Een uitzondering op de omzetbelasting in Californië verwijdert de belastingplicht van een transactie die anders onder het basistarief van de staat van 7,25% zou vallen. De uitzondering is gebaseerd op wat er wordt verkocht, wie het koopt of hoe de verkoop is gestructureerd. Sommige uitzonderingen zijn automatisch van toepassing op specifieke producten, zoals boodschappen of medicijnen op recept. Andere zijn afhankelijk van de klant – of dat nu een wederverkoper, fabrikant of in aanmerking komende non-profitorganisatie is – die op het moment van de verkoop een geldig certificaat heeft. Dit onderscheid is belangrijk, omdat in Californië de bewijslast bij de verkoper ligt. Zonder het juiste certificaat in het dossier gaat de California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA) ervan uit dat een verkoop belastbaar was; deze aanname blijft gelden totdat de verkoper het tegendeel kan bewijzen.

Hieronder bespreken we hoe deze uitzonderingen in Californië werken, wie in aanmerking komt en waar ondernemingen vaak in de problemen komen.

Kernpunten

• Het gecombineerde tarief voor de omzetbelasting in Californië kan hoger zijn dan 10% zodra lokale en districtsbelastingen aan de staatsbasis worden toegevoegd, en uitzonderingen kunnen die belasting geheel of gedeeltelijk wegnemen, afhankelijk van de transactie.

• Verkopers, niet klanten, dragen de bewijslast dat een verkoop was uitgezonderd. Dit betekent dat het belangrijk is om voor of op het moment van de verkoop een geldig certificaat te verzamelen.

• Uitzonderingen vallen in verschillende categorieën, waaronder productgebonden, klantgebonden en transactiegebonden, elk met hun eigen vereisten voor documentatie en audits.

Wat is een vrijstelling van de omzetbelasting in Californië?

Een vrijstelling van de omzetbelasting in Californië verwijdert een deel van of het volledige gecombineerde tarief voor de omzetbelasting, dat op sommige plaatsen meer dan 10% kan bedragen, van een transactie op basis van wat er wordt verkocht, wie de koper is of hoe de verkoop plaatsvindt.

Hoe werkt een vrijstelling van de omzetbelasting in Californië?

Een vrijstelling van de omzetbelasting gebeurt op een van de drie manieren. Weten welke manier van toepassing is, bepaalt welke documentatie je nodig hebt voordat de verkoop wordt afgesloten:

• Vrijstellingen op basis van categorie: Het artikel is vrijgesteld ongeacht de klant, zoals boodschappen voor thuisconsumptie en receptgeneesmiddelen.

• Vrijstellingen op basis van de klant: De status van de koper maakt de verkoop vrijgesteld, zoals een wederverkoper die een geldige verkopersvergunning heeft of een in aanmerking komende overheidsinstelling.

• Vrijstellingen op basis van de transactie: De aard van de verkoop zorgt voor een vrijstelling, zoals een incidentele verkoop of een aankoop die specifiek voor wederverkoop is gedaan.

Wie komt in aanmerking voor een vrijstelling van de omzetbelasting in Californië?

Of iemand in aanmerking komt, hangt af van de rol van de klant in de transactie. Voor sommige categorieën is een certificaat in het dossier nodig voordat de verkoop doorgaat, terwijl andere categorieën automatisch van toepassing zijn op basis van de transactie.

Dit zijn enkele veelvoorkomende categorieën:

• Wederverkopers: ondernemingen die een geldige verkopersvergunning in Californië hebben en goederen kopen die ze van plan zijn in de normale bedrijfsvoering door te verkopen in plaats van te gebruiken

• Fabrikanten en onderzoekers: ondernemingen die in aanmerking komende machines en apparatuur kopen die voornamelijk worden gebruikt voor productie, verwerking, raffinage, fabricage of onderzoek en ontwikkeling, onder de gedeeltelijke vrijstelling in Verordening 1525.4

• Overheidsinstellingen: de Amerikaanse overheid en de bijbehorende instellingen, wanneer aankopen rechtstreeks aan de overheid worden gefactureerd en door de overheid worden betaald

• Non-profit- en religieuze organisaties: in aanmerking komende non-profit- en religieuze groepen die specifieke aankopen doen die verband houden met hun vrijgestelde doel, zoals verkopen in kringloopwinkels ten behoeve van de organisatie

• Boeren en agrarische bedrijven: ondernemingen die dieselbrandstof kopen voor gebruik bij landbouwactiviteiten, of bepaalde landbouwapparatuur die wordt gebruikt bij de agrarische productie

Welke producten komen in aanmerking voor een vrijstelling van de omzetbelasting in Californië?

Vrijstellingen op productniveau zijn van toepassing ongeacht wie de koper is, hoewel voor sommige certificaten vereist zijn als onderbouwing. Boodschappen vormen de grootste categorie qua bedrag in dollars, maar de grens tussen vrijgestelde en belastbare levensmiddelen is heel specifiek.

Dit zijn de belangrijkste categorieën voor vrijstellingen op productniveau:

• Boodschappen voor thuisconsumptie: De meeste levensmiddelen die worden verkocht om thuis te worden bereid en gegeten, zijn vrijgesteld, terwijl warme bereide maaltijden, restaurantmaaltijden en koolzuurhoudende dranken dat doorgaans niet zijn.

• Receptgeneesmiddelen en medische hulpmiddelen: Volgens Verordening 1591 zijn receptgeneesmiddelen vrijgesteld, samen met prothesen en bepaalde duurzame medische apparatuur, mits voorgeschreven door een bevoegde zorgverlener.

• Productieapparatuur: In aanmerking komende machines krijgen een gedeeltelijke vrijstelling van 3,9375% onder Verordening 1525.4. Dit dekt het deel van het General Fund van de staat, terwijl lokale en districtsbelastingen nog steeds van toepassing zijn. De vrijstelling voor productie is gemaximeerd op $ 200 miljoen aan in aanmerking komende aankopen per onderneming per kalenderjaar, en de apparatuur moet ten minste 50% van de tijd worden gebruikt voor een in aanmerking komende productie-, verwerkings- of onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteit (R&D) om in aanmerking te komen.

• Aangepaste computerprogramma's: Software die speciaal voor één klant is gemaakt, is vrijgesteld, terwijl vooraf geschreven software die op fysieke media wordt verkocht, dat doorgaans niet is. Vanaf 1 januari 2027 heft Californië echter belasting op veel vormen van vooraf geschreven software als digitale goederen.

• Vliegtuigen en vaartuigen: Vliegtuigen die worden verkocht aan openbare vervoerders en vaartuigen van meer dan 1000 ton komen in aanmerking onder hun eigen afzonderlijke wetgeving.

Hoe pas je een vrijstellingscertificaat voor de omzetbelasting in Californië toe?

Het vrijstellingscertificaat beschermt de verkoper tegen een latere aanslag. Het certificaat moet aanwezig zijn voor of op het moment van verkoop. De veelvoorkomende versie, het wederverkoopcertificaat (CDTFA-230), vereist specifieke gegevens om geldig te zijn:

• Vergunningsnummer van de verkoper: het geldige verkopersvergunningsnummer van de koper in Californië, dat het certificaat koppelt aan een geregistreerde onderneming

• Beschrijving van het eigendom: een beschrijving van het eigendom dat wordt gekocht, specifiek genoeg om overeen te komen met de bijgevoegde factuur

• Verklaring van wederverkoop: een verklaring dat het eigendom dat wordt gekocht bedoeld is voor wederverkoop in de normale bedrijfsvoering

• Handtekening en datum: de handtekening van de koper en de datum, die bevestigen dat het certificaat is ingevuld op het moment van de transactie

Californië vereist niet dat certificaten volgens een vast schema worden vernieuwd, maar de CDTFA raadt aan om een nieuw certificaat aan te vragen als het gebruik van het eigendom door de klant is gewijzigd of als er veel tijd is verstreken sinds het oorspronkelijke certificaat is uitgegeven.

Voor de gedeeltelijke vrijstelling voor productie moet de klant een afzonderlijk certificaat invullen (CDTFA-230-M) dat de in aanmerking komende apparatuur identificeert en bevestigt dat deze voldoet aan de gebruiksdrempel van 50%. Algemene certificaten dekken meerdere toekomstige aankopen van dezelfde klant en zijn toegestaan voor wederverkooptransacties. Ze verminderen het papierwerk voor ondernemingen met terugkerende zakelijke klanten.

Wat zijn de vereisten voor het bijhouden van gegevens voor een vrijstelling van de omzetbelasting in Californië?

Californië vereist dat verkopers vrijstellings- en wederverkoopcertificaten, samen met de verkoopgegevens, gedurende ten minste vier jaar vanaf de transactiedatum bewaren om overeen te komen met de algemene verjaringstermijn voor aanslagen. Deze termijn wordt verlengd als een onderneming wordt gecontroleerd.

Hier zijn enkele best practices:

• Facturen en inkooporders: Deze moeten verwijzen naar het specifieke certificaat in het dossier, in plaats van alleen maar te vermelden dat een verkoop was vrijgesteld.

• Verzenddocumenten: Deze helpen te bevestigen dat de transactie overeenkomt met wat in het certificaat wordt beschreven, met name voor vrijstellingen voor wederverkoop en productie.

• Gebruiksdocumentatie: Ondernemingen hebben gegevens nodig voor de vrijstelling voor productie die aantonen dat de apparatuur gedurende de levensduur voldeed aan de drempel van 50% voor in aanmerking komend gebruik.

Ondernemingen die Stripe Tax gebruiken, kunnen erop vertrouwen dat de verschuldigde belasting wordt berekend en dat vrijstellingen worden toegepast op basis van belastingcodes voor producten en de vrijstellingsstatus van klanten, maar ze moeten de certificaten nog steeds verzamelen en bewaren.

Hoe moeten ondernemingen hun strategie voor uitzonderingen op de omzetbelasting in Californië evalueren?

Een succesvolle strategie voor uitzonderingen op de omzetbelasting in Californië houdt in dat het juiste certificaat aan de juiste transactie wordt gekoppeld en dat de administratie goed is georganiseerd ruim voordat een audit begint.

Zo werkt het:

• Stel een checklist voor certificaten op: Houd bij welk certificaat van toepassing is op welk klanttype, hoelang elk certificaat al in het dossier zit en of de aankoop nog steeds overeenkomt met de beschrijving op het certificaat.

• Controleer gebruiksafhankelijke uitzonderingen opnieuw: Bevestig dat de apparatuur nog steeds voldoet aan de drempel van 50% in aanmerking komend gebruik voor de gedeeltelijke uitzondering voor productie; ga er niet van uit dat dit na de oorspronkelijke aankoop ongewijzigd is gebleven.

• Automatiseer waar de logica dit toelaat: Stripe Tax kan uitzonderingen toepassen op een catalogus van producten en klanttypen zodra certificaten en belastingcodes zijn geconfigureerd.

• Begin bij de bron: Ondernemingen die vanuit andere staten uitbreiden naar Californië, kunnen de richtlijnen van de CDTFA voor registratie en uitzonderingen als uitgangspunt gebruiken voordat ze die logica breder toepassen in een belastingconfiguratie.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het monitoren van je verplichtingen en waarschuwt je wanneer je een drempel voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Het kan ook in de VS namens jou een registratie indienen om belasting te innen, Amerikaanse aangiftes in het Dashboard automatiseren en wereldwijde aangiftes beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent en int automatisch omzetbelasting, belasting toegevoegde waarde (btw) en goederen- en dienstenbelasting (GST) over:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belasting moet innen: bekijk waar je belasting moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, schakel je binnen enkele seconden belastinginning in een nieuwe staat of een nieuw land in. Je kunt beginnen met het innen van belasting door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of belastinginning toevoegen met één klik op de knop in het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: Als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces dat de gegevens voor het aanmeldformulier vooraf invult. Dit bespaart je tijd en vereenvoudigt de compliance met lokale regelgeving. Als je hulp nodig hebt bij registratie buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij de registratie bij lokale belastingdiensten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert Amerikaanse aangiftes in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiftes integreert Stripe Tax naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiftes nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiftes beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over vrijstellingen van de omzetbelasting in Californië