Eine Ausnahme von der Sales Tax in Kalifornien befreit eine Transaktion von der Steuerpflicht, die andernfalls unter den Grundsteuersatz des Bundesstaates von 7,25 % fallen würde. Die Ausnahme basiert darauf, was verkauft wird, wer es kauft oder wie der Verkauf strukturiert ist. Einige Ausnahmen gelten automatisch für bestimmte Produkte wie Lebensmittel oder verschreibungspflichtige Medikamente. Andere hängen von den Kundinnen und Kunden ab – ob diese als Wiederverkäufer, Hersteller oder anspruchsberechtigte gemeinnützige Organisation zum Zeitpunkt des Verkaufs ein gültiges Zertifikat besitzen. Diese Unterscheidung ist wichtig, da in Kalifornien die Beweislast bei den Verkäuferinnen und Verkäufern liegt. Ohne das richtige Zertifikat in den Unterlagen geht das California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA) davon aus, dass ein Verkauf steuerpflichtig war; diese Vermutung bleibt bestehen, bis die Verkäuferinnen und Verkäufer das Gegenteil beweisen können.

Im Folgenden behandeln wir, wie diese Ausnahmen in Kalifornien funktionieren, wer sich dafür qualifiziert und wo Unternehmen häufig auf Probleme stoßen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der kombinierte Steuersatz für die Sales Tax in Kalifornien kann 10 % überschreiten, sobald lokale und bezirkliche Steuern zur Basissteuer des Bundesstaates hinzugefügt werden, und Ausnahmen können diese Steuer je nach Transaktion teilweise oder vollständig aufheben.

• Verkäuferinnen und Verkäufer, nicht Kundinnen und Kunden, tragen die Beweislast dafür, dass ein Verkauf steuerbefreit war, was bedeutet, dass es wichtig ist, vor oder zum Zeitpunkt des Verkaufs ein gültiges Zertifikat einzuholen.

• Ausnahmen unterteilen sich in verschiedene Kategorien, einschließlich produktbasierter, kundenbasierter und transaktionsbasierter Ausnahmen, die jeweils eigene Dokumentations- und Prüfungsanforderungen haben.

Was ist eine Ausnahme von der Sales Tax in Kalifornien?

Eine Ausnahme von der Sales Tax in Kalifornien entfernt einen Teil oder den gesamten kombinierten Sales Tax-Satz, der an einigen Orten 10 % übersteigen kann, von einer Transaktion basierend darauf, was verkauft wird, wer es kauft oder wie der Verkauf abgewickelt wird.

Wie funktioniert eine Ausnahme von der Sales Tax in Kalifornien?

Eine Ausnahme von der Sales Tax erfolgt auf eine von drei Arten. Zu wissen, welche zutrifft, bestimmt, welche Dokumentation Sie benötigen, bevor der Verkauf abgeschlossen wird:

• Kategoriebasierte Ausnahmen: Der Artikel ist unabhängig von der Kundschaft ausgenommen, wie z. B. Lebensmittel, die für den häuslichen Verzehr verkauft werden, und verschreibungspflichtige Medikamente.

• Kundenbasierte Ausnahmen: Der Status der Käuferin oder des Käufers macht den Verkauf ausgenommen, wie z. B. bei einer Wiederverkäuferin oder einem Wiederverkäufer mit einer gültigen Verkaufsgenehmigung oder einer qualifizierten Regierungsbehörde.

• Transaktionsbasierte Ausnahmen: Die Art des Verkaufs nimmt ihn aus, wie z. B. ein Gelegenheitsverkauf oder ein Kauf, der speziell für den Wiederverkauf getätigt wird.

Wer qualifiziert sich für eine Ausnahme von der Sales Tax in Kalifornien?

Die Qualifizierung hängt von der Rolle der Kundin oder des Kunden in der Transaktion ab. Einige Kategorien erfordern ein hinterlegtes Zertifikat, bevor der Verkauf abgeschlossen wird; andere gelten automatisch basierend auf der Transaktion.

Hier sind einige häufige Kategorien:

• Wiederverkäuferinnen und Wiederverkäufer: Unternehmen, die eine gültige kalifornische Verkaufsgenehmigung besitzen und Waren kaufen, die sie im regulären Geschäftsverlauf weiterverkaufen und nicht selbst nutzen möchten.

• Herstellende und Forschende: Unternehmen, die qualifizierte Maschinen und Ausrüstung kaufen, die hauptsächlich in der Fertigung, Verarbeitung, Veredelung, Herstellung oder Forschung und Entwicklung im Rahmen der teilweisen Ausnahme gemäß Regulation 1525.4 verwendet werden.

• Staatliche Stellen: Die US-Regierung und ihre Behörden, wenn Käufe direkt der Regierung in Rechnung gestellt und von ihr bezahlt werden.

• Gemeinnützige und religiöse Organisationen: Qualifizierte gemeinnützige und religiöse Gruppen, die bestimmte Käufe im Zusammenhang mit ihrem steuerbefreiten Zweck tätigen, wie z. B. Verkäufe in Secondhandläden zugunsten der Organisation.

• Landwirtinnen und Landwirte sowie landwirtschaftliche Betriebe: Unternehmen, die Dieselkraftstoff für landwirtschaftliche Aktivitäten oder bestimmte landwirtschaftliche Geräte für die landwirtschaftliche Produktion kaufen.

Welche Produkte qualifizieren sich für eine Ausnahme von der Sales Tax in Kalifornien?

Ausnahmen auf Produktebene gelten unabhängig davon, wer kauft, obwohl einige Zertifikate als Nachweis erfordern. Lebensmittel machen die größte Kategorie nach Dollarbetrag aus, aber die Grenze zwischen ausgenommenen und steuerpflichtigen Lebensmitteln ist spezifisch.

Hier sind die Hauptkategorien der Ausnahmen auf Produktebene:

• Lebensmittel für den häuslichen Verzehr: Die meisten Lebensmittel, die für die Zubereitung und den Verzehr zu Hause verkauft werden, sind ausgenommen, während heiße zubereitete Speisen, Restaurantmahlzeiten und kohlensäurehaltige Getränke dies in der Regel nicht sind.

• Verschreibungspflichtige Medikamente und Medizinprodukte: Gemäß Regulation 1591 sind verschreibungspflichtige Medikamente ausgenommen, zusammen mit Prothesen und bestimmten langlebigen medizinischen Geräten, wenn sie von einer zugelassenen Fachkraft verschrieben werden.

• Fertigungsausrüstung: Qualifizierte Maschinen erhalten eine teilweise Ausnahme von 3,9375 % gemäß Regulation 1525.4, die den Anteil des General Fund des Bundesstaates abdeckt, während lokale und bezirkliche Steuern weiterhin anfallen. Die Ausnahme für die Fertigung ist auf 200 Millionen USD an qualifizierten Käufen pro Unternehmen und Kalenderjahr begrenzt, und die Ausrüstung muss mindestens 50 % ihrer Zeit in einer qualifizierten Fertigungs-, Verarbeitungs- oder Forschungs- und Entwicklungsaktivität (F&E) verbringen, um sich zu qualifizieren.

• Maßgeschneiderte Computerprogramme: Software, die speziell für eine Kundin oder einen Kunden erstellt wurde, ist ausgenommen, während vorgefertigte Software, die auf physischen Datenträgern verkauft wird, dies in der Regel nicht ist. Ab dem 1. Januar 2027 wird Kalifornien jedoch viele Formen vorgefertigter Software als digitale Güter besteuern.

• Flugzeuge und Schiffe: Flugzeuge, die an öffentliche Transportunternehmen verkauft werden, und Schiffe über 1.000 Tonnen qualifizieren sich gemäß ihren eigenen separaten Gesetzen.

Wie wenden Sie ein Zertifikat für die Ausnahme von der Sales Tax in Kalifornien an?

Das Ausnahmezertifikat schützt die Verkäuferin oder den Verkäufer vor einer späteren Veranlagung. Das Zertifikat muss vor oder zum Zeitpunkt des Verkaufs vorliegen. Die gängige Version, das Wiederverkaufszertifikat (CDTFA-230), erfordert spezifische Details, um Bestand zu haben:

• Nummer der Verkaufsgenehmigung: Die gültige kalifornische Verkaufsgenehmigungsnummer der Käuferin oder des Käufers, die das Zertifikat mit einem registrierten Unternehmen verknüpft

• Beschreibung des Eigentums: Eine Beschreibung des gekauften Eigentums, die spezifisch genug ist, um mit der Rechnung übereinzustimmen, der sie beigefügt ist

• Wiederverkaufserklärung: Eine Erklärung, dass das gekaufte Eigentum für den Wiederverkauf im regulären Geschäftsverlauf bestimmt ist

• Unterschrift und Datum: Die Unterschrift der Käuferin oder des Käufers und das Datum, was bestätigt, dass das Zertifikat zum Zeitpunkt der Transaktion ausgefüllt wurde

Kalifornien schreibt nicht vor, dass Zertifikate nach einem festen Zeitplan erneuert werden müssen, aber das CDTFA empfiehlt, ein neues einzuholen, wenn sich die Nutzung des Eigentums durch die Kundin oder den Kunden geändert hat oder wenn seit der Ausstellung des ursprünglichen Zertifikats viel Zeit vergangen ist.

Die teilweise Ausnahme für die Fertigung erfordert, dass die Kundin oder der Kunde ein separates Zertifikat (CDTFA-230-M) ausfüllt, das die qualifizierte Ausrüstung identifiziert und bestätigt, dass sie die Nutzungsschwelle von 50 % erreicht. Pauschalzertifikate decken mehrere zukünftige Käufe derselben Kundin oder desselben Kunden ab und sind für Wiederverkaufstransaktionen zulässig. Sie reduzieren den Papierkram für Unternehmen mit wiederkehrenden Geschäftskundinnen und -kunden.

Was sind die Aufbewahrungspflichten für eine Ausnahme von der Sales Tax in Kalifornien?

Kalifornien verlangt von Verkäuferinnen und Verkäufern, Ausnahme- und Wiederverkaufszertifikate zusammen mit den Verkaufsaufzeichnungen mindestens vier Jahre ab dem Datum der Transaktion aufzubewahren, um der allgemeinen Verjährungsfrist für Veranlagungen zu entsprechen. Dieser Zeitraum verlängert sich weiter, wenn ein Unternehmen geprüft wird.

Nachfolgend finden Sie einige Best Practices:

• Rechnungen und Bestellungen: Diese sollten auf das spezifische vorliegende Zertifikat verweisen, anstatt lediglich zu vermerken, dass ein Verkauf ausgenommen war.

• Versanddokumente: Diese helfen zu bestätigen, dass die Transaktion mit dem übereinstimmt, was das Zertifikat beschreibt, insbesondere bei Ausnahmen für Wiederverkauf und Fertigung.

• Nutzungsdokumentation: Unternehmen benötigen für die Fertigungsausnahme Aufzeichnungen, die belegen, dass die Ausrüstung über ihre Lebensdauer die Schwelle von 50 % für die qualifizierte Nutzung erreicht hat.

Unternehmen, die Stripe Tax nutzen, können sich darauf verlassen, dass es die fällige Steuer berechnet und Ausnahmen basierend auf Produktsteuercodes und dem Ausnahmestatus der Kundinnen und Kunden anwendet, müssen die Zertifikate jedoch weiterhin sammeln und aufbewahren.

Wie sollten Unternehmen ihre Ausnahmestrategie für die Sales Tax in Kalifornien bewerten?

Eine erfolgreiche Ausnahmestrategie für die Sales Tax in Kalifornien beinhaltet, der richtigen Transaktion das richtige Zertifikat zuzuordnen und diese Unterlagen gut zu organisieren, lange bevor eine Prüfung beginnt.

Sehen wir uns das näher an:

• Erstellen Sie eine Zertifikats-Checkliste: Erfassen Sie, welches Zertifikat für welchen Kundentyp gilt, wie lange jedes bereits vorliegt und ob der Kauf noch mit der Beschreibung auf dem Zertifikat übereinstimmt.

• Überprüfen Sie nutzungsabhängige Ausnahmen: Bestätigen Sie, dass die Ausrüstung weiterhin den Schwellenwert von 50 % der qualifizierenden Nutzung für die teilweise Ausnahme im Fertigungsbereich erfüllt; gehen Sie nicht davon aus, dass dieser ab dem ursprünglichen Kauf gültig bleibt.

• Automatisieren Sie, wo die Logik es zulässt: Stripe Tax kann Ausnahmen auf einen Katalog von Produkten und Kundentypen anwenden, sobald Zertifikate und Steuercodes vorliegen.

• Beginnen Sie mit der Quelle: Unternehmen, die aus anderen Bundesstaaten nach Kalifornien expandieren, können die Registrierungs- und Ausnahmerichtlinien der CDTFA als Ausgangspunkt verwenden, bevor sie diese Logik allgemeiner auf ein Steuer-Setup anwenden.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax reduziert die Komplexität der Steuer-Compliance, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Beginnen Sie mit der weltweiten Steuererhebung, indem Sie Ihrer bestehenden Integration eine einzige Codezeile hinzufügen, im Dashboard auf eine Schaltfläche klicken oder unsere leistungsstarke Programmierschnittstelle (API) nutzen.

Stripe Tax hilft Ihnen, Ihre Verpflichtungen zu überwachen, und benachrichtigt Sie, wenn Sie aufgrund Ihrer Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für die Steuerregistrierung überschreiten. Es kann sich auch in Ihrem Namen in den USA für die Erhebung von Steuern registrieren, US-Einreichungen im Dashboard automatisieren und globale Einreichungen über vertrauenswürdige Partner verwalten. Stripe Tax berechnet und erhebt automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer (USt.) und Goods and Services Tax (GST) auf:

• Digitale Waren und Dienstleistungen in allen US-Bundesstaaten und in über 100 Ländern
  
• Physische Waren in allen US-Bundesstaaten und in 42 Ländern
  

Stripe Tax kann Sie bei Folgendem unterstützen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Zahlung von Steuern registrieren: Wenn Sie sich für die Sales Tax in den USA registrieren müssen, lassen Sie Stripe Ihre Steuerregistrierungen verwalten. Sie profitieren von einem vereinfachten Prozess, der Anmeldedetails vorausfüllt – das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Compliance mit lokalen Vorschriften. Wenn Sie Hilfe bei der Registrierung außerhalb der USA benötigen, arbeitet Stripe mit Taxually zusammen, um Sie bei der Registrierung bei lokalen Steuerbehörden zu unterstützen.

• Steuern automatisch erheben: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichungen vereinfachen: Stripe Tax automatisiert US-Einreichungen im Dashboard, unterstützt durch TaxJar. Für globale Einreichungen lässt sich Stripe Tax nahtlos in Einreichungspartner integrieren, sodass Ihre globalen Einreichungen fehlerfrei und pünktlich sind. Lassen Sie unsere Partner Ihre Einreichungen verwalten, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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Häufig gestellte Fragen zu Ausnahmen von der Sales Tax in Kalifornien