Seit 2022 ist in Italien die elektronische Rechnungsstellung an ausländische Kundschaft – sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen – verpflichtend, unabhängig davon, ob diese sich in einem EU-Mitgliedsstaat befinden oder nicht. In diesem Artikel wird erläutert, wie die elektronische Rechnungsstellung für ausländische Kundschaft funktioniert. Der Schwerpunkt liegt auf der Frage, wie Rechnungen ausgestellt und richtig abgespeichert werden und ob Umsatzsteuer (USt.) berechnet wird.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ins Ausland
  
• Elektronische Rechnungen für ausländische Kundschaft ausstellen
  
• Elektronische Rechnungen für ausländische Kundschaft richtig aufbewahren
  
• USt. in elektronischen Rechnungen an ausländische Kundschaft
  
• Rechnungen von Pauschalsteuerzahlerinnen/Pauschalsteuerzahlern an ausländische Kundschaft
  

Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ins Ausland

Seit dem 1. Juli 2022 müssen Unternehmen in Italien Rechnungen für Transaktionen mit ausländischen Unternehmen ausstellen. Artikel 1 Absatz 3-bis des Gesetzes Nr. 127/2015 in der durch das Haushaltsgesetz 2021 geänderten Fassung sieht vor, dass Daten aus grenzüberschreitenden Rechnungen elektronisch im XML-Format (Extensible Markup Language) über das Austauschsystem (SdI) übermittelt werden müssen.

Bisher konnten Unternehmen, die Rechnungen an ausländische Kundschaft ausstellten, herkömmliche Papierrechnungen oder digitale Rechnungen verwenden. Sie waren jedoch verpflichtet, die Rechnungsdaten für grenzüberschreitende Transaktionen (d. h. Verkäufe von Waren und Dienstleistungen an Unternehmen außerhalb Italiens) vierteljährlich über Esterometro, ein grenzüberschreitendes Rechnungskommunikationssystem, an die italienische Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate) zu melden. Esterometro wurde durch die elektronische Rechnungsstellung ersetzt.

Elektronische Rechnungen für ausländische Kundschaft ausstellen

Wenn Sie eine elektronische Rechnung für eine/n ausländischen Kundin/Kunden ausstellen, müssen Sie die folgenden Felder sorgfältig ausfüllen:

• Empfängercode-Feld (Codice Destinatario): Geben Sie sieben X (d. h. „XXXXXXX“) für in der EU ansässige und nicht in der EU ansässige Kundschaft ein.

• Länder-ID-Feld (IdPaese): Um das Land der „Empfängerin/Käuferin“ bzw. des „Empfängers/Käufers“ in der elektronischen Rechnung anzugeben, wählen Sie den entsprechenden zweistelligen Ländercode in der Norm der Internationalen Organisation für Normung (ISO) 3166-1 alpha-2 aus. Wenn Sie hier ein fremdes Land eingeben, können Sie das Provinz-Feld leer lassen.

• Postleitzahlenfeld (CAP): Geben Sie für Rechnungen ins Ausland „00000“ in das Feld „Postleitzahl“ ein. Sie können auch das Adressfeld verwenden, um eine ausländische Postleitzahl einzugeben.

• ID-Code- und Steuercode-Felder (IdCodice und Codice Fiscale): Geben Sie in das ID-Code-Feld eine alphanumerische Kennung für den/die Empfänger/in ein, die bis zu 28 Zeichen lang sein kann. Das SdI prüft dies nicht auf Gültigkeit. Für eine Rechnung an eine ausländische Einzelperson füllen Sie nur das ID-Code-Feld aus und lassen Sie das Steuercode-Feld leer.

Rechnung an Kundschaft senden

Wenn Sie eine Rechnung an ausländische Kundschaft senden, müssen Sie sie mit einer Software für elektronische Rechnungsstellung an das SDI übermitteln, die die Rechnung verifiziert.

Dann müssen Sie eine Kopie der Rechnung an Ihre/n ausländische/n Kundin/Kunden senden, entweder als portables Dokumentenformat (PDF) oder als gedruckte Rechnung, da sie/er nicht auf die über das SdI übertragenen Daten zugreifen kann.

USt.-Codes (Natura IVA) für Rechnungen an ausländische Kundschaft

Die elektronische Rechnung für ausländische Kundschaft muss den USt.-Code enthalten, eine alphanumerische Sequenz, die die Art der Transaktion angibt. Er muss in das Typ-Feld der elektronischen Rechnung eingegeben werden.

Die USt.-Typencodes für ausländische Rechnungen sind:

• N3.1: Nicht steuerpflichtig, Exporte
  
• N3.2: Nicht steuerpflichtige, innergemeinschaftliche Lieferungen
  
• N3.3: Nicht steuerpflichtig, Lieferungen nach San Marino
  

Um sicherzustellen, dass der korrekte USt.-Code verwendet wird, empfehlen wir, einen Steuerberater zu konsultieren.

Elektronische Rechnungen für ausländische Kundschaft richtig aufbewahren

Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in Italien hat und Sie eine elektronische Rechnung im SDI ausstellen, in der ein anderer Ländercode als „IT“ für die Empfängerin/den Empfänger angegeben ist, muss die Rechnung elektronisch gespeichert werden.

Alle elektronischen Rechnungen, auch solche an ausländische Kundschaft, müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (unter Verwendung einer „Ersatzarchivierung“, bei der Papierrechnungen durch digitale ersetzt werden). Dieser Prozess wird durch den Code für digitale Verwaltung (CAD) geregelt. Es reicht nicht aus, das Dokument einfach als PDF-Datei auf einem elektronischen Gerät zu speichern.

Für die Speicherung können Sie den Service der italienischen Steuerbehörde über das Portal für Rechnungen und Belege nutzen oder sich für eine Software zur elektronischen Rechnungsstellung entscheiden, die rechtskonforme Speicherfunktionen enthält.

Die Verwaltung der Rechnungsstellung für Unternehmen kann kompliziert sein, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst. Einige Tools wie Stripe Invoicing, eine umfassende und skalierbare Plattform, können dabei helfen, diesen Prozess zu automatisieren. Mit Invoicing können Sie Rechnungen für einmalige und wiederkehrende Zahlungen erstellen und versenden, ohne Code erstellen zu müssen. Invoicing spart Ihnen Zeit und Sie kommen schneller an Ihre Zahlungen: 87 % der Stripe-Rechnungen werden innerhalb von 24 Stunden bezahlt. Und in Zusammenarbeit mit Drittanbietern können Sie mit Invoicing auch elektronische Rechnungen verwalten.

USt. in elektronischen Rechnungen an ausländische Kundschaft

Bei elektronischen Rechnungen, die an ausländische Kuninnen/Kunden gesendet werden, hängt die Erhebung der USt. vom Standort der Kundin/des Kunden ab. Wenn sich die Kundin/der Kunde in einem EU-Land befindet, müssen Sie auch ermitteln, ob die Transaktion Waren oder Dienstleistungen umfasst und ob die Empfängerin/der Empfänger ein Unternehmen oder eine Privatperson ist. Befindet sich die Kundin/der Kunde außerhalb der EU, gelten andere Regeln.

Verkauf von Waren an Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Land

In diesem Fall müssen Sie der ausländischen Kundin/dem ausländischen Kunden eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen, wenn die Kundin/der Kunde eine gültige EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat. Sie können die USt. auf damit verbundene Ausgaben wie Waren oder Dienstleistungen, die Sie im Rahmen dieses Verkaufs erworben haben, weiterhin abziehen. Wenn das Kundenunternehmen keine gültige EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, müssen Sie in der Regel den in Ihrem Land geltenden Umsatzsteuersatz anwenden.

Verkauf von Waren an Personen mit Wohnsitz in einem anderen EU-Land

Diese Transaktionen werden als Fernabsatz eingestuft und unterliegen innerhalb der EU einer Umsatzsteuerschwelle von 10.000 €. Für den Fernabsatz von Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen (TTE), die unter diesem Schwellenwert liegen, kann die USt. auf der Grundlage des Landes der Niederlassung der Lieferantin/des Lieferanten (d. h. des Ursprungslandes) erhoben werden. Wird dieser Schwellenwert überschritten, fällt die USt. im Wohnsitzstaat der Endverbraucherin/des Endverbrauchers (anderes EU-Land) an.

Wenn Sie ein Online-Vertriebsunternehmen wie einen Marktplatz oder eine Plattform betreiben und in mehrere EU-Länder verkaufen, können Sie sich für das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer registrieren. So können Sie alle Umsatzsteuererklärungen und -zahlungen in einem einzigen Verfahren für alle EU-Länder abwickeln, in denen Sie Kundschaft haben.

Verkauf von Dienstleistungen an Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Land

Wenn Sie Dienstleistungen an Unternehmen oder Freiberufler/innen in einem anderen EU-Land verkaufen, müssen Sie in der Regel keine USt. auf Rechnungen berechnen. In diesem Fall ist die Kundin/der Kunde verpflichtet, die USt. in Höhe des in seinem eigenen Land geltenden Satzes im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens zu zahlen. Sie können die USt. auf damit verbundene Ausgaben wie Waren oder Dienstleistungen, die Sie im Rahmen dieses Verkaufs erworben haben, weiterhin abziehen.

Verkauf von Dienstleistungen an Einzelpersonen mit Wohnsitz in einem anderen EU-Land

In der Regel müssen Sie die USt. in Höhe des in Ihrem Land geltenden Satzes erheben, mit Ausnahme von TTE-Dienstleistungen, bei denen der USt.-Satz auf dem Wohnsitzland der Kundin/des Kunden basiert.

Verkauf von Waren an Kundschaft außerhalb der EU

Wenn Sie Waren an Kundinnen/Kunden außerhalb der EU verkaufen, müssen Sie auf Ihrer Rechnung keine USt. berechnen. Sie können die USt., die Sie für damit zusammenhängende Ausgaben gezahlt haben, z. B. für Waren oder Dienstleistungen, die Sie für diesen Verkauf erworben haben, weiterhin abziehen

Verkauf von Dienstleistungen an Kundschaft außerhalb der EU

Wenn Sie Dienstleistungen für Kundinnen/Kunden außerhalb der EU erbringen, müssen Sie in der Regel keine USt. auf der Rechnung berechnen. Wird die Dienstleistung jedoch in einem anderen EU-Land genutzt, kann dieses Land beschließen, die USt. zu berechnen. Sie können die USt. abziehen, die auf damit verbundene Ausgaben gezahlt wurde, z. B. auf Waren oder Dienstleistungen, die Sie als Teil dieses Verkaufs erworben haben.

Rechnungen von Pauschalsteuerzahler/innen an ausländische Kundschaft

Für Pauschalsteuerzahler/innen, die Rechnungen für ausländische Kundinnen/Kunden ausstellen, ist es wichtig, zwischen dem Verkauf von Waren innerhalb der EU, dem Verkauf von Waren außerhalb der EU und dem Verkauf von Dienstleistungen sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU zu unterscheiden.

Warenverkäufe von Pauschalsteuerzahler/innen in die EU

Bei Rechnungen, die sich auf den Verkauf von Waren innerhalb der EU beziehen, gelten Umsätze, die von Steuerpflichtigen im Rahmen der Pauschalregelung getätigt werden, nicht als innergemeinschaftliche Lieferungen. Artikel 41, Absatz 2-bis des Gesetzesdekrets 331/1993 besagt, dass der Verkauf von Waren durch eine/n Pauschalsteuerzahler/in an Kundinnen/Kunden in der EU als inländische Transaktion behandelt wird.

Wenn Sie unter die Pauschalregelung fallen, müssen Sie keine USt. auf den Verkauf berechnen und müssen folgende Erklärung in Ihre Rechnung aufnehmen: „Das Geschäft stellt keine innergemeinschaftliche Lieferung im Sinne von Artikel 41 Absatz 2 des Gesetzesdekrets Nr. 331/93 dar.“ Auch das vierteljährliche Intrastat-Formular (d. h. das Dokument, das die innergemeinschaftlichen Verkäufe und Transaktionen einer USt.-pflichtigen Person in einem bestimmten Zeitraum zusammenfasst) müssen Sie nicht einreichen.

Verkauf von Nicht-EU-Waren für Pauschalsteuerzahler/innen

In diesem Fall müssen Sie eine Rechnung ohne USt. ausstellen, aus der hervorgeht, dass es sich um einen nicht steuerpflichtigen Umsatz im Sinne von Artikel 8 des Präsidialdekrets 633/72 aufgrund des Fehlens territorialer Anforderungen handelt.

Verkauf von Dienstleistungen innerhalb und außerhalb der EU für Pauschalsteuerzahler/innen

Wenn Sie eine Rechnung für eine Dienstleistung ausstellen, die an eine Kundin/einen Kunden in der EU erbracht wurde, können Sie die Kundin/den Kunden wie eine inländische Händlerin/einen inländischen Händler behandeln. Die Rechnung sollte ohne USt. und mit einem Hinweis auf die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft ausgestellt werden. Sie müssen auch das Intrastat-Formular für die Dienstleistung einreichen.