Depuis l'entrée en vigueur du règlement UE 2015/751 en 2015, de nouvelles règles s'appliquent aux cartes de crédit professionnelles. Ces règles ayant un impact direct sur la responsabilité d'une entreprise, il est donc important de connaître la directive européenne.

Dans cet article, nous préciserons ce qu'est une carte de crédit professionnelle, ses avantages et ses inconvénients, et les exigences à respecter depuis l'entrée en vigueur du règlement UE 2015/751. Nous aborderons également les conséquences de cette réglementation pour les entreprises et les précautions qu'elles doivent prendre pour se protéger.

Sommaire de cet article

• Qu'est-ce qu'une carte de crédit professionnelle ?
  
• Quels sont les avantages des cartes de crédit professionnelles ?
  
• Quels sont les inconvénients des cartes de crédit professionnelles ?
  
• Quelles sont les réglementations européennes applicables depuis l'introduction du règlement UE 2015/751 ?
  
• Quel est l'impact des réglementations européennes sur les entreprises ?
  

Qu'est-ce qu'une carte de crédit professionnelle ?

Une carte de crédit professionnelle, parfois appelée carte de crédit d'entreprise, est une carte de crédit utilisée par les entreprises à des fins professionnelles pour couvrir leurs dépenses. Les employés d'une entreprise peuvent l'utiliser pour payer des biens ou services sans utiliser d'espèces. Par exemple, les employés n'ont pas besoin d'utiliser leur compte personnel pour acheter des fournitures de bureau ou payer les frais d'hôtel et de transport lors de voyages d'affaires ; ils peuvent utiliser le compte de l'entreprise. La carte plastifiée affiche le nom de l'entreprise, le numéro de carte et le nom de l'employé.

Le principal avantage d'une carte de crédit est sa capacité à fournir un crédit à court terme. Tandis que les espèces sont immédiatement dépensées et les paiements effectués par girocard sont débités du compte au bout de quelques jours, les dépenses effectuées par carte de crédit sont réglées à la fin du mois via un compte de référence. Avec ces cartes à débit différé, la banque émettrice ne facture pas d'intérêts sur les fonds avancés. En Allemagne, environ 38,4 millions de cartes de crédit sont actuellement en circulation.

Les cartes de crédit professionnelles conviennent aux entreprises de toutes tailles, des entreprises individuelles aux grands groupes. La seule condition pour obtenir une carte est une bonne cote de crédit. Les demandes peuvent être effectuées auprès des banques ou directement auprès des émetteurs. Les émetteurs de cartes de crédit professionnelles les plus connus sont Visa, Mastercard, American Express et Diners Club.

Les cartes de crédit professionnelles virtuelles ou numériques peuvent également servir d'alternatives aux cartes physiques plastifiées. Celles-ci peuvent être utilisées via des systèmes de paiement mobiles tels qu'Apple Pay ou Google Pay. Stripe Issuing peut vous aider à mettre en place votre programme de cartes individuel, qu'il s'agisse de cartes physiques ou virtuelles. Issuing vous permet de créer, gérer, personnaliser et développer votre programme de cartes professionnelles.

Quels sont les types de cartes de crédit professionnelles ?

Bien que les frontières soient de plus en plus floues, il existe deux principaux types de cartes de crédit professionnelles : les cartes affaires et les cartes entreprise.
Une carte affaires est une carte de crédit conçue pour les petites et moyennes entreprises. Elle est moins chère et le processus de demande est plus simple que celui d'une carte entreprise, mais elle n'offre généralement que des fonctionnalités de base de comptabilité et de gestion des dépenses. Une carte entreprise offre quant à elle des solutions personnalisées pour gérer des dépenses importantes et des projets de voyage complexes, et bénéficier de remises spéciales. Par conséquent, elle convient mieux aux grandes entreprises.

De plus, les entreprises sont souvent limitées à un certain nombre de cartes affaires, tandis qu'il n'y a généralement pas de limite quant au nombre de cartes entreprise pouvant être émises. Il existe également une différence entre les cartes entreprise et les cartes logées.

Qu'est-ce qu'une carte logée ?

Une carte logée est une carte de crédit principalement utilisée pour payer les dépenses liées aux voyages d'affaires. Cela comprend essentiellement les réservations d'hôtel, les billets d'avion, les billets de train et les locations de voitures. Les dépenses non liées aux voyages d'affaires ne peuvent pas être réglées avec une carte logée. De plus, elle ne peut être utilisée pour retirer de l'argent ou effectuer des paiements en voyage. La carte logée est délivrée à l'entreprise, et non aux employés. Plutôt que d'émettre une carte physique, l'entreprise fournit souvent un numéro qui peut être donné à des entreprises partenaires, telles que des compagnies aériennes ou des hôtels.

Quels sont les avantages des cartes de crédit professionnelles ?

Particulièrement pratiques, les cartes de crédit professionnelles permettent aux entreprises de gérer et de contrôler leurs dépenses, tout en offrant plusieurs caractéristiques et avantages. Voici un aperçu des principaux avantages :

• Simplification : les cartes de crédit professionnelles simplifient grandement les paiements des entreprises et aident à séparer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles. Elles facilitent également la comptabilité, car les employés n'ont pas à fournir de reçus à l'entreprise. Les dépenses sont faciles à suivre et les notes de frais peuvent être générées rapidement.
  
• Liquidités : étant donné que le compte de l'entreprise n'est débité qu'à la fin du mois, les paiements par carte de crédit professionnelle améliorent les liquidités de l'entreprise à court terme.
  
• Aucune somme à avancer : les employés n'ont pas besoin d'avancer les dépenses de l'entreprise via leurs fonds personnels. Ils ont également peu ou pas besoin d'avoir des espèces sur eux.
  
• Conditions : par rapport aux achats par carte personnelle, les cartes de crédit professionnelles offrent souvent des conditions plus avantageuses. Elles peuvent offrir des retraits d'espèces gratuits à l'étranger ou des délais de paiement plus longs. De plus, des réductions sur les dépenses professionnelles sont souvent disponibles, telles que des points bonus pour les miles en cas de voyage en avion, ou du cashback pour certaines catégories de dépenses. Des formules d'assurance peuvent également être incluses, comme l'annulation voyage ou l'assurance maladie internationale.
  
• Responsabilité : avec les cartes de crédit professionnelles, c'est l'entreprise, et non l'employé, qui est responsable de toutes les dettes et responsabilités découlant de l'utilisation de la carte. Cela signifie que les employés n'ont pas à se soumettre à une vérification de crédit.
  
• Contrôle des dépenses : les entreprises peuvent utiliser la carte de crédit professionnelle pour fixer des limites de dépenses spécifiques, contrôlant ainsi les dépenses des employés.
  

Quels sont les inconvénients des cartes crédit professionnelles ?

Bien que les cartes de crédit professionnelles présentent de nombreux avantages, certains inconvénients potentiels doivent être pris en compte :

• Choix limité des émetteurs : les émetteurs de cartes de crédit professionnelles sont moins nombreux que les fournisseurs de cartes de crédit personnelles.
  
• Risque de fraude : les employés qui quittent l'entreprise peuvent présenter un risque de fraude. Si l'entreprise ne parvient pas à récupérer les cartes de crédit professionnelles auprès des employés avant leur départ, elle reste responsable de toutes les dépenses qu'ils pourraient engager.
  
• Charge administrative : les cartes de crédit professionnelles représentent souvent une surcharge administrative. Cependant, une fois le processus comptable bien établi, cet inconvénient peut rapidement se transformer en avantage, car elles permettent de gagner du temps.
  

Quelles sont les réglementations européennes applicables depuis l'introduction du règlement UE 2015/751 ?

Depuis 2015, de nouvelles règles entourant les cartes de crédit professionnelles ont été introduites en Europe en vertu du règlement sur les « commissions d'interchange pour les opérations de paiement liées à une carte » (2015/751). Par conséquent, une carte de crédit professionnelle peut uniquement être considérée comme telle si les transactions sont traitées par l'intermédiaire du compte de l'entreprise.

Jusqu'en 2015, il était possible de lier une carte de crédit professionnelle au compte personnel du titulaire. Les émetteurs de cartes pouvaient créer pour leurs clients un compte distinct lié à leur compte principal. Désormais, les entreprises doivent créer un compte de paiement officiel. Cela signifie qu'un contrat ne peut être conclu qu'entre l'émetteur de la carte et l'entreprise. Le règlement de l'UE vise à faire en sorte que les dépenses privées et professionnelles puissent être clairement séparées. Par conséquent, les entreprises assument l'entière responsabilité des transactions effectuées avec la carte de crédit de l'entreprise.

Quel est l'impact des réglementations européennes sur les entreprises ?

Étant donné que les entreprises sont responsables de tous les paiements effectués avec des cartes de crédit professionnelles, des mesures de protection appropriées doivent être mises en place. La direction doit tout d'abord nouer une forte relation de confiance avec les titulaires de cartes. Il est par ailleurs conseillé d'établir un contrat écrit qui définit clairement les fins pour lesquelles la carte de crédit professionnelle peut et ne peut pas être utilisée.

La règle la plus importante est la suivante : la carte doit uniquement être utilisée pour effectuer des dépenses professionnelles. Les paiements personnels sont interdits. En outre, le contrat doit inclure des informations détaillées sur le bon usage des cartes et la marche à suivre en cas de perte ou de vol. Certains émetteurs de cartes proposent un service de confirmation de paiement par SMS. Cela permet de déterminer rapidement si la carte a été utilisée sans autorisation.

Il est également recommandé d'appliquer une limite de dépenses sur chaque carte. Les cartes de crédit professionnelles permettent de définir une limite de dépenses pour chaque employé. Cette limite peut être augmentée au cours de certaines périodes, par exemple lorsqu'un voyage d'affaires prolongé engendrant des dépenses supplémentaires est prévu.

Idéalement, la direction doit désigner une ou plusieurs personnes faisant office de point de contact pour les utilisateurs de cartes. Ces points de contact peuvent fournir des informations en cas de doutes et une assistance rapide en cas d'urgence. En outre, ces personnes doivent veiller à ce que les contrats de carte soient annulés en temps voulu et que les cartes de crédit de l'entreprise soient récupérées auprès des employés qui quittent l'entreprise.