วิธีเลือกซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคาร

ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคารเป็นเทคโนโลยีประเภทหนึ่งที่ดึงข้อมูลจากเอกสารธนาคารโดยอัตโนมัติ เช่น ใบแจ้งยอดธนาคารหรือบันทึกธุรกรรม ซอฟต์แวร์นี้ใช้วิธีการต่างๆ เช่น การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) อัลกอริทึมของแมชชีนเลิร์นนิง และการจดจำรูปแบบ วิธีการเหล่านี้ใช้เพื่อดึงข้อมูล ประมวลผล และแปลงข้อมูลให้เป็นรูปแบบที่มีโครงสร้างอย่างถูกต้องแม่นยำ ซึ่งสามารถนำไปใช้สำหรับการวิเคราะห์หรือการผสานการทำงานเข้ากับระบบการเงินได้

ตลาดซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลมีมูลค่าเกือบ 1.4 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2024 และคาดว่าจะสูงถึงเกือบ 4 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2031 คู่มือนี้จะกล่าวถึงวิธีการทำงานของซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคาร ซอฟต์แวร์นี้ทำอะไรได้บ้าง รวมถึงประโยชน์และความท้าทาย และวิธีเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสำหรับธุรกิจของคุณ

เนื้อหาหลักในบทความนี้

ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคารทำอะไรได้บ้าง
ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคารทำงานอย่างไร
ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคาร
ความท้าทายของซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคาร
วิธีเลือกซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคาร

ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคารทำอะไรได้บ้าง

ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคารดึงข้อมูลจากเอกสารธนาคารและแปลงเป็นรูปแบบที่มีโครงสร้างสำหรับการวิเคราะห์ การรายงาน หรือการผสานการทำงานเข้ากับระบบการเงินอื่นๆ ซอฟต์แวร์นี้จะช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองโดยปรับให้ขั้นตอนเหล่านี้ดำเนินการโดยอัตโนมัติ จึงช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การธนาคาร การเงิน หรือการบัญชี ที่ข้อมูลทางการเงินจำนวนมากต้องอาศัยการประมวลผลที่รวดเร็ว

การดึงข้อมูล: ซอฟต์แวร์นี้จะค้นหาและดึงองค์ประกอบข้อมูลสำคัญจากใบแจ้งยอดธนาคารหรือบันทึกธุรกรรม เช่น วันที่ธุรกรรม จำนวนเงิน คำอธิบาย เลขบัญชี และยอดคงเหลือ
การแปลงข้อมูล: หลังจากดึงข้อมูลแล้ว ซอฟต์แวร์จะแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบที่มีโครงสร้างและเป็นมาตรฐานที่สามารถใช้ได้กับแพลตฟอร์มหรือฐานข้อมูลต่างๆ ซึ่งจะเป็นการจัดระเบียบข้อมูลให้อยู่ในรูปตาราง รายการ หรือโครงสร้างเชิงสัมพันธ์อื่นๆ
การยืนยันและการตรวจสอบความถูกต้อง: ซอฟต์แวร์จะตรวจสอบว่าข้อมูลที่ดึงออกมานั้นถูกต้องและเชื่อถือได้ โดยดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องเพื่อหาความไม่สอดคล้องกันหรือข้อผิดพลาด เช่น ยอดเงินธุรกรรมที่ผิดปกติหรือยอดคงเหลือในบัญชีที่ไม่ตรงกัน
การผสานการทำงาน: เมื่อดึงข้อมูลและจัดรูปแบบแล้ว ก็จะสามารถรวมเข้ากับระบบการเงิน ซอฟต์แวร์จัดทำบัญชี หรือเครื่องมือวิเคราะห์ธุรกิจได้ ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจสามารถทำการวิเคราะห์ในเชิงลึกยิ่งขึ้นและคาดการณ์ทางการเงินได้แม่นยำยิ่งขึ้น ตลอดจนตัดสินใจทางการเงินได้ดีขึ้น

ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคารทำงานอย่างไร

ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคารจะดึงข้อมูลออกจากเอกสารเพื่อค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง โดยมีวิธีการทำงานดังนี้

การป้อนเอกสาร: ขั้นตอนการดึงข้อมูลธนาคารเริ่มต้นด้วยการป้อนเอกสารธนาคาร ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบ PDF, รูปภาพที่สแกน หรือฟีดข้อมูลดิจิทัล
- การประมวลผลเบื้องต้น: หากเอกสารเป็นภาพที่สแกนหรือ PDF จะต้องได้รับการประมวลผลเบื้องต้นเพื่อเพิ่มคุณภาพของภาพ ซึ่งอาจเป็นกับการปรับแนวภาพ การลดนอยส์ และการเพิ่มคอนทราสต์เพื่อให้อ่านข้อความได้ง่ายขึ้นสำหรับดึงข้อมูล
- การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR): หากข้อมูลมาจากเอกสารที่สแกนหรือ PDF เทคโนโลยี OCR จะแปลงข้อความในรูปภาพเป็นข้อความที่เครื่องอ่านได้ ระบบ OCR ขั้นสูงสามารถจดจำแบบอักษรและเค้าโครงต่างๆ และแม้กระทั่งแก้ไขการบิดเบือนหรือความพร่ามัวในเอกสารได้
การดึงข้อมูลและการแยกวิเคราะห์: ซอฟต์แวร์จะระบุและดึงข้อมูลที่ต้องการจากข้อความ โดยใช้อัลกอริทึมแมชชีนเลิร์นนิงและการจดจำรูปแบบเพื่อค้นหาจุดข้อมูล เช่น วันที่ จำนวนธุรกรรม และคำอธิบายธุรกรรม ในระบบขั้นสูง อัลกอริธึมของแมชชีนเลิร์นนิงจะปรับปรุงความแม่นยำของซอฟต์แวร์เมื่อเวลาผ่านไป โดยเรียนรู้จากการแก้ไขและการปรับปรุงด้วยมนุษย์
การตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล: ซอฟต์แวร์จะทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ดึงออกมาเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้อง ซึ่งอาจรวมถึงการตรวจสอบข้อมูลกับรูปแบบที่รู้จัก (เช่น รูปแบบวันที่) การดำเนินการตรวจสอบเชิงตรรกะ (เพื่อให้มั่นใจถึงยอดคงเหลือของเดบิตและเครดิต) และการอ้างอิงโยงกับแหล่งข้อมูลภายนอก หากตรวจพบข้อผิดพลาด ระบบอาจตั้งค่าสถานะสิ่งเหล่านี้เพื่อให้มนุษย์ตรวจสอบหรือพยายามแก้ไขโดยอัตโนมัติ
การแปลงข้อมูล: ซอฟต์แวร์จะแปลงข้อมูลที่ดึงออกมาเป็นรูปแบบมาตรฐานที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บ วิเคราะห์ หรือการผสานการทำงานกับระบบอื่น ข้อมูลจะได้รับการจัดโครงสร้างเป็นฐานข้อมูลหรือสเปรดชีต และอาจมีการเข้ารหัส ติดแท็ก และจัดหมวดหมู่ตามความต้องการของผู้ใช้หรือการนำไปใช้งาน
การผสานการทำงาน: ข้อมูลที่มีโครงสร้างจะผสานการทำงานเข้ากับระบบการเงินหรือระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เช่น ซอฟต์แวร์บัญชีหรือเครื่องมือวิเคราะห์ทางการเงิน ขั้นตอนนี้อาจใช้ Application Programming Interface (API) หรือการผสานการทำงานกับฐานข้อมูลโดยตรงเพื่อป้อนข้อมูลลงในระบบเหล่านี้

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคาร

ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคารสามารถสร้างประโยชน์ให้กับธุรกิจได้หลายวิธี ต่อไปนี้คือข้อดีที่พบบ่อยที่สุด

การจัดการทางการเงินในเชิงรุก: ด้วยการเข้าถึงข้อมูลทางการเงินที่เรียบร้อยและมีโครงสร้างได้แบบเรียลไทม์ ธุรกิจจึงสามารถจัดการเงินในเชิงรุกได้มากขึ้นและใช้เครื่องมือวิเคราะห์ขั้นสูงยิ่งขึ้นเพื่อคาดการณ์สถานการณ์กระแสเงินสด ปรับปรุงการดำเนินงานทางการเงิน และตรวจจับการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นหรือความไม่มั่นคงทางการเงิน
กลยุทธ์ทางธุรกิจที่เฉียบคมยิ่งขึ้น: ซอฟต์แวร์นี้สามารถผสานการทำงานกับระบบธุรกิจอัจฉริยะในวงกว้างยิ่งขึ้น โดยซิงโครไนซ์ข้อมูลทางการเงินระหว่างแผนกต่างๆ และช่วยให้ธุรกิจสร้างกลยุทธ์ธุรกิจที่สอดคล้องกันมากขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อผสานรวมข้อมูลทางการเงินที่ดึงออกมาเข้ากับการบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) ระบบจะสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมการชำระเงินของลูกค้า ซึ่งสามารถช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงกลยุทธ์การขายและแผนงานการบริการลูกค้าได้
การดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น: เครื่องมือดึงข้อมูลขั้นสูงสามารถวิเคราะห์ข้อความบรรยายของธุรกรรมและข้อมูลเมตาเพื่อให้ได้ข้อมูลในเชิงลึกยิ่งขึ้นเกี่ยวกับรูปแบบการใช้จ่าย ความสัมพันธ์กับผู้ขาย และปัญหาคอขวดในการดำเนินงาน ข้อมูลเชิงลึกในระดับรายละเอียดนี้สามารถช่วยให้ธุรกิจปรับการจัดสรรงบประมาณ เจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์เพื่อให้ได้เงื่อนไขที่ดีกว่า หรือเพิ่มความคุ้มค่าคุ้มราคาในการดำเนินงานได้
การปฏิบัติตามกฎระเบียบ: ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลสมัยใหม่สามารถปรับให้เข้ากับข้อกำหนดด้านกฎระเบียบใหม่ๆ และช่วยให้ธุรกิจปรับตัวเข้ากับมาตรฐานการรายงานทางการเงินใหม่หรือข้อบังคับในการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ทำให้การดำเนินงานหยุดชะงัก
ลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง: การดึงและประมวลผลข้อมูลโดยอัตโนมัติจะช่วยลดภาระของพนักงานที่เดิมทีต้องจัดการข้อมูลด้วยตนเอง ธุรกิจสามารถปรับเปลี่ยนให้พนักงานเหล่านี้ไปทำกิจกรรมที่สร้างคุณค่ามากกว่า เช่น การวางแผนเชิงกลยุทธ์ การมีส่วนร่วมกับลูกค้า และการสร้างนวัตกรรม ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพด้านต้นทุนแรงงาน ตลอดจนเพิ่มความพึงพอใจและการรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กร
การรักษาความปลอดภัยและการตรวจจับการฉ้อโกงที่รัดกุมยิ่งขึ้น: เครื่องมือดึงข้อมูลขั้นสูงสามารถทำการตรวจสอบความสอดคล้องและการวิเคราะห์รูปแบบเพื่อค้นหาโอกาสที่จะเกิดธุรกรรมฉ้อโกง หรือความไม่สอดคล้องกันที่อาจบ่งชี้ถึงการละเมิดการรักษาความปลอดภัย ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจปลอดภัยจากการฉ้อโกงทางการเงินและภัยคุกคามทางไซเบอร์ได้

ความท้าทายของซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคาร

ธุรกิจที่ใช้ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคารอาจประสบกับความท้าทายในด้านต่อไปนี้

คุณภาพของข้อมูล: ความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของเอาต์พุตจากซอฟต์แวร์จะขึ้นอยู่กับคุณภาพของข้อมูลที่ป้อน หากข้อมูลที่ป้อนมีคุณภาพต่ำ เช่น การสแกนความละเอียดต่ำ หรือเอกสารที่มีรูปแบบที่ซับซ้อนและไม่สม่ำเสมอ อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการดึงข้อมูล ธนาคารและสถาบันการเงินที่มีรูปแบบใบแจ้งยอดที่มีลักษณะเฉพาะตัวอาจทำให้ขั้นตอนการดึงข้อมูลซับซ้อนยิ่งขึ้น
การผสานการทำงาน: การผสานข้อมูลที่ดึงออกมาเข้ากับระบบการเงินและเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่อาจเป็นเรื่องยากและใช้ทรัพยากรมาก ความแตกต่างในรูปแบบข้อมูล ความไม่สอดคล้องกันในมาตรฐานข้อมูลระหว่างระบบ และโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีแบบเดิมอาจต้องใช้โซลูชันมิดเดิลแวร์หรือการพัฒนาการผสานการทำงานแบบกำหนดเองเพื่อเอาชนะปัญหานี้ ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลามาก
ความสามารถในการขยาย: เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ปริมาณและความหลากหลายของข้อมูลทางการเงินจะเพิ่มขึ้น ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนและอัปเกรดอย่างต่อเนื่องเพื่อจัดการชุดข้อมูลขนาดใหญ่ขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ลดทอนความสมบูรณ์
ค่าใช้จ่าย: การจัดหาและตั้งค่าซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลธนาคารอาจมีค่าใช้จ่ายสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับระบบขั้นสูงที่ใช้เทคโนโลยี เช่น แมชชีนเลิร์นนิง และปัญญาประดิษฐ์ (AI) ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา การอัปเดต และการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องอาจทำให้ต้นทุนการดำเนินงานพุ่งสูงขึ้นได้
การฝึกอบรม: ซอฟต์แวร์ใหม่มาพร้อมกับข้อกำหนดในการฝึกอบรมพนักงานและการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งต้องใช้เวลาและทรัพยากรในการจัดการ
การดำเนินงานแบบพึ่งพา: การพึ่งพาโซลูชันซอฟต์แวร์เฉพาะทางมากเกินไปอาจนำไปสู่การพึ่งพาผู้จำหน่ายรายเดียวในการอัปเดต การบำรุงรักษา และการสนับสนุน ซึ่งอาจจำกัดความยืดหยุ่นและอำนาจต่อรอง ซึ่งอาจส่งผลให้ต้นทุนสูงขึ้นและทำให้เกิดความยากลำบากในการเปลี่ยนไปใช้ระบบอื่นหากจำเป็น
ความก้าวหน้า: ซอฟต์แวร์อาจล้าสมัยอย่างรวดเร็ว และการอัปเดตและดัดแปลงซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่องจำเป็นต้องมีการลงทุนและการวางแผนอย่างสม่ำเสมอ