Die Niederlande bieten eines der am einfachsten zugänglichsten Unternehmensumfelder in Europa, wobei 95 % der wichtigsten europäischen Märkte in der Nähe niederländischer Zentren liegen. Es gibt einen klaren Weg zur Gründung, ein gut dokumentiertes Steuersystem und keine Vorgaben hinsichtlich niederländischer Partner/innen oder lokaler Gesellschafter/innen zum Start. Nicht aus der EU stammende Gründer/innen können eine besloten vennootschap (BV) oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit nur 0,01 € Startkapital und einem/einer Notar/in für bürgerliches Recht gründen.

Im Folgenden erläutern wir, wie Sie in den Niederlanden ein eigenes Unternehmen gründen, welche Zahlungsinfrastruktur Sie für den Betrieb auf dem niederländischen Markt benötigen und welche spezifischen Fehler Sie vermeiden sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie sieht der Prozess zur Gründung eines Unternehmens in den Niederlanden aus?
  
• Wie wählen Sie die passende Rechtsform bei der Gründung eines Unternehmens in den Niederlanden?
  
• Welche Zahlungsinfrastruktur benötigen Sie, um in den Niederlanden ein eigenes Unternehmen zu gründen?
  
• Welche Steuer- und Compliance-Verpflichtungen gelten für ein Unternehmen in den Niederlanden?
  
• Was sind die häufigsten Fallstricke bei der Gründung eines Unternehmens in den Niederlanden?
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Wie sieht der Prozess zur Gründung eines Unternehmens in den Niederlanden aus?

Bevor Sie ein Formular für die Registrierung ausfüllen, müssen Sie einige Voraussetzungen erfüllen. Zunächst benötigen Sie eine Anschrift in den Niederlanden, die Sie als Ihren eingetragenen Firmensitz verwenden können. Postfächer sind zwar nicht zulässig, virtuelle Büroadressen jedoch schon, sofern diese während der Geschäftszeiten zugänglich sind und amtliche Post empfangen können.

Wenn Sie nicht aus der EU stammen und in den Niederlanden leben möchten, benötigen Sie eine gültige Aufenthaltserlaubnis, mit der Sie ein Unternehmen führen dürfen. Wenn Sie nicht beabsichtigen, in dem Land zu leben und zu arbeiten, können Sie auf die Erlaubnis verzichten.

So funktioniert der Prozess:

Wählen Sie Ihre Rechtsform

Die Rechtsform ist von entscheidender Bedeutung für Ihre steuerliche Belastung, Ihre Haftung und die Art und Weise, wie Sie sich selbst bezahlen. Sie gibt auch Ihren Registrierungspfad vor: Bei einem Einzelunternehmen oder einer offenen Handelsgesellschaft müssen Sie sich direkt bei einer Geschäftsstelle der niederländischen Handelskammer (auf Niederländisch „Kamer van Koophandel“ oder KVK) registrieren, während für eine BV (Besloten Vennootschap) ein/e Notar/in erforderlich ist.

Zusammenarbeit mit einem/einer niederländischen Notar/in

Wenn Sie eine BV gründen, muss ein/e Notar/in für bürgerliches Recht die Gründungsurkunde aufsetzen. Dies kann vor Ort oder über einen sicheren Videoanruf erfolgen, wenn Sie sich im Ausland befinden.

Die notarielle Urkunde umfasst vier Hauptbestandteile:

• Unternehmensname: Ein eindeutiger Name, der den bestehenden registrierten Namen nicht zu ähnlich ist

• Registrierte Adresse: Ihr verifizierter Unternehmensstandort in den Niederlanden

• Anteilsstruktur: Eine Übersicht darüber, wer was besitzt und zu welchem Nennwert

• Angegebener Zweck: Eine allgemeine Beschreibung der Tätigkeiten des Unternehmens (enthält in der Regel eine allgemeine Formulierung, um künftige Änderungen zu vermeiden)

Registrierung bei der KVK

Sie zahlen der KVK eine einmalige Registrierungsgebühr in Höhe von 85,15 € ab 2026 und erhalten eine KVK-Nummer für Ihre Unterlagen. Das genaue notarielle Verfahren hängt von Ihrer Unternehmensstruktur ab:

• Bei einer BV reicht der/die Notar/in die Urkunde ein und registriert das Unternehmen in Ihrem Namen. Er/Sie muss auch die letztendlichen wirtschaftlichen Eigentümer/innen registrieren – Personen, die mehr als 25 % des Unternehmens besitzen oder kontrollieren.

• Einzelunternehmen und offene Handelsgesellschaften registrieren sich direkt bei einer KVK-Geschäftsstelle.

Erhalt Ihrer Registrierungsnummern

Wenn Ihr Unternehmen registriert ist, erhalten Sie drei erforderliche Identifikationsnummern:

• KVK-Nummer: Ihre achtstellige Registrierungsnummer. Sie muss auf jeder Rechnung und bei jeder offiziellen Einreichung angegeben werden.

• RSIN-Nummer: Ihre Steueridentifikationsnummer bei der niederländischen Steuerbehörde (Belastingdienst), die automatisch zusammen mit Ihrer KVK-Nummer ausgestellt wird.

• BTW-Nummer: Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die separat ausgestellt wird.

Während die ersten beiden unmittelbar nach der Registrierung ausgestellt werden, kann es einige Wochen dauern, bis die BTW-Nummer eintrifft. Planen Sie entsprechend, wenn Kundinnen und Kunden vom ersten Tag an umsatzsteuerkonforme Rechnungen benötigen.

Eröffnung eines Unternehmensbankkontos

Sie benötigen Ihre KVK-Nummer, um ein Unternehmenskonto zu eröffnen. Wenn Sie eine BV gegründet haben, benötigen Sie eine Kopie der notariellen Urkunde.

Einholung branchenspezifischer Lizenzen

Finanzdienstleistungen, das Gesundheitswesen und bestimmte Fachdienstleistungen erfordern zusätzliche Genehmigungen. Diese Anforderungen bestimmen zusammen mit Ihrer gewählten Rechtsform Ihren Zeitplan. Einzelunternehmen können den Betrieb in der Regel innerhalb von einem oder zwei Tagen aufnehmen, während BVs oft mehrere Wochen von der ursprünglichen Entscheidung bis zu einem funktionsfähigen Unternehmen benötigen.

Wie wählen Sie die passende Rechtsform bei der Gründung eines Unternehmens in den Niederlanden?

Gründer/innen wählen in der Regel zwischen zwei Formen: einem Einzelunternehmen (auf Niederländisch „eenmanszaak“) oder einer BV.

Als Einzelunternehmer/in ist die Einrichtung einfach. Es ist kein/e Notar/in, kein Mindestkapital und keine Urkunde erforderlich. Sie registrieren sich direkt bei der KVK und sind dann schon fertig. Dies ist der schnellste Weg, um ein legal tätiges Unternehmen in den Niederlanden zu werden, aber Sie übernehmen damit die volle Haftung. Wenn das Unternehmen Geld schuldet, schulden Sie dieses Geld persönlich. Sie werden außerdem als Einzelperson besteuert, sodass Einkommensteuersätze gelten: bis zu 49,5 % in der höchsten Steuerklasse (für Einkommen über 78.426 €). Es sind einige Abzüge für Selbstständige möglich.

BVs erfordern eine/n niederländische/n Notar/in, um die Unternehmenssatzung aufzusetzen und einzureichen. Die Notarkosten belaufen sich in der Regel auf 400–1.000 € für eine Standardgründung. Die ehemalige Anforderung eines Mindeststammkapitals von 18.000 € wurde im Jahr 2012 abgeschafft, sodass Sie mit nur 0,01 € gründen können, auch wenn 1 € gängige Praxis ist. Im Gegensatz zu einem Einzelunternehmen ist die BV eine separate juristische Person. Das bedeutet, dass Ihr persönliches Vermögen im Allgemeinen vor Unternehmensschulden geschützt ist und die Körperschaftsteuer anfällt. Als Vorstand sind Sie verpflichtet, sich selbst ein „marktübliches Mindestgehalt“ zu zahlen, das der Einkommensteuer unterliegt. Gewinne darüber hinaus können zu einem niedrigeren Satz als Dividenden ausgeschüttet werden.

Letztendlich läuft die Wahl auf einen Kompromiss zwischen Einfachheit und Risiko hinaus. Wenn Sie ein/e Dienstleister/in mit geringen Fixkosten und minimaler Haftung sind, ist ein Einzelunternehmen der effizienteste Ausgangspunkt. Aber sobald Sie einen jährlichen Gewinn von etwa 100.000–150.000 € erzielen oder wenn Ihr Geschäftsmodell erhebliche finanzielle Risiken und Einstellungen beinhaltet, wird die BV zur besseren Wahl sowohl hinsichtlich Vermögensschutz als auch hinsichtlich Steueroptimierung.

Welche Zahlungsinfrastruktur benötigen Sie, um in den Niederlanden ein eigenes Unternehmen zu gründen?

Um in den Niederlanden Zahlungen entgegenzunehmen, müssen Sie iDEAL | Wero unterstützen. Dies ist die vorherrschende Zahlungsmethode für niederländische Online-Transaktionen, die ab 2026 auf die paneuropäische Digital Wallet Wero umgestellt wird.

Dies sind die weiteren Zahlungsmethoden, die Sie unterstützen sollten:

• Kartenzahlungen: Visa und Mastercard werden von internationalen Kundinnen und Kunden sowie von niederländischen Kundinnen und Kunden für bestimmte Transaktionstypen bevorzugt.

• SEPA-Lastschrift: Die SEPA-Lastschrift (Single Euro Payments Area) ist die Standardmethode für die wiederkehrende Abrechnung in den Niederlanden und in der gesamten Eurozone.

• SEPA-Überweisung: Diese Methode ist bei B2B-Transaktionen üblich. Niederländische Unternehmen und Unternehmen aus anderen EU-Staaten begleichen Rechnungen routinemäßig per Banküberweisung statt per Kartenzahlung.

Stripe unterstützt alle diese Methoden über eine einzige Integration, was wichtig ist, da die Entwicklung separater Integrationen für jede Methode sehr viel Zeit und Aufwand erfordert.

Welche Steuer- und Compliance-Verpflichtungen gelten für ein Unternehmen in den Niederlanden?

Das niederländische Steuersystem weist viele bewegliche Teile auf, für die unterschiedliche Zeitpläne gelten. Das Verpassen einer Frist für eine Einreichung hat automatische Geldstrafen zur Folge, und der Belastingdienst versendet keine Erinnerungsschreiben.

Hier sind die wichtigsten Pflichten.

Umsatzsteuer (BTW)

Der Standardsatz beträgt 21 %, bei einem ermäßigten Satz von 9 % für bestimmte Kategorien wie Lebensmittel, Bücher, Medikamente und einige Dienstleistungen. In den meisten Fällen reichen Sie vierteljährliche Erklärungen ein, oder auch monatliche, wenn Ihre Schuld hoch ist. Wenn Ihr Jahresumsatz unter 20.000 € liegt, können Sie möglicherweise die Kleinunternehmerregelung (auf Niederländisch „kleineondernemersregeling“ oder KOR) in Anspruch nehmen, mit der Sie sich vollständig von der Umsatzsteuerverwaltung abmelden können.

Körperschaftsteuer

Die Körperschaftsteuer gilt für BVs in Höhe von 19 % auf Gewinne bis zu 200.000 € und 25,8 % auf alles darüber. Die Erklärung wird jährlich eingereicht, und die Steuer ist fünf Monate nach Ende Ihres Geschäftsjahres fällig, es sei denn, Sie haben eine Verlängerung beantragt.

Lohnsteuer

Wenn Sie sich selbst bezahlen oder jemanden beschäftigen, behalten Sie die Einkommensteuer und Sozialbeiträge an der Quelle ein. Dies erfordert eine separate Registrierung beim Belastingdienst als Arbeitgeber/in.

Jahresabschlüsse

BVs müssen Jahresabschlüsse bei der KVK einreichen. Kleine Unternehmen können verkürzte Abschlüsse anstelle von vollständigen einreichen, solange sie unter zwei dieser drei Schwellenwerte liegen: 15 Mio. € Umsatz, 7,5 Mio. € Bilanzsumme oder weniger als 50 Mitarbeiter/innen.

Steuerabkommen

Die Niederlande haben Steuerabkommen mit mehr als 100 Ländern abgeschlossen. Wenn Ihre Rechtsform Zahlungen (z. B. Dividenden, Lizenzgebühren, Zinsen) zwischen einer niederländischen juristischen Person und einer Mutter- oder Tochtergesellschaft im Ausland umfasst, können diese Abkommen Einfluss auf die geltenden Steuersätze haben. In diesem Fall sollten Sie spezifische Beratung einholen.

Was sind die häufigsten Fallstricke bei der Gründung eines Unternehmens in den Niederlanden?

Einige der häufigsten Fehler sind erst viel später erkennbar, wenn Ihr Unternehmen bereits seinen Betrieb aufgenommen hat. Mit der richtigen, frühzeitigen Vorbereitung lassen sie sich jedoch meist vermeiden.

Hier sind einige mögliche Probleme.

Zu frühe Wahl der falschen Rechtsform

Die spätere Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine BV erfordert einen formalen Umwandlungsprozess, Notarkosten und mögliche steuerliche Konsequenzen für übertragene Vermögenswerte. Dies ist möglich, aber mit einem Aufwand verbunden, den Sie besser vermeiden sollten.

Unterschätzung des marktüblichen Mindestgehalts

BV-Vorstände, die ihre Gehälter minimieren, um die Einkommensteuerbelastung zu senken, können ins Visier des Belastingdienst geraten. Die Steuerbehörde kann einschätzen, wie hoch ein marktübliches Gehalt für Ihre Position und Branche sein sollte. Wenn Ihres als zu niedrig eingestuft wird, wird es rückwirkend mit Zinsen angepasst.

Verzögerungen bei der BTW-Registrierung

Wenn Sie mit zeitkritischen Verträgen oder Kundinnen und Kunden starten, die sofort umsatzsteuerkonforme Rechnungen benötigen, kann eine sechswöchige Wartezeit für Ihre BTW-Nummer Probleme verursachen. Registrieren Sie Ihre BV mehrere Wochen bevor Sie die Geschäfte aufnehmen möchten.

Versäumnis der Frist für die 30-Prozent-Regelung

Wenn Sie aus dem Ausland umziehen und die Voraussetzungen für die 30-Prozent-Regelung erfüllen (eine Steuererleichterung, die es Expat-Mitarbeitenden, die die Voraussetzungen dafür erfüllen, ermöglicht, bis zu 30 % ihres Gehalts für maximal fünf Jahre steuerfrei zu erhalten), haben Sie vier Monate ab Ihrem Startdatum Zeit, um dies zu beantragen.

Rückstand bei der Buchführung

Das niederländische Steuerrecht verpflichtet Sie, Unterlagen mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren (10 Jahre bei Immobilien). Vierteljährliche BTW-Meldungen erfordern von Anfang an saubere Transaktionsnachweise. Ein Rückstand im ersten Jahr akkumuliert sich schnell, und niederländische Buchhalter/innen rechnen nach Stunden ab, wenn Sie ihre Hilfe beim Aufholen des Rückstands benötigen.

So kann Stripe Payments Sie unterstützen

Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

Mit Stripe Payments können Sie Folgendes umsetzen:

• Bezahlvorgang optimieren: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklungsstunden mit vorgefertigten Zahlungs-Nutzeroberflächen, Zugang zu über 125 Zahlungsmethoden und Link, einer von Stripe entwickelten Wallet.

• Neue Märkte schneller erschließen: Erreichen Sie Kundinnen und Kunden weltweit und reduzieren Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung mehrerer Währungen mit grenzüberschreitenden Zahlungsoptionen, die in 195 Ländern und über 135 Währungen verfügbar sind.

• Online- und Vor-Ort-Zahlungen vereinheitlichen: Schaffen Sie Unified Commerce über Online- und Vor-Ort-Kanäle hinweg, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und Ihren Umsatz zu steigern.

• Zahlungs-Performance verbessern: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter eine No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.

• Schnelleres Wachstum dank einer flexiblen, zuverlässigen Plattform: Bauen Sie auf einer Plattform auf, die mit Ihnen mitwächst, mit einer historischen Erreichbarkeit von 99,999 % und branchenführender Zuverlässigkeit.

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