Förklaring av betalningssystem för hotell: Strategier för säkerhet, bekvämlighet och kostnadsbesparingar

Terminal
Terminal

Skapa en unified commerce-upplevelse vid både digitala och fysiska interaktioner med kunder. Stripe Terminal förser plattformar och företag med utvecklarverktyg, förhandscertifierade kortterminaler, Tap to Pay på kompatibla iPhone- och Android-enheter samt molnbaserad hantering av enheter.

Läs mer 
  1. Introduktion
  2. Vilka är de viktigaste typerna av betalningssystem för hotell?
    1. Betalningar online
    2. Betalningar i fysisk miljö
    3. Mobila kassor och självbetjäning
    4. Integrering av betalningssystem
  3. Hur hanterar hotell förauktorisationer och reserveringar för oförutsedda utgifter?
    1. Så fungerar förauktoriseringar i praktiken
    2. Bästa praxis för hantering av förauktoriseringar
  4. Vilka är de största säkerhetsaspekterna vid betalningshantering på hotell?
  5. Hur avväger hotell bekvämlighet mot kostnad för betalningshantering?
    1. Var strategisk med betalningsmetoder
    2. Utforma betalningsprocessen så att den är bekväm
    3. Hantera hanteringskostnader

Betalningar sker i bakgrunden på hotell och påverkar hela gästupplevelsen. Ett bekvämt betalningssystem kan innebära skillnaden mellan en enkel incheckning och en irriterande fördröjning – eller mellan en genomförd och en avbruten bokning. Gästerna uppskattar snabba, flexibla alternativ. Hotell måste hålla kostnaderna nere, förhindra bedrägerier och hantera betalningar i flera kanaler. Rätt tillvägagångssätt kan förvandla betalningar från krångel till en konkurrensfördel.

Nedan förklarar vi vad företag behöver veta om moderna betalningssystem för hotell – från bästa praxis för säkerhet till kostnadsbesparande strategier – och hur Stripe kan förenkla transaktioner.

Vad innehåller den här artikeln?

  • Vilka är de viktigaste typerna av betalningssystem för hotell?
  • Hur hanterar hotell förauktorisationer och reserveringar för oförutsedda utgifter?
  • Vilka är de största säkerhetsaspekterna vid betalningshantering på hotell?
  • Hur avväger hotell bekvämlighet mot kostnad för betalningshantering?

Vilka är de viktigaste typerna av betalningssystem för hotell?

Hotell hanterar betalningar i flera kanaler. I varje kanal ska betalningsupplevelsen vara snabb, enkel och integrerad med hotellverksamheten. Så här hanterar hotell betalningar vid varje kontaktpunkt.

Betalningar online

De flesta gäster betalar för sin vistelse innan de anländer till hotellet, antingen via hotellets webbplats eller via en onlineresebyrå.

När gäster bokar online anger de sina betalningsuppgifter och en betalningsgateway hanterar transaktionen i realtid. Om kortet är giltigt och har tillräckligt med pengar godkänner systemet betalningen och bekräftar bokningen. Varje gäst har olika preferenser för onlinebetalningar, så att erbjuda kredit- och bankkort, digitala plånböcker, banköverföringar och lokala betalningsmetoder kan öka konverteringen.

Betalningar i fysisk miljö

När gästerna anländer till hotellet betalar de ofta vid incheckningen, utcheckningen eller för oförutsedda utgifter under vistelsen. Hotell behandlar dessa transaktioner via POS-system, antingen i receptionen eller med bärbara kortläsare som kan ta emot betalningar var som helst på hotellet – till exempel vid en solstol vid poolen, i en VIP-lounge eller för personlig service på en gästs rum.

Gäster kan betala via POS-system med traditionella kortbetalningar (transaktioner med chip och PIN-kod), vilket fortfarande är vanligt i regioner där underskrifter inte krävs. Eller så kan de betala med kontaktlösa betalningsmetoder genom att blippa ett kort, en telefon eller en bärbar enhet. Den här typen av betalningar blir allt vanligare i olika branscher. Även om kontanter inte har försvunnit helt måste hotell hitta en balans mellan att ha stöd för traditionella betalningsmetoder och samtidigt anta snabba och effektiva metoder.

Mobila kassor och självbetjäning

Fler hotell erbjuder nu mobila kassor, kiosker och självbetjäningsalternativ som gör att gästerna kan betala sina notor och lämna hotellet utan att behöva gå till receptionen.

  • Mobila kassaalternativ: Som gäst får du en betalningslänk via e-post eller sms på avresedagen. På vissa hotell kan man checka ut direkt från deras mobilapp.

  • Självbetjäningskiosker: Kiosker är ett fysiskt alternativ till mobil kassa där gästerna kan betala sina notor och få sina kvitton utan att blanda in personalen.

Dessa alternativ kan minska trängseln i receptionen, minska väntetiderna och göra upplevelsen bekvämare för gästerna och enklare för hotellpersonalen.

Integrering av betalningssystem

Hotell som använder fristående betalningssystem måste ofta stämma av transaktioner från olika källor manuellt, vilket kan ta flera timmar i veckan och medför en ökad risk för fel. När ett betalningssystem integreras med ett PMS-system (property management system) synkroniseras betalningarna automatiskt med gästernas bokningar och kopplar varje debitering till rätt gästkonto.

Till exempel använder hotellplattformen SiteMinder Stripe för att driva SiteMinder Pay, vilket gör det möjligt för hotell att ta emot betalningar i över 450 bokningskanaler – allt hanterat via en enda dashboard.

Hur hanterar hotell förauktorisationer och reserveringar för oförutsedda utgifter?

Om du någon gång har checkat in på ett hotell och sett en väntande debitering som är högre än ditt rumspris, är det en förauktoriserad debitering. Hotell använder dessa tillfälliga reserveringar för att säkra medel för en gästs vistelse och verifiera att de har en giltig betalningsmetod registrerad. Denna reservering minskar risken för nekade betalningar och bedrägliga bokningar.

Till skillnad från en faktisk debitering drar en förauktorisering inte pengar – den reserverar bara en del av gästens kreditgräns. På så sätt vet hotellet att det vid tidpunkten för utcheckning finns pengar tillgängliga för vistelsen och för eventuella extra oförutsedda utgifter som restaurangbesök, spabehandlingar eller eventuella skador. Hotell uppskattar vanligtvis beloppet för eventuella extra debiteringar och auktoriserar ett extra belopp för att täcka dem: detta kan vara en fast avgift (t.ex. 50 USD per natt) eller en procentandel av bokningens totala belopp. Hotell har flexibilitet när det gäller att fastställa sina reserveringsbelopp, men beloppet bör räcka till att täcka förväntade utgifter utan att låsa upp alltför höga summor av gästens medel.

Så fungerar förauktoriseringar i praktiken

  • Vid incheckningen reserverar hotellet medel på gästens kort som täcker rumspriset plus en buffert för oförutsedda utgifter.

  • Gästen ser en väntande debitering på sitt konto, men pengarna överförs inte – de är bara tillfälligt låsta.

  • Vid utcheckningen slutför hotellet debiteringen av det utestående skuldbeloppet.

  • Om den slutliga notan är lägre än det reserverade beloppet debiteras endast det belopp som ska betalas. Om totalbeloppet överstiger det reserverade beloppet kan hotellet göra en ytterligare debitering.

Bästa praxis för hantering av förauktoriseringar

Förauktoriseringar är en balansgång. Hotell måste se till att betalningsmedel är tillgängliga utan att irritera gästerna. När de görs på rätt sätt skyddar de verksamheten samtidigt som de nästan inte märks i gästupplevelsen.

Så här kan hotelledningen se till att förauktorisationer tjänar sitt syfte utan att bli en börda.

  • Berätta för gästerna i förväg: Många gäster inser inte att förauktorisationer visas som väntande debiteringar. Hotell bör förklara att det är en tillfällig reservering – inte ett faktiskt uttag. Att snabbt nämna det vid incheckningen eller lämna ett utskrivet meddelande kan vara behjälpligt för att undvika förvirring.

  • Frigör oanvända reserverade belopp snabbt: Gäster ska inte behöva vänta längre än nödvändigt på att få tillgång till sina pengar igen. Betalningssystem som är integrerade med ett PMS-system kan automatiskt frigöra reserverade belopp så snart en gäst checkar ut för snabbare behandling.

  • Övervaka förfallodatum för auktoriseringar: Reserveringar gäller inte på obestämd tid. Om en gäst stannar under en längre period kan personalen behöva auktorisera kortet på nytt för att behålla reserveringen, eftersom reserverade belopp ofta förfaller efter en vecka.

Vilka är de största säkerhetsaspekterna vid betalningshantering på hotell?

Hotell hanterar en stor mängd finansiella transaktioner vid flera kontaktpunkter, bland annat onlinebokningar, betalningar i receptionen och debiteringar för restaurang- och spabesök. Alla dessa kontaktpunkter är en möjlig säkerhetsrisk om de inte skyddas ordentligt. Bedrägerier, återkrediteringar och dataintrång är alla ihållande hot. Här är en närmare titt på hur hotell vanligtvis är utsatta.

  • Stulna kreditkort: Bedrägliga aktörer kan använda stulna kort för att boka dyra vistelser och hoppas kunna slutföra sin resa innan debiteringen syns på banken. En enda bedräglig debitering kan kosta ett hotell tusentals dollar.

  • Tvister om återkrediteringar: Även legitima gäster bestrider ibland hotelldebiteringar, särskilt när de ställs inför strikta avbokningsregler eller oväntade avgifter. Vissa gör detta avsiktligt (så kallat oavsiktligt bedrägeri), vilket tvingar hotellen att bevisa att debiteringarna var giltiga eller riskerar de att förlora pengarna.

  • Dataintrång: Dataintrång kan exponera alla dina gästers betalningsuppgifter. Dessa intrång kan inträffa på grund av tekniska fel eller misstag, t.ex. att kortnummer sparas i ett oskyddat kalkylblad eller att betalningsuppgifter tas emot via e-post.

Det bästa försvaret är ett bedrägeribekämpningssystem på flera nivåer som verifierar transaktioner innan de blir ett problem:

  • Att använda verktyg som adressverifieringstjänster (AVS) och 3D Secure kan hjälpa till att förhindra bedrägliga onlinebokningar.

  • Genom att kontrollera ID-nummer vid incheckningen kan du förhindra att ett stulet kort används för transaktioner i fysisk miljö.

  • Lagring av tokeniserade betalningsuppgifter (i stället för kortnummer) för återkommande gäster kan förhindra obehörig användning.

  • Att utnyttja verktyg för identifiering av bedrägerier kan vara mer långtgående än enbart manuella kontroller. Stripe Radar analyserar till exempel flera miljarder globala transaktioner varje år för att flagga misstänkta betalningar i realtid.

Hotell som tar emot kortbetalningar måste också följa betalkortbranschens standarder för datasäkerhet (PCI DSS) för att skydda betalningsuppgifter. Detta innebär följande:

  • Punkt-till-punkt-kryptering (P2PE): Krypterar kortuppgifter både under överföring och när de inte används, så att uppgifterna är oläsliga även om någon får tag på dem.

  • Åtkomstkontroller: Begränsar vilka anställda som kan se betalningsuppgifter. Endast ekonomipersonal eller behörig personal ska ha åtkomst, och även då bör kontrollerna logga och begränsa deras användning.

  • Säkra integrationer: Många hotell förlitar sig på flera tredjepartssystem (t.ex. PMS, bokningsmotorer, channel managers). Alla system som kommer i kontakt med betalningsuppgifter måste skyddas på rätt sätt.

Många hotell väljer att använda betalleverantörer som hanterar efterlevnaden av PCI DSS åt dem, så att de inte behöver bära hela bördan själva. Stripe är till exempel PCI-certifierat på nivå 1.

Hur avväger hotell bekvämlighet mot kostnad för betalningshantering?

En enkel betalningsprocess kan öka antalet bokningar, öka beloppen som spenderas på webbplatsen och förbättra gästnöjdheten. Men varje transaktion har en kostnad, och även små avgifter kan sammantaget bli stora belopp. Så här kan hotell optimera betalningsprocessen för sina gästers och sitt resultats bästa.

Var strategisk med betalningsmetoder

Hotell bör överväga att använda följande betalningsmetoder för att öka konverteringarna och intäkterna:

  • Köp nu, betala senare: Detta alternativ kan öka transaktionsvärdet genom att resenärer kan göra delbetalningar.

  • Apple Pay, Google Pay och Link: Dessa alternativ kan hjälpa till att minska störningsmoment. Om en gäst har svårt att ange kortuppgifter på ett hotells webbplats kan de avbryta bokningen. Link, Stripes snabba kassabetalning, fyller automatiskt i en kunds sparade betalningsuppgifter för snabbare betalning i kassan.

  • Lokala betalningsmetoder: Gäster kan känna sig mer bekväma med att betala med välbekanta betalningsmetoder och i sin egen valuta när det är möjligt. En europeisk resenär som bokar en vistelse i Asien kan till exempel känna sig mer bekväm med att se debiteringarna i euro och betala via en europeisk leverantör av köp nu, betala senare-alternativ.

Stripe gör det möjligt för hotell att acceptera dussintals lokala betalningsmetoder över hela världen. Denna flexibilitet ger utländska resenärer ökad åtkomst utan att det innebär extra arbete för hotellpersonalen.

Utforma betalningsprocessen så att den är bekväm

När det är enkelt och bekvämt att betala bokar gästerna ofta snabbare, de spenderar mer och återkommer oftare. För att kunna ta betalt för impulsköp, från spabehandlingar till sen utcheckning, bör du göra det så enkelt som möjligt för en gäst att betala för tjänster med ett sparat kort eller en mobilapp. Självbetjäning och automatisering genom mobil in- och utcheckning kan öka bekvämligheten och minska personalkostnaderna som en extra bonus.

Hantera hanteringskostnader

Avgifterna för kreditkortshantering varierar beroende på faktorer som korttyp, transaktionsvolym och region. Att optimera för kostnadseffektivitet utan att kompromissa med gästernas bekvämlighet kräver strategiska val:

  • Förstå prissättningsmodeller: Vissa betalleverantörer erbjuder fasta priser, medan andra använder en modell med interchange-avgifter. Hotell som hanterar stora volymer kanske kan förhandla fram bättre priser.

  • Undvik dolda avgifter: Föråldrade betalleverantörer lägger ibland till batchavgifter eller avgifter för PCI-efterlevnad. Stripe har transparenta priser per transaktion som inkluderar omfattande säkerhet.

  • Kompensera för kostnader om möjligt: Vissa hotell undersöker strategier för kostnadskompensation. Det kan innebära att erbjuda rabatter på billigare betalningsmetoder, till exempel banköverföringar, eller införa små tilläggsavgifter för kortbetalningar. Var dock försiktig med dessa strategier. Dolda avgifter kan vara frustrerande för gäster, och i vissa regioner är tilläggsavgifterna begränsade.

Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.

Är du redo att sätta i gång?

Skapa ett konto och börja ta emot betalningar – inga avtal eller bankuppgifter behövs – eller kontakta oss för att ta fram ett specialanpassat paket för ditt företag.
Terminal

Terminal

Skapa en unified commerce-upplevelse vid både digitala och fysiska interaktioner med kunder.

Dokumentation om Terminal

Använd Stripe Terminal för att ta emot fysiska betalningar och erbjuda Stripe-betalningar i ditt kassasystem.