Come titolare di un'attività, non ti metteresti mai a costruire un sistema di pagamento frammentato e ricucito insieme, ma è qualcosa che può accadere naturalmente nel corso del tempo. Si inizia con uno strumento per il completamento della transazione, poi si aggiunge la fatturazione. Successivamente, avrai bisogno di addebiti ricorrenti, logica di abbonamento, prevenzione delle frodi e rendicontazione finanziaria. All'improvviso, il tuo team si ritrova a gestire più dashboard e a riconciliare manualmente i dati solo per rispondere a semplici domande su quali pagamenti sono stati effettuati.

Una suite di pagamento è un sistema unificato che semplifica la gestione di ogni aspetto del processo di pagamento all'interno della tua attività. Di seguito spiegheremo cosa rende efficace una suite di pagamento e come sceglierne una adatta alla tua attività.

Di cosa parla questo articolo?

• Che cos'è una suite di pagamento?
  
• Quali funzioni dovrebbe includere una suite di pagamento a servizio completo?
  
• Come scegliere la suite di pagamento giusta per le esigenze della tua attività?
  
• Perché è importante l'integrazione tra addebito, completamento della transazione e reportistica?
  

Che cos'è una suite di pagamento?

Una suite di pagamento è un insieme di strumenti connessi progettati per aiutare le attività a gestire il modo in cui accettano e tracciano i pagamenti, dal momento in cui un cliente effettua un acquisto fino al momento in cui i ricavi compaiono in un rendiconto finanziario.

Una suite non è una funzione qualsiasi. Sono le diverse parti del flusso di pagamento (completamento della transazione, fatturazione, abbonamenti, reportistica) che interagiscono in un sistema unificato.

Come funziona una suite di pagamento

Ecco come funziona una suite di pagamento, passo dopo passo:

• L'utente riscuote un pagamento tramite il completamento della transazione online.
  
• La transazione si sincronizza automaticamente con i tuoi sistemi di fatturazione e reportistica.
  
• I dati relativi ai ricavi vengono aggiornati in tempo reale, senza necessità di riconciliare i dati tra le diverse piattaforme.
  
• Se si tratta di un addebito ricorrente, il sistema memorizza il metodo di pagamento del cliente per addebitare automaticamente l'importo la volta successiva.
  

Tutto questo viene gestito attraverso la stessa infrastruttura. Non è necessario copiare i dati tra i sistemi o ricostruire i flussi di lavoro per ogni strumento.

Quando è necessaria una suite di pagamento

Se riscuoti solo pagamenti una tantum, potrebbe essere sufficiente un semplice gateway di pagamento. Ma con l'espansione del tuo modello di business, aumenta anche la complessità dei pagamenti. Una suite di pagamento diventa spesso necessaria quando:

• Inizi a offrire abbonamenti mensili o addebito a consumo
  
• Invii fatture ai clienti che pagano dopo la consegna del prodotto o del servizio
  
• Vendi oltre confine e desideri accettare metodi di pagamento locali
  
• Hai bisogno di un modo affidabile per gestire rimborsi, storni, dichiarazioni fiscali
  

Una suite di pagamento ti offre l'infrastruttura per gestire tutti questi elementi in un unico posto.

Funzioni comuni della suite di pagamento

Le suite di pagamento possono avere diverse funzioni utili. In generale, ti permettono di:

• Accettare pagamenti una tantum e ricorrenti
  
• Generare fatture e link di pagamento
  
• Gestire gli abbonamenti e gli account dei clienti
  
• Gestire controversie e rimborsi
  
• Monitorare i dati delle transazioni in tempo reale
  
• Riconciliare i pagamenti con i bonifici bancari
  
• Fornire un'unica fonte di verità per i tuoi ricavi
  

Quali funzioni dovrebbe includere una suite di pagamento a servizio completo?

Una suite di pagamento è utile solo nella misura in cui lo sono le soluzioni che offre. Come minimo, dovrebbe gestire le modalità di pagamento. Ma una suite completa va oltre, collegando i sistemi di tutta la tua attività in modo che l'intero processo di pagamento funzioni correttamente, inclusi completamento della transazione, addebito in abbonamento, fatturazione, reportistica e altro ancora.

Ecco cosa dovrebbe essere in grado di fare una suite completa.

Accettare una varietà di metodi di pagamento

Una suite completa dovrebbe supportare diverse opzioni di pagamento, tra cui:

• Carte di credito e di debito
  
• Wallet (ad esempio, Apple Pay, Google Pay)
  
• Addebiti diretti (ad esempio, Automated Clearing House [ACH], Single Euro Payments Area [SEPA])
  
• Pagamenti a rate (BNPL) o piani rateali
  

Dovrebbe inoltre localizzare in modo intelligente, aggiungendo i metodi di pagamento preferiti in base alla posizione del cliente. Maggiore è la flessibilità che puoi offrire ai tuoi clienti al momento del completamento della transazione, meglio è.

Gestire l'intero ciclo di vita di una transazione

Una buona suite di pagamento dovrebbe coprire l'intero flusso della transazione, tra cui:

• Autorizzazione e acquisizione dei pagamenti
  
• Indirizzamento dei fondi sul tuo conto business
  
• Gestione di rimborsi e contestazioni
  
• Tokenizzazione e archiviazione delle credenziali di pagamento in modo sicuro
  

Fornire opzioni di completamento della transazione flessibili e facili da usare per gli sviluppatori

L'esperienza di completamento della transazione ha un impatto diretto sulla conversione. Cerca una suite che ti permetta di:

• Integrare i pagamenti nel tuo sito o nella tua app con interfacce di programmazione delle applicazioni (API) o kit di sviluppo software (SDK)
  
• Utilizzare le pagine di pagamento in hosting quando non vuoi creare da zero
  
• Personalizzare lo stile in modo che corrisponda al tuo marchio
  
• Adattarsi automaticamente a dispositivi mobili o desktop
  
• Consentire ai clienti abituali di pagare più velocemente con i metodi di pagamento salvati
  

Supportare abbonamenti, addebiti ricorrenti e modelli a consumo

Se emetti fatture ai clienti secondo una pianificazione, la tua suite di pagamento dovrebbe supportare:

• Piani di addebito in base all'utilizzo, fissi, a livelli o a consumo
  
• Prove gratuite, promozioni e componenti aggiuntivi
  
• Addebiti ripartiti per modifiche a metà ciclo
  
• Ripetizione automatica dei pagamenti non andati a buon fine, con logica intelligente e avvisi
  
• Portali clienti per gestire abbonamenti e metodi di pagamento
  

I Ricavi da abbonamenti possono essere difficili da gestire. Un motore di fatturazione integrato nella tua suite di pagamento ti aiuta ad adattarti senza dover creare infrastrutture personalizzate ogni volta che i tuoi pagamenti evolvono.

Inviare fatture e riscuotere pagamenti

Non tutti i pagamenti avvengono tramite un sito web. Una suite completa dovrebbe consentirti anche di inviare fatture con link di pagamento integrati. Cerca:

• Fatture personalizzabili con branding e voci riga dettagliati
  
• Supporto per fatture ricorrenti o a rate
  
• Pulsanti di pagamento integrati in modo che i clienti possano pagare istantaneamente
  
• Promemoria automatici per pagamenti scaduti
  
• Pagamento parziale e gestione delle note di credito
  

Quando la fatturazione è collegata al tuo sistema di pagamento più ampio, tutto rimane connesso.

Offrirti report in tempo reale e visibilità finanziaria

La tua suite di pagamento dovrebbe essere una fonte di informazioni. Come minimo, aspettati:

• Dashboard delle transazioni in tempo reale
  
• Suddivisioni dei ricavi per prodotto, cliente o canale
  
• Metriche degli abbonamenti
  
• Dati esportabili per contabilità o previsione
  
• Riconciliazione accurata con i depositi bancari e i sistemi contabili
  

Quando la reportistica è integrata nello stesso sistema che elabora i pagamenti, ottieni risposte più rapide e meno punti ciechi.

Proteggere l'attività dalle frodi

La prevenzione delle frodi dovrebbe far parte del sistema. Dovrebbe includere funzionalità quali:

• Punteggio di rischio e rilevamento dei modelli integrati
  
• Supporto per 3D Secure
  
• Modelli di intelligenza artificiale addestrati su dati a livello di rete
  
• Regole personalizzate
  

Un approccio integrato alla frode può farti risparmiare denaro nel lungo periodo e aiutarti a evitare falsi positivi su acquisti legittimi.

Funzionare bene con i sistemi già esistenti

Nessun sistema di pagamento funziona in modo isolato. La tua suite dovrebbe offrire:

• API e webhook ben documentati
  
• Integrazioni predefinite con piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e contabilità
  
• Strumenti per sviluppatori progettati per i linguaggi di programmazione che utilizzi
  
• Ambienti sandbox per i test
  
• Supporto per modelli di piattaforma o marketplace, se pertinente
  

La suite giusta dovrebbe integrarsi nel tuo stack senza creare lavoro aggiuntivo per il tuo team di ingegneri.

Come scegliere la suite di pagamento più adatta alle esigenze della tua attività?

La suite di pagamento più adatta alla tua attività dipende dal modo in cui operi oggi e dagli obiettivi che vuoi raggiungere in futuro. Scegliere bene significa capire ciò di cui si ha bisogno e porre le domande giuste mentre si valutano le opzioni disponibili.

Iniziare con un quadro chiaro dei tuoi casi d'uso di pagamento

Prima di confrontare le funzioni, definisci le modalità di pagamento della tua attività. Valuta se:

• Vendi prodotti fisici online
  
• Offri abbonamenti ricorrenti
  
• Invii fatture una tantum per i servizi
  
• Effettui addebiti in base all'utilizzo o alle tappe fondamentali del progetto
  
• Ti espandi in nuovi Paesi o valute
  

I tuoi flussi di pagamento potrebbero riguardare più di una di queste categorie, quindi sii specifico. L'obiettivo è garantire che la suite scelta supporti tutti gli scenari attuali e quelli che prevedi di aggiungere nel prossimo futuro.

Verificare se le funzionalità disponibili corrispondono alle tue reali priorità

Non lasciarti distrarre da funzioni marginali che non userai mai o quasi mai. Concentrati sul fatto che:

• La suite supporta i principali tipi di pagamento su cui si basa la tua attività
  
• Copre tutti i canali che utilizzi (ad esempio, completamento della transazione sul web, fatturazione, marketplace)
  
• Le sue funzionalità di reportistica sono sufficientemente approfondite per il tuo team finanziario.
  
• Semplifica il lavoro del tuo team o lo rende più complicato
  

Una piattaforma che fa bene cinque cose importanti è più preziosa di una che ne fa dieci in modo mediocre.

Valutare come si adatta alla tua gamma di tecnologie o stack e al tuo team

Non importa quanto sia potente il sistema, non sarà di grande aiuto se è doloroso da implementare o difficile da gestire. Valuta:

• Esperienza degli sviluppatori: l'API è ben documentata? Esistono librerie client nei linguaggi utilizzati dal tuo team? Il lavoro di integrazione è mirato e prevedibile?
  
• Facilità di configurazione: esistono integrazioni predefinite oppure opzioni low-code se non disponi di ingegneri interni?
  
• Usabilità: i tuoi team finanziari e operativi possono utilizzare la dashboard senza una formazione approfondita?
  
• Assistenza: c'è un'assistenza reattiva e umana quando qualcosa non funziona?
  

La migliore suite di pagamento è quella che il tuo team utilizzerà effettivamente.

Pensare oltre il tuo volume attuale

Le tue esigenze probabilmente cambieranno nel tempo. La suite che scegli dovrebbe essere costruita in adattarsi a te. Cerca:

• Assistenza per metodi di pagamento e valute aggiuntivi
  
• Possibilità di aggiungere nuovi modelli di fatturazione (ad esempio, abbonamenti, tariffe a consumo, pagamenti multiparte).
  
• Capacità di gestire volumi elevati e picchi di carico senza tempi di inattività
  
• Una tabella di marcia che dimostra che il fornitore sta investendo nell'innovazione a lungo termine
  

Vuoi un'infrastruttura su cui poter costruire, non qualcosa che diventerà obsoleto nel giro di un anno o due.

Comprendi come funzionano effettivamente le tariffe

Probabilmente incontrerai una combinazione di:

• Tariffe per transazione
  
• Commissioni mensili della piattaforma
  
• Costi aggiuntivi per funzionalità specifiche (ad esempio, fatturazione, reportistica avanzata)
  
• Commissioni per la conversione di valuta
  

Chiedi al fornitore della suite di pagamento esempi reali basati su volume e mix di pagamenti attuale. Una commissione di transazione leggermente più alta può valere la pena se la suite di pagamento fa risparmiare ore di lavoro al tuo team ogni settimana o evita perdite di ricavi.

Dare priorità alla sicurezza, alla conformità e alla copertura dei rischi

La sicurezza e la conformità sono aspetti fondamentali quando si tratta di pagamenti. Chiedi al fornitore del sistema di pagamento:

• Sono conformi allo standard PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard)?
  
• Supportano flussi di autenticazione, come 3D Secure, ove richiesto?
  
• Quali strumenti sono integrati per gestire storni e frode?
  
• Come vengono salvati i dati sensibili?
  

Vuoi avere la certezza che l'infrastruttura che gestisce il denaro dei tuoi clienti sia testata e progettata per evolversi al passo con le normative in continua evoluzione.

Valutare l'affidabilità e l'assistenza a lungo termine

Infine, guarda il percorso del fornitore:

• Qual è la sua operatività storica? Ha una pagina di stato pubblica?
  
• Come gestisce le interruzioni o i disservizi?
  
• Che tipo di assistenza offre: live chat, email, rappresentanti dedicati?
  
• Può condividere referenze o casi di studio relativi ad attività simili alla tua?
  

Se qualcosa va storto con i pagamenti, ciò influisce su ricavi, clienti e operazioni della tua attività. Desideri un fornitore che prenda questa responsabilità sul serio quanto te.

Perché è importante l'integrazione tra fatturazione, completamento della transazione e reportistica?

Quando i tuoi strumenti di pagamento funzionano in modo isolato, passi molto tempo a collegare manualmente i vari elementi. L'integrazione tra gli elementi fondamentali (fatturazione, completamento della transazione e reportistica) trasforma la tua infrastruttura di pagamenti da un insieme di strumenti a un sistema unico e coerente.

Ecco perché è importante.

Elimina i silos e il lavoro ripetitivo

I sistemi disconnessi spesso significano:

• Esportazione dei dati dalla piattaforma di completamento della transazione allo strumento di fatturazione
  
• Abbinamento manuale dei pagamenti alle fatture
  
• Copia e incolla delle informazioni sui clienti tra i vari sistemi
  
• Ricostruzione della stessa logica (ad esempio, sconti, regole tasse) in più luoghi
  

I sistemi integrati gestiscono automaticamente questi passaggi. Quando arriva un pagamento, viene immediatamente registrato ovunque sia necessario: viene contrassegnato come pagato, registrato nelle tue dashboard e riconciliato con i tuoi registri.

Ti offre una visione completa e in tempo reale dei ricavi

I pagamenti integrati significano un'unica fonte di verità. Non è necessario mettere insieme i risultati finanziari provenienti da diverse dashboard. Invece, puoi:

• Monitorare tutti i ricavi in un unico posto
  
• Visualizzare l'intero ciclo di vita di un cliente, dalla fattura al pagamento fino al rinnovo
  
• Comprendere la ripartizione dei ricavi tra canali, prodotti o mercati
  
• Rilevare rapidamente anomalie o problemi
  

Questo tipo di visibilità è difficile da costruire con sistemi scollegati.

Crea un'esperienza migliore per i tuoi clienti

Quando i tuoi sistemi di pagamento funzionano insieme, anche i clienti godono di un'esperienza migliore:

• Una carta salvata al momento del completamento della transazione può essere riutilizzata per pagamenti futuri.
  
• La cronologia dei pagamenti è coerente su tutti i canali.
  
• Le notifiche per ricevute e fatture seguono un formato unificato.
  
• I clienti possono gestire i propri metodi di pagamento o scaricare le fatture precedenti da un unico posto.
  

Quando la tua infrastruttura è coerente, lo sono anche le interazioni con i clienti.

Semplifica le tue operazioni

La presenza di più fornitori, integrazioni e dashboard comporta costi aggiuntivi. Gestisci:

• accessi e flussi di lavoro separati
  
• più canali di assistenza
  
• un maggior numero di punti di guasto in caso di malfunzionamento
  
• maggiori difficoltà durante gli audit o le revisioni finanziarie
  

Una suite integrata riduce le spese generali. Il team finanziario, il team operativo e il team tecnico lavorano tutti dallo stesso sistema, con un contesto condiviso e meno parti in movimento. Un sistema integrato è più facile da mantenere e si adatta meglio alle esigenze di crescita dell'azienda.

Ti aiuta a muoverti più velocemente

L'infrastruttura integrata semplifica l'adattamento, sia che si tratti di lanciare un nuovo modello di prezzi, aggiungere un piano di abbonamento, espandersi in un nuovo mercato o rispondere a normative in evoluzione o al comportamento dei clienti.

Quando tutti i sistemi funzionano in modo integrato, non è necessario ricostruire l'infrastruttura ogni volta che si apporta una modifica. Una soluzione di pagamento completa può aiutarti a testare, spedire e scalare più rapidamente, con meno rischi. Stripe Payments, in particolare, offre pagamenti globali unificati e può funzionare con la tua attività, indipendentemente dalle sue dimensioni.