När det gäller B2B-betalningar i Tyskland är två faktorer särskilt viktiga: säkerhet och effektivitet. Även om moderna betalnings-API:er anses vara framtiden för bankverksamhet, fortsätter många företag att förlita sig på EBICS-systemet – en standard som har stått sig genom tiderna.

Men vad är egentligen EBICS? Var används det, vilka är kraven och när är det smart att implementera det? I den här artikeln ska vi ta en titt på styrkorna och begränsningarna hos en av stöttepelarna i europeiska betalningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är EBICS?
  
• Var används EBICS?
  
• Vilka är de tekniska och operativa kraven för EBICS?
  
• Vilka är för- och nackdelarna jämfört med moderna API-lösningar?
  
• När är det smart att använda EBICS?
  

Vad är EBICS?

EBICS (electronic banking internet communication standard) är ett allmänt vedertaget europeiskt förfarande för att säkert överföra betalningar mellan företag och banker.

EBICS har ett särskilt starkt fäste inom företagsbankverksamhet. Standarden underlättar krypterad kommunikation via internet, utan att förlita sig på egenutvecklad bankprogramvara. Detta innebär att företag kan överföra betalningar till sin bank direkt från sitt ERP-system, digitala konto- eller likviditetsförvaltningssystem (TMS), med automatisk hämtning av kontoinformation.

Hur EBICS kom till

EBICS utvecklades i Tyskland i mitten av 2000-talet som ett sätt att uppdatera företagsbetalningar för att möta kraven i den digitala tidsåldern och fasa ut föråldrade, proprietära system som FTAM (filöverföring, åtkomst och hantering), ett standardiserat datakommunikationsprotokoll för säkra filöverföringar.

EBICS-projektet leddes av de tyska bankföreningarna, eftersom de ville skapa en standard som var oberoende av en viss bank och baserad på modern internetteknik. Fokus låg på hög säkerhet genom stark kryptografi, möjlighet till automatisering via direkta systemanslutningar och en tydlig åtskillnad mellan användarnas roller för att efterleva lagstadgade krav.

Senare versioner av EBICS, versioner 2.0 och 3.0, harmoniserade mekanismen ytterligare och gav tillgång till hela Europa, till stor del genom sammanslagningen av tyska och franska specifikationer som en del av SEPA-initiativet (Single Euro Payments Area). Än idag utvecklas EBICS ytterligare som ett sätt att garantera en tillförlitlig, framtidsredo, internationell standard för elektroniska betalningar.

Var används EBICS?

EBICS används för säkert, automatiserat utbyte av betalningsdata mellan företag och banker. Detta inkluderar banköverföringar, autogiro och hämtning av kontoinformation. Standarden används mest inom B2B-banktjänster, där företag har ett stort antal betalningar att behandla, och måste uppfylla lagstadgade krav för godkännandeprocesserna. Genom att direkt ansluta ERP-, löne- eller redovisningssystem till banken underlättar EBICS effektiva, felfria processer genom hela betalningsflödet. Typiska användningsområden för EBICS är:

• Lön: Automatiserade överföringar till banken som en del av månadslönen. EBICS möjliggör tillförlitlig behandling av betalningar för ett stort antal anställda utan manuella åtgärder.

• Leverantörs- och kreditorbetalningar: Banköverföring sker från bokförings- eller ERP-systemet. Detta minskar felfrekvensen jämfört med att göra enskilda betalningar och påskyndar den övergripande fakturaprocessen.

• SEPA-autogiro: För regelbunden inkassering av betalningar. Detta låter företag säkerställa stabila och förutsägbara inkommande betalningar.

• Flerbanksverksamhet och finansiell översikt: Visa kontotransaktioner och saldon mellan flera banker. Detta låter företag hantera sin likviditet centralt och få större insyn i alla konton.

Typiska branscher som arbetar med EBICS

I praktiken används EBICS främst av branscher som regelbundet behandlar ett stort antal automatiserade betalningar eller hanterar många bankkonton. Detta inkluderar i synnerhet:

• Energiföretag och allmännyttiga företag: Kommunala företag, energileverantörer och vattenbolag behandlar ofta tusentals SEPA-autogirobetalningar varje månad och kräver tillförlitlig automatisering på beställning för att undvika missade betalningar.

• Försäkringsgivare och leverantörer av finansiella tjänster: Regelbundna avgifter och premiumdebiteringar samt komplexa betalningar i händelse av anspråk gör EBICS till en stabil grund för betalningshantering.

• Industriella företag och tillverkningsföretag: Leverantörs- och kreditorbetalningar görs ofta i stora volymer och ibland internationellt, vilket gör säkerhet och multibanking till en integrerad del.

• Handelsföretag och logistikföretag: Många leverantörer, filialer och automatiserade betalningsflöden kräver en skalbar och robust bankanslutning.

• Offentliga myndigheter och institut: Administrativa processer och budgetresurser kräver maximal säkerhet, spårbarhet och tydlig åtskillnad av roller för godkännande av betalningar.

EBICS är särskilt användbart för dessa sektorer, eftersom det är stabilt, har granskats av tillsynsmyndigheter och är utformat för stora mängder data.

Alternativ till EBICS

Även om EBICS används i stor utsträckning för B2B-transaktioner i Tyskland finns det flera alternativ som kan vara bättre lämpade för företag, beroende på deras behov.

Moderna bank-API:er

Ett alternativ till EBICS är bank-API:er, som skapades som en del av PSD2 (det reviderade betaltjänstdirektivet) och öppna banktjänster. De underlättar direkt kommunikation (vanligtvis i realtid) mellan programvarulösningar och banker – allt utan ytterligare bankprogramvara. För digitala företagsmodeller, e-handel eller SaaS-plattformar ger de flexibilitet att få tillgång till kontoinformation eller genomföra betalningar omedelbart.

SWIFT och värd-till-värd-anslutningar

Företag med internationell räckvidd kan också titta närmare på SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications) och host-to-host-anslutningar. Båda lösningarna har support för globalt standardiserade betalningar och är särskilt väl lämpade för komplexa finansstrukturer med många utländska konton. De är dock dyrare och mer tidskrävande att implementera, och deras kostnader tenderar att överstiga kostnaderna för EBICS.

Stripe: En modern allt-i-ett-lösning

Ett tredje alternativ är en betaltjänsteleverantör (PSP) som sammanför flera typer av betalningar, bedrägeribekämpning och utbetalningar, vilket ger tillgång till hela paketet via ett enda gränssnitt. Stripe går ännu längre: Företag integrerar sina betalningar, utbetalningar och globala betalningsmetoder via ett modernt API och automatiserar komplexa flöden direkt i sina system.

SaaS-plattformar och marknadsplatser använder Stripe Connect för att iscensätta massbetalningar, integrera onboardingprocesser och hantera kassaflöden mellan flera parter på ett intelligent sätt. Tack vare snabb onboarding via värdbaserade eller integrerbara komponenter kan företag ofta lansera på några veckor – utan höga initiala kostnader eller långa utvecklingstider. De får också tillgång till verktyg för marginalrapportering, riskhantering, skatteformulär, efterlevnad av onboarding och automatiserad skatteberäkning. Intresserade parter kan till och med få tillgång till nya källor till intäkter genom transaktionsavgifter, omedelbara utbetalningar, finansieringslösningar eller företagskort.

Vilka är de tekniska och operativa kraven för EBICS?

För att ett företag ska kunna använda EBICS måste det uppfylla både de tekniska och operativa kraven. Dessa säkerställer att betalningar kan behandlas säkert, kompatibelt och helt digitalt, utan störningar.

Tekniska krav

• EBICS-kompatibel bankanslutning
  Alla företag som vill använda EBICS måste använda en bank som stöder EBICS. Även om detta är standard hos de flesta banker i Tyskland kan det finnas begränsningar, särskilt när det gäller internationella institutioner. Innan du börjar bör du därför kontrollera vilka format och EBICS-versioner din bank erbjuder och om dessa uppfyller ditt företags behov.

• EBICS-certifierad programvara
  EBICS kräver programvara som kan implementera EBICS tekniska standard (t.ex. bokförings-, ERP- eller treasury-system). Med denna programvara kan du generera, kryptera och överföra betalningsfiler samt hämta kontoutdrag och transaktionsdata.

• Nyckelpar för autentisering
  EBICS använder digitala certifikat och nyckelpar för att garantera att kommunikationen är säker. Dessa nyckelpar och certifikat utfärdas till enskilda användare eller funktionsroller. De skyddar dataintegriteten och identifierar även klienten för banken. Generering och administration av dessa nycklar är en kärnkomponent i EBICS-konfigurationen.

• Säker nätverks- och systemmiljö
  Eftersom känsliga finansiella data överförs måste IT-infrastrukturen skyddas ordentligt. Detta inkluderar säkra servrar, tydlig nätverksåtkomst, regelbundna uppdateringar och ett tillförlitligt säkerhetskopierings- och övervakningskoncept. Integration i befintliga system måste också testas före lanseringen för att säkerställa smidig drift.

Operativa krav

• Rättigheter och hantering av användare
  EBICS kräver i allmänhet en tydlig ansvarsfördelning. Många banker använder den så kalla ”fyra ögon”-principen, så roller som "kreatör", "godkännare" och "avsändare" kan inte tilldelas en enda person. Företag behöver därför en tydlig, granskningsbar hantering av användare som dokumenteras och regelbundet granskas.

• Regelbunden nyckelhantering
  Eftersom EBICS är baserad på kryptografiska nycklar måste dessa nycklar sparas på ett säkert sätt, förnyas regelbundet och uppdateras eller återkallas varje gång det sker personalförändringar. Korrekt nyckelhantering är alltid grundläggande för systemets integritet och auktoriseringens struktur.

• Datakontroll och granskning
  Företagen bär det fulla ansvaret för de betalningsdata de överför. Processer och system bör därför utformas så att godkännanden av betalningar alltid kan spåras till en källa. Interna granskningar eller externa revisioner – till exempel av lagstadgade revisorer – är standard för att säkerställa efterlevnad av lagstadgade krav.

Vilka är för- och nackdelarna jämfört med moderna API-lösningar?

EBICS är fortfarande en central Standard i B2B-betalningar, men moderna bank-API:er blir allt populärare. Vilken lösning som är bäst för ett visst företag beror på företagets krav och det specifika användningsfallet.

EBICS är främst utformat för höga säkerhetskrav, lagstadgade regler och stora betalningsvolymer inom B2B-sektorn. API:er, å andra sidan, möjliggör kommunikation i realtid, flexibla integrationer och digitala företagsmodeller. I praktiken tillämpas båda mekanismerna ofta sida vid sida, där EBICS hanterar stabil batchhantering i bakgrunden, medan API:er underlättar dynamiska processer och bankfunktioner i realtid. Många företag använder därför en kombination av båda teknikerna, beroende på deras systemlandskap, hastighet och den automatiseringsnivå de kräver.

När kan det vara bra att använda EBICS?

Huruvida ditt företag bör använda EBICS eller inte beror mycket på dina betalningsvolymer, efterlevnadskrav och systemlandskap. I vissa scenarier har standarden tydliga styrkor.

EBICS är väldigt användbart om:

• Du behandlar flera eller återkommande betalningar automatiskt (t.ex. mer än 1 000 betalningar per månad)
  
• Efterlevnad och säkerhet är högsta prioritet (t.ex. principen om fyra ögon)
  
• Integration i ERP- eller redovisningssystem är viktigt
  
• Du vill ansluta till flera banker med en multibankstrategi
  
• Du har en hög volym av autogiro (t.ex. för energileverantörer eller leasingföretag)
  

EBICS är mindre idealiskt för:

• Startups med låga betalningsvolymer
  
• E-handelsföretag som kräver transaktioner i realtid
  
• Plattformar som tar emot betalningar från slutkunder