O software de extração de dados bancários é um tipo de tecnologia que recupera automaticamente informações de documentos bancários, como extratos bancários ou registros de transações. Ele emprega métodos como reconhecimento óptico de caracteres (OCR), machine learning algoritmos e reconhecimento de padrões. Esses métodos são usados para extrair, processar e converter com precisão os dados em um formato estruturado que pode ser usado para análise ou integração em sistemas financeiros.

O mercado de software de extração de dados foi avaliado em quase US$ 1,4 bilhão em 2024 e deverá atingir quase US$ 4 bilhões até 2031. Neste artigo veremos como funciona o software de extração de dados bancários, o que ele faz, seus benefícios e desafios e como escolher o software certo para sua empresa.

O que será abordado neste artigo?

• O que o software de extração de dados bancários faz?
  
• Como funciona o software de extração de dados bancários?
  
• Benefícios do software de extração de dados bancários
  
• Desafios do software de extração de dados bancários
  
• Como escolher um software de extração de dados bancários
  

O que o software de extração de dados bancários faz?

O software de extração de dados bancários extrai dados de documentos bancários e os transforma em um formato estruturado para análise, geração de relatórios ou integração em outros sistemas financeiros. Ao automatizar esses processos, o software reduz a entrada manual de dados, economizando tempo e diminuindo os erros humanos. Isso é especialmente valioso em setores como bancos, finanças ou contabilidade, onde grandes volumes de dados financeiros exigem processamento rápido.

• Extração de dados: O software identifica e extrai os principais elementos de dados de extratos bancários ou registros de transações, como datas de transações, valores, descrições, números de contas e saldos.

• Conversão de dados: Após a extração, ele converte os dados em um formato estruturado e padrão que pode ser usado em várias plataformas ou bancos de dados. Isso envolve a organização dos dados em tabelas, listas ou outras estruturas relacionadas.

• Verificações de validação e precisão: Ele verifica se os dados extraídos são precisos e confiáveis, realizando validações para verificar inconsistências ou erros, como valores incomuns de transações ou incompatibilidades nos saldos das contas.

• Integração: Depois que os dados são extraídos e formatados, eles podem ser integrados a sistemas financeiros, softwares de contabilidade ou ferramentas de análise de empresas. Isso permite que as empresas realizem análises mais profundas e previsões financeiras mais precisas, além de uma melhor tomada de decisões financeiras.

Como funciona o software de extração de dados bancários?

O software de extração de dados bancários extrai partes de dados de documentos para identificar informações relevantes. Veja como ele funciona.

• Entrada de documentos: o processo de extração de dados bancários começa com a entrada de documentos bancários, que podem ser formatados como PDFs, imagens digitalizadas ou feeds de dados digitais.

  • Pré-processamento: se os documentos forem imagens digitalizadas ou PDFs, eles deverão ser pré-processados para melhorar a qualidade da imagem. Isso pode envolver alinhamento, redução de ruído e aprimoramento de contraste para tornar o texto mais legível para o processo de extração.
    
  • Reconhecimento óptico de caracteres (OCR): se os dados forem provenientes de documentos digitalizados ou PDFs, a tecnologia OCR converte o texto das imagens em texto legível por máquina. Os sistemas avançados de OCR podem reconhecer diferentes fontes e layouts e até mesmo corrigir distorções ou borrões no documento.
    

• Extração e análise de dados: O software identifica e extrai partes específicas de dados do texto, usando algoritmos de machine learning e reconhecimento de padrões para identificar pontos de dados, como datas, valores de transações e descrições de transações. Em sistemas mais avançados, os algoritmos de machine learning melhoram a precisão do software ao longo do tempo, aprendendo com as correções e intervenções manuais.

• Validação e correção de dados: O software realiza verificações de validação nos dados extraídos para garantir a precisão. Isso pode incluir a verificação dos dados em relação a padrões conhecidos (como formatos de data), a realização de verificações lógicas (garantindo o saldo de débitos e créditos) e a referência cruzada com fontes de dados externas. Se forem detectados erros, o sistema poderá sinalizá-los para revisão manual ou tentar fazer correções automatizadas.

• Transformação de dados: o software converte os dados extraídos em um formato padronizado adequado para armazenamento, análise ou integração com outros sistemas. Os dados são estruturados em bancos de dados ou planilhas e podem ser codificados, marcados e categorizados de acordo com as necessidades do usuário ou do aplicativo.

• Integração: os dados estruturados são integrados a sistemas financeiros ou a sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), como software de contabilidade ou ferramentas de análise financeira. Essa etapa pode usar as interfaces de programação de aplicativos (APIs) ou a integração direta do banco de dados para alimentar os dados nesses sistemas.

Benefícios do software de extração de dados bancários

O software de extração de dados bancários pode beneficiar as empresas de várias maneiras. Aqui estão algumas das vantagens mais comuns.

• Gerenciamento financeiro proativo: Com acesso em tempo real a dados financeiros limpos e estruturados, as empresas podem gerenciar as finanças de forma mais proativa e usar ferramentas de análise mais avançadas para prever cenários de fluxo de caixa, melhorar as operações financeiras e detectar possíveis fraudes ou instabilidade financeira.

• Melhores estratégias de negócios: esse software pode integrar sistemas de inteligência de negócios mais amplos, sincronizando dados financeiros de diferentes departamentos e ajudando as empresas a criar estratégias de negócios mais coerentes. Por exemplo, a integração de dados financeiros extraídos com sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) pode fornecer insights sobre os comportamentos de pagamento dos clientes, o que pode ajudar a empresa a melhorar suas estratégias de vendas e iniciativas de provedor de serviços de pagamentos.

• Operações aprimoradas: ferramentas avançadas de extração podem analisar narrativas de transações e metadados para fornecer uma visão mais profunda dos padrões de gastos, relacionamentos com fornecedores e gargalos operacionais. Esses dados avançados podem ajudar as empresas a refinar as alocações orçamentárias, negociar melhores termos com os fornecedores ou melhorar a relação custo-benefício de suas operações.

• Conformidade regulatória: o software moderno de extração de dados pode se adaptar a novos requisitos regulatórios e ajudar as empresas a se ajustarem rapidamente a novos padrões de relatórios financeiros ou instruções de conformidade sem interromper suas operações.

• Redução da entrada manual de dados: a extração e o processo automatizados de dados liberam os recursos humanos que antes eram encarregados do manuseio manual de dados. As empresas podem redirecionar esses funcionários para atividades de maior valor, como planejamento estratégico, envolvimento do cliente e inovação, melhorando os custos de mão de obra, além da satisfação e da retenção dos funcionários.

• Segurança mais forte e detecção de fraudes: ferramentas avançadas de extração de dados podem realizar verificações de consistência e análise de padrões para identificar transações potencialmente fraudulentas ou inconsistências que possam indicar violações de segurança. Isso ajuda a manter as empresas protegidas contra fraudes financeiras e ameaças cibernéticas.

Desafios do software de extração de dados bancários

As empresas que usam software de extração de dados bancários podem encontrar alguns desafios nas seguintes áreas:

• Qualidade dos dados: a precisão e a confiabilidade da saída do software dependem muito da qualidade dos dados de entrada. Entradas de baixa qualidade, como digitalizações de baixa resolução ou documentos com formatos complexos e inconsistentes, podem levar a erros na extração. Bancos e instituições financeiras com formatos de extrato exclusivos podem complicar ainda mais o processo de extração.

• Integração: integrar os dados extraídos aos sistemas financeiros e fluxos de trabalho existentes pode ser difícil e exigir muitos recursos. As diferenças nos formatos de dados, as inconsistências nos padrões de dados entre os sistemas e a infraestrutura de TI herdada podem exigir soluções de middleware ou o desenvolvimento de integração personalizada para superar isso, o que pode ser caro e demorado.

• Escalabilidade: à medida que as empresas crescem, o volume e a variedade de seus dados financeiros aumentam. O software de extração de dados pode exigir ajustes e atualizações contínuas para lidar com conjuntos de dados maiores sem comprometer o desempenho.

• Custo: adquirir e configurar um software de extração de dados bancários pode incorrer em altos custos, especialmente para sistemas avançados que usam tecnologias como machine learning e inteligência artificial (IA). A manutenção contínua, as atualizações e as tarifas de treinamento podem acrescentar custos operacionais substanciais.

• Treinamento: o novo software vem acompanhado da necessidade de treinar a equipe e possível resistência à mudança, o que exige tempo e recursos para ser resolvido.

• Dependência: depender muito de uma solução de software específica pode levar à dependência de um único fornecedor para atualizações, manutenção e suporte. Isso pode limitar a flexibilidade e o poder de barganha, podendo levar a custos mais altos e dificuldades na transição para outros sistemas, se necessário.

• Evolução: o software pode ficar desatualizado rapidamente, e as atualizações e flexibilizações contínuas do software exigem investimentos e planos regulares.

Como escolher um software de extração de dados bancários

Ao escolher o software de extração de dados bancários para sua empresa, avalie suas metas comerciais, estratégias operacionais e necessidades imediatas de extração de dados. Considere os seguintes fatores ao avaliar as opções disponíveis:

• Precisão e confiabilidade: o software deve ter uma taxa baixa de erros no processo de OCR, análise e categorização precisas dos dados e resultados confiáveis para a tomada de decisões financeiras.

• Escalabilidade: o software precisa ter a funcionalidade de escalar para lidar com volumes maiores de dados sem uma grande queda no desempenho. Ele deve ser capaz de processar um número maior de documentos e gerenciar conjuntos de dados maiores à medida que a empresa cresce.

• Funcionalidades de integração: o software deve ser capaz de integrar seus sistemas financeiros e fluxos de trabalho existentes, inclusive com sistemas ERP, software de contabilidade e outras ferramentas de inteligência empresarial.

• Adaptabilidade: é importante que o software seja flexível a uma variedade de formatos de documentos e ter funcionalidade para extrair dados de diversas fontes. Os documentos financeiros podem variar muito de formato, especialmente entre bancos ou países diferentes.

• Conformidade regulatória: ele precisa cumprir as regulamentações financeiras relevantes e as leis de proteção de dados, como a Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da UE e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA). O manuseio, o armazenamento e o processo de dados devem atender aos padrões jurídicos.

• Recursos de segurança: o software deve implementar protocolos rigorosos de segurança de dados (por exemplo, criptografia de dados, auditorias regulares de segurança, estruturas de segurança cibernética padrão do setor) para evitar acesso não autorizado e violações de dados.

• Interface amigável: sua interface precisa ser intuitiva e fácil de usar, com requisitos mínimos de treinamento.

• Opções de automação e personalização: ele deve incluir recursos de automação e opções para personalizar fluxos de trabalho, campos de dados e formatos de saída.

• Suporte e manutenção: o software deve oferecer suporte confiável ao cliente, recursos de treinamento e atualizações regulares para melhorar as funções e resolver problemas de segurança.

• IA e machine learning: usar IA e machine learning para melhorar continuamente seu processo de extração e ser flexível a novos tipos e formatos de documentos torna o software mais útil com o tempo.

• Custo-benefício: ele deve ter um bom retorno sobre o investimento, o que pode incluir tanto os custos iniciais quanto as despesas contínuas de manutenção, atualizações e operações.

• Métricas de desempenho e relatórios: o software deve ser capaz de categorizar seu próprio desempenho (por exemplo, taxas de precisão, tempos de processo). Um bom software geralmente inclui ferramentas analíticas que fornecem informações sobre o desempenho.

Veja a seguir como escolher uma solução de software de extração de dados bancários.

• Defina as necessidades e os objetivos da empresa: identifique o que você precisa do software de extração de dados bancários. Considere o volume de dados, a variedade de tipos de documentos e os processos financeiros específicos com os quais o software precisará lidar. Estabeleça objetivos definidos que o software vai ajudar você a alcançar.

• Pesquise fornecedores e soluções: realize uma pesquisa de mercado completa para identificar possíveis fornecedores. Examine as revisões, os estudos de caso e os depoimentos para avaliar a confiabilidade e o desempenho de um fornecedor. Considere a reputação do fornecedor, a longevidade do software no mercado e seus canais de suporte, além de todos os outros fatores listados acima.

• Solicite demonstrações e testes: antes de tomar uma decisão, solicite demonstrações e versões de teste do software para vê-lo em ação e avaliar a facilidade de uso, o conjunto de recursos e as funcionalidades de integração. Essa também é uma oportunidade de avaliar a precisão do software com seus dados.

• Analise o custo versus o benefício: analise o custo total de propriedade, incluindo os custos iniciais e as despesas contínuas com manutenção, atualizações e serviços adicionais. Pese esses custos em relação aos benefícios esperados em termos de economia de tempo, precisão, conformidade e outras vantagens estratégicas.

• Solicite feedback do usuário: reúna as opiniões dos membros da sua equipe que usarão o software. Suas percepções sobre a usabilidade e funções podem ser inestimáveis para a tomada de uma decisão final.

• Negocie termos e personalização: uma vez selecionado o fornecedor, negocie termos que atendam às necessidades de sua empresa. Discuta as opções de personalização para adaptar o software a seus processos e requisitos específicos. Isso pode incluir a configuração de parâmetros específicos de extração de dados, saídas personalizadas e especificidades de integração.

• Plano de implementação e treinamento: desenvolva um plano detalhado para a implementação do software, incluindo cronogramas, alocação de recursos e planos de treinamento para os usuários.

• Monitore e avalie o desempenho: após a implementação, monitore continuamente o desempenho do software e a realização dos objetivos da empresa. Reveja regularmente se ele atende aos padrões esperados de precisão de dados, eficiência e conformidade e esteja preparado para fazer ajustes ou encaminhar problemas ao fornecedor, conforme necessário.