De wereldwijde groei van digitale technologieën heeft de manier veranderd waarop ondernemingen financiële en boekhoudkundige activiteiten benaderen. Zo is 91% van de accountants in Frankrijk geïnteresseerd in het potentieel van AI en heeft 71% weleens een AI-tool gebruikt.

Investeringen in digitale boekhoudtechnologieën beperken zich niet tot grote bedrijven. Midden- en kleinbedrijven (mkb) kunnen ook profiteren van een hogere productiviteit, een betere toewijzing van middelen en efficiëntere processen.

In dit artikel bespreken we wat ondernemingen moeten weten over de digitale transformatie van boekhoudprocessen, waaronder trends, belangrijke tools, voordelen en meer.

Belangrijkste punten

• Het digitaliseren van boekhoudprocessen betekent het gebruik van digitale tools om tijd te besparen, operationele betrouwbaarheid te verbeteren en terugkerende taken makkelijker te maken.
  
• Elektronische facturatie, toegenomen gebruik van AI en cloud computing zijn enkele van de trends die de overstap naar een digitale boekhouding versnellen.
  
• Er zijn veel voordelen verbonden aan het digitaliseren van boekhoudprocessen, waaronder een hogere productiviteit, minder fouten, een betere cashflow, veilige gegevens en lagere kosten.
  
• Boekhoud- en facturatiesoftware, waaronder AI en Optical Character Recognition (OCR), zijn belangrijke tools voor het digitaliseringsproces.
  
• Voor een succesvolle digitale transitie moet een onderneming haar processen evalueren, de juiste tools selecteren, een implementatieplan opstellen en haar teams trainen.
  

Wat betekent het om boekhoudprocessen te digitaliseren?

De digitalisering van boekhoudprocessen houdt in dat digitale tools in de boekhoudkundige workflow worden geïntegreerd om deze efficiënter, geautomatiseerder en veiliger te maken. Dit proces omvat het moderniseren van werkmethoden en het verbeteren van digitale vaardigheden.

Om boekhoudprocessen te digitaliseren, kunnen ondernemingen het volgende doen:

• Documenten converteren naar digitaal formaat, waaronder facturen, inkooporders en bankafschriften.
  
• Financiële gegevens migreren naar de cloud.
  
• Overstappen van handmatige gegevensinvoer naar automatisering.
  
• Intelligente technologieën toepassen.
  
• Rapporten en analyses gebruiken om bedrijfsactiviteiten beter te beheren.
  

Het doel van digitalisering is om professionals te verlossen van de meest tijdrovende boekhoudkundige taken, zodat ze zich kunnen concentreren op het leveren van meer toegevoegde waarde.

Wat zijn de trends in digitaal boekhouden?

De hervormingen inzake elektronische facturatie in Frankrijk en de opkomst van digitale oplossingen hebben boekhoudteams ertoe aangezet om te digitaliseren.

De wijdverbreide acceptatie van elektronische facturatie vereist dat Franse ondernemingen vanaf 1 september 2026 B2B-facturen ontvangen via goedgekeurde platforms (voorheen partner dematerialization platforms (PDP's)). De verplichting om elektronische facturen te sturen, wordt geleidelijk ingevoerd. Vanwege deze regelgeving moeten ondernemingen de manier waarop ze boekhoudkundige documenten verzamelen, verwerken en opslaan herzien.

Tegenwoordig bevat boekhoudsoftware vaak AI-functionaliteit. Ondernemingen die deze technologie toepassen, kunnen hun prestaties verbeteren en beter inzicht krijgen in de cashflow. Software-as-a-service (SaaS) boekhoudoplossingen zijn ook populair. Ze bieden teams samenwerking op afstand en veilige toegang vanaf elke locatie.

Waarom boekhoudprocessen digitaliseren?

Digitalisering verbetert de productiviteit en nauwkeurigheid van de boekhouding. Door deze modernisering kunnen ondernemingen hun activiteiten beter beheren, kosten besparen en hun concurrentiepositie op de markt versterken. Ondernemingen kunnen ook profiteren van verbeterde gegevensbeveiliging.

Productiviteit en nauwkeurigheid verbeteren

De automatisering van terugkerende taken, zoals gegevensinvoer, berekeningen, bankreconciliatie en incassoactiviteiten, vermindert menselijke fouten en versnelt het werk van gecertificeerde accountants. Hierdoor kunnen accountants zich concentreren op taken met een hoge toegevoegde waarde, zoals gegevensanalyse en financiële planning.

Meer inzicht in de cashflow

Het digitaliseren van boekhoudprocessen zorgt voor beter inzicht in de cashflow van een onderneming. Boekhoudsoftware kan automatisch rapporten en dashboards genereren om de besluitvorming te vergemakkelijken. Dit kan ondernemingen helpen hun uitgaven beter te beheren, liquiditeitsbehoeften te voorspellen en rood staan te voorkomen.

Beveiliging en traceerbaarheid van gegevens verbeteren

Vergeleken met papieren processen biedt een digitale omgeving een superieur beveiligingsniveau dankzij encryptie, automatische back-ups en beperkte toegang. Deze technologieën beschermen gevoelige gegevens tegen het risico op verlies, fraude en cyberaanvallen. Daarnaast verbetert cloudopslag van gegevens de tracering en transparantie van boekhoudkundige handelingen.

Operationele kosten verlagen

Door over te stappen op een digitale omgeving kunnen ondernemingen aanzienlijke kostenbesparingen realiseren, met name voor uitgaven die verband houden met het kopen, printen en opslaan van papieren documenten. Door lagere operationele kosten kunnen ondernemingen budgetten heroriënteren op belangrijke investeringen die de concurrentiepositie versterken.

Welke tools kunnen helpen bij het digitaliseren van boekhoudprocessen?

Verschillende tools kunnen ondernemingen helpen bij het digitaliseren van hun boekhoudkundige activiteiten:

• Boekhoudsoftware
  
• Facturatiesoftware
  
• Bank-API's (Application Programming Interfaces)
  
• Oplossingen voor Enterprise Resource Planning (ERP) en Electronic Document Management (EDM)
  
• AI
  
• Optical Character Recognition (OCR)
  
• Cloud computing
  

Boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware, zoals Pennylane, Indy, Sage en Cegid, centraliseert boekhoudkundige activiteiten op één locatie. Het automatiseert terugkerende handelingen, creëert dashboards en genereert conforme aangiftes inkomstenbelasting om de productiviteit te verhogen en de cashflow beter te beheren. Deze softwareapplicaties ondergaan ook regelmatige updates om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de nieuwste regelgeving.

Facturatiesoftware

Applicaties voor facturatiesoftware creëren en ordenen automatisch facturen, beheren betalingen en vereenvoudigen rapportage. Ze kunnen ontbrekende verplichte informatie en afwijkingen detecteren, wat fiscale compliance en snellere betaling garandeert.

Bank-API's

Bank-API's maken rechtstreeks verbinding met banken, wat de voorbereiding van de boekhouding makkelijker kan maken. Ze automatiseren de bankreconciliatie en zorgen voor een veilige gegevenssynchronisatie om verlies of fraude te voorkomen.

ERP- en EDM-oplossingen

Om te helpen bij het organiseren van zakelijke activiteiten, centraliseren EDM-tools alle documenten binnen één platform en beheren ze de archivering. ERP-software centraliseert operationele processen, waaronder boekhouding, human resources, productie en inkoop. Dit kan workflows vereenvoudigen en een globaal overzicht bieden van de activiteiten van een onderneming.

AI

Als productiviteitsvermenigvuldiger automatiseert AI repetitieve taken en versnelt het de verwerking van boekhoudkundige documenten. Het kan ook cashflows voorspellen, afwijkingen detecteren, journaalboekingen voorstellen, de compliance van de factuur controleren, realtime rapporten genereren en data-analyse verbeteren. Deze functies kunnen helpen bij het faciliteren van het dagelijkse werk van een accountant.

OCR

Met OCR kunnen ondernemingen papieren documenten digitaliseren, gegevens extraheren en deze met slechts een paar klikken omzetten in boekhoudkundige boekingen. Sommige boekhoudsoftware integreert OCR-functies, wat zorgt voor een snellere en efficiëntere boekhouding.

Cloud computing

Cloud computing garandeert veilige, externe toegang tot boekhoudkundige documenten. Deze flexibele oplossing bevordert samenwerking en verlaagt de kosten in verband met fysieke servers. Een ander voordeel is traceerbaarheid van gegevens, een troef die nodig is geworden met de wijdverbreide acceptatie van elektronische facturatie.

Hoe kunnen ondernemingen de boekhouding digitaliseren?

De digitalisering van boekhoudprocessen vereist een zorgvuldige planning en doordachte implementatie. Het is belangrijk om de volgende stappen te nemen:

• Bestaande processen analyseren en boekhoudkundige vereisten in kaart brengen.
  
• Doelstellingen bepalen.
  
• Een budget opstellen.
  
• Oplossingen op maat van de onderneming kiezen die eenvoudig kunnen worden geïntegreerd met bestaande tools, een hoog beveiligingsniveau garanderen en voldoen aan fiscale normen.
  
• Zorgen voor een succesvolle datamigratie.
  
• Workflows implementeren.
  
• Train je personeel
  
• Strategieën aanpassen op basis van bedrijfsgroei.
  

Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen

Stripe Revenue Recognition helpt je bij het stroomlijnen van de boekhouding op transactiebasis – inclusief audits, maandafsluiting, rapportage en meer – zodat je je boekhouding efficiënter en nauwkeuriger kunt afsluiten. Het automatiseert en configureert omzetrapportages om je te helpen voldoen aan ASC 606 en IFRS 15.

Omzetverantwoording kan je helpen met het volgende:

• Een completer beeld van je omzet krijgen: bekijk in het Stripe-dashboard al je Stripe-transacties en -voorwaarden, en importeer gegevens van buiten Stripe.

• Omzetrapporten automatiseren: genereer kant-en-klare boekhoudrapporten – zonder technische middelen.

• Aanpassen aan je bedrijf: maak en automatiseer aangepaste regels om omzet te verwerken, in lijn met de boekhoudpraktijken van je bedrijf.

• Controleer in realtime: bereid je voor op controles door elk omzetbedrag te traceren naar de onderliggende klanten en transacties.

Meer informatie over hoe Revenue Recognition je kan helpen te voldoen aan de wereldwijde boekhoudprincipes, of vandaag nog aan de slag.