Som företagare skulle du aldrig ha som mål att bygga upp ett utspritt lapptäcke av betalningssystem – men det kan ske naturligt över tid. Du börjar med ett verktyg för kassan, sedan lägger du till fakturering. Senare behöver du återkommande fakturering, abonnemangslogik, bedrägeribekämpning och finansiell rapportering. Plötsligt måste teamet hantera flera dashboards och manuellt stämma av data bara för att svara på enkla frågor om vilka betalningar som har gått igenom.

En lösningspaket är ett enhetligt system som gör det enklare att hantera alla aspekter av betalningsprocessen i hela företaget. Nedan förklarar vi vad som gör att ett lösningspaket fungerar och hur du väljer en som passar ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett lösningspaket?
  
• Vilka funktioner bör ett fullständigt lösningspaket innehålla?
  
• Hur väljer du rätt lösningspaket för ditt företags behov?
  
• Varför är det viktigt att integrera fakturering, kassa och rapportering?
  

Vad är ett lösningspaket?

Ett lösningspaket är en sammanhängande uppsättning verktyg utformad för att hjälpa företag att ta emot och spåra betalningar, från ögonblicket då kunden gör ett köp till ögonblicket då intäkter visas i en finansiell rapport.

Ett paket är inte bara en funktion. Det är olika delar av betalningsflödet – kassa, fakturering, abonnemang, rapportering – som fungerar ihop i ett enhetligt system.

Så fungerar ett lösningspaket

Så här fungerar ett lösningspaket, steg för steg:

• Du tar emot en betalning via din onlinekassa.
  
• Transaktionen synkroniseras automatiskt med dina fakturerings- och rapporteringssystem.
  
• Dina intäktsdata uppdateras i realtid, utan att du behöver stämma av mellan olika plattformar.
  
• Om det är en återkommande debitering lagrar systemet kundens betalningsmetod för automatisk debitering nästa gång.
  

Allt detta hanteras genom samma infrastruktur. Du behöver inte kopiera data mellan system eller bygga upp nya arbetsflöden för varje verktyg.

Då behöver du ett lösningspaket

Om du bara tar emot engångsbetalningar kan det räcka med en enkel betalningsgateway. När din affärsmodell expanderar ökar däremot även komplexiteten i dina betalningar. Ett lösningspaket blir ofta nödvändigt när du:

• Börjar erbjuda månadsabonnemang eller användningsbaserad fakturering
  
• Skickar fakturor till kunder som betalar efter att produkten eller tjänsten har levererats
  
• Säljer över landsgränser och vill ta emot lokala betalningsmetoder
  
• Behöver ett tillförlitligt sätt att hantera återbetalningar, återkrediteringar och skatterapportering
  

Ett lösningspaket ger infrastrukturen för att hantera alla dessa delar på ett och samma ställe.

Gemensamma funktioner för lösningspaket

Lösningspaket kan ha flera användbara funktioner. Vanligtvis kan du göra det här:

• Ta emot engångsbetalningar och återkommande betalningar
  
• Skapa fakturor och betalningslänkar
  
• Hantera abonnemang och kundkonton
  
• Hantera tvister och återbetalningar
  
• Övervaka transaktionsdata i realtid
  
• Stämma av betalningar med bankinsättningar
  
• Samla all information om intäkter på samma ställe
  

Vilka funktioner bör ett fullständigt lösningspaket innehålla?

Ett lösningspaket är bara så användbart som lösningarna det tillhandahåller. Det bör åtminstone hantera alla delar av betalningsprocessen. Men ett komplett paket går längre och kopplar samman system i hela företaget så att hela betalningsprocessen fungerar bra, inklusive kassa, abonnemangsdebitering, fakturering, rapportering och mycket mer.

Det här bör ett bra paket kunna göra:

Acceptera en mängd olika betalningsmetoder

Ett fullständigt paket bör stödja flera betalningsalternativ, inklusive:

• Kredit- och bankkort
  
• E-plånböcker (t.ex. Apple Pay, Google Pay)
  
• Autogiro (t.ex. ACH, SEPA)
  
• Köp nu, betala senare (BNPL) eller avbetalningsplaner
  

Den ska också kunna lokaliseras på ett smart sätt och lägga till önskade betalningsmetoder utifrån var kunden befinner sig. Ju större flexibilitet du kan erbjuda kunderna i kassan, desto bättre.

Hantera hela livscykeln för en transaktion

Ett bra lösningspaket bör täcka hela transaktionsflödet, inklusive:

• Godkännande och registrering av betalningar
  
• Överföring av pengar till ditt företagskonto
  
• Återbetalningar och tvister
  
• Tokenisering och säker lagring av betalningsuppgifter
  

Tillhandahålla flexibla, utvecklarvänliga alternativ för kassan

Kassaupplevelsen påverkar konverteringen direkt. Håll utkik efter ett paket som ger möjlighet att:

• Bädda in betalningar på din webbplats eller i din app med API:er (applikationsprogrammeringsgränssnitt) eller SDK:er (mjukvaruutvecklingspaket)
  
• Använda hostade betalsidor när du inte vill bygga upp dem från grunden
  
• Anpassa stilen till ditt varumärke
  
• Automatiskt anpassa till mobila eller stationära enheter
  
• Låt återkommande kunder betala snabbare med sparade betalningsmetoder
  

Stödja abonnemang, återkommande fakturering och användningsbaserade modeller

Om du fakturerar kunder enligt ett schema bör lösningspaketet ha stöd för följande:

• Fast, nivåindelad, mätningsbaserad eller användningsbaserad fakturering
  
• Gratis testversioner, kampanjer och tillägg
  
• Proportionella avgifter för ändringar mitt i cykeln
  
• Automatiska försök vid misslyckade betalningar – med smart logik och varningar
  
• Kundportaler för att hantera abonnemang och betalningsmetoder
  

Abonnemangsintäkter kan vara svåra att hantera. En faktureringsmotor som är integrerad i lösningspaketet hjälper dig att skala upp utan att behöva bygga upp en anpassad infrastruktur varje gång dina betalningar förändras.

Skicka fakturor och ta emot betalningar

Alla betalningar sker inte via en webbplats. Ett fullständigt paket bör också låta dig skicka fakturor med inbäddade betalningslänkar. Leta efter:

• Anpassningsbara fakturor med specificerade radposter och varumärkesprofilering
  
• Stöd för återkommande fakturor eller delbetalningsfakturor
  
• Inbyggda betalningsknappar så att kunderna kan betala direkt
  
• Automatiska påminnelser om försenade betalningar
  
• Hantering av delbetalningar och kreditnotor
  

När faktureringen är kopplad till ditt bredare betalningssystem hänger allt ihop.

Rapportera i realtid och ge finansiell insyn

Lösningspaketet bör vara en källa till insikt. Du ska åtminstone förvänta dig:

• Dashboards för transaktioner i realtid
  
• Intäkter fördelade per produkt, kund eller kanal
  
• Statistik för abonnemang
  
• Exporterbara data för redovisning eller prognoser
  
• Smidig avstämning med banktillgodohavanden och redovisningssystem
  

När rapporteringen är inbyggd i samma system som behandlar dina betalningar får du snabbare svar och färre blinda fläckar.

Skydda företaget mot bedrägerier

Bedrägeribekämpning bör vara en del av systemet. Den bör bland annat innehålla följande funktioner:

• Inbyggd riskbedömning och mönsterdetektering
  
• Stöd för 3D Secure
  
• AI-modeller som tränats på data från hela nätverket
  
• Anpassningsbara regler
  

En integrerad strategi för bedrägeribekämpning kan spara pengar i det långa loppet och hjälpa dig att undvika falska träffar vid legitima köp.

Fungera bra med befintliga system

Inget betalningssystem fungerar ensamt. Det här bör erbjudas i paketet:

• Väldokumenterade API:er och webhooks
  
• Förbyggda integrationer med kundhanteringsplattformar, affärssystem och redovisningsplattformar
  
• Utvecklingsverktyg som är utformade för de programmeringsspråk du använder
  
• Sandlådor för testning
  
• Stöd för plattforms- eller marknadsplatsmodeller, om relevant
  

Det rätta paketet ska kunna anslutas till din stack utan att skapa extra arbete för teknikteamet.

Hur väljer du rätt betalningspaket för dina affärsbehov?

Vilket lösningspaket som är bäst för ditt företag beror på hur du arbetar idag och vart du är på väg. För att välja rätt behöver du förstå vad du behöver och ställa rätt frågor när du utvärderar alternativen.

Börja med en tydlig bild av dina användningsfall för betalningar

Kartlägg hur företaget får betalt innan du jämför funktioner. Fundera på om företaget:

• Säljer fysiska produkter online
  
• Erbjuder återkommande abonnemang
  
• Skickar engångsfakturor för tjänster
  
• Debiterar baserat på användning eller projektmilstolpar
  
• Expanderar till nya länder eller valutor
  

Dina betalningsflöden kan omfatta flera av dessa, så var specifik. Målet är att se till att paketet du väljer stöder alla scenarier som är viktiga för dig idag och de som du förväntar dig att lägga till inom en snar framtid.

Kontrollera om funktionerna matchar dina verkliga prioriteringar

Låt dig inte distraheras av avancerade funktioner som du aldrig eller sällan kommer att använda. Fokusera på om:

• Paketet stöder de viktigaste betalningstyperna som ditt företag förlitar sig på
  
• Det täcker alla kanaler du använder (t.ex. webbkassa, fakturering, marknadsplatser)
  
• Rapporteringsfunktionerna är tillräckligt avancerade för ekonomiteamet
  
• Det förenklar eller försvårar arbetet för ditt team
  

En plattform som gör fem viktiga saker bra är mer värdefull än en som gör tio saker acceptabelt.

Utvärdera hur det passar med tekniskstacken och teamet

Oavsett hur kraftfullt systemet är det inte till nytta om det är svårt att implementera eller hantera. Utvärdera:

• Utvecklarupplevelsen: Är API:et väldokumenterat? Finns det klientbibliotek på de språk som teamet använder? Är integrationsarbetet avgränsat och förutsägbart?
  
• Konfigurationens smidighet: Finns det förbyggda integrationer eller kodsnåla alternativ om du inte har egna tekniker?
  
• __ Användbarheten:__ Kan ekonomi- och driftsteamen använda dashboarden utan omfattande utbildning?
  
• Supporten: Finns det lyhörd, mänsklig support när något inte fungerar?
  

Det bästa lösningspaketet är det som ditt team faktiskt kommer att använda.

Tänk längre än nuvarande volym

Behoven kommer förmodligen att förändras med tiden. Paketet du väljer bör vara byggt för att skalas upp med dig. Håll utkik efter:

• Stöd för ytterligare betalningsmetoder och valutor
  
• Möjligheten att lägga till nya faktureringsmodeller (t.ex. abonnemang, användningsbaserad prissättning, flerpartsbetalningar)
  
• Kapacitet att hantera höga volymer och toppbelastningar utan nedtid
  
• En färdplan som visar att leverantören satsar på långsiktig innovation
  

Satsa på en infrastruktur som du kan bygga vidare på, inte något som du växer ur om ett eller två år.

Förstå hur prissättningen faktiskt fungerar

Du kommer förmodligen att stöta på någon kombination av dessa:

• Avgifter per transaktion
  
• Månatliga plattformsavgifter
  
• Tilläggsavgifter för specifika funktioner (t.ex. fakturering, avancerad rapportering)
  
• Avgifter för valutaväxling
  

Be lösningspaketets leverantör om verkliga exempel baserat på nuvarande betalningsvolym och betalningsmetoder. Det kan vara värt att betala en något högre transaktionsavgift om betalningsprogrammet sparar teamet flera timmars jobb per vecka eller förhindrar uteblivna intäkter.

Prioritera säkerhet, efterlevnad och riskhantering

Säkerhet och regelefterlevnad är viktiga frågor när det gäller betalningar. Ställ följande frågor till betalningssystemets leverantör:

• Är de kompatibla med PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard)?
  
• Har de stöd för autentiseringsflöden, t.ex. 3D Secure, där det krävs?
  
• Vilka verktyg finns inbyggda för att hantera återkrediteringar och bedrägerier?
  
• Hur sparas känsliga uppgifter?
  

Det är viktigt att veta att den infrastruktur som hanterar kundernas pengar är testad och byggd för att utvecklas i takt med ändrade regler.

Bedöm långsiktig tillförlitlighet och support

Slutligen bör du titta på leverantörens historik:

• Hur ser historiken för upptid ut? Har de en offentlig statussida?
  
• Hur hanterar de avbrott eller driftstörningar?
  
• Vilken typ av support erbjuder de – livechatt, e-post, särskilda representanter?
  
• Kan de ge referenser eller fallstudier från liknande företag?
  

Om något går fel med betalningarna påverkar det dina intäkter, dina kunder och din verksamhet. Du behöver en leverantör som tar det ansvaret på lika stort allvar som du själv gör.

Varför är det viktigt att integrera fakturering, kassa och rapportering?

När dina betalningsverktyg är utspridda får du ägna mycket tid åt att koppla ihop informationen manuellt. Integration mellan de viktigaste delarna – fakturering, kassa och rapportering – förvandlar betalinfrastrukturen från en uppsättning verktyg till ett enda, sammanhängande system.

Här förklarar vi varför det är viktigt.

Det löser problem med utspridda data och dubbelarbete

Utspridda system innebär ofta att du måste:

• Exportera data från kassaplattformen till faktureringsverktyget
  
• Matcha betalningar mot fakturor manuellt
  
• Kopiera och klistra in kundinformation mellan olika system
  
• Återskapa samma logik (t.ex. rabatter, skatteregler) på flera ställen
  

Integrerade system hanterar dessa överlämningar automatiskt. När en betalning kommer in återspeglas den omedelbart överallt där den behöver vara: den markeras som betald, loggas i dina dashboards och stäms av mot dina register.

Det ger en fullständig realtidsöversikt av intäkterna

Integrerade betalningar innebär att all information finns på samma plats. Du slipper pussla ihop finansiella resultat från olika dashboards. Istället kan du:

• Spåra alla inkommande intäkter på ett och samma ställe
  
• Se hela livscykeln för en kund, från faktura till betalning och förnyelse
  
• Förstå fördelningen av intäkter mellan olika kanaler, produkter eller marknader
  
• Snabbt upptäcka avvikelser eller problem
  

Den här typen av insyn är svår att skapa med utspridda system.

Det skapar en bättre upplevelse för kunderna

När betalningssystemen fungerar ihop får även kunderna en bättre upplevelse:

• Ett kort som sparas i kassan kan återanvändas för framtida betalningar.
  
• Betalningshistoriken är konsekvent över alla kanaler.
  
• Kvitton och fakturameddelanden följer ett enhetligt format.
  
• Kunderna kan hantera sina betalningsmetoder eller ladda ner tidigare fakturor från ett och samma ställe.
  

När infrastrukturen är konsekvent blir även kundkontakterna det.

Det förenklar din verksamhet

Flera leverantörer, integrationer och dashboards skapar merkostnader. Du hanterar:

• Separata inloggningar och arbetsflöden
  
• Flera supportkanaler
  
• Fler felkällor när något inte fungerar
  
• Fler utmaningar under revisioner eller finansiella granskningar
  

En integrerad svit minskar omkostnaderna. Ekonomiteamet, det operativa teamet och ingenjörsteamet arbetar alla i samma system, med samma sammanhang och färre rörliga delar. Ett integrerat system är lättare att underhålla och skala upp när företaget växer.

Det gör dig snabbrörlig

Med integrerad infrastruktur är anpassningen enklare, oavsett om du lanserar en ny prismodell, lägger till ett abonnemang, expanderar till en ny marknad eller agerar utifrån ändrade regler eller kundbeteenden.

När alla system fungerar ihop behöver du inte bygga om din infrastruktur varje gång något ändras. En komplett betalningslösning kan hjälpa dig att testa, leverera och skala snabbare, med mindre risk. Stripe Payments erbjuder enhetliga globala betalningar och kan arbeta med ditt företag, oavsett storlek.