2022 blev det obligatoriskt i Italien att elektroniskt fakturera utländska kunder – både företag och privatpersoner – oavsett om de befinner sig i EU:s medlemsstater eller inte. Den här artikeln förklarar hur e-fakturering fungerar för utländska kunder. Vi fokuserar på hur man utfärdar fakturor, lagrar dem på rätt sätt och avgör om moms (mervärdesskatt) gäller.

Vad innehåller den här artikeln?

• Krav på utfärdande av elektroniska fakturor till utlandet
  
• Så utfärdar man en elektronisk faktura till utländska kunder
  
• Så förvarar man elektroniska fakturor som utfärdats till utländska kunder
  
• Moms på elektroniska fakturor till utländska kunder
  
• Fakturor från schablonskattebetalare till utländska kunder
  

Krav på utfärdande av elektroniska fakturor till utlandet

Från och med 1 juli 2022 kräver Italien att företag utfärdar e-fakturor för transaktioner med utländska enheter. I artikel 1, paragraf 3- bis av lag nr 127/2015, i dess lydelse enligt 2021 års budgetlag, anges att uppgifter från gränsöverskridande fakturor ska skickas elektroniskt i XML-format (extensible markup language) via Exchange System (SdI).

Tidigare kunde företag som utfärdade fakturor till utländska kunder använda traditionella pappersfakturor eller digitala fakturor. De var dock skyldiga att rapportera fakturauppgifter för gränsöverskridande transaktioner (dvs. försäljning av varor och tjänster till enheter utanför Italien) till den italienska skattemyndigheten (Agenzia delle Entrate) varje kvartal via Esterometro, ett gränsöverskridande kommunikationssystem för fakturor. Esterometro har nu ersatts av elektronisk fakturering.

Så utfärdar man en elektronisk faktura till utländska kunder

När du fyller i en e-faktura för en utländsk kund måste du noggrant fylla i följande fält:

• Fältet Mottagarkod (Codice Destinatario): Ange sju X (dvs. "XXXXXXX") för kunder som är bosatta i både EU och länder utanför EU.

• Fältet Lands-id (IdPaese): För att ange landet för ”Förvärvaren/köparen" i den elektroniska fakturan väljer du motsvarande landskod med två bokstäver enligt internationella standardiseringsorganisationens (ISO) 3166-1 alpha-2-standard. När du anger ett främmande land här kan du lämna fältet för provins tomt.

• Fältet Postnummer (CAP): För fakturor till utlandet anger du "00000" i postnummerfältet. Du kan också använda fältet Adress för att ange ett utländskt postnummer.

• Fälten Id-kod och Skattekod (IdCodice och Codice Fiscale): I fältet Id-kod anger du en alfanumerisk identifierare för mottagaren, upp till 28 tecken. SdI kontrollerar inte att detta är giltigt. För en faktura till en utländsk person fyller du endast i fältet Id-kod och lämna fältet Skattekod tomt.

Skicka fakturan till kunden

När du skickar en faktura till en utländsk kund måste du skicka den via SdI med hjälp av programvara för elektronisk fakturering, som kommer att verifiera fakturan.

Därefter skickar du en kopia av fakturan till din utländska kund, antingen som ett portabelt dokumentformat (PDF) eller utskriven faktura, eftersom de inte kommer att kunna få tillgång till de uppgifter som överförs via SdI.

Momstypkoder (Natura IVA) för fakturor till utländska kunder

Den elektroniska fakturan för utländska kunder måste innehålla en momstypkod, en alfanumerisk sekvens som anger typen av transaktion. Den måste anges i fältet Typ i den elektroniska fakturan.

Momstypkoderna för utländska fakturor är:

• N3.1: Ej skattepliktig, export
  
• N3.2: Ej skattepliktig, gemenskapsintern leverans
  
• N3.3: Ej skattepliktig, leveranser till San Marino
  

För att säkerställa att rätt momstypkod används rekommenderar vi att du kontaktar en revisor.

Så förvarar man elektroniska fakturor som utfärdats till utländska kunder

Om ditt företag är baserat i Italien och du utfärdar en elektronisk faktura i SdI som anger en annan landskod än "IT" för mottagaren, måste fakturan lagras elektroniskt.

Alla elektroniska fakturor, inklusive de som utfärdas till utländska kunder, måste lagras i minst 10 år (med hjälp av "ersättningsarkivering" som ersätter pappersfakturor med digitala fakturor). Denna process styrs av koden för digital administration (CAD). Det räcker inte att bara spara dokumentet som en PDF på en elektronisk enhet.

För lagring kan du använda den tjänst som tillhandahålls av den italienska skattemyndigheten via portalen för fakturor och kvitton, eller så kan du välja programvara för elektronisk fakturering som inkluderar lagenligt kompatibla lagringsfunktioner.

Företagsfakturering kan vara en komplicerad process, särskilt när företaget växer. Verktyg som Stripe Invoicing, en heltäckande och skalbar plattform, kan hjälpa till att automatisera processen. Med Invoicing kan du skapa och skicka fakturor för både engångsbetalningar och återkommande betalningar utan att skriva någon kod. Med Invoicing sparar du tid och får betalt snabbare – 87 % av Stripes fakturor betalas inom 24 timmar. Och genom att arbeta med tredjepartspartner kan du också använda Invoicing för att hantera elektroniska fakturor.

Moms på elektroniska fakturor till utländska kunder

För elektroniska fakturor som skickas till utländska kunder beror tillämpningen av mervärdesskatt på var kunden befinner sig. Om kunden befinner sig i ett EU-land måste du även avgöra om transaktionen omfattar varor eller tjänster och om mottagaren är ett företag eller en privatperson. Om kunden befinner sig utanför EU gäller andra regler.

Försäljning av varor till företag i ett annat EU-land

I det här fallet måste du fakturera den utländska kunden utan moms om kunden har ett giltigt momsregistreringsnummer. Du kan fortfarande dra av moms som betalats för relaterade utgifter, till exempel varor eller tjänster som köpts som en del av försäljningen. Om kundens företag inte har ett giltigt momsregistreringsnummer måste du vanligtvis tillämpa den momssats som gäller i ditt land.

Försäljning av varor till privatpersoner bosatta i ett annat EU-land

Dessa transaktioner klassificeras som distansförsäljning och omfattas av en momströskel på 10 000 EUR inom EU. För distansförsäljning av telekommunikationstjänster, radio- och tv-sändningar och elektroniska tjänster (TTE) under detta tröskelvärde kan moms tillämpas baserat på leverantörens etableringsland (dvs. ursprungsland). Över denna tröskel blir moms skattepliktig i personens hemland (dvs. ett annat EU-land).

Om du bedriver onlineförsäljning, till exempel som en marknadsplats eller plattform, och säljer till flera EU-länder kan du registrera dig för VAT One Stop Shop-systemet (OSS). På så sätt kan du hantera alla momsdeklarationer och momsbetalningar genom ett enda förfarande för alla EU-länder där du har kunder.

Försäljning av tjänster till företag i ett annat EU-land

Om du säljer tjänster till företag eller frilansare i ett annat EU-land behöver du i regel inte ta ut moms på fakturor till utländska kunder. I detta fall är kunden skyldig att betala momsen enligt den skattesats som gäller i det egna landet enligt förfarandet för omvänd skattskyldighet. Du kan fortfarande dra av momsen som betalats för relaterade utgifter, till exempel varor eller tjänster som köpts som en del av försäljningen.

Försäljning av tjänster till privatpersoner bosatta i ett annat EU-land

Du måste vanligtvis tillämpa moms enligt den skattesats som gäller i ditt land, med undantag för TTE-tjänster där momssatsen baseras på kundens hemland.

Försäljning av varor till kunder utanför EU

Om du säljer varor till kunder utanför EU behöver du inte ta ut moms på din faktura. Du kan fortfarande dra av moms som betalats för relaterade utgifter, till exempel varor eller tjänster som köpts som en del av försäljningen.

Försäljning av tjänster till kunder utanför EU

Om du tillhandahåller tjänster till kunder utanför EU behöver du vanligtvis inte ta ut moms på fakturan. Om tjänsten används i ett annat EU-land kan dock det landet besluta att ta ut moms. Du kan dra av momsen som betalats för relaterade utgifter, till exempel varor eller tjänster som köpts som en del av försäljningen.

Fakturor från schablonskattebetalare till utländska kunder

För schablonskattebetalare som fakturerar utländska kunder är det viktigt att skilja mellan försäljning av varor inom EU, försäljning av varor utanför EU och försäljning av tjänster både inom och utanför EU.

Försäljning av varor inom EU för schablonskattebetalare

När det gäller fakturor som avser försäljning av varor inom EU anses transaktioner som utförs av skattskyldiga inom ramen för schablonbeskattning inte som gemenskapsinterna leveranser. I artikel 41, paragraf 2-bis av lagdekret 331/1993 anges att en schablonskattebetalares försäljning av varor till en kund inom EU behandlas som en inhemsk transaktion.

Om du omfattas av reglerna för schablonbeskattning behöver du inte ta ut moms på försäljningen och ska ange följande på fakturan: "Transaktionen utgör inte en gemenskapsintern leverans i den mening som avses i artikel 41(2) av lagdekret nr 331/93." Du behöver inte heller skicka in det kvartalsvisa formuläret Intrastat (dvs. det dokument som sammanfattar gemenskapsintern försäljning och transaktioner som gjorts av en momsregistrerad person under en viss tidsperiod).

Försäljning av varor utanför EU för schablonbeskattade

I detta fall ska du utfärda en faktura utan moms som anger att det rör sig om en icke skattepliktig transaktion enligt artikel 8 av presidentdekret 633/72, på grund av avsaknaden av territoriella krav.

Försäljning av tjänster inom och utanför EU för schablonbeskattade

Om du utfärdar en faktura för en tjänst som tillhandahålls en kund i EU kan du behandla kunden som en inhemsk näringsidkare. Fakturan ska utfärdas utan moms och med uppgift om omvänd skattskyldighet. Du måste också skicka in Intrastat-formuläret för tjänsten.