Depuis l’entrée en vigueur du règlement européen 2015/751 en 2015, de nouvelles règles s’appliquent aux cartes de crédit professionnelles. Ces règles ont un impact direct sur la responsabilité des entreprises, il est donc important de bien connaître cette directive européenne.

Dans cet article, nous aborderons ce qui caractérise exactement une carte de crédit professionnelle, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que les exigences à respecter depuis la mise en œuvre du règlement européen 2015/751. Nous expliquerons également les implications de ce règlement pour les entreprises et les précautions qu’elles doivent prendre pour se protéger.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’une carte de crédit d’entreprise?
  
• Quels sont les avantages d’une carte de crédit d’entreprise?
  
• Quels sont les inconvénients d’une carte de crédit d’entreprise?
  
• Quelles sont les réglementations européennes applicables depuis l’introduction du règlement européen 2015/751?
  
• Quel est l’impact des réglementations européennes sur les entreprises?
  

Qu’est-ce qu’une carte de crédit d’entreprise?

Une carte de crédit professionnelle, parfois appelée carte de crédit d’entreprise, est une carte de crédit utilisée par les entreprises à des fins professionnelles pour couvrir leurs dépenses. Les employés d’une entreprise peuvent l’utiliser pour payer des biens ou des services sans avoir recours à des espèces. Par exemple, les employés n’ont pas besoin d’utiliser leur compte personnel pour acheter des fournitures de bureau ou payer leurs frais d’hôtel et de transport lors de voyages d’affaires. Ils peuvent utiliser le compte de l’entreprise à la place. La carte en plastique indique le nom de l’entreprise, le numéro de carte de crédit et le nom de l’employé.

Le principal avantage d’une carte de crédit est sa capacité à fournir un crédit à court terme. Alors que l’argent liquide est dépensé immédiatement et que les paiements effectués via girocard sont débités du compte après quelques jours, les dépenses engagées à l’aide d’une carte de crédit sont réglées à la fin du mois via un compte de référence. Avec ces cartes de crédit, la société émettrice ne facture pas d’intérêts sur les sommes avancées. Il y a actuellement environ 38,4 millions de cartes de crédit en circulation en Allemagne.

Les cartes de crédit d’entreprise conviennent aux entreprises de toutes tailles, des entreprises individuelles aux grandes sociétés. La seule condition pour obtenir une carte est d’avoir un bon crédit. Les demandes peuvent être faites auprès des banques ou directement auprès des émetteurs. Les émetteurs de cartes de crédit professionnelles les plus connus sont Visa, Mastercard, American Express et Diners Club.

Les cartes de crédit d’entreprise virtuelles ou numériques peuvent également remplacer les cartes physiques en plastique. Elles peuvent être utilisées via des systèmes de paiement mobile tels qu’Apple Pay ou Google Pay. Stripe Issuing peut vous aider à mettre en place votre programme de cartes personnalisé, qu’il s’agisse de cartes physiques ou virtuelles. Issuing vous permet de créer, gérer, personnaliser et adapter votre programme de cartes d’entreprise.

Quels sont les différents types de cartes de crédit d’entreprise?

Bien que les frontières soient de plus en plus floues, il existe deux principaux types de cartes de crédit d’entreprise : les cartes professionnelles et les cartes d’entreprise.
Une carte professionnelle est une carte de crédit conçue pour les petites et moyennes entreprises. Elle est moins chère et plus facile à obtenir qu’une carte d’entreprise, mais elle n’offre généralement que des fonctionnalités de base en matière de gestion des dépenses et de comptabilité. Une carte d’entreprise, en revanche, offre des solutions personnalisées pour gérer les dépenses importantes, traiter les plans de voyage complexes et bénéficier de remises spéciales. Elle convient donc mieux aux grandes entreprises.

De plus, les entreprises sont généralement limitées à un nombre restreint de cartes de visite, alors qu’il n’y a généralement pas de limite au nombre de cartes d’entreprise pouvant être émises. Il existe également une différence entre les cartes de crédit d’entreprise et les cartes de voyage d’entreprise.

Qu’est-ce qu’une carte de voyage d’entreprise?

Une carte de voyage d’entreprise est une carte de crédit utilisée principalement pour régler les frais liés aux déplacements professionnels. Cela comprend principalement les réservations d’hôtel et les frais de vol, de train ou de location de voiture. Les dépenses non liées aux voyages d’affaires ne peuvent pas être réglées avec une carte de voyage d’entreprise. De plus, elle ne peut pas être utilisée pour retirer de l’argent ou effectuer des paiements pendant un voyage. Une carte de voyage d’entreprise est émise au nom de l’entreprise, et non au nom d’une personne. Plutôt que d’émettre une carte physique, l’entreprise fournit souvent un numéro qui peut être communiqué à ses partenaires, tels que les compagnies aériennes ou les hôtels.

Quels sont les avantages d’une carte de crédit d’entreprise?

Les cartes de crédit d’entreprise offrent aux entreprises un moyen pratique de gérer et de contrôler leurs dépenses, tout en leur procurant plusieurs fonctionnalités et avantages. Voici un aperçu des principaux avantages :

• Simplification : Les cartes de crédit d’entreprise simplifient considérablement les paiements professionnels et permettent de séparer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles. Elles simplifient également la comptabilité, car les employés n’ont pas à soumettre leurs reçus individuels à l’entreprise. Les dépenses sont faciles à suivre et les notes de frais professionnelles peuvent être générées rapidement.
  
• Liquidité : Étant donné que le compte professionnel n’est débité qu’à la fin du mois, les paiements par carte de crédit professionnelle améliorent la liquidité à court terme de l’entreprise.
  
• Pas d’avance de fonds : Les employés n’ont pas besoin d’avancer leurs frais professionnels. Ils n'ont également que peu ou pas d’argent liquide à transporter.
  
• Conditions : Par rapport aux achats effectués avec une carte personnelle, les cartes de crédit d’entreprise offrent souvent des conditions plus avantageuses. Elles peuvent permettre d’effectuer des retraits d’espèces gratuits à l’étranger ou bénéficier de délais de paiement plus longs. De plus, elles donnent souvent droit à des remises sur les dépenses professionnelles, telles que des points bonus pour des miles aériens ou des remises en argent pour certaines catégories de dépenses. Des formules d’assurance peuvent également être incluses, telles que l’assurance annulation de voyage ou l’assurance maladie internationale.
  
• Responsabilité : Avec les cartes de crédit d’entreprise, c'est l’entreprise, et non l’employé à titre individuel, qui est responsable de toutes les dettes et obligations découlant de l’utilisation de la carte. Cela signifie que les particuliers n’ont pas à se soumettre à une vérification de solvabilité.
  
• Contrôle des dépenses : Les entreprises peuvent utiliser la carte de crédit professionnelle pour fixer des limites de dépenses spécifiques, contrôlant ainsi les dépenses des employés.
  

Quels sont les inconvénients d’une carte de crédit d’entreprise?

Si les cartes de crédit d’entreprise présentent plusieurs avantages, elles comportent également certains inconvénients potentiels qui doivent être pris en considération :

• Choix limité d’émetteurs : Il existe moins de fournisseurs de cartes de crédit d’entreprise que de cartes de crédit personnelles.
  
• Risque de fraude : Les employés qui quittent l’entreprise peuvent présenter un risque de fraude. Si l’entreprise ne récupère pas la carte de crédit d’entreprise des employés qui quittent l’entreprise, elle reste responsable des dépenses qu’ils pourraient engager.
  
• Charge administrative : Les cartes de crédit d’entreprise s’accompagnent souvent d’une charge administrative accrue. Cependant, une fois le processus comptable bien établi, cet inconvénient peut en réalité devenir un avantage grâce au gain de temps réalisé.
  

Quelles sont les réglementations européennes applicables depuis l’introduction du règlement européen 2015/751?

Depuis 2015, de nouvelles règles concernant les cartes de crédit d’entreprise ont été introduites au niveau européen dans le cadre du règlement sur les « commissions d’interchange pour les opérations de paiement par carte » (2015/751). En conséquence, une carte de crédit d’entreprise ne peut être classée comme telle que si ses transactions sont traitées via le compte d’entreprise de l’entreprise.

Jusqu’en 2015, il était possible de lier une carte de crédit d’entreprise au compte personnel du titulaire. Les émetteurs de cartes pouvaient tenir un compte séparé pour leurs clients, lié à leur compte principal. Désormais, les entreprises doivent créer un compte de paiement officiel. Cela signifie qu’un contrat ne peut être conclu qu’entre l’émetteur de la carte et l’entreprise. Le règlement de l’UE vise à garantir une séparation claire entre les dépenses privées et les dépenses professionnelles. En conséquence, les entreprises sont entièrement responsables des transactions effectuées avec la carte de crédit de l’entreprise.

Quel est l’impact des réglementations européennes sur les entreprises?

Étant donné que les entreprises sont responsables de tous les paiements effectués avec des cartes de crédit d’entreprise, des mesures de protection appropriées doivent être mises en place. Il doit exister une relation de confiance solide entre la direction et les titulaires de cartes. Il est toutefois conseillé de conclure un accord écrit qui définit clairement les fins auxquelles la carte de crédit d’entreprise peut et ne peut pas être utilisée.

La règle la plus importante est la suivante : la carte ne peut être utilisée que pour des dépenses professionnelles. Les paiements personnels sont interdits. En outre, l’accord doit inclure des informations détaillées sur l’utilisation appropriée de la carte et sur la marche à suivre en cas de perte ou de vol. Certains émetteurs de cartes proposent un service de confirmation de paiement par SMS. Cela vous permet de déterminer rapidement si la carte est utilisée sans autorisation.

Il est également recommandé de fixer une limite de dépenses pour la carte. Une limite de dépenses individuelle peut être fixée pour chaque employé utilisant une carte de crédit d’entreprise. Cette limite peut être augmentée pour certaines périodes, par exemple lorsqu’un long voyage d’affaires est prévu et que des dépenses plus élevées sont anticipées.

Idéalement, la direction devrait désigner une ou plusieurs personnes qui serviront de point de contact pour les utilisateurs de cartes. Elles pourront fournir des informations en cas d’incertitude et apporter une aide rapide en cas d’urgence. En outre, ces personnes devraient veiller à ce que les contrats de carte soient résiliés en temps utile et à ce que les cartes de crédit d’entreprise soient récupérées auprès des employés qui quittent l’entreprise.