Als Kapitalgesellschaft unterliegt die GmbH einer Reihe steuerrechtlicher Pflichten. Es werden unter anderem Steuern fällig, wenn Gewinne erwirtschaftet und ausgeschüttet werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine GmbH ihren Gewinn ermittelt und welche Steuern darauf zu zahlen sind. Zudem erläutern wir, welche Gewinnverwendungen möglich sind und unter welchen Voraussetzungen Gewinne ausgeschüttet werden können. Darüber hinaus erhalten Sie Tipps, wie Sie verdeckte Gewinnausschüttungen vermeiden und welche Steuern bei offenen Gewinnausschüttungen fällig werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie ermittelt eine GmbH ihren Gewinn?
  
• Welche Steuern zahlt eine GmbH auf ihre Gewinne?
  
• Welche Gewinnverwendungen sind bei einer GmbH möglich?
  
• Unter welchen Voraussetzungen können GmbH-Gewinne ausgeschüttet werden?
  
• Welche Steuern werden bei einer Gewinnausschüttung erhoben?
  
• Wie können verdeckte Gewinnausschüttungen vermieden werden?
  

Wie ermittelt eine GmbH ihren Gewinn?

Basis der Gewinnermittlung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist die Handelsbilanz, ein Jahresabschluss nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches. In der Handelsbilanz werden die Gewinne mit Hilfe einer Gewinn- und Verlustrechnung bestimmt (siehe §4 und §5 EstG). Hierfür werden sämtliche Erträge und Aufwände eines Geschäftsjahres auf einem Konto gesammelt und gegenübergestellt.

In die Rechnung einbezogen werden auch Gewinne und Verluste, die noch nicht ein- oder ausgegangen sind – beispielsweise offene Rechnungen. Urlaubsansprüche oder Überstunden, die noch nicht ausbezahlt wurden, müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Lagerbestände müssen hingegen nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden, außer der Wert des Lagers hat sich durch neue Einkaufspreise oder eine Warenminderung geändert.

Übersteigen die gesammelten Erträge die Aufwendungen, hat die GmbH Gewinn erwirtschaftet. Verluste aus den Vorjahren dürfen bis zu einer bestimmten Summe nachgetragen werden. Auf diese Weise kann die Gesellschaft ihren zu versteuernden Gewinn senken.

GmbHs sind verpflichtet, ihren Jahresabschluss – bestehend aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung einem Anhang sowie gegebenenfalls einem Lagebericht – an den Bundesanzeiger zur Veröffentlichung weiterzuleiten. Grundsätzlich gilt eine Frist von drei Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres; bei kleinen GmbHs können es auch sechs Monate sein. Der veröffentlichte Jahresabschluss kann anschließend im Unternehmensregister von Dritten eingesehen werden. Ziel der Veröffentlichung ist es, Banken, Gläubigerinnen und Gläubigern sowie potentiellen Kundinnen und Kunden oder geschäftlichen Kontakten einen Einblick in die wirtschaftliche Lage der GmbH zu ermöglichen.

Welche Steuern zahlt eine GmbH auf ihre Gewinne?

Auf die Gewinne einer GmbH fallen grundsätzlich zwei Arten von Steuern an: Körperschafts- und Gewerbesteuer.

Die Körperschaftssteuer beträgt laut KStG bundesweit 15 %. Erwirtschaftet eine GmbH 100.000 € Gewinn, muss sie folglich 15.000 € Körperschaftssteuer zahlen. Zusätzlich wird auf den Betrag der Körperschaftssteuer ein Solidaritätszuschlag von 5,5 % erhoben. Bei einer Körperschaftssteuer von 15.000 € sind dies 825 €. Von 100.000 € Gewinn bleiben der GmbH abzüglich der Körperschaftssteuer und des Solidaritätszuschlags 84.175 €.

Für die Gewerbesteuer gibt es keine bundesweit einheitliche Regelung. Ihre Höhe ist abhängig vom Gewerbesteuerhebesatz der Gemeinde, in der die GmbH gemeldet ist. Hier gibt es zum Teil große Unterschiede: In Berlin lag der Hebesatz 2023 beispielsweise bei 410 %, 50 Kilometer entfernt in der brandenburgischen Stadt Zossen bei 270 %. Auf der Website der DIHK finden Sie die Hebesätze deutscher Städte und Gemeinden 2023.

Um die Höhe der Gewerbesteuer zu berechnen, wird der GmbH-Gewinn mit der Steuermesszahl 3,5 sowie dem Steuerhebesatz multipliziert. Dies ergibt bei 100.000 € Gewinn und einem angenommenen Hebesatz von 400 % die Rechnung:

100.000 x 0,0035 x 4 = 14.000 € Gewerbesteuer

Ist eine GmbH nicht gewerblich tätig, entfällt die Gewerbesteuer. Dies kann beispielsweise bei vermögensverwaltenden Gesellschaften der Fall sein, deren Einkünfte vorrangig aus der Verwaltung und Vermietung eigener Immobilien resultieren.

Weitere detaillierte Informationen zum Thema finden Sie in unserem Beitrag „Steuern sparen mit der GmbH in Deutschland“.

Welche Gewinnverwendungen sind bei einer GmbH möglich?

Neben den oben genannten Steuern können weitere Steuern auf die GmbH-Gewinne erhoben werden – in Abhängigkeit davon, wie die Gewinne verwendet werden. Hierüber entscheiden die Gesellschafter/innen gemeinsam. Die Entscheidung wird in einem Gewinnverwendungsbeschluss verschriftlicht. Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten zur Gewinnverwendung:

• Die Gewinne können nach Steuerabzug an die Gesellschafter/innen ausgeschüttet werden. Die Verteilung erfolgt proportional zum Verhältnis der Geschäftsanteile – vorausgesetzt im Gesellschaftsvertrag wurden keine anderen Vereinbarungen festgeschrieben.
  
• Die Gewinne können einbehalten und auf das folgende Geschäftsjahr übertragen werden. Dieser sogenannte Gewinnvortrag kann dann als Kapitalreserve der Verrechnung mit kommenden Gewinnen beziehungsweise Verlusten dienen.
  
• Die Gewinne können in eine Gewinnrücklage eingestellt werden. Diese erfüllt grundsätzlich die gleiche Funktion wie ein Gewinnvortrag: die Stärkung des Eigenkapitals. Während der Gewinnvortrag jedoch für verschiedene Zwecke verwendet werden kann, ist die Gewinnrücklage meist an einen spezifischen Zweck gebunden. Dies kann neben der Stärkung der Eigenkapitalbasis oder der Liquiditätssicherung auch eine konkrete Investition sein. Der Gewinnvortrag darf im Unterschied zur Gewinnrücklage im nächsten Geschäftsjahr ohne Zweckbindung und erneuten Beschluss wieder ausgeschüttet werden.
  

Unter welchen Voraussetzungen können GmbH-Gewinne ausgeschüttet werden?

Eine GmbH darf Gewinne nur ausschütten, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. So ist beispielsweise ein ausreichender Bilanzgewinn vonnöten: Die Gewinnausschüttung ist nur gestattet, wenn dadurch nicht das Stammkapital der GmbH angegriffen wird. Die gesetzlich vorgeschriebenen Rücklagen müssen stets in der Gesellschaft verbleiben. Zudem dürfen keine Gewinne ausgeschüttet werden, die zur Erfüllung von Verbindlichkeiten benötigt werden.

Darüber hinaus darf die Gewinnausschüttung keinen Vereinbarungen des Gesellschaftsvertrags widersprechen und erfordert die Zustimmung aller Gesellschafter/innen. Im Rahmen einer Gesellschafterversammlung kann ein entsprechender Gesellschaftsbeschluss gefasst werden.

Welche Steuern werden bei einer Gewinnausschüttung erhoben?

Bei der Gewinnausschüttung einer GmbH sind grundsätzlich zwei Steuerverfahren möglich: die Versteuerung mit Kapitalertragssteuer oder mit dem persönlichen Steuersatz der Gesellschafter/innen.

Die Kapitalertragssteuer beträgt pauschal 25 %. Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag von 5,5 % sowie gegebenenfalls die Kirchensteuer. Da das Finanzamt Gewinnausschüttungen als Einkünfte aus Kapitalvermögen wertet, können Werbekosten oder Schuldzinsen bis auf den Freibetrag von 1.000 € nicht von der Ausschüttung abgezogen werden. In Einzelfällen ist eine Freistellung von der Kapitalertragssteuer möglich – beispielsweise bei einer Arbeitnehmerbeteiligung an den Gewinnen. Arbeitnehmer/innen können von einem Sparerpauschalbetrag profitieren, der steuerfrei bleibt. Der Freibetrag liegt bei 1.000 € beziehungsweise 2.000 € bei Verheirateten (Stand 2023).

Die zweite Variante der Versteuerung von Gewinnausschüttungen ist das Teileinkünfteverfahren (TEV), welches die Gesellschafter/innen unter bestimmten Voraussetzungen als Alternative zur Kapitalertragssteuer wählen können. Ob das Teileinkünfteverfahren zur Anwendung kommen darf oder nicht, ist unter anderem davon abhängig, in welchem Umfang die Gesellschafter/innen an der GmbH beteiligt sind.

Ist einer der Gesellschafter/innen gleichzeitig als Geschäftsführer/in tätig, genügt eine einprozentige Beteiligung. Beim TEV wird die Gewinnausschüttung mit dem persönlichen Steuersatz der Gesellschafter/innen besteuert. Dies gilt jedoch nur für 60 % des Betrags, da 40 % steuerbefreit sind. Werbekosten werden zudem in vollem Umfang berücksichtigt.

Wer sowohl die Kapitalertragssteuer als auch das TEV nutzen kann, sollte seine individuelle Steuerlast bei den beiden Steuerverfahren vergleichen. Welche Variante die größere Steuerersparnis bedeutet, muss stets im Einzelfall geprüft werden. Die entscheidenden Variablen sind die Höhe des Einkommenssteuersatzes sowie die Höhe der Gewinnausschüttung. Es ist jedoch nicht möglich, das Steuerverfahren von Jahr zu Jahr zu wechseln: Fällt die Entscheidung auf das Teileinkünfteverfahren, muss dieses per Antrag widerrufen werden.

Wie können verdeckte Gewinnausschüttungen vermieden werden?

Eine offene Gewinnausschüttung bedarf eines Gewinnverwendungsbeschlusses, der im Rahmen einer Gesellschafterversammlung gefasst wird. Das Gegenstück ist eine Gewinnausschüttung ohne Beschluss und die gesetzlich vorgeschriebene Versteuerung. Eine solche verdeckte Gewinnausschüttung ist nicht gestattet. Häufig werden verdeckte Gewinnausschüttungen nicht vorsätzlich, sondern unwissentlich getätigt.

Eine verdeckte Gewinnausschüttung kann beispielsweise ein unangemessen hohes Gehalt oder übermäßige Gehaltserhöhungen für die Geschäftsführer/innen sein. Die Entlohnung sollte immer dem Branchenvergleich standhalten können. Hintergrund ist der zu versteuernde Gewinn der GmbH als Bemessungsgrundlage der Körperschaftssteuer: Da Gehälter vom Gewinn der Gesellschaft abgezogen werden, mindern sie die Steuerlast. Im vertretbaren Rahmen ist dies zulässig, aber unangemessen hohe Gehälter werden als Betrugsversuch gewertet. Gleiches gilt für unangemessene Vergünstigungen – wie Preisnachlässe oder Rabatte, die private Nutzung von Firmenfahrzeugen, die Finanzierung von Privatfeiern oder zinslose Darlehen der Gesellschaft an die Gesellschafter/innen.

Werden vom Finanzamt verdeckte Gewinnausschüttungen festgestellt, ist häufig eine Betriebsprüfung die Folge. Erhärtet sich der Verdacht, müssen die verdeckten Gewinnausschüttungen rückwirkend versteuert werden. Daher empfiehlt sich gerade bei Gesellschafter/innen, die eine Doppelfunktion als Geschäftsführer/innen ausüben, eine strikte Trennung von Einkommen und Gewinnausschüttung im Rahmen einer akkuraten Buchführung.

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