Cada empresa que vende bienes y servicios a clientes de Europa debe cobrar el impuesto al valor agregado (IVA), incluso si la empresa no está establecida en ese continente. Dado que todos los países de Europa tienen diferentes tasas y reglas respecto del IVA, cumplir con la normativa puede resultar difícil. La Comisión Europea tomó medidas para simplificar el pago y el cobro del IVA, pero ello no evita en absoluto que las empresas deban hacer frente a las complejidades que presenta el IVA. Por ejemplo, si tu empresa vende sus productos o servicios a otra empresa de la UE (en lugar de hacerlo a un cliente directamente), es posible que no sea necesario que le cobre el IVA, dependiendo de dónde estén establecidas ambas empresas. Además, en el caso de las ventas en las cuales se cobra el IVA, el Gobierno te exige que recopiles más datos para confirmar el domicilio del cliente.

Esta guía está dirigida a las empresas que venden a clientes de la UE y comprende los conceptos básicos del IVA y la ventanilla única del IVA. Obtendrás información sobre cuándo y cómo inscribir tu empresa para cobrar el IVA, cómo calcular y cobrar dicho impuesto y cómo presentar las declaraciones de tal impuesto. También obtendrás información sobre cómo Stripe Tax puede ayudarte a cumplir con la normativa.

¿Qué es el impuesto al valor agregado (IVA) de la UE?

El impuesto al valor agregado (IVA) es el impuesto al consumo que rige para todas las operaciones de venta de bienes físicos o servicios en la UE. Se cobra en los casos en que el valor se suma al producto en toda la cadena de suministro, desde la producción hasta el punto de venta.

A continuación, incluimos un ejemplo de cómo funciona el IVA en la vida real:

Un joyero vende un collar por €1000 a un comerciante minorista que se dedica a la compra y venta electrónica de productos de lujo. La operación incluye un 23 % en concepto de tasa de IVA. El comerciante minorista paga €230 en concepto de IVA al joyero, además del costo del collar. Luego, el comerciante minorista aumenta el precio del collar y lo publica en línea a €1,500. Al finalizar la compra en línea, el cliente paga un 23 % adicional en concepto de IVA, que iguala el importe de €345 que cobra el comerciante minorista. Cuando la transacción final se completa, el comerciante minorista termina devolviendo el IVA que cobró anteriormente al joyero. Al momento de presentar las declaraciones de impuestos al Gobierno, solo paga €115 (que resulta de restar €230 en concepto del IVA del joyero a €345).

La importancia de cumplir con las leyes del IVA

Toda empresa que venda bienes físicos o digitales en la UE, incluidos los vendedores que no residen en la UE, deben cobrar el IVA de conformidad con las leyes y la normativa local. La inscripción tardía o la falta de inscripción puede derivar en importantes multas y sanciones, además de intereses compuestos devengados. Por ejemplo, en Austria, las empresas pueden recibir sanciones de hasta €5000 cuando deciden no inscribirse deliberadamente para cobrar el IVA, incluso si no deben ningún importe en concepto de ese impuesto.

¿Se cobra el IVA en los Estados Unidos?

No se cobra el impuesto al valor agregado en los Estados Unidos. En su lugar, los Gobiernos locales y estatales son responsables de cobrar el impuesto sobre las ventas. Muchas empresas deben realizar pasos extras para garantizar el cumplimiento de la normativa y las reglas del impuesto sobre las ventas. Para obtener más información sobre el impuesto al momento de vender a clientes de EE. UU., consulta nuestra guía del nexo económico y del impuesto sobre las ventas de EE. UU..

Cómo cumplir con el IVA de la UE

Las reglas de IVA en Europa dependen de dónde te encuentres, qué vendas, dónde resida el cliente y si este último es una empresa o un particular. A pesar de que la normativa difiere de un país a otro, los siguientes pasos para el cumplimiento de la normativa sobre el IVA son uniformes si vendes en la UE.

1. Inscríbete para el cobro del IVA y la ventanilla única del IVA

Inscripción en el IVA local

En la UE, el límite para inscribirte y cobrar el IVA depende del país en el cual esté establecida tu empresa.

Las empresas de los Países Bajos deben inscribirse para cobrar el IVA una vez que hayan generado €20,000 en ingresos anuales. Las empresas de Irlanda, por el contrario, tienen dos límites distintos respecto del IVA: €75,000 para las empresas locales que venden bienes y €37,500 para las empresas locales que venden servicios. Estos límites de inscripción a nivel nacional solo rigen para las empresas nacionales o establecidas dentro del país. Las empresas que están establecidas fuera de Europa o que venden a otros países dentro de Europa deben inscribirse antes de su primera venta.

Existe una excepción para las empresas de la UE que están establecidas en un país miembro y venden productos físicos y digitales a particulares privados en otros países miembros. En estas ventas business-to-consumer (B2C), las empresas deben cobrar la tasa de IVA de su país de residencia en lugar de la del país de residencia del cliente. Cuando las ventas B2C superen el monto de €10,000, la empresa deberá cobrar la tasa del país de residencia del cliente. No existe ninguna excepción similar para las empresas que no están establecidas en la UE pero que venden sus productos o servicios a particulares privados de la UE.

Al inscribirte para cobrar el IVA, recibirás un número de identificación de IVA. Este número tiene entre 4 y 15 dígitos; comienza con el código de país de dos letras (por ejemplo, BE para Bélgica o CY para Chipre) y le siguen otros 2 a 13 caracteres. Las empresas deben incluir su número de ID de IVA en sus facturas de ventas y cobrar el impuesto según el número de ID de IVA del cliente al momento de vender a otra empresa inscripta para cobrar ese impuesto.

Inscripción en la ventanilla única del IVA para las empresas de Europa (sistema de la Unión Europea)

Las empresas de Europa que venden sus productos o servicios a particulares privados (por ejemplo, ventas B2C) en varios países de la UE pueden registrarse en el sistema de ventanilla única del IVA de la Unión Europea. El programa se creó para simplificar el proceso de cobro y pago del IVA en varios países dentro de la UE.

Si creas una cuenta en la ventanilla única del IVA, no tienes que inscribirte en cada país de la UE donde vendas tus bienes o servicios de forma remota. Si tu empresa está establecida en un país de la UE, puedes inscribirte en el portal de la ventanilla única del IVA de tu país de origen. Enviarás todos los montos que cobraste en concepto de IVA a tu autoridad fiscal local, la cual, luego, distribuirá esos ingresos de IVA a otros países de la UE en tu representación. En otras palabras, si vendes en la UE, en lugar de inscribirte y presentar las declaraciones en 27 países, puedes inscribirte en la ventanilla única del IVA de un país y presentar una sola declaración de esa ventanilla.

Inscripción en la ventanilla única del IVA para las empresas que no están establecidas en Europa (sistema distinto al de la Unión Europea)

Todas las empresas que no están establecidas en la UE (incluidas las empresas del Reino Unido después de Brexit) que venden productos digitales a los particulares privados en la UE pueden inscribirse en el sistema de la ventanilla única del IVA que no pertenece a la Unión Europea. Estas empresas pueden elegir el país de Europa que deseen para inscribirse en la ventanilla única del IVA. En general, las empresas que no están establecidas en la UE se inscriben en países en los cuales la mayoría de los clientes están establecidos en el país que tiene el portal de inscripción que resulta más fácil de usar para el usuario u optan por inscribirse en ese portal. Cuando una empresa que no está establecida en la UE se inscribe en la ventanilla única del IVA, se le asigna un número de ID de IVA exclusivo con el formato que empieza con UE.

Inscripción en Import One-Stop Shop (IOSS)

Tanto las empresas que están establecidas en la UE como las que no lo están pueden inscribirse en IOSS si venden bienes a consumidores de la UE y esos bienes son importados en consignaciones que no superan los EUR 150. El sistema de IOSS permite a los vendedores cobrar el IVA del país del cliente al momento de realizar la venta. Esto significa que no se cobrará ningún importe en concepto de IVA cuando los bienes llegan a la frontera con la UE. Las empresas que no están establecidas en la UE pueden elegir cualquier país europeo para realizar la inscripción en IOSS. Por el contrario, las empresas que están establecidas en la UE deben inscribirse en el país en el que se hayan establecido. La inscripción en IOSS es voluntaria. Se les suele requerir a los vendedores que no residen en la UE que designen un intermediario para usar IOSS.

2. Calcula el IVA

Para calcular el IVA de una transacción, debes determinar tres cosas: el estado del cliente (empresa o particular), qué importe de IVA del país debes cobrar y la tasa correcta del IVA.

Identificación de si los clientes son empresas (B2B) o particulares privados (B2C)

Antes de calcular el IVA, debes determinar si tu cliente es una empresa o un particular privado. Este es un paso importante, dado que determinará si debes cobrar el IVA.

Si el cliente brindó un número de ID de IVA válido, puedes considerarlo una empresa. Puedes verificar la validez del número en el portal del Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES). Debes verificar el número de ID del IVA para ayudar a evitar el fraude impositivo.

Si eres una empresa de Europa que vende a una empresa en un país de la UE diferente, con frecuencia, no debes cobrar el IVA. En estas ventas business-to-business (B2B), rige el método de autoliquidación (en cuyo caso el comprador paga el IVA directamente a su Gobierno en lugar de hacerlo a tu empresa). También puedes beneficiarte de la aplicación de la tasa cero de IVA (en cuyo caso no tienes que pagar ningún importe en concepto de IVA).

Determinación de los países que cobran el IVA

En situaciones transfronterizas, es importante determinar qué países deben cobrar el IVA en una transacción. Las reglas que determinan qué país debe cobrar el impuesto son muy complejas y dependen de muchos factores, como el tipo de servicio, el perfil del cliente, el país del cual se envían los bienes y el país al cual se envían esos bienes, entre otros factores.

Determinación de las tasas de IVA

Las tasas de IVA varían según el país de la UE. La UE ha determinado una tasa mínima y estándar de IVA del 15 % para sus 27 países miembros. Las tasas reales de IVA de los países de la UE varían entre el 17 % y el 27 %. Suiza no forma parte de la UE y tiene una tasa estándar de IVA del 7.7 %, que es mucho menor a la que aplican los países vecinos.

A pesar de que cada país establece una tasa estándar de IVA, la mayoría de los países también tiene tasas reducidas y exenciones que se basan en el tipo de producto o servicio que se vende. Dada la variedad de las tasas de IVA, es importante poder categorizar los productos que vendes en función de la legislación local.

Tasas de IVA para productos digitales

De conformidad con la Comisión de la UE, los productos digitales se ajustan a los siguientes criterios:

• No son productos físicos.
  
• El comerciante entrega el bien en línea.
  
• El servicio involucra una mínima interacción humana.
  
• El producto no puede existir sin la tecnología.
  

Esta categoría comprende los libros electrónicos, la música, el software, el SaaS, el alojamiento de sitios web y muchos productos y servicios más. En general, los productos digitales están sujetos a las tasas estándar de IVA, aunque pueden regir algunas excepciones. Por ejemplo, en el caso de los libros electrónicos, la tasa del IVA se reduce a un 10 % en Austria y a un 4 % en España.

Tasas de IVA para bienes físicos

Las tasas de IVA para bienes físicos se pueden verificar en el sitio web de la Comisión Europea. Algunas transacciones son elegibles para las tasas reducidas, especiales o cero. En Irlanda, por ejemplo, los pañales para niños y las velas de cera no decoradas, entre otros productos, se venden sin cobrar impuestos. Además, en Croacia, algunos productos alimenticios se benefician de la reducción del IVA.

3. Recopila evidencia sobre la ubicación del comprador

Dado que las tasas impositivas varían significativamente en función de la ubicación del comprador, el Gobierno quiere un registro que confirme dónde se encuentra el cliente al momento de comprar los bienes digitales. En general, debes conservar dos evidencias que confirmen el domicilio del cliente para cada venta de productos digitales.

Esta capa extra de documentación limita la posibilidad de que las empresas o los particulares puedan cometer fraude de impuestos al cobrar o pagar la tasa impositiva incorrecta. Deberás cobrar y guardar dos de los siguientes documentos para confirmar la residencia del cliente y el hecho de que se cobró y pagó la tasa impositiva correcta:

• Ubicación del banco
  
• Dirección IP
  
• Dirección de facturación
  
• País que emitió la tarjeta
  

Existe una excepción: si generas menos de €100,000 al año con la venta de productos digitales, solo necesitas uno de los datos del cliente que aparecen más arriba. Asegúrate de mantener estos registros guardados durante 10 años de conformidad con la legislación de la UE.

Cuando realices ventas a clientes de empresas, también tienes que emitir una factura de IVA, incluso si no cobras ese impuesto. La venta a empresas exige la conservación de estos registros, que incluyen información de la empresa, el precio de venta y la tasa de IVA aplicada, el nombre y la dirección del comprador, y el número de ID de IVA, entre otros datos, durante el período especificado en la legislación local.

4. Presenta las declaraciones de IVA

El envío de la declaración de IVA es clave para garantizar el cumplimiento de la normativa. Incluso si no tienes que pagar IVA ni solicitar su devolución, debes presentar tus declaraciones de forma puntual. Deberás informar dos tipos de VAT: el importe que cobraste a los clientes (IVA de salida) y el importe de IVA que pagaste a los proveedores (IVA de entrada). También deberás deducir el IVA que pagaste del IVA que cobraste. Por ejemplo, si tú fuiste el comerciante minorista que vendió el collar que habías comprado al joyero, puedes solicitar la devolución del 23 % (€230) del IVA que le pagaste al joyero. Al momento de presentar tu declaración, solo pagas la diferencia que existe entre el IVA que el cliente final pagó (€345) y lo que originariamente pagaste (€230), que es €115.

La frecuencia y los formularios de presentación varían según el país. La frecuencia con la que debes presentar las declaraciones también puede depender de tus ingresos anuales por ventas. Por ejemplo, en Alemania, el período de presentación estándar es trimestral. Sin embargo, los vendedores cuyo importe de impuestos pagaderos superó el monto de €7500 el año pasado deben presentar sus declaraciones de forma mensual. Por su parte, los que tienen impuestos pagaderos por menos de €1000 deben presentarlas de forma anual.

Si optaste por la inscripción en la ventanilla única, debes enviar una declaración de ventanilla única trimestral en tu país de inscripción. Esta presentación debe enviarse junto con las declaraciones de IVA nacionales que es posible que debas presentar. En la declaración de OSS, indicarás las ventas que resultan elegibles para la ventanilla única y que se realizaron a clientes de todos los países de la UE. También indicarás los respectivos importes de IVA. Una vez que pagues el IVA en el país donde te inscribiste para la ventanilla única del IVA, la autoridad fiscal local redistribuirá los ingresos de IVA a los demás países en tu nombre.

Si no presentas el importe correcto de IVA, es posible que tengas que pagar intereses o cumplir con sanciones en cada país donde tenías el deber de cobrar y enviar impuestos. En Portugal, por ejemplo, puedes pagar multas de hasta €3750 por no declarar correctamente el IVA. En Alemania, la presentación tardía de las declaraciones de IVA deriva en el cobro de multas de hasta el 10 % del importe del IVA, con un límite de €25,000.

Cómo te ayuda Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas enfocarte en el crecimiento de tu empresa. Calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el impuesto sobre bienes y servicios (GST) respecto de productos físicos y digitales y servicios en Europa (UE, Reino Unido, Noruega y Suiza), EE. UU., Australia y Nueva Zelanda. Nuestra solución de automatización de impuestos está integrada de forma nativa a Stripe, por lo que puedes dar los primeros pasos más rápido, ya que no necesitas plugins ni integraciones de terceros.

Stripe Tax puede ayudarte a realizar lo siguiente:

• Comprender dónde inscribir tu empresa y cobrar impuestos: identifica dónde debes cobrar impuestos según tus transacciones en Stripe y activa el cobro de impuestos en un estado o país nuevo en cuestión de segundos. Puedes comenzar a cobrar impuestos añadiendo una línea de código en tu integración existente de Stripe o puedes añadir el cobro de impuestos a los productos sin código de Stripe (como Invoicing) con un solo clic.
  
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