Una exención del impuesto sobre las ventas de Illinois elimina una transacción de la obligación del impuesto sobre las ventas. El vendedor no cobra el impuesto y no le debe nada al estado por esa venta.

Algunas exenciones dependen de quién compre, como una entidad reguladora del gobierno o una organización sin fines de lucro que cumpla los requisitos. Otras dependen de lo que se venda, como equipos de fabricación o alimentos para consumo en el hogar. A veces, una misma transacción puede cumplir los requisitos para ambas opciones.

A continuación, explicaremos cómo define y aplica Illinois estas exenciones, qué clientes y productos cumplen los requisitos, y durante cuánto tiempo debe conservar una empresa esos registros una vez realizada la venta.

De un vistazo:

• Las exenciones de Illinois se dividen en dos categorías: en función de la entidad (vinculadas a quién compra) y en función del producto (vinculadas a qué se vende).

• Los vendedores deben tener archivado un certificado de exención válido para cada venta exenta. El formulario específico depende del tipo de cliente o de compra.

• Las empresas deben conservar los certificados de exención y los registros relacionados durante al menos tres años y medio para cumplir con el plazo de prescripción de auditorías del estado.

Qué es una exención del impuesto sobre las ventas de Illinois

Una exención del impuesto sobre las ventas de Illinois elimina el impuesto sobre las ventas del 6,25 % del estado, denominado oficialmente impuesto sobre la ocupación de los minoristas (ROT, por sus siglas en inglés). El ROT está estructurado como un impuesto sobre el privilegio del vendedor de hacer negocios en el estado, no sobre el cliente, pero funciona de la misma manera que un impuesto sobre las ventas. Una exención hace que una transacción no sea elegible para ese impuesto.

Quién cumple los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas de Illinois

El cumplimiento de los requisitos en Illinois depende del estatus legal del cliente y, en algunos casos, de lo que pretenda hacer con la compra.

Unas cuantas categorías abarcan a la mayoría de los clientes exentos:

• Gobiernos: Las entidades reguladoras del gobierno a nivel federal, estatal y local no pagan el impuesto sobre las ventas en sus compras. Esto abarca los distritos escolares, las oficinas municipales y las universidades estatales.

• Organizaciones exentas: Illinois emite un número de identificación de exención, denominado número E, a las organizaciones benéficas, religiosas y educativas que cumplen los requisitos. Para obtener uno, las organizaciones lo solicitan al Departamento de Ingresos de Illinois. Deben demostrar que cumplen con la definición legal, que es más estricta que tener el estatus federal 501(c)(3).

• Revendedores: Una empresa que compra bienes con la intención de revenderlos en lugar de utilizarlos o consumirlos no paga impuestos por esa compra. El impuesto se le cobra al cliente final.

• Fabricantes: Las empresas que compran maquinaria y equipos que se utilizan principalmente para la fabricación o el ensamblaje de bienes para la venta pueden solicitar una exención relacionada con la producción que es independiente de la exención general de reventa.

• Agricultores: Las compras de maquinaria y equipos agrícolas que se utilizan principalmente en la agricultura de producción tienen su propia categoría de exención. Son diferentes de la exención de fabricación, aunque la lógica subyacente es similar.

Qué productos y servicios cumplen los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas en Illinois

Algunas exenciones se asocian al producto y no al cliente, por lo que el tratamiento fiscal sigue siendo el mismo independientemente de quién realice la compra.

Los alimentos, medicamentos y aparatos médicos que cumplen los requisitos están gravados con una tasa reducida del 1 % en lugar de la estándar del 6,25 %. Esto abarca los alimentos para consumo en el hogar, los medicamentos recetados y de venta libre, y los dispositivos médicos como los audífonos. La comida preparada que se vende para consumo inmediato, como la de un restaurante, se grava en su totalidad.

Algunas categorías cuentan con una exención total:

• Periódicos y revistas: Publicaciones que se venden mediante suscripción

• Maquinaria y equipos de fabricación: Maquinaria, equipos y repuestos relacionados que se utilizan principalmente en la fabricación o el ensamblaje de bienes para la venta

• Maquinaria y equipos de artes gráficas: Equipos que se utilizan en la impresión y la edición (esta categoría se ha reducido porque el estado incluyó partes de ella en la exención de fabricación más amplia)

• Moneda de curso legal, divisas y lingotes: Compras que se realizan como inversión en lugar de para su uso

• Material rodante: Vehículos y equipos que se utilizan para el transporte de personas o bienes por contrato en el comercio interestatal, una vez que el cliente alcanza el umbral de uso interestatal

Los servicios suelen quedar fuera de la base del impuesto sobre las ventas de Illinois porque el ROT se aplica a los bienes muebles tangibles en lugar de a la mano de obra o a la experiencia.

Cómo utiliza una empresa un certificado de exención del impuesto sobre las ventas en Illinois

Cuando un cliente solicita una exención, el vendedor debe tener un certificado archivado que la respalde. Illinois no exige que los certificados se presenten al estado en el momento de la venta, pero un vendedor debe poder presentarlos si el Departamento de Ingresos lo solicita.

Los clientes que realizan compras para reventa deben rellenar y proporcionar un certificado de reventa, el Formulario CRT-61, con su número de registro y una descripción de lo que se compra para reventa. Por lo general, un vendedor que acepta un Formulario CRT-61 completo de buena fe está protegido si resulta que el cliente hizo un mal uso de la exención.

Las organizaciones exentas deben presentar su número E. El vendedor lo anota junto con el nombre de la organización en la factura o en otro documento de respaldo. Los clientes del gobierno suelen presentar una orden de compra o una carta de exención porque la exención se deriva de su estatus en lugar de un formulario específico.

Los clientes que realizan compras de maquinaria de fabricación y agrícola utilizan el Formulario ST-587, que es el certificado de exención de maquinaria y equipos para fabricación, agricultura de producción, y minería de carbón y áridos. Este formulario requiere más detalles que un certificado de reventa porque la exención depende de cómo se utilicen los equipos.

Los clientes de fuera del estado que solicitan una exención de reventa en varios estados pueden utilizar el Certificado Uniforme de Reventa del Impuesto sobre las Ventas y el Uso, un formulario multijurisdiccional que Illinois acepta junto con muchos otros estados.

Qué registros debe conservar una empresa para una exención del impuesto sobre las ventas de Illinois

Por lo general, Illinois puede auditar una declaración hasta tres años y medio después de su presentación. Ese plazo establece el mínimo de tiempo que una empresa debe conservar los certificados de exención y los registros vinculados a ellos. El certificado (el CRT-61, el ST-587, la documentación del número E o el formulario multijurisdiccional) debe rellenarse por completo. La factura o el recibo deben estar vinculados a la venta exenta e incluir la fecha, la descripción de la partida y la información del cliente de forma que coincida con lo que figura en el certificado. Los vendedores deben conservar cualquier correspondencia con el Departamento de Ingresos de Illinois sobre la validez del número E, ya que estos pueden caducar o cambiar.

Un vendedor que acepta un certificado de exención del impuesto sobre las ventas incompleto o que no coincide de manera razonable con la transacción corre el riesgo de perder la protección de buena fe y que se le cobre el impuesto junto con multas e intereses.

Qué herramientas ayudan a gestionar los certificados de exención del impuesto sobre las ventas de Illinois

Hacer un seguimiento manual de los certificados de exención de una gran base de clientes puede resultar complicado. Las empresas necesitan una forma de recopilar los certificados una vez, indicar qué clientes tienen una exención válida y aplicar el tratamiento fiscal correcto automáticamente durante el proceso de compra.

Una herramienta automatizada como Stripe Tax lo simplifica. Stripe Tax permite a una empresa registrar a los clientes como exentos de impuestos y almacenar su información de exención en Stripe, de modo que a las futuras compras de ese cliente se les aplique el estatus de exento de forma automática en lugar de requerir una comprobación manual en cada venta. Cuando una empresa vende bienes sujetos a impuestos y exentos, como equipos de fabricación junto con mercancía general, Stripe Tax codifica las partidas correctamente en virtud de la ley de Illinois en función del producto, independientemente de qué cliente las compre.

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Preguntas frecuentes sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas de Illinois