Als Unternehmer/in würden Sie sich nie vornehmen, ein unzusammenhängendes, zusammengewürfeltes Bezahlsystem aufzubauen – aber das kann mit der Zeit ganz natürlich entstehen. Sie beginnen mit einem Tool für den Bezahlvorgang, dann fügen Sie Rechnungsstellung hinzu. Später benötigen Sie wiederkehrende Abrechnungen, Abonnementlogik, Betrugsprävention und Finanzberichte. Plötzlich muss Ihr Team mit mehreren Dashboards jonglieren und Daten manuell abgleichen, nur um die einfachen Fragen zu beantworten, welche Zahlungen eingegangen sind.

Eine Zahlungssuite ist ein einheitliches System, das die Verwaltung aller Aspekte des Zahlungsvorgangs in Ihrem Unternehmen erleichtert. Im Folgenden erklären wir Ihnen, was eine Zahlungssuite ausmacht und wie Sie eine auswählen, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Zahlungssuite?
  
• Welche Funktionen sollte eine Full-Service-Zahlungssuite umfassen?
  
• Wie wählen Sie die richtige Zahlungssuite für die Anforderungen Ihres Unternehmens aus?
  
• Warum ist die Integration von Abrechnung, Bezahlvorgang und Berichterstattung so wichtig?
  

Was ist eine Zahlungssuite?

Eine Zahlungssuite ist ein Paket aus miteinander verbundenen Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, die Annahme und Nachverfolgung von Zahlungen zu verwalten – von dem Zeitpunkt des Kaufs durch eine Kundin/einen Kunden, bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Umsatz in einem Finanzbericht erscheint.

Eine Suite besteht nicht nur aus einer einzigen Funktion. Die verschiedenen Teile Ihres Zahlungsablaufs – Bezahlvorgang, Rechnungsstellung, Abonnements, Berichte – greifen in einem einheitlichen System ineinander.

So funktioniert eine Zahlungssuite

Hier sehen Sie, wie eine Zahlungssuite Schritt für Schritt funktioniert:

• Sie ziehen eine Zahlung über Ihren Online-Bezahlvorgang ein.
  
• Diese Transaktion wird automatisch mit Ihren Rechnungsstellungs- und Berichtssystemen synchronisiert.
  
• Ihre Umsatzdaten werden in Echtzeit aktualisiert, ohne dass Sie die verschiedenen Plattformen abgleichen müssen.
  
• Wenn es sich um eine wiederkehrende Zahlung handelt, speichert das System die Zahlungsmethode der Kundin/des Kunden, sodass die Zahlung beim nächsten Mal automatisch erfolgt.
  

All dies wird über die gleiche Infrastruktur abgewickelt. Sie müssen keine Daten zwischen Systemen kopieren oder Arbeitsabläufe für jedes Tool neu erstellen.

Wann Sie eine Zahlungssuite benötigen

Wenn Sie nur einmalige Zahlungen entgegennehmen, ist ein einfaches Payment Gateway möglicherweise ausreichend. Doch mit der Ausweitung Ihres Geschäftsmodells steigt auch die Komplexität Ihrer Zahlungen. Eine Zahlungssuite wird oft in den folgenden Fällen erforderlich:

• Sie bieten monatliche Abonnements oder nutzungsbasierte Abrechnung an.
  
• Sie senden Rechnungen an Ihre Kundschaft, die erst nach der Lieferung des Produkts oder der Dienstleistung zahlt.
  
• Sie verkaufen grenzüberschreitend und möchten lokale Zahlungsmethoden akzeptieren
  
• Sie benötigen eine zuverlässige Lösung für die Abwicklung von Rückerstattungen, Rückbuchungen und Steuerberichten.
  

Eine Zahlungssuite bietet Ihnen die Infrastruktur, um all diese Aspekte an einem Ort zu verwalten.

Allgemeine Funktionen der Zahlungssuite

Zahlungssuiten können mehrere nützliche Funktionen haben. Im Allgemeinen können Sie damit Folgendes erledigen:

• Annahme von Einmal- und wiederkehrenden Zahlungen
  
• Generieren von Rechnungen und Zahlungslinks
  
• Verwalten von Abonnements und Kundenkonten
  
• Bearbeiten von angefochtenen Zahlungen und Rückerstattungen
  
• Überwachen von Transaktionsdaten in Echtzeit
  
• Abgleichen von Zahlungen mit Bankeinzahlungen
  
• Sie haben eine einzige Quelle der Wahrheit für Ihre Einnahmen
  

Welche Funktionen sollte eine Full-Service-Zahlungssuite umfassen?

Eine Zahlungssuite ist nur so nützlich wie die Lösungen, die sie bietet. Zumindest sollte sie sich um die Mechanismen der Zahlungsabwicklung kümmern. Eine vollständige Suite geht jedoch noch weiter und verbindet Systeme in Ihrem Unternehmen miteinander, so dass der gesamte Zahlungsvorgang reibungslos funktioniert, einschließlich Bezahlvorgang, Abonnementabrechnung, Rechnungsstellung, Berichterstattung etc.

Folgendes sollte eine gut ausgestattete Suite leisten können.

Akzeptieren von verschiedenen Zahlungsmethoden

Eine Full-Service-Suite sollte mehrere Zahlungsoptionen unterstützen, darunter:

• Kredit- und Debitkarten
  
• Digital Wallets (z.B. Apple Pay, Google Pay)
  
• Lastschriftverfahren (z.B. Automated Clearing House [ACH], Single Euro Payments Area [SEPA])
  
• Jetzt kaufen, später bezahlen (BNPL) oder Ratenzahlungspläne
  

Sie sollte auch intelligent lokalisiert werden und bevorzugte Zahlungsmethoden je nach Standort des Kunden hinzufügen. Je mehr Flexibilität Sie Ihrer Kundschaft beim Bezahlvorgang bieten können, desto besser.

Verwalten des gesamten Lebenszyklus einer Transaktion

Eine gute Zahlungssuite sollte den gesamten Transaktionsfluss abdecken, einschließlich:

• Autorisierung und Erfassung von Zahlungen
  
• Weiterleitung von Geldern auf Ihr Unternehmenskonto
  
• Bearbeitung von Rückerstattungen und angefochtenen Zahlungen
  
• Tokenisieren und sicheres Speichern von Zahlungsdaten
  

Flexible, entwicklerfreundliche Bezahloptionen

Ihr Erlebnis beim Bezahlvorgang hat direkte Auswirkungen auf die Konversion. Entscheiden Sie sich für eine Suite, mit der Sie Folgendes tun können:

• Zahlungen in Ihre Website oder App mit Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) oder Software Development Kits (SDKs) integrieren
  
• Gehostete Zahlungsseiten verwenden, wenn Sie sie nicht von Grund auf neu erstellen möchten.
  
• Anpassen des Designs an Ihre Marke
  
• Automatische Anpassung an mobile oder Desktop-Geräte
  
• Ermöglichung einer schnelleren Bezahlung für wiederkehrende Kundinnen und Kunden durch gespeicherte Zahlungsmethoden
  

Unterstützung von Abonnements, wiederkehrenden Rechnungen und nutzungsbasierten Modellen

Wenn Sie Ihrer Kundschaft nach einem bestimmten Zeitplan Rechnungen senden, sollte Ihre Zahlungssuite Folgendes unterstützen:

• Feste, gestaffelte, nach Verbrauch berechnete oder nutzungsbasierte Abrechnungspläne
  
• Kostenlose Testversionen, Werbeaktionen und Add-Ons
  
• Anteilige Gebühren für Änderungen während des Zyklus
  
• Automatische Wiederholungsversuche bei fehlgeschlagenen Zahlungen – mit intelligenter Logik und Warnhinweisen
  
• Kundenportale zur Verwaltung von Abonnements und Zahlungsmethoden
  

Die Abonnementeinnahmen können schwierig zu verwalten sein. Eine in Ihre Zahlungssuite integrierte Abrechnungssoftware unterstützt Sie bei der Skalierung, ohne dass Sie jedes Mal eine neue Infrastruktur aufbauen müssen, wenn sich Ihre Zahlungen weiterentwickeln.

Versenden von Rechnungen und Einziehen von Zahlungen

Nicht alle Zahlungen erfolgen über eine Website. Eine voll funktionsfähige Suite sollte es Ihnen auch ermöglichen, Rechnungen mit eingebetteten Zahlungslinks zu versenden. Folgendes ist dabei wichtig:

• Anpassbare Rechnungen mit aufgeschlüsselten Einzelposten und Branding
  
• Unterstützung für wiederkehrende Rechnungen oder Ratenzahlungen
  
• Eingebettete Zahlungsschaltflächen, damit Kundinnen/Kunden sofort bezahlen können
  
• Automatische Erinnerungen bei überfälligen Zahlungen
  
• Bearbeitung von Teilzahlungen und Stornorechnungen
  

Wenn die Rechnungsstellung mit Ihrem übergeordneten Zahlungssystem verknüpft ist, bleibt alles miteinander verbunden.

Echtzeit-Berichte und finanzielle Transparenz

Ihre Zahlungssuite sollte eine Quelle der Erkenntnis sein. Erwarten Sie mindestens Folgendes:

• Dashboards für Transaktionen in Echtzeit
  
• Aufschlüsselung des Umsatzes nach Produkt, Kunde oder Kanal
  
• Abonnementmetriken
  
• Exportierbare Daten für Buchhaltung oder Prognosen
  
• Klarer Abgleich mit Bankeinzahlungen und Buchhaltungssystemen
  

Wenn die Berichterstattung in dasselbe System integriert ist, das auch Ihre Zahlungen verarbeitet, erhalten Sie schnellere Antworten und es gibt blinde Flecken.

Schützen Sie Ihr Unternehmen vor Betrug

Die Betrugsprävention sollte Teil des Systems sein. Es sollten die folgenden Funktionen enthalten sein:

• Integrierte Risikobewertung und Mustererkennung
  
• Unterstützung von 3D Secure
  
• KI-Modelle, trainiert auf netzwerkweiten Daten
  
• Benutzerdefinierte Regeln
  

Ein integrierter Ansatz zur Betrugsbekämpfung kann Ihnen auf lange Sicht Geld sparen und Sie dabei unterstützen, Fehlalarme bei legitimen Käufen zu vermeiden.

Gute Kompatibilität mit Ihren bestehenden Systemen

Kein Zahlungssystem funktioniert in einem Vakuum. Ihre Suite sollte Folgendes bieten:

• Gut dokumentierte APIs und Webhooks
  
• Vorgefertigte Integrationen mit Customer Relationship Management- (CRM), Enterprise Resource Planning- (ERP) und Buchhaltungsplattformen
  
• Entwicklertools für die von Ihnen verwendeten Programmiersprachen
  
• Sandbox-Umgebungen für Tests
  
• Unterstützung von Plattform- oder Marktplatzmodellen, falls relevant
  

Die richtige Suite sollte sich in Ihren Stack einfügen, ohne zusätzliche Arbeit für Ihr Entwicklungsteam zu verursachen.

Wie können Sie die richtige Zahlungssuite für Ihre Geschäftsanforderungen auswählen?

Welche Zahlungssuite für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt davon ab, wie Sie heute arbeiten und was Sie als in der Zukunft vorhaben. Um eine gute Wahl zu treffen müssen Sie verstehen, was Sie brauchen und die richtigen Fragen stellen, wenn Sie Ihre Optionen bewerten.

Beginnen Sie mit einer klaren Vorstellung von Ihren Anwendungsfällen für Zahlungen

Bevor Sie Funktionen vergleichen, sollten Sie sich überlegen, wie Ihr Unternehmen seine Zahlungen entgegennimmt. Überlegen Sie, welche der folgenden Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen:

• Online-Verkauf physischer Produkte
  
• Angebot von wiederkehrenden Abonnements
  
• Versenden von einmaligen Rechnungen für Dienstleistungen
  
• Abrechnung nach Verbrauch oder Projektmeilensteinen
  
• Expandieren in neue Länder oder Währungen
  

Ihr Zahlungsablauf kann sich auf mehr als einen dieser Bereiche erstrecken, also seien Sie genau. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Suite alle Szenarien unterstützt, die Ihnen heute wichtig sind und die Sie in naher Zukunft hinzufügen möchten.

Prüfen Sie, ob der Funktionsumfang Ihren tatsächlichen Prioritäten entspricht

Lassen Sie sich nicht von Sonderfunktionen ablenken, die Sie nie oder nur selten verwenden werden. Konzentrieren Sie sich auf folgende Punkte:

• Die Suite unterstützt die wichtigsten Zahlungsarten, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist
  
• Sie deckt alle Kanäle ab, die Sie nutzen (z.B. Web Checkout, Rechnungsstellung, Marktplätze).
  
• Die Berichtsfunktionen sind umfangreich genug für Ihr Finanzteam
  
• Sie vereinfacht die Arbeit Ihres Teams oder macht sie komplizierter
  

Eine Plattform, die fünf wichtige Dinge gut bewältigt, ist wertvoller als eine, die zehn Dinge passabel bewältigt.

Bewerten Sie, wie sie zu Ihrem Tech-Stack und Ihrem Team passt

Wie leistungsfähig ein System auch sein mag, es nützt Ihnen nicht viel, wenn es mühsam zu implementieren oder schwer zu verwalten ist. Bewertung:

• Erfahrung des Entwicklers: Ist die API gut dokumentiert? Gibt es Client-Bibliotheken in den Sprachen, die Ihr Team verwendet? Ist der Umfang der Integrationsarbeit überschaubar und vorhersehbar?
  
• Einfache Einrichtung: Gibt es vorgefertigte Integrationen oder Low-Code-Optionen, für den Fall, dass Sie keine eigenen Techniker haben?
  
• Benutzerfreundlichkeit: Können Ihre Finanz- und Betriebsteams das Dashboard ohne umfangreiche Schulungen nutzen?
  
• Support: Gibt es einen reaktionsschnellen, menschlichen Support, wenn etwas nicht funktioniert?
  

Die beste Zahlungssuite ist eine, die Ihr Team auch tatsächlich nutzt.

Denken Sie über Ihr aktuelles Volumen hinaus

Ihre Bedürfnisse werden sich wahrscheinlich im Laufe der Zeit ändern. Die von Ihnen gewählte Suite sollte in der Lage sein, mit Ihnen mitzuwachsen. Folgendes ist dabei wichtig:

• Unterstützung zusätzlicher Zahlungsmethoden und Währungen
  
• Die Möglichkeit, neue Abrechnungsmodelle hinzuzufügen (z.B. Abonnements, nutzungsabhängige Preise, Mehrparteienzahlungen)
  
• Kapazität zur Bewältigung hoher Volumen und Spitzenlasten ohne Ausfallzeiten
  
• Eine Roadmap, die zeigt, dass der Anbieter in langfristige Innovationen investiert
  

Sie wollen eine Infrastruktur, auf die Sie aufbauen können, nicht etwas, das Ihnen in ein oder zwei Jahren über den Kopf wächst.

Tatsächliches Verständnis der Preisgestaltung

Wahrscheinlich werden Sie auf eine Kombination aus Folgendem treffen:

• Gebühren pro Transaktion
  
• Monatliche Plattformgebühren
  
• Zusatzgebühren für bestimmte Funktionen (z.B. Rechnungsstellung, erweiterte Berichterstattung)
  
• Gebühren für die Währungsumrechnung
  

Erkundigen Sie sich bei dem Anbieter der Payment Suite nach Beispielen aus der Praxis, die auf Ihrem aktuellen Zahlungsvolumen und -mix basieren. Eine etwas höhere Transaktionsgebühr kann sich lohnen, wenn die Zahlungssuite Ihrem Team jede Woche Stunden spart oder entgangene Einnahmen verhindert.

Priorisieren von Sicherheit, Compliance und Risikoabdeckung

Sicherheit und Compliance sind die wichtigsten Anliegen, wenn es um Zahlungen geht. Fragen Sie den Anbieter des Zahlungssystems Folgendes:

• Wird der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) eingehalten?
  
• Werden Authentifizierungsverfahren wie 3D Secure unterstützt, sofern erforderlich?
  
• Welche Tools gibt es für die Verwaltung von Rückbuchungen und Betrug?
  
• Wie werden sensible Daten gespeichert?
  

Sie sollten sicherstellen, dass die Infrastruktur, die das Geld Ihrer Kundinnen und Kunden verwaltet, getestet und so aufgebaut ist, dass sie sich mit den sich verändernden Vorschriften weiterentwickeln kann.

Bewerten der langfristigen Zuverlässigkeit und Unterstützung

Schließlich sollten Sie sich die Erfolgsbilanz des Anbieters ansehen:

• Wie hoch ist seine bisherige Betriebszeit? Gibt es eine öffentliche Statusseite?
  
• Wie wird mit Ausfällen oder Serviceunterbrechungen umgegangen?
  
• Welche Art von Support wird angeboten – Live-Chat, E-Mail, zuständige Ansprechpartner?
  
• Können Referenzen oder Fallstudien von ähnlichen Unternehmen wie Ihrem vorgelegt werden?
  

Wenn bei Zahlungen etwas schief geht, wirkt sich das auf Ihre Einnahmen, Ihre Kundschaft und Ihren Betrieb aus. Ihr Anbieter sollte diese Verantwortung genauso ernst nehmen wie Sie.

Warum ist die Integration von Abrechnung, Bezahlvorgang und Berichterstattung so wichtig?

Wenn Ihre Zahlungstools isoliert arbeiten, verbringen Sie viel Zeit damit, die Punkte manuell zu verbinden. Durch die Integration der Kernkomponenten – Abrechnung, Bezahlvorgang und Berichte – wird Ihre Zahlungsinfrastruktur von einer Reihe von Tools zu einem einzigen, zusammenhängenden System.

Und das ist aus den folgenden Gründen wichtig:

Silos und sich wiederholende Arbeiten werden beseitigt

Bei getrennten Systemen ist oft Folgendes zu erledigen:

• Exportieren von Daten aus Ihrer Bezahlplattform in Ihr Rechnungstool
  
• Manuelles Abgleichen von Zahlungen mit Rechnungen
  
• Kopieren und Einfügen von Kundendaten zwischen den Systemen
  
• Wiederherstellung der gleichen Logik (z.B. Rabatte, Steuervorschriften) an mehreren Stellen
  

Integrierte Systeme erledigen diese Übergaben automatisch. Wenn eine Zahlung eingeht, wird sie sofort überall dort angezeigt, wo dies erforderlich ist: Sie wird als bezahlt markiert, in Ihren Dashboards protokolliert und mit Ihren Aufzeichnungen abgeglichen.

Sie haben den vollständigen Überblick über die Einnahmen in Echtzeit

Integrierte Zahlungen bedeuten eine einzige Quelle der Wahrheit. Sie müssen die finanzielle Leistung nicht aus verschiedenen Dashboards zusammenfügen. Stattdessen können Sie Folgendes tun:

• Alle eingehenden Einnahmen an einem Ort nachverfolgen
  
• Den gesamten Lebenszyklus der Kundschaft, von der Rechnung über die Zahlung bis zur Verlängerung einsehen
  
• Die Aufschlüsselung der Einnahmen nach Kanälen, Produkten oder Märkten erfassen
  
• Anomalien oder Problemen schnell erkennen
  

Diese Art von Transparenz ist bei getrennten Systemen schwer zu erreichen.

Besseres Erlebnis für Ihre Kundinnen und Kunden

Wenn Ihre Zahlungssysteme zusammenarbeiten, haben auch Ihre Kundinnen und Kunden ein besseres Erlebnis:

• Eine beim Bezahlvorgang gespeicherte Karte kann bei zukünftigen Zahlungen erneut verwendet werden.
  
• Das Zahlungsverhalten ist über alle Kanäle hinweg konsistent.
  
• Belege und Rechnungsbenachrichtigungen folgen einem einheitlichen Format.
  
• Kundinnen und Kunden können ihre Zahlungsmethoden verwalten oder frühere Rechnungen von einem einzigen Ort aus herunterladen.
  

Wenn Ihre Infrastruktur konsistent ist, sind es auch die Interaktionen Ihrer Kundinnen und Kunden.

Ihre Abläufe werden vereinfacht

Mehrere Anbieter, Integrationen und Dashboards verursachen viel Aufwand. Sie verwalten Folgendes:

• Getrennte Logins und Arbeitsabläufe
  
• Mehrere Support-Kanäle
  
• Mehr Fehlerquellen, wenn etwas schief geht
  
• Mehr Herausforderungen bei Audits oder Finanzprüfungen
  

Eine integrierte Suite reduziert Ihren zusätzlichen Aufwand. Ihr Finanzteam, Ihr Betriebsteam und Ihr Technikteam arbeiten alle mit demselben System, mit gemeinsamem Kontext und weniger beweglichen Teilen. Ein integriertes System ist einfacher zu pflegen und lässt sich besser skalieren, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Es hilft Ihnen, sich schneller zu bewegen

Eine integrierte Infrastruktur erleichtert die Anpassung, ganz gleich, ob Sie ein neues Preismodell einführen, einen Abonnementplan hinzufügen, in einen neuen Markt expandieren oder auf sich verändernde Vorschriften oder Kundenverhalten reagieren wollen.

Wenn alle Ihre Systeme ineinander greifen, müssen Sie Ihre Infrastruktur nicht jedes Mal neu aufbauen, wenn Sie eine Änderung vornehmen. Eine Full-Service-Bezahllösung kann Sie dabei unterstützen, Ihre Produkte schneller und mit weniger Risiko zu testen, auszuliefern und zu skalieren. Insbesondere Stripe Payments bietet einheitliche globale Zahlungen und kann mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten, unabhängig von dessen Größe.