Ein Konsignationsvertrag ist eine vertragliche Vereinbarung, bei ein Versandunternehmen (Versender) einem Empfangsunternehmen (Empfänger) Waren zur Aufbewahrung und zum Verkauf im Namen des Versenders zur Verfügung stellt. Nach diesen Verträgen behält sich der Versender das Eigentum bis zum Verkauf der Ware vor und realisiert bis dahin keinen Umsatz. Bei dieser Methode der Umsatzrealisierung werden Verkäufe nur dann berücksichtigt, wenn sie stattfinden, nicht vorher. Dadurch wird sichergestellt, dass die Finanzunterlagen abgeschlossene Verkäufe korrekt darstellen.

Im Folgenden erläutern wir, was Unternehmen über die Consignment Revenue Recognition wissen sollten, einschließlich der Funktionsweise und der Best Practices für die Buchhaltung im Umgang mit Konsignationsverträgen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wesentliche Bestandteile eines Konsignationsvertrags
  
• So funktioniert die Umsatzrealisierung mit Konsignation
  
• Herausforderungen bei der Consignment Revenue Recognition
  
• Best Practices für die Buchhaltung und das Umsatzmanagement bei Konsignationsverträgen
  

Wesentliche Bestandteile eines Konsignationsvertrags

Consignment Revenue Recognition beginnt mit einem umfassenden Konsignationsvertrag. Hier sind Beispiele für die Informationen, die diese Art von Vereinbarung enthalten kann.

• Beteiligte Parteien: Der Versender (Partei, die die Ware bereitstellt) und der Empfänger (Partei, die die Waren verkauft)

• Warenbeschreibung: Die Waren, die versandt werden, einschließlich Angaben wie Art, Qualität, Zustand und etwaiger eindeutiger Identifikatoren

• Konsignationszeitraum: Die Laufzeit des Konsignationsvertrags mit Anfangs- und Enddatum sowie die Bedingungen, unter denen der Vertrag verlängert oder vorzeitig gekündigt werden kann

• Preise und Verkaufsbedingungen: Die Preisgestaltung für die Waren, einschließlich aller Rabatte, Werbeaktionen und Retouren, sowie etwaige Flexibilität bei der Preisgestaltung für den Empfänger

• Zahlungsbedingungen: Wie und wann der Versender für verkaufte Waren bezahlt wird und was mit nicht verkauften Waren geschieht

• Bestands- und Verkaufsberichte: Wie oft der Empfänger dem Versender den Verkaufs- und Bestandsstatus melden muss und welches Format und welche Ausführlichkeit die Berichte haben sollten

• Verantwortung für Waren: Welche Partei ist während des Transports und der Lagerung für die Waren verantwortlich und welche Partei trägt das Risiko für Verlust oder Beschädigung

• Rückgabe nicht verkaufter Waren: Verfahren und Bedingungen für die Rückgabe nicht verkaufter Waren, einschließlich der Frage, welche Partei die Rücksendekosten übernimmt

• Streitbeilegung: Wie der Versender und der Empfänger Streitigkeiten im Zusammenhang mit dem Vertrag beilegen

• Kündigungsklauseln: Wie beide Parteien die Vereinbarung kündigen können und unter welchen Umständen sie gerechtfertigt ist

Nach diesen Verträgen behält der Versender das Eigentum an den Waren, solange sie sich im Besitz des Empfängers befinden. Wenn die Waren während ihres Aufenthalts beim Empfänger nicht verkauft werden, veraltet sind oder an Wert verlieren, ist der Versender für sie verantwortlich und trägt diese potenziellen Kosten. Wenn jedoch Waren beim Empfänger beschädigt werden, verloren gehen oder gestohlen werden, muss der Empfänger den Versender für diese Waren vergüten.

Obwohl sich die Waren physisch beim Empfänger befinden, behält der Versender oft die Kontrolle über Preisstrategien und Verkaufsbedingungen und kann die Vermarktung und den Verkauf der Waren verwalten, um die Rendite zu maximieren. Der Versender profitiert von etwaigen Gewinnen, die beim endgültigen Verkauf der Ware an die Endkundschaft erzielt werden.

So funktioniert die Umsatzrealisierung mit Konsignation

Die Umsatzrealisierung bei einer Konsignationsvereinbarung hängt davon ab, wann der Empfänger die Ware an die Endkundschaft verkauft. Nach Rechnungslegungsstandards wie Accounting Standards Codification (ASC) 606 und International Financial Reporting Standard (IFRS) 15 darf der Versender keinen Umsatz realisieren, wenn die Waren an den Empfänger versendet werden, da die Kontrolle über die Waren noch nicht übertragen wurde. Hier sind die Hauptkriterien für die Umsatzrealisierung.

• Verkaufsereignis: Der Versender kann Umsatz erst dann realisieren, wenn der Empfänger die Konsignationsware an Dritte (d. h. die Endkundschaft) verkauft.

• Verlässliche Transaktionsinformationen: Der Versender kann Umsatz realisieren, wenn er vom Empfänger zuverlässige und zeitnahe Meldungen über Verkaufsvorgänge erhalten hat. In diesen Berichten sollten die verkauften Warenmengen und deren Preise detailliert aufgeführt werden.

• Zahlungssicherheit: Der Versender kann Umsatz realisieren, wenn hinreichende Sicherheit besteht, dass die Zahlung vom Empfänger eingezogen wird. Die Sicherheit kann beispielsweise durch die Kreditwürdigkeit der Endkundinnen und -kunden und die Zuverlässigkeit des Empfängers bei der Abwicklung von Zahlungen bestimmt werden.

• Übertragung der Kontrolle: Der Versender kann Umsatz realisieren, wenn sich die Waren unter der Kontrolle des Empfängers befinden. Das bedeutet, dass der Empfänger die Befugnis hat, die Waren nach eigenem Ermessen zu verkaufen oder zu verwalten.

Herausforderungen bei der Consignment Revenue Recognition

Da sich die Consignment Revenue Recognition von anderen Arten der Realisierung unterscheidet, kann sie besondere Herausforderungen mit sich bringen. Hier sind einige häufig auftretende Probleme.

• Nachverfolgung und Meldung von Verkäufen: Um den Umsatz richtig zu realisieren, ist der Versender darauf angewiesen, dass der Empfänger Verkäufe genau und zeitnah meldet. Andernfalls kann es zu falschen Umsatzzahlen in der Jahresrechnung des Versenders kommen.

• Bestandsverwaltung: Der Versender muss genaue Aufzeichnungen über den an Empfänger gesendeten Bestand führen und den Status aller Waren überwachen – möglicherweise bei mehreren Empfängern. Missmanagement kann zu Bestandsdiskrepanzen und falschen Finanzberichten führen.

• Risiko der Obsoleszenz: Waren, die in Konsignation gelagert werden, können über einen längeren Zeitraum unverkauft bleiben. Es besteht die Gefahr der Obsoleszenz, insbesondere in schnelllebigen Branchen wie Elektronik oder Mode. Da der Versender das Eigentum an den Waren behält, trägt er die Kosten für alle Produkte, die veraltet sind, was sich auf seine Rentabilität und Bestandsbewertung auswirken kann.

• Abhängigkeit von der Leistung des Empfängers: Der Umsatz des Versenders hängt davon ab, ob der Empfänger in der Lage ist, die Konsignationsware zu verkaufen. Mangelhafte Verkaufsbemühungen, unzureichende Marktreichweite oder finanzielle Instabilität können sich negativ auf die Umsatzrealisierung des Versenders auswirken.

• Finanzberichterstattung: Der Versender muss Umsatz aus Konsignationsverkäufen gemäß IFRS 15 und ASC 606 realisieren, wobei der Zeitpunkt der Übergabe der Kontrolle bestimmt werden muss. Diese Aufgabe kann kompliziert werden, weil sich die Übertragung der Kontrolle während dieser Bestimmung verzögern kann.

• Rechts- und Vertragskonformität: Der Versender muss Konsignationsverträge entwerfen und pflegen, in denen die Konditionen der Umsatzrealisierung, die Verantwortlichkeiten und Verbindlichkeiten der Parteien klar dargelegt sind. Er muss auch sicherstellen, dass diese Vereinbarungen den lokalen Gesetzen und Rechnungslegungsstandards entsprechen und dass beide Parteien diese einhalten.

• Retouren und Preisnachlässe: Der Versender muss mögliche Retouren durch die Endkundschaft berücksichtigen. Diese können die Umsatzrealisierung verzögern oder Korrekturen von zuvor realisiertem Umsatz erforderlich machen.

Best Practices für die Buchhaltung und das Umsatzmanagement bei Konsignationsverträgen

Hier erfahren Sie, was Versender bei der Abrechnung und Realisierung von Umsatz aus Konsignationsverkäufen beachten sollten.

• Beginnen Sie mit einem klaren, detaillierten Konsignationsvertrag: Stellen Sie sicher, dass der Vertrag Details wie den Zahlungszeitpunkt, den Umgang mit nicht verkaufter Ware und die Beilegung von Streitigkeiten und Rücksendungen abdeckt. Ein gut durchdachter Vertrag legt klare Bestimmungen dar.

• Lassen Sie sich routinemäßige Verkaufsberichte vom Empfänger senden: Richten Sie ein System ein, in dem der Empfänger Ihnen regelmäßig aktuelle Umsatzzahlen zusendet. Die Automatisierung dieses Prozesses und der Einsatz von Software, die Verkaufsdaten direkt aus dem System des Empfängers abruft, können dazu beitragen, Fehler zu minimieren.

• Beobachten Sie den Lagerbestand, der sich beim Empfänger befindet: Verwenden Sie Bestandsverwaltungs-Software, die Ihre Lagerbestände in Echtzeit überwachen und Sie bei Diskrepanzen benachrichtigen kann. Regelmäßige Kontrollen und Audits stellen sicher, dass Ihre Aufzeichnungen mit Ihrem Bestand übereinstimmen.

• Untersuchen Sie die Verkaufsberichte des Empfängers: Vergleichen Sie die Verkaufszahlen des Empfängers regelmäßig mit Ihren eigenen Unterlagen. Dies hilft, Abweichungen schnell zu erkennen und zu beheben, und sorgt für korrekte Bücher.

• Machen Sie sich mit Markttrends und Produktlebenszyklen vertraut: Wenn Sie sich der Trends bewusst sind, können Sie vermeiden, dass Sie an veralteten Artikeln hängen bleiben. Sie sollten auch die Empfänger mit Bedacht auswählen – solche, die in starken Märkten für Ihre Produkte arbeiten – und eventuell Zeitlimits festlegen, wie lange Ihre Waren unverkauft bleiben darf.