Eine Acquirer Reference Number (ARN) ist ein numerischer Code, der einer Kartentransaktion von der Acquirer (Händlerbank) während der Abwicklung zugewiesen wird. Er begleitet die Transaktion durch das gesamte Kartennetzwerk, und jede beteiligte Partei auf diesem Weg kann ihn nutzen, um denselben Datensatz aufzurufen. Bei Rückerstattungen kommt dies am häufigsten vor.

Wenn das Geld nicht innerhalb des erwarteten Zeitplans auf dem Konto von Kundinnen und Kunden eingeht, nutzen die Kundenservice-Teams der ausstellenden Bank die ARN, um es ausfindig zu machen. Im Folgenden erläutern wir, wie eine ARN generiert wird, wie ihr Format aussieht und wie man sie nutzt, um eine Rückerstattung nachzuverfolgen, die noch nicht eingegangen ist.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Acquirer Reference Number (ARN) identifiziert eine spezifische Transaktion, und Rückerstattungen generieren immer eine separate ARN zur ursprünglichen Abbuchung.

• Das ARN-Format variiert zwischen Visa und Mastercard, sodass dieselben 23 Ziffern je nach Netzwerk unterschiedliche Informationen kodieren.

• Da ausstellende Banken Gutschriften nach ihren eigenen Zeitplänen vornehmen, hilft eine ARN dabei, eine Rückerstattung nachzuverfolgen, beschleunigt jedoch nicht die Zahlungsabwicklung.

Was ist eine Acquirer Reference Number (ARN)?

Eine ARN ist ein numerischer Code, den die Acquirer (Händlerbank) einer Kartentransaktion in dem Moment zuweist, in dem sie die Transaktion abwickelt. Diese Nummer bleibt bei der Transaktion, während sie das Kartennetzwerk durchläuft, von der Acquirer (Händlerbank) über das Netzwerk bis zur ausstellenden Bank, die das Konto der Karteninhaberin oder des Karteninhabers führt.

Wie werden Acquirer Reference Numbers (ARNs) generiert und zugewiesen?

Die Acquirer (Händlerbank) generiert die ARN nur ein einziges Mal in dem Moment, in dem sie die Transaktion abwickelt. Sie stellt die ARN später nicht neu aus oder weist sie neu zu, selbst wenn sich der Status der Transaktion nachträglich ändert. Die ARN ist an die Transaktion gebunden, nicht an das Konto. Das bedeutet, dass eine einzelne Karte im Laufe der Zeit Dutzende von ARNs ansammeln kann, eine für jeden damit verbundenen Kauf, jede Rückerstattung oder jedes Storno. Und Rückerstattungen erhalten ihre eigene ARN; sie werden nicht über dieselbe ARN wie der ursprüngliche Kauf nachverfolgt. Da es sich um eine separate Transaktion handelt, die in die entgegengesetzte Richtung verläuft, weist das Kartennetzwerk ihr eine neue Nummer zu.

Wie sieht das Format einer Acquirer Reference Number (ARN) aus?

Eine ARN ist eine 23-stellige Nummer, aber ihre interne Struktur ändert sich je nachdem, welches Kartennetzwerk sie ausgestellt hat. Visa und Mastercard kodieren jeweils andere Details in dieser Zeichenfolge.

Eine typische Visa-ARN ist wie folgt aufgebaut:

• Identifikationsnummer der Acquirer (Händlerbank): Ein sechsstelliges Segment, das angibt, welche Acquirer (Händlerbank) die Transaktion abgewickelt hat

• Julianisches Datum: Ein vierstelliges Segment, das das Jahr und den Tag des Jahres darstellt, an dem die Transaktion abgewickelt wurde

• Sequenznummer: Eine sechsstellige fortlaufende Nummer, die diese Transaktion von allen anderen abgrenzt, die die Acquirer (Händlerbank) an diesem Tag abgewickelt hat

• Verbleibende Ziffern: Normalerweise für Kennungen von Datenterminals oder Quellsystemen reserviert, die je nachdem, wie die Acquirer (Händlerbank) ihre eigenen Systeme strukturiert, variieren

Die ARN von Mastercard hat dieselbe Gesamtlänge, organisiert die Segmente jedoch anders. Sie priorisiert oft eine Banknet Reference Number (BRN)-Sequenz vor den Datumsfeldern. Keines der Kartennetzwerke veröffentlicht seine vollständige Spezifikation für die öffentliche Nutzung, und die genaue Position jedes Segments kann sich je nach Implementierung durch die Acquirer (Händlerbank) ändern.

Eine ARN ist nicht dafür gedacht, von einer Person entschlüsselt zu werden. Sie ist darauf ausgelegt, vom System einer Bank gelesen zu werden, um die damit verbundene Transaktion aufzurufen. ARNs müssen korrekt eingegeben werden, da eine einzige vertauschte Ziffer auf eine völlig andere Transaktion verweist.

Wie funktioniert die Nachverfolgung einer Acquirer Reference Number (ARN) für eine Rückerstattung?

Suchen Sie die ARN der Rückerstattung im Dashboard oder in der Application Programming Interface (API) des Zahlungsdienstleisters, wo sie in der Regel neben dem Status und dem Betrag der Rückerstattung aufgeführt ist. Bestätigen Sie dann, dass die Rückerstattung auf Unternehmensseite abgewickelt wurde. Gehen Sie nicht davon aus, dass die ausstellende Bank sie zurückhält. Geben Sie der Kundin oder dem Kunden die ARN und bitten Sie sie oder ihn, die Nummer auf der Rückseite der Karte anzurufen, um diese Referenznummer direkt an das Support-Team der Bank weiterzugeben. Bitten Sie die Bank um den Status „Ausstehend“ oder „In Bearbeitung“. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter kann im bankeigenen System nach der ARN suchen und bestätigen, dass die Gutschrift unterwegs ist, noch bevor sie als sichtbare Transaktion verbucht wird.

Die Verbuchung von Rückerstattungen dauert in der Regel 5–10 Werktage, da Kartennetzwerke chargenweise abrechnen und ausstellende Banken Gutschriften nach ihrem eigenen Zeitplan vornehmen. Wochenenden und Feiertage verlängern diesen Zeitraum.

Stellt Stripe ARN-Daten für Rückerstattungen bereit?

Stripe weist einer Rückerstattung eine ARN zu, sobald das Kartennetzwerk diese zurückmeldet, was normalerweise einige Tage dauert. Unternehmen können die ARN an verschiedenen Stellen finden:

• Stripe-Dashboard: Öffnen Sie die Detailseite der Rückerstattung, auf der die ARN neben dem Status, dem Betrag und dem Abwicklungsdatum der Rückerstattung angezeigt wird, sobald die Acquirer (Händlerbank) das Geld zurückgegeben hat.

• Refunds API: Rufen Sie die ARN programmgesteuert ab, sobald sie verfügbar ist. Dies hilft Support-Teams, sie automatisch abzurufen, anstatt sie für jeden Fall manuell nachzuschlagen, was für Unternehmen wichtig ist, die ein hohes Aufkommen an Fragen zu Rückerstattungen bearbeiten.

Was sollten Sie tun, wenn eine Acquirer Reference Number (ARN) ein Problem mit einer Rückerstattung nicht löst?

Eine ARN ist keine Garantie für eine sofortige Antwort; kommunizieren Sie diese Erwartung vorab an die Kundin oder den Kunden. Bei einigen ausstellenden Banken dauert es länger als bei anderen, eine Rückerstattung mit ihrer Referenznummer zu indizieren. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter am Telefon könnte sagen, dass die Nummer nicht angezeigt wird, obwohl die Rückerstattung noch unterwegs ist. Dies ist also ein zeitliches Problem und keine verlorene Rückerstattung.

Wenn das Standardfenster für Rückerstattungen verstrichen ist – in der Regel 5–14 Werktage – und die ausstellende Bank die Transaktion mit der ARN immer noch nicht finden kann, raten Sie der Kundin oder dem Kunden, eine formelle Anfrage zu stellen. Schlagen Sie vor, den Fall an den Kartenaussteller zu eskalieren, wenn der First-Level-Support die Transaktion nicht finden kann, da Kartenaussteller über interne Wege verfügen, die genau für diese Situation vorgesehen sind.

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Häufig gestellte Fragen zu Acquirer Reference Numbers (ARNs)