Sinds EU-verordening 2015/751 in 2015 van kracht werd, gelden er nieuwe regels voor zakelijke creditcards. Deze regels hebben direct invloed op de aansprakelijkheid van een bedrijf, dus het is belangrijk om op de hoogte te zijn van de EU-richtlijn.

In dit artikel bespreken we wat precies een zakelijke creditcard is, wat de voor- en nadelen ervan zijn en aan welke vereisten moet worden voldaan sinds de invoering van EU-verordening 2015/751. We leggen ook uit wat de gevolgen van de verordening zijn voor bedrijven en welke voorzorgsmaatregelen zij moeten nemen om zichzelf te beschermen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een zakelijke creditcard?
  
• Wat zijn de voordelen van een zakelijke creditcard?
  
• Wat zijn de nadelen van een zakelijke creditcard?
  
• Welke EU-regels gelden er sinds de invoering van EU-verordening 2015/751?
  
• Wat voor invloed hebben de EU-regels op bedrijven?
  

Wat is een zakelijke creditcard?

Een zakelijke creditcard, ook wel bedrijfskaart genoemd, is een creditcard die bedrijven gebruiken voor zakelijke doeleinden om bedrijfskosten te dekken. Medewerkers van een bedrijf kunnen deze gebruiken om goederen of diensten te betalen zonder contant geld te gebruiken. Medewerkers hoeven bijvoorbeeld niet hun persoonlijke rekening te gebruiken om kantoorbenodigdheden aan te schaffen of hotel- en reiskosten tijdens zakenreizen te betalen; ze kunnen in plaats daarvan de bedrijfsrekening gebruiken. Op de plastic kaart staan de bedrijfsnaam, het creditcardnummer en de naam van de medewerker vermeld.

Het belangrijkste voordeel van een creditcard is dat je er kortlopend krediet mee kunt krijgen. Terwijl je contant geld meteen uitgeeft en betalingen met een girocard na een paar dagen van je rekening worden afgeschreven, worden uitgaven met een creditcard aan het einde van de maand via een referentierekening verrekend. Bij deze betaalkaarten rekent de creditcardmaatschappij geen rente over het voorgeschoten geld. Er zijn momenteel ongeveer 38,4 miljoen creditcards in omloop in Duitsland.

Zakelijke creditcards zijn geschikt voor bedrijven van elke omvang, van eenmanszaken tot grote ondernemingen. De enige vereiste om een kaart te krijgen, is een goede kredietwaardigheid. Aanvragen kunnen worden ingediend via banken of rechtstreeks bij de uitgevers. De bekendste uitgevers van zakelijke creditcards zijn Visa, Mastercard, American Express en Diners Club.

Virtuele of digitale zakelijke creditcards kunnen ook dienen als alternatief voor fysieke plastic kaarten. Deze kunnen worden gebruikt via mobiele betalingssystemen zoals Apple Pay of Google Pay. Stripe Issuing kan je helpen met je eigen kaartprogramma, of het nu gaat om fysieke of virtuele kaarten. Met Issuing kun je je zakelijke kaartprogramma maken, beheren, personaliseren en opschalen.

Welke soorten zakelijke creditcards zijn er?

Hoewel de grenzen steeds vager worden, zijn er twee soorten zakelijke creditcards: businesscards en bedrijfskaarten.
Een zakelijke kaart is een soort creditcard voor kleine en middelgrote bedrijven. Het is goedkoper en makkelijker aan te vragen dan een bedrijfskaart, maar het biedt meestal alleen de basis voor het beheren van uitgaven en boekhouding. Een bedrijfskaart daarentegen biedt oplossingen op maat voor het beheren van grote uitgaven, het regelen van ingewikkelde reisplannen en toegang tot speciale kortingen. Daardoor past het beter bij grotere bedrijven.

Bovendien zijn bedrijven vaak beperkt tot een beperkt aantal zakelijke kaarten, terwijl er meestal geen limiet is aan het aantal bedrijfskaarten dat kan worden uitgegeven. Er is ook een verschil tussen zakelijke creditcards en zakelijke reiskaarten.

Wat is een zakelijke reiskaart?

Een zakelijke reiskaart is een creditcard die vooral wordt gebruikt om zakelijke reiskosten te betalen. Dit zijn vooral hotelreserveringen en de kosten van vluchten, treinreizen of autohuur. Uitgaven die niet met zakenreizen te maken hebben, kun je niet met een zakelijke reiskaart betalen. Ook kun je er tijdens het reizen geen geld mee opnemen of betalingen mee doen. Een zakelijke reiskaart wordt aan het bedrijf uitgegeven, niet aan de persoon. In plaats van een fysieke kaart uit te geven, geeft het bedrijf vaak een nummer dat aan partnerbedrijven, zoals luchtvaartmaatschappijen of hotels, kan worden gegeven.

Wat zijn de voordelen van een zakelijke creditcard?

Zakelijke creditcards zijn een handige manier voor bedrijven om hun uitgaven te beheren en te controleren, en bieden verschillende functies en voordelen. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste voordelen:

• Vereenvoudiging: Zakelijke creditcards maken zakelijke betalingen veel makkelijker en helpen om zakelijke en persoonlijke uitgaven gescheiden te houden. Ze maken ook de boekhouding makkelijker, omdat werknemers geen individuele bonnen bij het bedrijf hoeven in te dienen. Uitgaven zijn makkelijk te volgen en zakelijke onkostendeclaraties kunnen snel worden gemaakt.
  
• Liquiditeit: Omdat de zakelijke rekening pas aan het einde van de maand wordt gedebiteerd, verbeteren betalingen met zakelijke creditcards de kortetermijnliquiditeit van het bedrijf.
  
• Geen vooruitbetaling: Werknemers hoeven geen persoonlijke voorschotten te betalen voor bedrijfskosten. Ze hoeven ook weinig of geen contant geld bij zich te hebben.
  
• Voorwaarden: In vergelijking met persoonlijke kaartbetalingen bieden zakelijke creditcards vaak gunstigere voorwaarden. Ze bieden soms gratis geldopnames in het buitenland of langere betalingstermijnen. Daarnaast zijn er vaak kortingen op zakelijke uitgaven beschikbaar, zoals bonuspunten voor airmiles of cashback voor bepaalde uitgavencategorieën. Er kunnen ook verzekeringspakketten bij inbegrepen zijn, zoals reisannulerings- of internationale ziektekostenverzekeringen.
  
• Aansprakelijkheid: Bij zakelijke creditcards is het bedrijf – en niet de individuele werknemer – verantwoordelijk voor alle schulden en verplichtingen die voortvloeien uit het gebruik van de kaart. Dit betekent dat individuen geen kredietcontrole hoeven te ondergaan.
  
• Uitgavenbeheer: Bedrijven kunnen met de zakelijke creditcard specifieke uitgavenlimieten instellen en zo de uitgaven van werknemers beheren.
  

Wat zijn de nadelen van een zakelijke creditcard?

Hoewel zakelijke creditcards een paar voordelen hebben, zijn er ook een paar mogelijke nadelen die je moet overwegen:

• Beperkte keuze aan uitgevers: Er zijn minder aanbieders van zakelijke creditcards dan van persoonlijke creditcards.
  
• Risico op fraude: Werknemers die het bedrijf verlaten, kunnen een risico op fraude vormen. Als het bedrijf de zakelijke creditcard niet terugkrijgt van vertrekkende werknemers, blijft het aansprakelijk voor eventuele kosten die zij maken.
  
• Administratieve rompslomp: Zakelijke creditcards brengen vaak wat extra administratieve rompslomp met zich mee. Maar als je eenmaal je boekhouding goed op orde hebt, kan dit nadeel juist een voordeel worden omdat je tijd bespaart.
  

Welke EU-regels gelden er sinds de invoering van EU-verordening 2015/751?

Sinds 2015 zijn er op EU-niveau nieuwe regels voor zakelijke creditcards ingevoerd onder de verordening inzake "interchange fees for card-based payment transactions" (2015/751). Hierdoor kan een zakelijke creditcard alleen als zodanig worden aangemerkt als de transacties ervan via de bedrijfsrekening van een onderneming worden verwerkt.

Tot 2015 kon een zakelijke creditcard aan de persoonlijke rekening van de houder worden gekoppeld. Kaartuitgevers konden voor hun klanten een aparte rekening aanhouden die aan hun hoofdrekening was gekoppeld. Nu moeten bedrijven een officiële betaalrekening openen. Dit betekent dat een overeenkomst alleen kan worden gesloten tussen de kaart uitgever en het bedrijf. De EU-verordening is bedoeld om ervoor te zorgen dat privé- en zakelijke uitgaven duidelijk van elkaar gescheiden kunnen worden. Daardoor zijn bedrijven volledig aansprakelijk voor transacties die met de bedrijfscreditcard worden gedaan.

Wat voor invloed hebben de EU-regels op bedrijven?

Omdat bedrijven verantwoordelijk zijn voor alle betalingen die met zakelijke creditcards worden gedaan, moeten er goede maatregelen zijn. Er moet een sterke vertrouwensband zijn tussen het management en de kaarthouders. Toch is het slim om een schriftelijke overeenkomst te hebben waarin duidelijk staat waarvoor de zakelijke creditcard wel en niet gebruikt mag worden.

De belangrijkste regel is: de kaart mag alleen voor zakelijke uitgaven worden gebruikt. Persoonlijke betalingen zijn niet toegestaan. Daarnaast moet de overeenkomst gedetailleerde informatie bevatten over het juiste gebruik van de kaart en wat te doen in geval van verlies of diefstal. Sommige kaartuitgevers bieden een sms-dienst voor betalingsbevestiging. Hiermee kun je snel vaststellen of de kaart zonder toestemming wordt gebruikt.

Het is ook een goed idee om een bestedingslimiet voor de kaart in te stellen. Voor elke medewerker die een bedrijfscreditcard gebruikt, kan een individuele bestedingslimiet worden ingesteld. Deze limiet kan voor bepaalde periodes worden verhoogd, bijvoorbeeld wanneer er een langere zakenreis gepland staat en er hogere uitgaven worden verwacht.

Het is handig als het management een of meer mensen aanwijst die als contactpersoon voor kaartgebruikers kunnen fungeren. Zij kunnen informatie geven bij onduidelijkheden en snel helpen bij noodgevallen. Daarnaast moeten deze mensen ervoor zorgen dat kaartcontracten op tijd worden opgezegd en dat bedrijfscreditcards worden teruggevraagd van werknemers die het bedrijf verlaten.