Ett konsignationsavtal är ett avtalsarrangemang där en avsändare tillhandahåller varor till en mottagare för innehav och försäljning för avsändarens räkning. Enligt dessa avtal behåller avsändaren äganderätten till dess att varorna säljs och redovisar inga intäkter förrän då. Den här metoden för intäktsredovisning återspeglar försäljningen endast när den sker, inte tidigare, vilket säkerställer att ekonomiska poster visar slutförda försäljningar korrekt.

Nedan förklarar vi vad företag bör veta om redovisning av konsignationsintäkter, inklusive hur det fungerar och bästa redovisningspraxis när man hanterar konsignationsavtal.

Vad innehåller den här artikeln?

• Viktiga komponenter i ett konsignationsavtal
  
• Så fungerar intäktsredovisning med konsignation
  
• Utmaningar med redovisning av konsignationsintäkter
  
• Bästa praxis för redovisning och intäktshantering under konsignationsavtal
  

Viktiga komponenter i ett konsignationsavtal

Redovisning av konsignationsintäkter inleds med ett omfattande konsignationsavtal. Här är exempel på information som denna typ av avtal kan innehålla.

• Berörda parter: Avsändaren (den som tillhandahåller varorna) och mottagaren (den som säljer varorna)

• Beskrivning av varor: Varorna som skickas, inklusive uppgifter som typ, kvalitet, skick och eventuella unika identitetsbeteckningar

• Konsignationsperiod: Konsignationsavtalets varaktighet, med start- och slutdatum och villkor enligt vilka avtalet kan förlängas eller sägas upp i förtid

• Priser och försäljningsvillkor: Information om hur varorna ska prissättas, inklusive eventuella rabatter, kampanjer och returer, och eventuell prisflexibilitet som mottagaren kan ha

• Betalningsvillkor: Information om hur och när avsändaren får betalt för sålda varor och vad som händer med osålda varor

• Lager- och försäljningsrapporter: Information om hur ofta mottagaren behöver rapportera försäljnings- och lagerstatus till avsändaren, och vilket format och detaljrikedom rapporterna ska ha

• Ansvar för varor: Vilken part som ansvarar för varorna under transport och lagring och vilken part som bär risken för förlust eller skada

• Retur av osålda varor: Rutiner och villkor för retur av osålda varor, inklusive vilken part som ska stå för returkostnaderna

• Lösning av tvister: Information om hur avsändaren och mottagaren avgör meningsskiljaktigheter som gäller avtalet

• Uppsägningsklausuler: Information om hur endera parten kan säga upp avtalet och de villkor som motiverar uppsägning.

Enligt dessa avtal behåller avsändaren äganderätten till varorna medan de är i mottagarens besittning. Om varorna inte säljs, blir föråldrade eller minskar i värde medan de är hos mottagaren, ansvarar avsändaren för dem och står för eventuella kostnader. Om varor skadas, förloras eller blir stulna medan de är hos mottagaren måste mottagaren dock betala avsändaren för dessa.

Trots att varorna är hos mottagaren rent fysiskt behåller avsändaren ofta kontrollen över prissättningsstrategier och försäljningsvillkor och kan hantera hur varorna marknadsförs och säljs för att maximera avkastningen. Avsändaren drar nytta av den vinst som görs när varorna slutligen säljs till slutkunden.

Så fungerar intäktsredovisning med konsignation

Intäktsredovisning i ett konsignationsarrangemang beror på när mottagaren säljer varorna till slutkunden. Enligt redovisningsstandarder som Accounting Standards Codification (ASC) 606 och internationella redovisningsstandarder (IFRS) 15 får avsändaren inte redovisa intäkter när varorna skickas till mottagaren, eftersom kontrollen över varorna ännu inte har överförts. Här är de viktigaste kriterierna för att redovisa intäkter.

• Förekomst av försäljning: Avsändaren kan endast redovisa intäkten när mottagaren säljer de avsända varorna till en tredje part (dvs. slutkunden).

• Tillförlitlig transaktionsinformation: Avsändaren kan redovisa intäkter när de har fått tillförlitliga och aktuella rapporter från mottagaren om försäljningstransaktioner. Dessa rapporter bör innehålla uppgifter om kvantiteterna av sålda varor och deras priser.

• Betalningssäkerhet: Avsändaren kan redovisa intäkter när det finns en rimlig säkerhet för att betalningen från mottagaren kommer att debiteras. Säkerheten kan t.ex. avgöras av slutkundens kreditvärdighet och mottagarens tillförlitlighet i hanteringen av betalningar.

• Överföring av kontroll: Avsändaren kan redovisa intäkter när varorna är under mottagarens kontroll, vilket innebär att mottagaren har befogenhet att sälja eller hantera varorna efter eget gottfinnande.

Utmaningar med redovisning av konsignationsintäkter

Eftersom redovisning av konsignationsintäkter skiljer sig från andra typer av redovisning kan det innebära unika utmaningar. Här är några vanliga problem.

• Bevakning och rapportering av försäljning: För att redovisa intäkter på rätt sätt förlitar sig avsändaren på att mottagaren rapporterar försäljningen korrekt och snabbt. Om mottagaren inte gör det kan det leda till felaktiga intäktssiffror i avsändarens finansiella redovisning.

• Lagerhantering: Avsändaren måste föra exakta register över inventarier som skickas till mottagare och övervaka statusen för alla varor – som eventuellt skickas till flera mottagare. Misskötsel kan leda till lageravvikelser och finansiella felaktigheter.

• Risk för inkurans: Varor som hålls i konsignation kan ligga osålda under längre perioder. Det finns en risk för föråldring, särskilt i branscher som präglas av snabba förändringar som elektronik eller mode. Eftersom avsändaren behåller äganderätten till varorna står de för kostnaden för alla produkter som blir föråldrade, vilket kan påverka deras lönsamhet och lagervärdering.

• Beroende av mottagarens prestation: Avsändarens intäkter är beroende av mottagarens förmåga att sälja varorna. Dåliga försäljningsinsatser, otillräcklig marknadsräckvidd eller finansiell instabilitet kan påverka avsändarens intäktsrealisering negativt.

• Finansiell rapportering: Avsändaren måste redovisa intäkter från konsignationsförsäljning i enlighet med IFRS 15 och ASC 606, vilket innebär att fastställa när kontrollen överförs. Med tanke på att överföringen av kontroll kan försenas under fastställandet kan detta vara en komplicerad fråga.

• Efterlevnad av lagar och avtal: Avsändaren måste ta fram och upprätthålla konsignationsavtal som tydligt beskriver villkoren för intäktsredovisning, parternas ansvar och skyldigheter. De måste också se till att dessa avtal följer lokala lagar och redovisningsstandarder och att båda parter följer dem.

• Returer och ersättningar: Avsändaren måste ta hänsyn till eventuella returer från slutkunden. Detta kan försena intäktsredovisningen eller kräva justeringar av tidigare redovisade intäkter.

Bästa praxis för redovisning och intäktshantering under konsignationsavtal

Här är vad avsändare bör tänka på när de hanterar och redovisar intäkter för konsignationsförsäljning.

• Börja med ett tydligt och detaljerat konsignationsavtal: Se till att avtalet omfattar detaljer som betalningstid, vad som händer med osålda varor och hur tvister och returer ska hanteras. Ett tydligt avtal skapar tydliga förväntningar.

• Få regelbundna försäljningsrapporter från mottagaren: Skapa ett system där mottagaren regelbundet skickar försäljningsuppdateringar till dig. Att automatisera denna process och använda programvara som hämtar försäljningsdata direkt från mottagarens system kan hjälpa till att minimera fel.

• Var uppmärksam på lager som finns hos mottagaren: Använd programvara för lagerhantering som kan övervaka dina lagernivåer i realtid och meddela dig om något inte stämmer. Regelbundna kontroller och revisioner säkerställer att dina register matchar ditt lager.

• Granska mottagarens försäljningsrapporter: Jämför regelbundet mottagarens försäljningssiffror med dina egna register. Detta hjälper till att snabbt fånga upp och åtgärda eventuella felaktigheter och håller dina böcker korrekta.

• Förstå marknadstrender och produktlivscykler: Att vara medveten om trender kan hjälpa dig att undvika att bli fast med föråldrade föremål. Du bör också välja mottagare noggrant – de som arbetar på starka marknader för dina produkter – och överväga att sätta tidsgränser för hur länge dina varor kan förbli osålda.