Un numéro de dossier du Delaware est un identifiant unique que la Division of Corporations du Delaware attribue à certaines entités commerciales créées dans l'État. Les numéros de dossier sont utilisés pour identifier les sociétés, les sociétés à responsabilité limitée (LLC) et d'autres structures commerciales dans les registres de l'État. Vous devez fournir votre numéro de dossier du Delaware lors du dépôt d'un rapport annuel, du paiement de la franchise tax annuelle du Delaware (la taxe que le Delaware facture aux entités créées dans l'État) ou de la demande d'un certificat.
Nous aborderons ci-dessous ce qu'il faut savoir sur les numéros de dossier du Delaware, notamment comment en obtenir un, où le trouver et quand l'utiliser.
L’essentiel à retenir
un numéro de dossier du Delaware est un identifiant unique que la Division of Corporations du Delaware attribue aux entités commerciales après le dépôt de leurs documents constitutifs ;
vous pouvez trouver le numéro de dossier du Delaware de votre entreprise sur les documents constitutifs déposés, dans l'outil de recherche d'entités en ligne de la division, ainsi que dans votre rapport annuel et vos déclarations fiscales. Vous pouvez également demander ce numéro à votre agent agréé ;
votre numéro de dossier du Delaware permet d'identifier votre entreprise auprès de l'État. Vous en aurez généralement besoin pour déposer des rapports annuels, payer les taxes du Delaware, commander des copies certifiées conformes, valider des certificats et répondre aux banques, prêteurs ou investisseurs qui cherchent à vérifier votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un numéro de dossier du Delaware ?
Un numéro de dossier du Delaware est l'identifiant que la division attribue à chaque entité commerciale dans ses registres. Ce numéro s'applique à chaque entité commerciale qui effectue un dépôt auprès de la division, y compris les sociétés, les LLC, les sociétés en commandite et les fiducies légales. Votre numéro de dossier permet d'identifier votre entité commerciale dans les registres de la division, et l'État l'utilise pour associer les dépôts, les paiements de taxes et les demandes à la bonne entité commerciale.
Le Delaware utilise souvent le terme « file number » pour faire référence à un numéro de dossier du Delaware. Toutefois, des tiers tels que les banques peuvent également l'appeler « state file number » ou « business entity number ». D'autres termes désignant un numéro de dossier incluent « Delaware state file » ou « registration number », et l'expression « Delaware corporation file number » est couramment utilisée pour décrire les numéros de dossier des sociétés.
Quand un numéro de dossier du Delaware est-il attribué ?
Le numéro de dossier du Delaware de votre entreprise est attribué automatiquement après la soumission d'une déclaration de nouvelle entité auprès de l'État et l'achèvement du processus. Cela se produit généralement lorsque vous recevez les documents constitutifs officiels de votre entreprise, tels qu'un certificat de constitution pour une LLC ou un acte constitutif pour une société.
Vous pouvez trouver le numéro de dossier sur les documents déposés que l'État vous renvoie ; ils arrivent par voie électronique ou par courrier selon le mode de dépôt. Les délais de traitement dépendent de la méthode de dépôt et de la charge de travail de la division.
Un numéro de dossier du Delaware appartient à l'entité plutôt qu'à son nom, et vous ne pouvez ni choisir votre numéro ni le modifier. Votre numéro de dossier reste inchangé lorsque vous déposez des mises à jour des dossiers de votre entité, comme un changement de nom.
Où trouver votre numéro de dossier du Delaware ?
Voici où vous pouvez généralement trouver votre numéro de dossier du Delaware :
documents constitutifs de l'entreprise : le tampon de dépôt de la division sur votre acte constitutif ou votre certificat de constitution indique votre numéro de dossier. Les copies certifiées conformes impriment le numéro de dossier sur la page de certification, à côté d'un numéro SR et d'un numéro d'authentification ;
recherche d'entité en ligne : la recherche d'entité en ligne de la division vous permet d'effectuer une recherche gratuite de numéro de dossier du Delaware. Vous pouvez effectuer une recherche par nom d'entité, et les résultats affichent le dossier ainsi que la date de création de votre entreprise, la nature et le type d'entité, et les coordonnées de l'agent agréé. Toutefois, la recherche n'indique pas si votre entreprise est en règle avec l'État ;
rapport annuel et déclarations fiscales : le portail fiscal en ligne du Delaware identifie votre entité par numéro de dossier lorsque vous déposez un rapport annuel ou payez des taxes. Vous pouvez également consulter les archives de vos déclarations passées pour trouver votre numéro de dossier.
En quoi un numéro de dossier du Delaware diffère-t-il d'un EIN et d'autres identifiants d'entreprise ?
Un numéro de dossier du Delaware identifie votre entité commerciale dans les registres de l'État du Delaware, tandis qu'un numéro d'identification de l'employeur (EIN) est un numéro fiscal fédéral émis par l'IRS qui identifie votre entreprise à des fins fiscales fédérales.
Vous utiliserez votre numéro de dossier du Delaware pour les dépôts auprès de l'État, tels que les rapports annuels et la franchise tax, et l'EIN pour les déclarations fiscales fédérales, la paie et les opérations bancaires professionnelles. La division n'émet pas ni ne conserve les registres des EIN, et le Delaware vous permet de déposer un rapport annuel sans ce numéro.
Un numéro de dossier du Delaware diffère également d'une licence commerciale du Delaware. Toutes les entreprises qui opèrent dans le Delaware doivent posséder une licence émise par la Division of Revenue pour opérer légalement.
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Numéro d'identifiant d'entreprise
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Émis par
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Ce qu'il identifie
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Utilisations courantes
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| Numéro de dossier du Delaware | Division of Corporations du Delaware | Votre entité commerciale du Delaware dans les registres de l'État du Delaware | Rapports annuels, franchise tax, certificats |
| EIN | IRS | Votre entreprise à des fins fiscales fédérales | Déclarations fiscales fédérales, paie, comptes de l'entreprise |
| Numéro de licence commerciale du Delaware | Division of Revenue du Delaware | Votre licence pour mener des activités commerciales dans le Delaware | Licences d'État et renouvellements de licences |
Quand devez-vous fournir votre numéro de dossier du Delaware ?
Vous devrez généralement fournir votre numéro de dossier du Delaware chaque fois que vous déposez, payez ou demandez des dossiers à la division pour une entité existante.
rapports annuels et franchise tax : les sociétés du Delaware déposent un rapport annuel et paient la franchise tax avant le 1er mars. Les LLC, les sociétés en commandite et les sociétés en nom collectif ne déposent pas de rapport annuel, mais elles doivent payer une taxe annuelle avant le 1er juin. Le portail en ligne de l'État demande votre numéro de dossier lors du dépôt ;
modifications et demandes de certificat : les mémos de couverture de la division pour les dépôts et les demandes de certificat exigent votre numéro de dossier lorsque vous soumettez une demande pour une entité existante, comme un certificat de modification ou une copie certifiée conforme d'un document ;
validation de certificat : pour confirmer l'authenticité d'un certificat du Delaware dans l'outil de validation en ligne de la division, vous devez saisir votre numéro de dossier et le numéro d'authentification imprimé sur le certificat. Vous pouvez valider un certificat pendant un an après sa délivrance par l'État ;
banques, prêteurs et investisseurs : les banques, les prêteurs et les investisseurs peuvent demander votre numéro de dossier, une copie certifiée conforme de vos dépôts ou un certificat de conformité (certificate of good standing), qui confirme que votre entité est à jour dans ses dépôts et ses taxes d'État. Certaines banques exigent l'un de ces documents lorsque vous demandez à ouvrir un compte de l'entreprise.
Que faire si vous ne trouvez pas votre numéro de dossier du Delaware ?
Si vous ne trouvez pas votre numéro de dossier, suivez ces étapes :
rechercher par dénomination sociale complète : veillez à effectuer la recherche en utilisant la dénomination sociale complète utilisée dans vos documents de dépôt. Vous pouvez également essayer d'ajouter des guillemets autour du nom pour faciliter la recherche d'une correspondance exacte. La recherche n'est pas sensible à la casse et renvoie les entités actives et inactives. Vous devrez donc confirmer le type d'entité et la date de création pour vous assurer d'avoir le bon numéro de dossier ;
demander à votre agent agréé : le Delaware exige que les agents agréés reçoivent les documents officiels contenant votre numéro de dossier. Ces documents sont envoyés aux agents agréés au nom des entités commerciales du Delaware qui ne sont pas physiquement situées dans cet État. Si vous n'êtes pas sûr de votre numéro de dossier, vous pouvez demander à votre agent agréé de vous le fournir ;
consulter les dossiers de dépôt et de constitution antérieurs : vous pouvez retrouver votre numéro de dossier des années après la création de votre entité commerciale dans le Delaware en cherchant dans les documents constitutifs et les dépôts antérieurs. Vérifiez votre acte constitutif ou votre certificat de constitution, la correspondance concernant les rapports annuels ou les taxes passés, ainsi que les e-mails de votre service de constitution, de votre avocat ou de votre agent agréé ;
contacter la division : si vous ne trouvez toujours pas le numéro, contactez la Division of Corporations. La division ne fournissant plus l'historique des dépôts des entités par téléphone ou par chat en direct, assurez-vous de connaître la dénomination sociale de votre entité.
Notez que la division met en garde les entreprises contre les sollicitations trompeuses liées aux rapports annuels et aux taxes, et conseille de traiter avec prudence toute correspondance ne provenant pas de l'État ou de votre agent agréé.
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FAQ sur les numéros de dossier du Delaware
Le contenu de cet article est fourni à des fins informatives et pédagogiques uniquement. Il ne saurait constituer un conseil juridique ou fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, ni l'actualité des informations contenues dans cet article. Nous vous conseillons de solliciter l'avis d'un avocat compétent ou d'un comptable agréé dans le ou les territoires concernés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.