Seit der 2015 in Kraft getretenen EU-Verordnung 2015/751 gelten für Firmenkreditkarten neue Regelungen. Diese haben einen direkten Einfluss auf die Haftung der Unternehmen, weshalb es wichtig ist, mit der EU-Richtlinie vertraut zu sein. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Firmenkreditkarte ist, welche Vor- und Nachteile sie hat und welche Vorgaben seit der EU-Verordnung 2015/751 zu beachten sind. Darüber hinaus erläutern wir, welche Folgen die Richtlinie für Unternehmen hat und welche Vorkehrungen sie zu ihrem Schutz treffen sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Firmenkreditkarte?
  
• Welche Vorteile hat eine Firmenkreditkarte?
  
• Welche Nachteile hat eine Firmenkreditkarte?
  
• Welche EU-Regelungen gelten seit der Einführung der EU-Verordnung 2015/751?
  
• Welche Folgen haben die EU-Regelungen für Unternehmen?
  

Was ist eine Firmenkreditkarte?

Eine Firmenkreditkarte, gelegentlich auch Geschäftskreditkarte genannt, ist eine Kreditkarte, die von Unternehmen für geschäftliche Zwecke genutzt wird, um Geschäftsausgaben abzuwickeln. Mitarbeitende des Unternehmens können damit Waren oder Dienstleistungen bargeldlos bezahlen. Beispielsweise für den Kauf von Büromaterialien oder Hotel- und Mobilitätskosten auf Geschäftsreisen müssen sie folglich nicht ihr persönliches Konto belasten, sondern können das Firmenkonto nutzen. Auf der Plastikkarte sind der Firmenname, die Kreditkartennummer sowie der Name der Mitarbeiterin beziehungsweise des Mitarbeiters zu finden.

Der grundsätzliche Vorteil einer Kreditkarte ist, dass mit ihr ein kurzfristiger Kredit in Anspruch genommen werden kann: Während Bargeld sofort weg ist und Zahlungen per girocard nach wenigen Tagen vom Konto gebucht werden, werden Ausgaben über die Kreditkarte erst am Ende des Monats über ein Referenzkonto beglichen. Bei diesen sogenannten Charge Cards wird von der Kreditkartengesellschaft für das vorgestreckte Geld kein Zins erhoben. Aktuell befinden sich in Deutschland rund 38,4 Millionen Kreditkarten im Umlauf.

Firmenkreditkarten eignen sich für Firmen jeder Größe – vom Einzelunternehmen bis zum Großkonzern. Einzige Voraussetzung für den Erhalt einer Karte ist eine gute Bonität. Eine Beantragung ist über Banken oder die Anbieter/innen selbst möglich. Die bekanntesten Herausgeber/innen für Firmenkreditkarten sind Visa, Mastercard, American Express und Diners Club.

Auch virtuelle oder digitale Firmenkreditkarten sind als Alternative zur haptischen Plastikkarte erhältlich. Diese können über mobile Bezahlsysteme wie Apple Pay oder Google Pay genutzt werden. Stripe Issuing unterstützt Sie bei Ihrem individuellen Kartenprogramm, egal ob physisch oder virtuell. Mit Issuing können Sie ihr kommerzielles, personalisierbares Kartenprogramm erstellen, verwalten und skalieren.

Welche Arten von Firmenkreditkarten gibt es?

Obwohl die Grenzen zunehmend verschwimmen, wird grob zwischen Business Cards und Corporate Cards unterschieden. Eine Business Card ist eine Firmenkreditkarte, die sich vor allem für kleine und mittlere Unternehmen eignet. Sie ist günstiger und einfacher zu beantragen als eine Corporate Card, bietet dafür jedoch auch nur grundlegende Funktionen zur Ausgabenkontrolle und Buchhaltung. Eine Corporate Card erlaubt darüber hinaus maßgeschneiderte Lösungen für die Verwaltung großer Ausgaben und komplexer Reisepläne sowie spezielle Rabatte. Daher eignet sie sich vor allem für große Unternehmen. Zudem wird an Unternehmen häufig nur eine begrenzte Anzahl von Business Cards herausgegeben, während es für die Anzahl von Corporate Cards keine Beschränkung gibt. Grundsätzlich muss die Firmenkreditkarte von der Reisestellenkarte unterschieden werden.

Was ist eine Reisestellenkarte?

Eine Reisestellenkarte oder Company Card ist eine Kreditkarte, die vorrangig für die Bezahlung von Ausgaben auf Dienstreisen genutzt wird. Dies betrifft vor allem Hotelreservierungen sowie Kosten für Flüge, Bahnfahrten oder Mietwagen. Ausgaben, die keinen Bezug zu einer Geschäftsreise haben, können demnach mit einer Reisestellenkarte nicht beglichen werden. Zudem kann mit ihr kein Geld abgehoben oder unterwegs bezahlt werden. Eine Reisestellenkarte ist nicht personenbezogen, sondern auf die Firma ausgestellt. Statt einer physischen Karte wird häufig eine Nummer ausgegeben, die bei Partnerunternehmen wie Fluglinien oder Hotels angegeben wird.

Welche Vorteile hat eine Firmenkreditkarte?

Firmenkreditkarten bieten Unternehmen eine bequeme Möglichkeit, Ausgaben zu verwalten und zu kontrollieren sowie von verschiedenen Funktionen und Vorteilen zu profitieren. Die wichtigsten Vorteile finden Sie hier im Überblick:

• Vereinfachung: Firmenkreditkarten sorgen für eine erhebliche Vereinfachung des betrieblichen Zahlungsverkehrs und erlauben eine klare Trennung von beruflichen und privaten Kosten. Zudem vereinfachen sie die Buchhaltung, da die Mitarbeiter/innen keine Einzelbelege beim Unternehmen einreichen müssen. Sämtliche Ausgaben können einfach nachverfolgt werden und auch eine Erstellung von Berichten über die Geschäftsausgaben ist schnell möglich.
  
• Liquidität: Da das Geschäftskonto bei Zahlungen mit der Firmenkreditkarte erst zum Monatsende belastet wird, erhöht sie die kurzfristige Liquidität des Unternehmens.
  
• Keine Vorleistung: Mitarbeiter/innen müssen für Firmenausgaben nicht persönlich in Vorleistung gehen. Zudem müssen sie kein oder weniger Bargeld bei sich tragen.
  
• Konditionen: Im Vergleich zum privaten Kartenerwerb gelten für Firmenkreditkarten häufig günstigere Konditionen. Auch gebührenfreie Abhebungen von Bargeld im Ausland oder längere Zahlungsziele sind möglich. Zudem gibt es häufig Rabatte für geschäftliche Ausgaben – zum Beispiel Bonuspunkte für Flugmeilen oder Cashback für bestimmte Ausgabenkategorien. Auch Versicherungspakete können enthalten sein, zum Beispiel in Form einer Reiserücktritts- oder Auslandskrankenversicherung.
  
• Haftung: Bei Firmenkreditkarten haftet das Unternehmen für sämtliche Schulden und Verbindlichkeiten, die durch die Nutzung der Karte entstehen, nicht die einzelnen Mitarbeiter/innen. Damit entfällt eine individuelle Bonitätsprüfung.
  
• Ausgabenkontrolle: Das Unternehmen kann über die Firmenkreditkarte bestimmte Ausgabenlimits festlegen und damit die Ausgaben der Mitarbeiter/innen kontrollieren.
  

Welche Nachteile hat eine Firmenkreditkarte?

Neben den zahlreichen Vorteilen von Firmenkreditkarten gibt es auch einige potenzielle Nachteile, die beachtet werden sollten:

• Begrenzte Anbieterauswahl: Für Firmenkreditkarten gibt es weniger Anbieter/innen als für private Kreditkarten.
  
• Betrugsrisiko: Es besteht ein Betrugsrisiko bei Mitarbeiter/innen, die aus dem Unternehmen ausscheiden. Wenn es das Unternehmen versäumt, ihnen die Firmenkreditkarte abzunehmen, haftet es weiterhin für die getätigten Ausgaben.
  
• Verwaltungsaufwand: Die Einführung von Firmenkreditkarten ist mit einem erhöhten Verwaltungsaufwand verbunden. Ist die Buchhaltung „eingespielt“, wird sich der vermeintliche Nachteil durch die Zeitersparnis jedoch in einen Vorteil wandeln.
  

Welche EU-Regelungen gelten seit der Einführung der EU-Verordnung 2015/751?

Seit 2015 gelten neue Regelungen hinsichtlich der Firmenkreditkarte, die auf EU-Ebene im Rahmen der „Verordnung über Interbankenentgelte für kartengebundene Zahlungsvorgänge“ (2015/751) eingeführt wurden. Seither darf eine Firmenkreditkarte nur als solche bezeichnet werden, wenn ihre Zahlungen über das Firmenkonto eines Unternehmens abgewickelt werden.

Bis 2015 war es möglich, eine Firmenkreditkarte mit dem privaten Konto einer Inhaberin beziehungsweise eines Inhabers zu verknüpfen. Bis 2015 war es möglich, eine Firmenkreditkarte mit dem privaten Konto einer Inhaberin beziehungsweise eines Inhabers zu verknüpfen. Die Kartenherausgeber/innen konnten ein eigenes, mit Ihrem Konto verknüpftes Konto für ihre Kundinnen und Kunden führen. Nun müssen Unternehmen zwingend ein offizielles Zahlungskonto einrichten. Ein Vertrag darf damit ausschließlich zwischen den Herausgeberinnen beziehungsweise Herausgebern der Karten und den Unternehmen geschlossen werden. Die EU-Regelung soll unter anderem eine klare Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben garantieren. In der Folge haften die Unternehmen vollumfänglich für die mit der Firmenkreditkarte getätigten Transaktionen.

Welche Folgen haben die EU-Regelungen für Unternehmen?

Da die Unternehmen für sämtliche Zahlungen mit der Firmenkreditkarte haften, müssen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Grundsätzlich sollte ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen Geschäftsführung und den Karteninhaberinnen beziehungsweise -inhabern vorherrschen. Dennoch empfiehlt es sich, eine schriftliche Nutzungsvereinbarung aufzusetzen, die genau regelt, für welche Zwecke die Firmenkreditkarte zum Einsatz kommen darf und für welche nicht. Die wichtigste Grundregel lautet dabei: Die Karte darf ausschließlich für geschäftliche Ausgaben verwendet werden. Private Zahlungen sind auszuschließen. Darüber hinaus sollte die Nutzungsvereinbarung detaillierte Informationen beinhalten, was beim Einsatz der Karte zu beachten ist und was im Falle eines Verlusts oder Diebstahls zu tun ist. Einige Kartenherausgeber/innen bieten als Service eine Zahlungsbestätigung per Kurznachricht an. Auf diese Weise lässt sich schnell feststellen, ob die Karte unbefugt genutzt wird.

Ebenfalls empfehlenswert ist ein Kartenlimit. Für alle Mitarbeiter/innen kann eine individuelle Obergrenze für Ausgaben mit der Firmenkreditkarte festgelegt werden. Dieses Limit kann für einzelne Zeiträume nach oben gesetzt werden – beispielsweise, wenn eine längere Geschäftsreise ansteht, bei der mit höheren Ausgaben zu rechnen ist.

Bestenfalls wird von der Geschäftsführung eine Person oder mehrere bestimmt, die den Kartennutzerinnen und -nutzern als Ansprechpartner/innen dienen. Sie können im Zweifelsfall Auskunft geben und im Notfall schnell helfen. Darüber hinaus sollten die betreffenden Personen dafür zuständig sein, Kartenverträge rechtzeitig zu kündigen und die Firmenkreditkarten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einzuziehen, die das Unternehmen verlassen.