Eine Ausnahme für die Sales Tax in Illinois nimmt eine Transaktion von der Sales Tax-Pflicht aus. Die Verkäuferin oder der Verkäufer erhebt keine Steuer und schuldet dem Staat für diesen Verkauf nichts.

Einige Ausnahmen hängen davon ab, wer einkauft, wie etwa eine Regierungsbehörde oder eine berechtigte gemeinnützige Organisation. Andere hängen davon ab, was verkauft wird, wie etwa Produktionsanlagen oder Lebensmittel für den häuslichen Gebrauch. Manchmal kann eine Transaktion für beides berechtigt sein.

Im Folgenden behandeln wir, wie Illinois diese Ausnahmen definiert und anwendet, welche Kundinnen und Kunden und Produkte berechtigt sind und wie lange ein Unternehmen diese Unterlagen nach Abschluss des Verkaufs aufbewahren muss.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ausnahmen in Illinois fallen in zwei Kategorien: entitätsbezogen (gebunden an die kaufende Person) und produktbezogen (gebunden an das verkaufte Produkt).

• Verkäuferinnen und Verkäufer benötigen für jeden ausgenommenen Verkauf eine gültige Ausnahmebescheinigung in den Unterlagen. Das spezifische Formular hängt von der Art der Kundin oder des Kunden oder des Kaufs ab.

• Unternehmen sollten Ausnahmebescheinigungen und damit verbundene Unterlagen mindestens dreieinhalb Jahre aufbewahren, um der Verjährungsfrist für staatliche Prüfungen zu entsprechen.

Was ist eine Ausnahme für die Sales Tax in Illinois?

Eine Ausnahme für die Sales Tax in Illinois hebt die staatliche Sales Tax von 6,25 % auf, die offiziell als Retailers' Occupation Tax (ROT) bezeichnet wird. Die ROT ist als Steuer auf das Privileg der Verkäuferin oder des Verkäufers strukturiert, im Bundesstaat geschäftlich tätig zu sein, und nicht auf die Kundin oder den Kunden, funktioniert jedoch genauso wie eine Sales Tax. Eine Ausnahme macht eine Transaktion für diese Steuer unzulässig.

Wer ist für eine Ausnahme für die Sales Tax in Illinois berechtigt?

Die Berechtigung hängt in Illinois vom rechtlichen Status der Kundin oder des Kunden ab und in einigen Fällen davon, was sie oder er mit dem Kauf zu tun beabsichtigt.

Eine Handvoll Kategorien deckt die meisten ausgenommenen Kundinnen und Kunden ab:

• Regierungen: Regierungsbehörden auf Bundes-, Bundesstaats- und lokaler Ebene zahlen beim Kauf keine Sales Tax. Dies umfasst Schulbezirke, Gemeindeämter und staatliche Universitäten.

• Ausgenommene Organisationen: Illinois stellt berechtigten wohltätigen, religiösen und Bildungsorganisationen eine Identifikationsnummer für die Ausnahme, eine sogenannte E-Nummer, aus. Um eine solche zu erhalten, müssen sich Organisationen beim Illinois Department of Revenue bewerben. Sie müssen nachweisen, dass sie die gesetzliche Definition erfüllen, die enger gefasst ist als der Bundesstatus nach 501(c)(3).

• Wiederverkäuferinnen und Wiederverkäufer: Ein Unternehmen, das Waren kauft, die es weiterverkaufen und nicht selbst nutzen oder verbrauchen möchte, zahlt für diesen Kauf keine Steuer. Die Steuer wird von der Endkundin oder vom Endkunden erhoben.

• Herstellerinnen und Hersteller: Unternehmen, die Maschinen und Anlagen kaufen, welche hauptsächlich für die Herstellung oder Montage von zum Verkauf stehenden Waren verwendet werden, können eine produktionsbezogene Ausnahme geltend machen, die unabhängig von der allgemeinen Ausnahme für den Wiederverkauf ist.

• Landwirtinnen und Landwirte: Für Käufe von landwirtschaftlichen Maschinen und Anlagen, die hauptsächlich in der Produktionslandwirtschaft eingesetzt werden, gibt es eine eigene Ausnahmekategorie. Sie unterscheiden sich von der Ausnahme für das produzierende Gewerbe, auch wenn die Logik dahinter ähnlich ist.

Welche Produkte und Dienstleistungen sind für eine Ausnahme für die Sales Tax in Illinois berechtigt?

Einige Ausnahmen sind eher an das Produkt als an die Kundin oder den Kunden gebunden, sodass die steuerliche Behandlung gleich bleibt, unabhängig davon, wer den Kauf tätigt.

Berechtigte Lebensmittel, Medikamente und medizinische Geräte werden mit einem ermäßigten Satz von 1 % anstelle des Standardsatzes von 6,25 % besteuert. Dies umfasst Lebensmittel für den häuslichen Verbrauch, verschreibungspflichtige und rezeptfreie Medikamente sowie medizinische Geräte wie Hörgeräte. Zubereitete Speisen, die für den sofortigen Verzehr verkauft werden, wie etwa eine Mahlzeit im Restaurant, werden in voller Höhe besteuert.

Einige Kategorien weisen eine vollständige Ausnahme auf:

• Zeitungen und Zeitschriften: Publikationen, die auf Abonnementbasis verkauft werden

• Produktionsmaschinen und -anlagen: Maschinen, Anlagen und zugehörige Teile, die hauptsächlich für die Herstellung oder Montage von zum Verkauf stehenden Waren verwendet werden

• Maschinen und Anlagen für die grafische Industrie: Anlagen, die im Druck- und Verlagswesen verwendet werden (diese Kategorie wurde eingeschränkt, da der Bundesstaat Teile davon in die breitere Ausnahme für das produzierende Gewerbe integriert hat)

• Gesetzliche Zahlungsmittel, Währungen und Edelmetalle: Käufe, die eher als Anlage denn zur Nutzung getätigt werden

• Schienenfahrzeuge: Fahrzeuge und Anlagen, die für den gewerblichen Transport von Personen oder Eigentum im zwischenstaatlichen Handel eingesetzt werden, sobald die Kundin oder der Kunde den Schwellenwert für die zwischenstaatliche Nutzung erreicht

Dienstleistungen fallen in der Regel nicht in die Bemessungsgrundlage der Sales Tax von Illinois, da die ROT auf materielle Güter und nicht auf Arbeitsleistung oder Fachkenntnisse angewendet wird.

Wie verwendet ein Unternehmen eine Ausnahmebescheinigung für die Sales Tax in Illinois?

Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Ausnahme in Anspruch nimmt, benötigt die Verkäuferin oder der Verkäufer eine Bescheinigung in den Unterlagen, um dies zu belegen. In Illinois müssen Bescheinigungen zum Zeitpunkt des Verkaufs nicht beim Bundesstaat eingereicht werden, aber eine Verkäuferin oder ein Verkäufer muss in der Lage sein, sie vorzulegen, wenn das Department of Revenue dies verlangt.

Kundinnen und Kunden, die Wiederverkäufe tätigen, müssen eine Wiederverkaufsbescheinigung, das Formular CRT-61, mit ihrer Registrierungsnummer und einer Beschreibung dessen, was für den Wiederverkauf gekauft wird, ausfüllen und vorlegen. Eine Verkäuferin oder ein Verkäufer, die oder der ein vollständig ausgefülltes Formular CRT-61 in gutem Glauben akzeptiert, ist in der Regel geschützt, falls sich herausstellt, dass die Kundin oder der Kunde die Ausnahme missbraucht hat.

Ausgenommene Organisationen müssen ihre E-Nummer vorlegen. Die Verkäuferin oder der Verkäufer vermerkt diese sowie den Namen der Organisation auf der Rechnung oder einem anderen Beleg. Kundinnen und Kunden von Regierungsbehörden legen in der Regel eine Bestellung oder ein Ausnahmeschreiben vor, da sich die Ausnahme eher aus ihrem Status als aus einem spezifischen Formular ergibt.

Kundinnen und Kunden, die Maschinen für das produzierende Gewerbe und die Landwirtschaft kaufen, verwenden das Formular ST-587, die Ausnahmebescheinigung für Maschinen und Anlagen des produzierenden Gewerbes, der Produktionslandwirtschaft sowie des Kohle- und Zuschlagstoffbergbaus. Dieses Formular erfordert mehr Details als eine Wiederverkaufsbescheinigung, da die Ausnahme davon abhängt, wie die Anlagen genutzt werden.

Auswärtige Kundinnen und Kunden, die eine Ausnahme für den Wiederverkauf in mehreren Bundesstaaten geltend machen, können das Uniform Sales and Use Tax Resale Certificate verwenden, ein Formular für mehrere Gerichtsbarkeiten, das Illinois neben vielen anderen Bundesstaaten akzeptiert.

Welche Unterlagen muss ein Unternehmen für eine Ausnahme für die Sales Tax in Illinois aufbewahren?

Illinois kann eine Steuererklärung in der Regel bis zu dreieinhalb Jahre nach ihrer Einreichung prüfen. Dieser Zeitrahmen bildet die Untergrenze dafür, wie lange ein Unternehmen Ausnahmebescheinigungen und die damit verbundenen Unterlagen aufbewahren sollte. Die Bescheinigung (das Formular CRT-61, ST-587, die Dokumentation der E-Nummer oder das Formular für mehrere Gerichtsbarkeiten) muss vollständig ausgefüllt sein. Die Rechnung oder der Zahlungsbeleg sollte mit Datum, Postenbeschreibung und Kundeninformationen, die mit denen auf der Bescheinigung übereinstimmen, dem ausgenommenen Verkauf zuzuordnen sein. Verkäuferinnen und Verkäufer sollten jegliche Korrespondenz mit dem Illinois Department of Revenue bezüglich der Gültigkeit von E-Nummern aufbewahren, da diese ablaufen oder sich ändern können.

Eine Verkäuferin oder ein Verkäufer, die oder der eine unvollständige oder nicht angemessen zur Transaktion passende Ausnahmebescheinigung für die Sales Tax akzeptiert, riskiert, den Vertrauensschutz zu verlieren und zur Nachzahlung der Steuer sowie von Strafen und Zinsen herangezogen zu werden.

Welche Tools helfen bei der Verwaltung von Ausnahmebescheinigungen für die Sales Tax in Illinois?

Die manuelle Nachverfolgung von Ausnahmebescheinigungen bei einem großen Kundenstamm kann unübersichtlich werden. Unternehmen benötigen eine Möglichkeit, Bescheinigungen einmalig zu erfassen, zu kennzeichnen, welche Kundinnen und Kunden über eine gültige Ausnahme verfügen, und beim Bezahlvorgang automatisch die richtige steuerliche Behandlung anzuwenden.

Ein automatisiertes Tool wie Stripe Tax macht dies einfach. Mit Stripe Tax können Unternehmen Kundinnen und Kunden als von der Steuer ausgenommen registrieren und ihre Ausnahmeinformationen in Stripe speichern, sodass bei zukünftigen Käufen dieser Kundin oder dieses Kunden der Ausnahmestatus automatisch angewendet wird, anstatt bei jedem Verkauf eine manuelle Überprüfung zu verlangen. Wenn ein Unternehmen steuerpflichtige und ausgenommene Waren verkauft, wie etwa Produktionsanlagen neben allgemeinen Handelswaren, codiert Stripe Tax die Posten gemäß dem Gesetz von Illinois auf der Grundlage des Produkts korrekt, unabhängig davon, welche Kundin oder welcher Kunde diese kauft.

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FAQs zu Ausnahmen von der Sales Tax in Illinois