las tarjetas de crédito comerciales funcionan para empresas de todos los tamaños, desde empresas unipersonales hasta grandes corporaciones. El único requisito para obtener una tarjeta es tener una buena calificación crediticia. Las solicitudes pueden hacerse a través de las entidades bancarias o directamente a los emisores. Los emisores más conocidos de tarjetas de crédito comerciales son Visa, Mastercard, American Express y Diners Club.

Las tarjetas de crédito de empresa virtuales o digitales también pueden servir como alternativas a las tarjetas de plástico físicas. Estas se pueden utilizar a través de sistemas de pago móviles como Apple Pay o Google Pay. Stripe Issuing puede ayudarte con tu programa de tarjetas particular, tanto si se trata de tarjetas físicas como virtuales. Issuing te permite crear, gestionar, personalizar y ampliar tu programa de tarjetas de empresa.

¿Qué tipos de tarjetas de crédito de empresa existen?

Aunque a veces es muy difícil distinguirlas, hay dos tipos principales de tarjetas de crédito de empresa: las tarjetas de empresa y las tarjetas corporativas.
Una tarjeta de empresa es una tarjeta de crédito diseñada para pequeñas y medianas empresas. Es más barata y fácil de solicitar que una tarjeta corporativa, aunque por lo general solo ofrece funciones básicas de contabilidad y gestión de gastos. Una tarjeta corporativa, por otro lado, ofrece soluciones personalizadas para administrar grandes gastos, manejar planes de viaje complejos y acceder a descuentos especiales. Por lo tanto, es una opción más recomendable para empresas más grandes.

Además, las empresas suelen estar sujetas a un número limitado de tarjetas de empresa, mientras que normalmente no hay límite en el número de tarjetas corporativas que se pueden emitir. También hay una diferencia entre las tarjetas de crédito corporativas y las tarjetas de viaje corporativas.

¿Qué es una tarjeta de viaje corporativa?

Una tarjeta de viaje corporativa es una tarjeta de crédito que se utiliza principalmente para pagar los gastos de los viajes de negocios. Esto incluye básicamente las reservas de hotel y el coste de los vuelos, los viajes en tren o el alquiler de automóviles. Los gastos no relacionados con los viajes de negocios no se pueden pagar con una tarjeta de viaje corporativa. Además, no se puede utilizar para retirar dinero en efectivo o realizar pagos mientras se viaja. La tarjeta de viaje corporativa se emite a la empresa, no al particular. En lugar de emitir una tarjeta física, la empresa suele proporcionar un número que se puede dar a empresas asociadas, como aerolíneas u hoteles.

¿Cuáles son las ventajas de una tarjeta de crédito de empresa?

Las tarjetas de crédito de empresa ofrecen a las empresas una forma práctica de administrar y controlar los gastos, al tiempo que presentan varias funciones y ventajas. Este es un resumen de las ventajas más destacadas:

• Simplificación: Las tarjetas de crédito de empresa simplifican en gran medida los pagos comerciales y ayudan a separar los gastos de empresa y los gastos personales. También simplifican la contabilidad, ya que los empleados no tienen que presentar recibos individuales a la empresa. Los gastos son fáciles de rastrear y los informes de gastos de empresa se pueden generar rápidamente.
  
• Liquidez: Dado que la cuenta de la empresa no se adeuda hasta final de mes, los pagos con tarjeta de crédito de la empresa mejoran la liquidez a corto plazo de la empresa.
  
• Sin pago por adelantado: Los empleados no necesitan hacer adelantos personales para los gastos de la empresa. Además, eso les permite no tener que llevar dinero en efectivo encima.
  
• Condiciones: En comparación con las compras con tarjeta personal, las tarjetas de crédito de empresa suelen ofrecer condiciones más favorables. Pueden ofrecer retiradas de efectivo gratuitas en el extranjero o plazos de pago más largos. Además, a menudo hay descuentos disponibles en los gastos de empresa, como puntos de bonificación por millas aéreas o devolución de efectivo en determinadas categorías de gasto. También se pueden incluir paquetes de seguros, como cancelación de viaje o seguro médico internacional.
  
• Responsabilidad: Con las tarjetas de crédito de empresa es la empresa, y no el empleado individual, la que asume la responsabilidad de todas las deudas y obligaciones derivadas del uso de la tarjeta. Esto significa que las personas no tienen que pasar por una verificación de crédito.
  
• Control del gasto: Las empresas pueden utilizar la tarjeta de crédito empresarial para establecer límites de gastos específicos, controlando así los gastos de los empleados.
  

¿Cuáles son las desventajas de una tarjeta de crédito de empresa?

Si bien las tarjetas de crédito de empresa tienen varias ventajas, también existen algunos inconvenientes que deben tenerse en cuenta:

• Elección limitada de emisores: Hay menos proveedores de tarjetas de crédito de empresa que de tarjetas de crédito personales.
  
• Riesgo de fraude: Los empleados que abandonan la empresa pueden plantear riesgos de fraude. Si la empresa no recupera la tarjeta de crédito de empresa de los empleados que se van, sigue siendo responsable de cualquier gasto en el que puedan incurrir.
  
• Carga administrativa: Las tarjetas de crédito de empresa suelen acarrear una mayor carga administrativa. Sin embargo, una vez que el proceso contable está bien establecido, esta desventaja puede convertirse en una ventaja debido al tiempo que se ahorra.
  

¿Qué normativa de la UE se aplica desde la entrada en vigor del Reglamento (UE) 2015/751?

Desde 2015 se han introducido nuevas normas relativas a las tarjetas de crédito de empresa en el conjunto de la UE en virtud del Reglamento sobre «tasas de intercambio para transacciones de pago basadas en tarjetas» (2015/751). En consecuencia, una tarjeta de crédito de empresa solo puede clasificarse como tal si sus transacciones se procesan a través de la cuenta corporativa de una empresa.

Hasta 2015, era posible vincular una tarjeta de crédito de empresa a la cuenta personal del titular. Los emisores de tarjetas podían mantener una cuenta separada para sus clientes vinculada a su cuenta principal. Ahora, las empresas deben configurar una cuenta de pago oficial. Esto significa que solo se puede acordar un contrato entre el emisor de la tarjeta y la empresa. El reglamento de la UE tiene como objetivo garantizar que los gastos privados y empresariales puedan separarse claramente. Por eso, las empresas asumen toda la responsabilidad de las transacciones realizadas con la tarjeta de crédito de la empresa.

¿Qué impacto tienen los reglamentos de la UE en las empresas?

Dado que las empresas son responsables de todos los pagos realizados con tarjetas de crédito de empresa, se deben implementar las medidas de seguridad adecuadas. Debe existir una sólida relación de confianza entre la dirección y los titulares de las tarjetas. Sin embargo, es recomendable tener un acuerdo por escrito que defina claramente los fines para los que se puede y no se puede utilizar la tarjeta de crédito de empresa.

La regla más importante es la siguiente: la tarjeta solo se puede usar para gastos de empresa. Se prohíben los pagos personales. Además, el acuerdo debe incluir información detallada sobre el uso adecuado de la tarjeta y qué hacer en caso de pérdida o robo. Algunos emisores de tarjetas ofrecen un servicio de confirmación del pago por SMS. Esto te permite determinar rápidamente si la tarjeta se está utilizando sin autorización.

También se recomienda un límite de gasto con la tarjeta. Se puede establecer un límite de gasto individual para cada empleado que utilice una tarjeta de crédito corporativa. Este límite se puede aumentar durante ciertos períodos de tiempo (por ejemplo, cuando se planifica un viaje de negocios prolongado y se anticipan gastos más elevados).

Lo ideal sería que la dirección designara a una o más personas para que sirvieran de punto de contacto para los usuarios de tarjetas. Pueden proporcionar información en caso de incertidumbre y asistencia rápida en caso de emergencia. Además, estas personas deben asegurarse de que los contratos con tarjeta se cancelen a su debido tiempo y de que se recuperen las tarjetas de crédito de la empresa que estén en posesión de los empleados que hayan abandonado la empresa.