I Paesi Bassi hanno uno degli ambienti più accessibili per l'imprenditoria in Europa, e il 95% dei principali mercati europei è vicino agli hub olandesi. Esiste un percorso chiaro per la costituzione, un sistema fiscale ben documentato e non è richiesto alcun socio olandese o azionista locale per avviare l'attività. I fondatori extra-UE possono costituire una besloten vennootschap (BV), ovvero una società privata a responsabilità limitata, con soli 0,01 € di capitale iniziale e un notaio di diritto civile.

Di seguito illustreremo come avviare un'attività nei Paesi Bassi, l'infrastruttura di pagamenti necessaria per operare nel mercato olandese e gli errori specifici da evitare.

Contenuto dell'articolo

• Procedura per avviare un'azienda nei Paesi Bassi
  
• Come scegliere la struttura giusta per avviare un'azienda nei Paesi Bassi
  
• Infrastruttura di pagamenti necessaria per avviare la propria attività nei Paesi Bassi
  
• Obblighi in materia di imposte e conformità di un'azienda nei Paesi Bassi
  
• Insidie più comuni dell'avvio di un'azienda nei Paesi Bassi
  
• In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto
  

Procedura per avviare un'azienda nei Paesi Bassi

Prima di impostare un modulo di registrazione, devi soddisfare alcuni requisiti. Innanzitutto, ti servirà un indirizzo olandese da utilizzare come sede legale. Sebbene le caselle postali non siano valide, gli indirizzi degli uffici virtuali possono esserlo se sono accessibili durante l'orario di lavoro e in grado di ricevere corrispondenza ufficiale.

Se non sei cittadino dell'UE e hai in programma di vivere nei Paesi Bassi, ti servirà un permesso di soggiorno valido che ti consenta di gestire un'attività. Se non intendi vivere e lavorare in quel Paese, puoi saltare il permesso.

Ecco come funziona la procedura.

Scegli la tua struttura giuridica

La struttura giuridica determina la tua esposizione in materia di imposte, la tua responsabilità e il modo in cui ti retribuisci. Stabilisce inoltre il percorso di registrazione: una ditta individuale o una società in nome collettivo richiede la registrazione diretta presso un ufficio della Camera di Commercio dei Paesi Bassi ("Kamer van Koophandel" in olandese o KVK), mentre una BV richiede un notaio.

Collabora con un notaio olandese

Se stai costituendo una BV, l'atto costitutivo deve essere redatto da un notaio. Questa operazione può essere effettuata di persona o tramite una videochiamata sicura, se ti trovi all'estero.

L'atto notarile include quattro elementi chiave:

• Nome dell'azienda: nome univoco che non sia troppo simile ai nomi attualmente registrati

• Indirizzo registrato: sede olandese verificata dell'attività

• Struttura azionaria: panoramica di chi possiede cosa e con quale valore nominale

• Scopo dichiarato: descrizione generale di ciò che fa l'azienda (generalmente include una clausola onnicomprensiva per evitare future modifiche)

Registrati presso la KVK

Pagherai alla KVK una commissione di registrazione una tantum di 85,15 € dal 2026 e riceverai un numero della KVK per i tuoi archivi. L'esatta procedura notarile dipende dalla struttura dell'attività:

• Per le BV, il notaio deposita l'atto e registra l'azienda a tuo nome. Deve inoltre registrare i titolari effettivi (UBO), ovvero le persone che possiedono o controllano più del 25% dell'azienda.

• Le ditte individuali o le società in nome collettivo si registrano direttamente presso un ufficio della KVK.

Ricevi i numeri di registrazione

Una volta registrata la tua attività, ti verranno rilasciati tre numeri di identificazione necessari:

• Numero KVK: numero di registrazione a otto cifre. Va indicato su ogni fattura e dichiarazione ufficiale.

• Numero RSIN: numero di identificazione fiscale presso l'Amministrazione fiscale (Belastingdienst), rilasciato automaticamente insieme al numero KVK.

• Numero BTW: numero di identificazione IVA, che viene rilasciato separatamente.

Mentre i primi due vengono rilasciati subito dopo la registrazione, la consegna del numero BTW può richiedere alcune settimane, quindi devi pianificare di conseguenza se i clienti hanno bisogno dal primo giorno di fatture conformi all'IVA.

Apri un conto bancario aziendale

Per aprire un conto business ti servirà il numero KVK. Se hai costituito una BV, avrai bisogno di una copia dell'atto notarile.

Ottieni le licenze specifiche per il settore

I servizi finanziari, l'assistenza sanitaria e alcuni servizi professionali richiedono ulteriori permessi. Questi requisiti, insieme alla struttura scelta, determinano la tua tempistica. In genere le ditte individuali possono iniziare a operare dopo uno o due giorni, mentre le BV richiedono spesso più settimane dalla costituzione per diventare operative.

Come scegliere la struttura giusta per avviare un'azienda nei Paesi Bassi

Di solito i fondatori scelgono tra due strutture: ditta individuale ("eenmanszaak" in olandese) o BV.

Come ditta individuale, la configurazione è semplice. Non c'è nessun notaio, nessun capitale minimo e nessun atto. Ti registri direttamente presso la KVK ed è tutto lì. È il modo più rapido per diventare un'attività operante legalmente nei Paesi Bassi, ma te ne assumi la piena responsabilità. Se l'azienda deve del denaro, sei tu a doverlo personalmente. Sei anche soggetto all'imposta sul reddito come persona fisica, quindi si applicano le aliquote dell'imposta sul reddito: fino al 49,5% nella fascia più alta (per un reddito superiore a 78.426 €). Per il lavoro autonomo sono disponibili alcune detrazioni.

Le BV richiedono che un notaio olandese rediga e depositi lo statuto. I costi del notaio vanno in genere da 400 a 1.000 € per la costituzione di una società standard. Il vecchio requisito del capitale sociale minimo di 18.000 € è stato abolito nel 2012, quindi puoi costituirla con soli 0,01 €, sebbene 1 € sia l'importo standard. A differenza della ditta individuale, la BV è una persona giuridica indipendente. Questo significa che i tuoi beni personali sono generalmente protetti dai debiti dell'attività e si applica l'imposta sul reddito delle società. Come membro del consiglio di amministrazione, sei tenuto a pagarti uno "stipendio minimo" convenzionale, che è soggetto all'imposta sul reddito. I profitti superiori a tale importo possono essere distribuiti come dividendi a un'aliquota inferiore.

In definitiva, la scelta si riduce a un compromesso tra semplicità e rischio. Se sei un fornitore di servizi generali a basso costo e con responsabilità minima, una ditta individuale è l'inizio più efficiente. Tuttavia, quando raggiungi circa 100.000 - 150.000 € di profitto annuo, o il tuo modello di business comporta rischi finanziari e assunzioni sostanziali, la BV diventa la scelta migliore, sia per la protezione delle risorse, sia per l'ottimizzazione fiscale.

Infrastruttura di pagamenti necessaria per avviare la propria attività nei Paesi Bassi

Ricevere pagamenti nei Paesi Bassi significa accettare iDEAL | Wero. Questo è il metodo di pagamento dominante per le transazioni online olandesi, ed è in corso la transizione verso il wallet digitale paneuropeo Wero a partire dal 2026.

Ecco gli altri metodi di pagamento che dovresti accettare:

• Pagamenti con carta: Visa e Mastercard sono molto apprezzate dai clienti internazionali, così come dai clienti olandesi per determinate tipologie di transazioni.

• Addebito diretto SEPA: l'addebito diretto nell'Area unica dei pagamenti in euro (SEPA) è lo standard per l'addebito ricorrente nei Paesi Bassi e nell'eurozona in generale.

• Bonifico SEPA: è comune per le transazioni B2B. Le attività olandesi e le altre aziende europee pagano abitualmente le fatture tramite bonifico bancario anziché con carta.

Stripe accetta tutti questi metodi con un'unica integrazione, il che è importante perché costruire integrazioni separate per ciascun metodo richiede tempo e lavoro.

Obblighi in materia di imposte e conformità di un'azienda nei Paesi Bassi

Il sistema di imposte olandese ha molte componenti mobili che funzionano con tempistiche diverse. Il mancato rispetto di una scadenza nella dichiarazione fa scattare multe automatiche e il Belastingdienst non invia alcun promemoria.

Ecco i principali obblighi.

IVA (BTW)

L'aliquota standard è del 21%, con un'aliquota ridotta del 9% per categorie specifiche come cibo, libri, farmaci e alcuni servizi. La dichiarazione va presentata trimestralmente nella maggior parte dei casi, o mensilmente se gli importi sono elevati. Se il tuo fatturato annuo è inferiore a 20.000 €, potresti essere idoneo al regime per piccole attività ("kleineondernemersregeling" in olandese, o KOR), che ti consente di evitare del tutto l gestione dell'IVA.

Imposta sul reddito delle società

L'imposta sul reddito delle società si applica alle BV, al 19% sugli utili fino a 200.000 €, o al 25,8% su qualsiasi importo superiore. Viene dichiarata annualmente ed è dovuta cinque mesi dopo la fine dell'anno finanziario, a meno che non sia stata richiesta una proroga.

Imposta sui salari

Se retribuisci te stesso o assumi qualcuno, dovrai trattenere alla fonte l'imposta sul reddito e i contributi sociali. Questo richiede una registrazione separata come datore di lavoro presso il Belastingdienst.

Bilancio annuale

Le BV devono depositare il bilancio annuale presso la KVK. Le piccole aziende possono depositare un bilancio abbreviato anziché completo, a condizione che rientrino in due di queste tre soglie: giro d'affari di 15 milioni di euro, totale a bilancio di 7,5 milioni di euro, o meno di 50 dipendenti.

Convenzioni fiscali

I Paesi Bassi hanno trattati in materia di imposte con più di 100 Paesi. Se la tua struttura prevede pagamenti (ad esempio, dividendi, royalty, interessi) tra l'entità olandese e una società madre o una controllata estera, tali trattati potrebbero influire sulle aliquote d'imposta applicabili. In tal caso, dovresti richiedere una consulenza specifica.

Insidie più comuni dell'avvio di un'azienda nei Paesi Bassi

Alcuni degli errori più comuni non sono immediatamente evidenti se non più avanti, quando la tua attività è già operativa. Tuttavia, di solito si possono evitare fin dall'inizio con una buona preparazione.

Ecco alcuni potenziali problemi.

Scegliere troppo presto la struttura giuridica sbagliata

Convertire una ditta individuale in una BV in un secondo momento implica una procedura formale di conversione, costi notarili e potenziali conseguenze fiscali sui beni trasferiti. È possibile, ma è una complicazione che è meglio evitare.

Sottovalutare lo stipendio minimo convenzionale

I dirigenti delle BV che riducono al minimo i propri stipendi per limitare l'esposizione all'imposta sul reddito potrebbero essere soggetti a controlli da parte del Belastingdienst. L'autorità fiscale potrebbe stimare lo stipendio convenzionale per il tuo ruolo e il tuo settore. E, se viene ritenuto troppo basso, potrebbe rettificarlo retroattivamente con gli interessi.

Ritardi nella registrazione BTW (IVA)

Se stai avviando l'attività con contratti urgenti o clienti che hanno immediatamente bisogno di fatture conformi all'IVA, un'attesa di sei settimane per il numero BTW può causare qualche problema. Registra la tua BV alcune settimane prima di iniziare a operare.

Perdere la finestra temporale per la regola del 30%

Se ti stai trasferendo dall'estero e hai i requisiti per la regola del 30% (una agevolazione fiscale che consente ai dipendenti espatriati qualificati di ricevere esentasse fino al 30% del proprio stipendio per un massimo di cinque anni), hai quattro mesi dalla data di inizio per presentare domanda.

Essere in ritardo con la contabilità

La legislazione fiscale olandese richiede di conservare i registri per almeno sette anni (10 anni per gli immobili). Le dichiarazioni BTW trimestrali richiede che i registri delle transazioni siano in ordine fin dal primo giorno. I ritardi accumulati nel primo anno si moltiplicano rapidamente, e i commercialisti olandesi fatturano a ore quando ti aiutano a recuperare i ritardi.

In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto

Stripe Payments offre una soluzione di pagamento unificata e globale che aiuta ogni attività, dalle start-up in fase di espansione alle multinazionali, ad accettare pagamenti online, di persona e in tutto il mondo.

Con Stripe Payments puoi:

• Ottimizzare l'esperienza della procedura di pagamento: crea un'esperienza senza problemi per il cliente e risparmia migliaia di ore di progettazione con le interfacce utente predefinite, per accedere a oltre 125 metodi di pagamento e a Link, il wallet di Stripe.

• Espanderti più rapidamente in nuovi mercati: raggiungi i clienti di tutto il mondo e riduci le complessità e i costi della gestione multivaluta con opzioni di pagamento transfrontaliere, disponibili in 195 Paesi e in più di 135 valute.

• Unificare i pagamenti di persona e online: crea un'esperienza di commercio unificato su canali online e di persona per personalizzare le interazioni, premiare la fedeltà e aumentare i ricavi.

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