In 2022 stelde Italië het verplicht om buitenlandse klanten elektronisch te factureren, zowel bedrijven als particulieren, ongeacht of deze in een lidstaat van de EU zijn gevestigd. In dit artikel wordt uitgelegd hoe elektronische facturatie werkt voor buitenlandse klanten, met de nadruk op het uitgeven van facturen, het correct bewaren ervan en het bepalen of belasting toegevoegde waarde (btw) van toepassing is.

Wat staat er in dit artikel?

• Verplichting om elektronische facturen uit te geven aan klanten in het buitenland
  
• Een elektronische factuur uitgeven aan buitenlandse klanten
  
• Elektronische facturen die worden uitgegeven aan buitenlandse klanten op de juiste manier bewaren
  
• Btw op elektronische facturen aan buitenlandse klanten
  
• Facturen van forfaitaire belastingplichtigen aan buitenlandse klanten
  

Verplichting om elektronische facturen uit te geven aan klanten in het buitenland

Vanaf 1 juli 2022 verplicht Italië ondernemingen om facturen uit te geven voor transacties met buitenlandse entiteiten. In artikel 1, lid 3 bis van wet nr. 127/2015, zoals gewijzigd bij de begrotingswet 2021, staat dat gegevens van internationale facturen elektronisch moeten worden verzonden in de XML-indeling (extensible markup language) via het uitwisselingssysteem (SdI).

Voorheen konden ondernemingen die facturen uitgeven aan buitenlandse klanten traditionele papieren of digitale facturen gebruiken. Ze waren echter verplicht om factuurgegevens voor internationale transacties (d.w.z. de verkoop van goederen en diensten aan entiteiten buiten Italië) elk kwartaal te rapporteren aan de Italiaanse belastingdienst (Agenzia delle Entrate) via Esterometro, een communicatiesysteem voor internationale facturen. Esterometro is nu vervangen door elektronische facturatie.

Een elektronische factuur uitgeven aan buitenlandse klanten

Op een elektronische factuur voor een buitenlandse klant moet je zorgvuldig de volgende velden invullen:

• Het veld voor de ontvangercode (Codice Destinatario): Voer zeven X-en (oftewel 'XXXXXXX') in voor zowel klanten binnen als buiten de EU.

• Het veld voor de landidentificatie (IdPaese): Om het land van de 'Verkrijger/Koper' op de elektronische factuur op te geven, selecteer je de overeenkomstige tweeletterige landcode in de International Organization for Standardization (ISO) 3166-1 alpha-2-norm. Wanneer je hier een ander land dan Italië invoert, kun je het veld voor de provincie leeg laten.

• Het veld voor de postcode (CAP): Voor facturen naar klanten in het buitenland voer je '00000' in het postcodeveld in. Je kunt ook het veld Adres gebruiken om een buitenlandse postcode in te voeren.

• De velden voor de ID-code en belastingcode (IdCodice en Codice Fiscale): Voer in het veld ID-code een alfanumerieke ID in voor de ontvanger (maximaal 28 tekens). De SdI controleert dit niet op geldigheid. Voor een factuur aan een buitenlandse particulier vul je alleen het veld ID-code in en laat je het veld Belastingcode leeg.

De factuur naar de klant sturen

Wanneer je een factuur naar een buitenlandse klant stuurt, moet je deze met behulp van software voor elektronische facturatie indienen bij het SdI, dat de factuur zal verifiëren.

Vervolgens moet je een kopie van de factuur naar je buitenlandse klant sturen als pdf of op papier, aangezien zij geen toegang hebben tot de gegevens die via het SdI worden verzonden.

Codes voor het btw-type (Natura IVA) voor facturen aan buitenlandse klanten

De elektronische factuur voor buitenlandse klanten moet de code voor het btw-type bevatten, een alfanumerieke reeks die het type transactie aangeeft. Het moet worden ingevoerd in het veld Type van de elektronische factuur.

De codes voor het btw-type voor buitenlandse facturen zijn:

• N3.1: Niet-belastbaar, export
  
• N3.2: Niet-belastbaar, intracommunautaire leveringen
  
• N3.3: Niet-belastbaar, leveringen aan San Marino
  

Om er zeker van te zijn dat je de juiste code voor het btw-type gebruikt, raden we je aan een boekhouder te raadplegen.

Elektronische facturen die worden uitgegeven aan buitenlandse klanten op de juiste manier bewaren

Als je onderneming in Italië is gevestigd en je een elektronische factuur in het SdI uitgeeft met een andere landcode dan "IT" voor de ontvanger, moet de factuur elektronisch worden opgeslagen.

Alle elektronische facturen, ook die aan buitenlandse klanten, moeten minstens 10 jaar worden bewaard (via "vervangende archivering", waarbij digitale facturen worden bewaard in plaats van papieren). Dit proces wordt geregeld door de Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD). Het volstaat niet om het document simpelweg als pdf op een elektronisch apparaat op te slaan.

Voor opslag kun je gebruikmaken van de dienst van de Italiaanse belastingdienst via het portaal voor facturen en ontvangstbewijzen. Je kunt ook kiezen voor software voor elektronische facturatie met functies voor opslag volgens de wettelijke bewaarplicht.

Het beheren van facturen voor ondernemingen kan ingewikkeld zijn, vooral naarmate je onderneming groeit. Sommige tools, zoals Stripe Invoicing, een compleet en schaalbaar platform, kunnen helpen het proces te automatiseren. Met Invoicing kun je facturen voor zowel eenmalige als terugkerende betalingen maken en versturen, zonder dat je code hoeft te schrijven. Met Invoicing bespaar je tijd en word je sneller betaald: 87% van de Stripe-facturen wordt binnen 24 uur betaald. En als je samenwerkt met externe partners, kun je Invoicing ook gebruiken om elektronische facturen te beheren.

Btw op elektronische facturen aan buitenlandse klanten

Voor elektronische facturen die naar buitenlandse klanten worden gestuurd, is de toepassing van btw afhankelijk van de locatie van de klant. Als de klant zich in een EU-land bevindt, moet je ook bepalen of de transactie betrekking heeft op goederen of diensten en of de ontvanger een onderneming of particulier is. Bevindt de klant zich buiten de EU, dan gelden er andere regels.

Verkoop van goederen aan ondernemingen in een ander EU-land

In dit geval moet je de buitenlandse klant zonder btw factureren als de klant een geldig EU-btw-nummer heeft. Je kunt nog steeds de btw aftrekken die is betaald over gerelateerde uitgaven, zoals goederen of diensten die je in het kader van deze verkoop hebt gekocht. Als de onderneming van de klant geen geldig EU-btw-nummer heeft, moet je meestal het btw-tarief toepassen dat in jouw land van toepassing is.

Verkoop van goederen aan particulieren in een ander EU-land

Deze transacties worden geclassificeerd als verkopen op afstand en hiervoor geldt binnen de EU een btw-drempel van € 10.000. Voor verkopen op afstand van telecommunicatie-, omroep- en elektronische diensten (TTE) onder deze drempel kan btw worden toegepast op basis van het land van vestiging van de leverancier (d.w.z. het land van herkomst). Boven deze drempel wordt de btw belastbaar in het land waar de particulier woont (d.w.z. een ander EU-land).

Als je met je onderneming online verkoopt, zoals via een marktplaats of platform, en aan meerdere EU-landen verkoopt, kun je je registreren voor het eenloketsysteem voor btw. Zo kun je alle btw-aangiften en -betalingen via één procedure afhandelen voor alle EU-landen waar je klanten hebt.

Verkoop van diensten aan ondernemingen in een ander EU-land

Als je diensten verkoopt aan ondernemingen of freelancers in een ander EU-land, hoef je meestal geen btw in rekening te brengen op facturen aan buitenlandse klanten. In dat geval is de klant verantwoordelijk voor de betaling van de btw tegen het tarief dat in zijn eigen land van toepassing is in het kader van de verleggingsregeling. Je kunt nog steeds de btw aftrekken die is betaald over gerelateerde uitgaven, zoals goederen of diensten die je in het kader van die verkoop hebt gekocht.

Verkoop van diensten aan particulieren in een ander EU-land

Meestal moet je btw toepassen volgens het tarief dat in jouw land van toepassing is, behalve voor TTE-diensten waarbij het btw-tarief is gebaseerd op het land waar de klant is gevestigd.

Verkoop van goederen aan klanten buiten de EU

Als je goederen verkoopt aan klanten buiten de EU, hoef je geen btw in rekening te brengen op je factuur. Je kunt nog steeds de btw aftrekken die is betaald over gerelateerde uitgaven, zoals goederen of diensten die voor die verkoop zijn gekocht.

Verkoop van diensten aan klanten buiten de EU

Als je diensten verleent aan klanten buiten de EU, hoef je meestal geen btw in rekening te brengen op de factuur. Als de dienst echter in een ander EU-land wordt gebruikt, kan dat land wel besluiten om btw in rekening te brengen. Je kunt de btw aftrekken die is betaald over gerelateerde uitgaven, zoals goederen of diensten die je in het kader van die verkoop hebt gekocht.

Facturen van forfaitaire belastingplichtigen aan buitenlandse klanten

Voor forfaitaire belastingplichtigen die buitenlandse klanten factureren, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen de verkoop van goederen binnen de EU, de verkoop van goederen buiten de EU en de verkoop van diensten binnen en buiten de EU.

Verkoop van goederen binnen de EU door forfaitaire belastingplichtigen

Voor facturen die betrekking hebben op de verkoop van goederen binnen de EU worden transacties door belastingplichtigen in het kader van de forfaitaire regeling niet als intracommunautaire leveringen beschouwd. Artikel 41, lid 2 bis van wetsbesluit 331/1993 bepaalt dat de verkoop van goederen door een forfaitaire belastingplichtige aan een klant uit de EU wordt behandeld als een binnenlandse transactie.

Als je onder de forfaitaire regeling valt, hoef je geen btw in rekening te brengen op de verkoop en moet je de volgende verklaring op je factuur vermelden: "De transactie vormt geen intracommunautaire levering in de zin van artikel 41, lid 2, van wetsbesluit nr. 331/93." Je hoeft ook niet het driemaandelijkse Intrastat-formulier in te dienen. Dit is het document met een overzicht van intracommunautaire verkopen en transacties die zijn gedaan door een persoon met btw-registratie tijdens een bepaalde periode.

Verkoop van goederen aan niet EU-landen door forfaitaire belastingplichtigen

In dit geval moet je een factuur zonder btw uitgeven, waarin staat dat het gaat om een niet-belastbare transacties volgens artikel 8 van presidentieel decreet 633/72, wegens het ontbreken van territoriale vereisten.

Verkoop van diensten binnen en buiten de EU door forfaitaire belastingplichtigen

Als je een factuur uitgeeft voor een dienst die je aan een klant in de EU hebt geleverd, kun je de klant als een binnenlandse handelaar behandelen. De factuur moet worden uitgegeven zonder btw en met een indicatie van de verleggingsregeling. Je moet ook het Intrastat-formulier voor de dienst indienen.