Una exención del impuesto sobre las ventas en California elimina la obligación fiscal de una transacción que, de otro modo, se regiría por el tipo impositivo base del 7,25 % del estado. La exención se basa en qué se vende, quién lo compra o cómo se estructura la venta. Algunas exenciones se aplican de manera automática a productos específicos, como los comestibles o los medicamentos con receta. Otras dependen de que el cliente, ya sea un revendedor, fabricante u organización sin ánimo de lucro que cumpla los requisitos, tenga un certificado válido en el momento de la venta. La diferencia es importante porque California atribuye la carga de la prueba al vendedor y, sin el certificado correcto archivado, el Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California (CDTFA) da por hecho que una venta estaba sujeta a impuestos; esta suposición se mantiene hasta que el vendedor demuestre lo contrario.

A continuación, explicaremos cómo funcionan estas exenciones en California, quién cumple los requisitos y dónde suelen tener problemas las empresas.

De un vistazo

• El tipo impositivo combinado del impuesto sobre las ventas de California puede superar el 10 % una vez que se añaden los impuestos locales y de distrito a la base estatal, y las exenciones pueden eliminar parte o la totalidad de ese impuesto en función de la transacción.

• Los vendedores, no los clientes, tienen la carga de demostrar que una venta estaba exenta, lo que significa que es importante obtener un certificado válido antes o en el momento de la venta.

• Las exenciones se dividen en distintas categorías, incluidas las basadas en el producto, en el cliente y en la transacción, cada una con sus propios requisitos de documentación y auditoría.

¿Qué es una exención del impuesto sobre las ventas de California?

Una exención del impuesto sobre las ventas de California elimina de una transacción la totalidad o una parte del tipo impositivo combinado del impuesto sobre las ventas, que puede superar el 10 % en algunos lugares, en función de qué se vende, quién lo compra o cómo se realiza la venta.

¿Cómo funciona una exención del impuesto sobre las ventas de California?

Una exención del impuesto sobre las ventas se produce de una de las tres formas siguientes. Saber cuál se aplica determina qué documentación necesitas antes de que se cierre la venta:

• Exenciones basadas en la categoría: el artículo está exento independientemente del cliente, como los alimentos que se venden para el consumo en el hogar y los medicamentos con receta.

• Exenciones basadas en el cliente: el estatus del comprador hace que la venta esté exenta, como un revendedor que tiene un permiso de vendedor válido o una entidad reguladora del gobierno que cumpla los requisitos.

• Exenciones basadas en la transacción: la naturaleza de la venta la exime, como una venta ocasional o una compra realizada específicamente para su reventa.

¿Quién cumple los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas de California?

El cumplimiento de los requisitos depende de la función del cliente en la transacción. Algunas categorías necesitan un certificado archivado antes de que se realice la venta; otras se aplican automáticamente en función de la transacción.

A continuación, se indican algunas categorías habituales:

• Revendedores: empresas que tienen un permiso de vendedor de California válido y compran bienes que pretenden revender en el curso normal de la actividad comercial en lugar de usarlos.

• Fabricantes e investigadores: empresas que compran maquinaria y equipos válidos utilizados principalmente en la fabricación, el procesamiento, la refinación, la elaboración o la investigación y desarrollo, en virtud de la exención parcial del Reglamento 1525.4.

• Entidades gubernamentales: el Gobierno de EE. UU. y sus agencias, cuando las compras se facturan directamente al Gobierno y este las paga.

• Organizaciones sin fines de lucro y religiosas: grupos religiosos y sin fines de lucro que cumplen los requisitos y realizan compras específicas vinculadas a su finalidad exenta, como las ventas en tiendas de segunda mano para beneficiar a la organización.

• Agricultores y explotaciones agrícolas: empresas que compran combustible diésel para usarlo en actividades agrícolas, o determinados equipos agrícolas utilizados en la producción agrícola.

¿Qué productos cumplen los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas de California?

Las exenciones a nivel de producto se aplican independientemente de quién compre, aunque algunas requieren certificados como respaldo. Los alimentos constituyen la categoría más amplia por importe en dólares, pero la línea que separa los alimentos exentos de los sujetos a impuestos es específica.

A continuación, se indican las categorías principales de las exenciones a nivel de producto:

• Alimentos para el consumo en el hogar: la mayoría de los productos alimentarios que se venden para prepararlos y comerlos en casa están exentos, mientras que la comida caliente preparada, las comidas de restaurantes y las bebidas carbonatadas normalmente no lo están.

• Medicamentos y dispositivos médicos con receta: en virtud del Reglamento 1591, los medicamentos con receta están exentos, junto con los dispositivos protésicos y determinados equipos médicos duraderos, si un proveedor autorizado los receta.

• Equipos de fabricación: la maquinaria que cumpla los requisitos obtiene una exención parcial del 3,9375 % en virtud del Reglamento 1525.4, que cubre la parte del Fondo General del estado, mientras que se siguen aplicando los impuestos locales y de distrito. La exención de fabricación tiene un límite de 200 millones de $ en compras válidas por empresa y año natural, y el equipo debe emplear al menos el 50 % de su tiempo en una actividad de fabricación, procesamiento o investigación y desarrollo (I+D) que cumpla los requisitos.

• Programas informáticos personalizados: el software preparado específicamente para un cliente está exento, mientras que el software preescrito que se vende en soportes físicos normalmente no lo está. Sin embargo, a partir del 1 de enero de 2027, California gravará muchas formas de software preescrito como bienes digitales.

• Aeronaves y embarcaciones: las aeronaves vendidas a transportistas comunes y las embarcaciones de más de 1000 toneladas cumplen los requisitos en virtud de sus propios estatutos independientes.

¿Cómo se aplica un certificado de exención del impuesto sobre las ventas de California?

El certificado de exención protege al vendedor contra una liquidación posterior. El certificado debe existir antes o en el momento de la venta. La versión común, el certificado de reventa (CDTFA-230), necesita detalles específicos para ser válido:

• Número de permiso del vendedor: el número de permiso de vendedor de California válido del comprador, que vincula el certificado a una empresa registrada

• Descripción de la propiedad: una descripción de la propiedad que se compra, lo suficientemente específica como para coincidir con la factura a la que se adjunta

• Declaración de reventa: una declaración de que la propiedad que se compra está destinada a la reventa en el curso normal de la actividad comercial

• Firma y fecha: la firma y la fecha del comprador, que confirman que el certificado se completó en el momento de la transacción

California no exige que los certificados se renueven en un plazo fijo, pero la CDTFA recomienda obtener uno nuevo si el uso de la propiedad por parte del cliente ha cambiado o si ha pasado mucho tiempo desde que se emitió el certificado original.

La exención parcial de fabricación requiere que el cliente complete un certificado independiente (CDTFA-230-M) que identifique el equipo válido y confirme que alcanza el umbral del 50 % de uso. Los certificados generales cubren múltiples compras futuras del mismo cliente y se permiten para transacciones de reventa. Reducen el papeleo de las empresas con clientes comerciales recurrentes.

¿Cuáles son los requisitos de mantenimiento de registros para una exención del impuesto sobre las ventas de California?

California exige a los vendedores que conserven los certificados de exención y reventa, junto con los registros de ventas, durante al menos cuatro años a partir de la fecha de la transacción para que coincidan con el plazo de prescripción general de las liquidaciones. Ese plazo se amplía si se audita una empresa.

Estas son algunas de las prácticas recomendadas a este respecto:

• Facturas y órdenes de compra: deben hacer referencia al certificado específico archivado en lugar de limitarse a indicar que una venta estaba exenta.

• Documentos de envío: ayudan a confirmar que la transacción coincide con lo que describe el certificado, sobre todo en el caso de las exenciones de reventa y fabricación.

• Documentación de uso: las empresas necesitan registros para la exención de fabricación que demuestren que el equipo alcanzó el umbral del 50 % de uso válido durante su vida útil.

Las empresas que utilizan Stripe Tax pueden confiar en este producto para calcular el impuesto adeudado y aplicar las exenciones en función de los códigos fiscales de los productos y el estatus de exención del cliente, pero aun así tienen que recopilar y almacenar los certificados.

¿Cómo deben evaluar las empresas su estrategia de exención del impuesto sobre las ventas en California?

Una estrategia de éxito para la exención del impuesto sobre las ventas en California implica asignar el certificado correcto a la transacción correcta y mantener esa documentación organizada mucho antes de que comience una auditoría.

Funciona de la siguiente manera:

• Crea una lista de control de certificados: Haz un seguimiento de qué certificado se aplica a cada tipo de cliente, cuánto tiempo lleva archivado cada uno y si la compra sigue coincidiendo con lo que describe el certificado.

• Revisa las exenciones dependientes del uso: Confirma que el equipo sigue cumpliendo el umbral de uso admisible del 50 % para la exención parcial de fabricación; no asumas que se mantiene desde la compra original.

• Automatiza cuando la lógica lo permita: Stripe Tax puede aplicar exenciones en todo un catálogo de productos y tipos de clientes una vez que los certificados y los códigos fiscales estén listos.

• Empieza por el origen: Las empresas que se expanden a California desde otros estados pueden utilizar la guía de registro y exención de la CDTFA como punto de partida antes de aplicar esa lógica de forma más amplia en toda su configuración fiscal.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

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• Regístrate para pagar impuestos: si tienes que registrarte en el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros de impuestos. Te beneficiarás de un proceso simplificado que rellena previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorrará tiempo y simplificará el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe colabora con Taxually para ayudarte a registrarte en las autoridades fiscales locales.

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Preguntas frecuentes sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas de California