在当今的许多业务模式中，由客户或平台自行处理开票流程。自由职业者或服务提供商并不是通过自己开具的发票来获得付款，而是通过自动生成的减免凭据。这一基本原则被称为自开发票。

在本文中，您将了解什么是自开发票、自开发票流程是如何运作的，以及适用于德国公司的法律要求。我们还将解释实施自开发票的优缺点、典型用例和实际挑战。

关键要点

• 自开发票是一种流程，由服务接受方以减免凭据的形式开具发票。
  
• 这种减免凭据取代了传统发票，具有与税务文件同等的效力。
  
• 根据德国《增值税法》（UStG）第 14 条规定，只要双方事先达成一致并满足法定要求，此流程在德国即被允许。
  
• 自开发票特别适用于经常性服务、平台模式，或处理大量单笔交易的商家。
  
• 即使实现了自动化，参与双方仍需进行仔细审查和数据验证。
  

什么是自开发票？

自开发票是一种开票流程，由服务接受方而非服务提供商开具 账单。根据德国增值税（VAT）法，这种模式被称为减免凭据流程。减免凭据发挥着与常规账单相同的功能，并且是传统开票方式的一种受认可的替代方案。此流程主要用于在持续的基础上、以标准化方式或大批量进行服务计费的商业环境中。

使用客户开具的账单进行结算

减免凭据完全取代了传统的销售发票，在税务上的处理方式类似于标准发票。但需注意的是，即使减免凭据是由服务接受方开具的，在经济上仍归属于服务提供商。因此，该流程并未改变双方之间实际的服务关系，而仅仅是改变了结算方法。

“减免凭据”一词有时会引起混淆。在自开发票的情境下，它并不是指追溯性账单更正或退款，而是指账单本身。因此，减免凭据作为已提供服务的官方结算文件。

自我开单在德国如何运作？

通过自我开单，服务接收方和服务提供商之间的开单流程与传统的开单不同。虽然服务仍由签约方执行，但服务接收方负责准备账单文件。自我开单流程通常包括以下几个步骤：

• 提供服务
  首先，执行商定的服务。这些可能包括，例如，交付、项目工作或基于佣金的活动。所提供的服务和商定的条款构成后续开单的基础。

• 收集相关的开单信息
  服务接收方汇编开单所需的信息。此信息包括履约期限、数量、小时数、工资率和佣金金额。许多商家在此步骤中使用数字系统或自动化流程。

• 服务接收方生成减免凭据
  然后根据收集的数据生成减免凭据。它记录了所提供的服务，并构成双方之间的官方账单文件。

• 发送减免凭据
  减免凭据将转发给服务提供商。根据公司和具体协议，这可以通过会计或 ERP 系统、电子邮件或其他电子格式以数字方式完成。

• 服务提供商审查减免凭据
  收到后，服务提供商应仔细审查减免凭据。重要的是，文件上列出的服务、金额和其他详细信息应与实际协议相符。如果服务提供商对文件提出异议，减免凭据作为账单将无效。

• 减免凭据记录在会计系统中
  然后，服务提供商将减免凭据记录在自己的会计系统中，并像处理任何其他账单文件一样处理它。因此，减免凭据可作为进一步会计和税务目的的基础。

在德国进行自开发票的法律要求

自开发票在德国受法律允许，并受到《增值税法》（UStG）的明确规定。UStG 第 14 条承认减免凭据程序与普通开票具有同等效力。但是，减免凭据若要在税务上有效，必须满足各种条件。

由于自行开具的减免凭据具有与传统账单相同的功能，因此通常适用相同的增值税要求。所以，不正确或不完整的计费文件可能会对双方产生税务影响。

事先协议

进行自开发票最重要的条件之一是双方必须同意该安排。该程序不能单方面实施。服务接收方和服务提供方必须明确同意以后通过减免凭据处理开票事宜。

这项协议可以以书面、电子形式或作为合同条件的一部分进行记录。关键因素是要明确双方均已同意该安排。

强制性信息

由于减免凭据在税务上被视为账单，因此必须包含所有法律规定的账单详细信息。如果关键信息缺失或不正确，则减免凭据可能不会被承认为有效的税务文件。根据 UStG 第 14 条要求的信息包括：

• 提供产品或服务的公司的全名和地址
  
• 商品或服务接收人的全名及地址
  
• 开具账单日期
  
• 交付或提供服务的日期
  
• 税务局向供应公司颁发的税号，或者由联邦中央税务局颁发的增值税识别号 (VAT ID)
  
• 一个连续且唯一的账单编号
  
• 所供应产品的数量和类型，或所提供服务的范围和类型
  
• 净价和总计金额（含税价）
  
• 适用的增值税税率及应缴税款金额，或在适用情况下，包含关于免税或特殊税务规定的附注
  

“减免凭据”标签

除了上述强制性信息外，增值税法还要求自开发票文件明确标记“减免凭据”字样。这种明确的标记可确保双方都能清楚理解开票流程的性质。这个标签对文件的税务分类也很重要。在德语商业交易中，“Gutschrift”（减免凭据）是最安全的使用术语。不过，根据行政解释，来自其他官方语言的一些对等术语，例如“self-billing”（自开发票），也可能是可接受的。

各方责任

尽管减免凭据是由服务接收方生成的，但双方都对结算详情的准确性负责。服务接收方必须确保正确开出减免凭据并包含所有必要的文件证明。同时，服务提供商必须验证所述金额、服务和税务信息的准确性。通常，服务提供商仍有责任在增值税申报表上申报其收入。然而，存在一些豁免情况，特别是在《增值税法》（UStG）第 13b 条下。

保留和文档记录要求

与传统账单一样，减免凭据也受到法定的保留和归档要求约束。通常来说，德国商家必须将这些会计文件保存 8 年。它们可以采用纸质或数字格式存放。

以电子形式妥善管理和存储账簿、记录和文档的原则 (GoBD) 规定，文档必须在整个保存期内保持完整、准确和可追踪。此外，减免凭据必须以此种方式存档，即在任何时候都能检测出其后的任何更改。

自我开单有哪些优点和缺点？

自我开单可以帮助公司使其开单流程更高效、更统一。对于处理大量账单或定期交易的商家，它提供了特别的组织优势。然而，商家在实施自我开单时也应考虑某些挑战。

自我开单的优点

• 减少行政工作
  当由服务接收方执行开单时，服务提供商的工作量会减轻，特别是在定期付款的情况下，无需每次都手动开单。

• 更快速、标准化的流程
  商家可以标准化其开单流程并提高自动化程度。通常，他们可以更快速地生成减免凭据，将其直接集成到现有的会计或 ERP 系统中，并减少手动任务。

• 减少反复沟通
  由于双方都在处理相同的数据，因此关于履约期限、金额或开单详细信息的疑问通常会减少。这可以大大简化协作。

• 提高定期服务的可预测性
  自我开单系统建立了结构清晰的定期开单流程，这对于长期关系或标准化服务尤其有用。因此，商家通常受益于更高的流程可靠性。

• 简化大量账单的管理
  在处理大量单笔交易或使用基于佣金的模型的行业中，自我开单可以大大简化大量账单的管理。

• 更多自动化机会
  自我开单非常适合数字和自动化流程。许多商家将自我开单直接集成到其电子会计、平台或 ERP 系统中，从而减少手动任务。

自我开单的缺点

• 数据质量要求高
  为了使开单正常运行，所有服务和账单数据必须完整且无误。数据中的错误会直接影响减免凭据。

• 对客户的依赖
  服务提供商较少参与实际的开单流程。因此，客户方面的延迟或错误可能会直接影响开单和收款。

• 额外的验证工作
  尽管服务提供商没有自己生成文档，但他们必须仔细审查每张减免凭据。不正确的细节可能会产生税务或会计影响。

• 复杂的法律要求
  自我开单受明确的法律法规约束。除此之外，商家必须确保正确记录协议，完整提供强制性信息，并遵守保留义务。

什么时候适合自行开单？

对于以定期、标准化方式或大量为产品或服务开单的德国商家来说，自行开单总是值得考虑的。在开单可以有效集中且服务数据保持高度一致性的情况下，它提供的优势最大。

具有经常性服务的长期业务关系

• 常规协作： 自行开单特别适用于持续或以固定时间间隔提供服务的业务关系。通过减免凭据开单可确保流程一致且结构化。
  
• 稳定的服务参数： 当范围、价格或薪酬模型明确定义时，可以基于可靠数据生成减免凭据。这减少了各方之间重复协调的需要。
  

基于佣金和绩效的薪酬模型

• 基于绩效的开单： 在基于佣金和绩效的薪酬模型中，开单通常是数据驱动的。在这里，减免凭据是基于可衡量的结果，例如收入、推荐或已完成的交易。
  
• 大量单笔交易： 对于拥有众多小额订单项的商家，自行开单的优势在于允许整合和集中结算，而不是要求各方各自生成账单。
  

平台模型

• 由平台运营商进行集中处理： 数字平台或交易市场的运营商通常代表众多提供商处理开单。在这种情况下，减免凭据是标准的开单工具。
  
• 可扩展的开单逻辑： 当涉及大量提供商和交易时，自行开单可实现统一且可扩展的开单结构，这是很难通过手动流程进行有效管理的。
  

具有大量交易的供应和采购流程

• 商品或服务流的标准化流程： 在涉及许多单笔交易的服务关系中，自行开单有助于标准化流程并减少管理开销。
  
• 自动化数据处理： 当数量、价格和供应数据由自动化系统捕获时，可以直接通过这些数据创建减免凭据，而无需手动开单。
  

具有紧密集成开单流程的行业

• 合作伙伴之间的密切协调： 自行开单通常用于客户和服务提供商密切合作并使用相同数据库进行开单的情况。
  
• 数字化流程环境： 特别是在数字化组织的公司或具有高度自动化的行业中，自行开单能够很好地集成到现有系统中并支持标准化的工作流。
  

实施自行开单会面临哪些挑战？

虽然在许多情况下，自行开单可以带来更高效的开单流程，但其实施和持续运营涉及许多实际和组织上的挑战。其中包括：

• 对数据和流程质量要求高： 生成正确的减免凭据需要服务数据完整、一致且及时可用。即使数据中存在微小错误或遗漏，也可能导致开单错误或需要进行后续更正。
  
• 依赖于中央系统和流程： 由于开单由客户执行，因此双方都严重依赖客户的系统和流程。数据处理延迟或技术问题会直接影响减免凭据的创建和发送。
  
• 出现差异时增加了对账需求： 尽管从原则上讲，自行开单减少了对账需求，但服务数据与预期之间的差异可能很快引发需要澄清的问题。必须系统地处理这些问题，以免影响开单流程。
  
• 尽管将开单外包，仍负有尽职调查义务： 服务提供商仍有义务验证每份减免凭据。在实践中，这意味着即使使用自动化系统，商家也必须执行额外检查，特别是有关金额和税务信息方面。
  
• 技术和组织转型： 推出自行开单通常需要对现有的 ERP、会计或平台系统进行调整。此外，必须重新定义内部流程，并且必须对员工进行培训，以确保减免凭据得到妥善处理。
  

使用 Stripe Connect 进行基于平台的支付处理

许多现代自行开单和平台模型使用专门的支付基础设施来管理多方之间复杂的现金流。Stripe Connect 使平台运营商能够注册卖家或服务提供商、处理支付，并在相关各方之间自动分配资金。

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关于德国自我开单的常见问题

您将在下方找到有关德国自我开单的一些最常见问题的答案。