Een consignatieovereenkomst is een contractuele regeling waarbij een afzender goederen levert aan een geadresseerde die ze namens de afzender bewaart en verkoopt. In het kader van deze overeenkomsten behoudt de afzender het eigendom totdat de goederen zijn verkocht en neemt hij tot die tijd geen opbrengsten op. Bij deze methode van opbrengstverantwoording wordt de verkoop pas verantwoord op het moment dat deze plaatsvindt, niet ervoor, zodat de financiële administratie een nauwkeurig beeld geeft van de afgeronde verkopen.

Hieronder leggen we uit wat bedrijven moeten weten over consignatie omzetverantwoording, hoe deze methode werkt en wat de best practices zijn op het gebied van boekhouding bij consignatieovereenkomsten.

Wat staat er in dit artikel?

• Belangrijke onderdelen van een consignatieovereenkomst
  
• Hoe omzetverantwoording werkt bij consignatie
  
• Uitdagingen omtrent omzetverantwoording bij consignatie
  
• Beste praktijken voor boekhouding en inkomstenbeheer in het kader van consignatieovereenkomsten
  

Belangrijke onderdelen van een consignatieovereenkomst

Omzetverantwoording bij consignatie begint met een uitgebreide consignatieovereenkomst. Hier zijn voorbeelden van de informatie die dit type overeenkomst kan bevatten.

• Betrokken partijen: De afzender (partij die de goederen levert) en de geadresseerde (partij die de goederen verkoopt)

• Beschrijving van goederen De goederen die worden verzonden, inclusief details zoals type, kwaliteit, staat en eventuele unieke identificatiegegevens

• Consignatieperiode: De duur van de consignatieovereenkomst, met begin- en einddatum, en de voorwaarden waaronder de overeenkomst kan worden verlengd of voortijdig kan worden beëindigd

• Prijzen en verkoopvoorwaarden: Hoe de prijs van de goederen zal worden bepaald, inclusief eventuele kortingen, promoties en retourzendingen, en eventuele prijsflexibiliteit die de geadresseerde zou kunnen hebben

• Betaaltermijnen: Hoe en wanneer de afzender wordt betaald voor verkochte goederen en wat er gebeurt met onverkochte goederen

• Voorraad- en verkooprapporten: Hoe vaak de geadresseerde de verkoop- en voorraadstatus aan de afzender moet rapporteren, en wat het formaat van de rapporten moet zijn en hoe ze eruit moeten zien

• Verantwoordelijkheid voor de goederen: Welke partij verantwoordelijk is voor de goederen tijdens transport en opslag, en welke partij het risico van verlies of beschadiging draagt

• Retour van onverkochte goederen: Procedures en voorwaarden voor het retourneren van onverkochte goederen, inclusief welke partij de retourkosten dekt

• Afhandeling van geschillen: Hoe de afzender en de geadresseerde geschillen met betrekking tot de overeenkomst zullen afhandelen

• Beëindigingsclausules: Hoe een van beide partijen de overeenkomst kan beëindigen en de voorwaarden die beëindiging rechtvaardigen

In het kader van deze overeenkomsten behoudt de afzender het eigendom van de goederen zolang ze bij de geadresseerde zijn. Als de goederen niet worden verkocht, verouderen of in waarde dalen terwijl ze bij de geadresseerde zijn, is de afzender er verantwoordelijk voor en neemt hij deze mogelijke kosten op zich. Als goederen echter beschadigd raken, verloren gaan of gestolen worden terwijl ze bij de geadresseerde zijn, dan moet de geadresseerde de afzender voor deze goederen betalen.

Hoewel de goederen fysiek bij de geadresseerde zijn, behoudt de afzender vaak de controle over prijsstrategieën en verkoopvoorwaarden en kan hij beheren hoe de goederen op de markt worden gebracht en verkocht om het rendement te maximaliseren. De afzender profiteert van de winst die wordt gemaakt wanneer de goederen uiteindelijk aan de eindklant worden verkocht.

Hoe omzetverantwoording werkt bij consignatie

Omzetverantwoording bij een consignatieregeling is afhankelijk van het moment waarop de geadresseerde de goederen verkoopt aan de eindklant. Volgens standaarden voor jaarrekeningen, zoals Accounting Standards Codification (ASC) 606 en International Financial Reporting Standard (IFRS) 15 moet de afzender geen omzet verantwoorden wanneer de goederen worden verzonden naar de geadresseerde omdat de controle over de goederen nog niet is overgedragen. Dit zijn de belangrijkste criteria voor het verantwoorden van omzet.

• Verkoop: De afzender kan alleen omzet verantwoorden wanneer de geadresseerde de verzonden goederen verkoopt aan een derde partij (d.w.z. de eindklant).

• Betrouwbare transactie-informatie: De afzender kan omzet verantwoorden wanneer hij betrouwbare en tijdige rapporten over verkooptransacties van de geadresseerde heeft ontvangen. Deze rapporten moeten een gedetailleerd overzicht geven van de hoeveelheden verkochte goederen en hun prijzen.

• Betalingszekerheid: De afzender kan omzet verantwoorden wanneer er een redelijke zekerheid bestaat dat de betaling van de geadresseerde zal worden geïnd. Deze zekerheid kan bijvoorbeeld worden bepaald door de kredietwaardigheid van de eindklant en de betrouwbaarheid van de geadresseerde bij het afhandelen van betalingen.

• Overdracht van controle: De afzender kan omzet verantwoorden wanneer de goederen onder de controle van de geadresseerde staan, wat betekent dat de geadresseerde de bevoegdheid heeft om de goederen naar eigen goeddunken te verkopen of te beheren.

Uitdagingen omtrent omzetverantwoording bij consignatie

Omdat de omzetverantwoording bij consignatie verschilt van andere vormen van omzetverantwoording, kan dit unieke uitdagingen met zich meebrengen. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen.

• Bijhouden en rapporteren van verkopen: Om omzet correct te verantwoorden, vertrouwt de afzender erop dat de geadresseerde de verkoop nauwkeurig en tijdig rapporteert. Als de geadresseerde dit niet doet, kan dit leiden tot onjuiste omzetcijfers in de jaarrekening van de afzender.

• Voorraadbeheer: De afzender moet een nauwkeurige voorraadadministratie bijhouden van de goederen die naar alle geadresseerden zijn verzonden en de status van alle goederen controleren, mogelijk met meerdere geadresseerden. Wanbeheer kan leiden tot voorraadverschillen en financiële onjuistheden.

• Risico op veroudering: Goederen in consignatie kunnen langere tijd onverkocht blijven. Er bestaat een risico op veroudering, vooral in snel veranderende industrieën zoals elektronica of mode. Aangezien de afzender het eigendom van de goederen behoudt, draagt hij de kosten van verouderde producten, wat van invloed kan zijn op zijn winstgevendheid en voorraadwaardering.

• Afhankelijkheid van de prestaties van de geadresseerde: De inkomsten van de afzender zijn afhankelijk van het vermogen van de geadresseerde om de verzonden goederen te verkopen. Slechte verkoopinspanningen, onvoldoende marktbereik of financiële instabiliteit kunnen een negatieve invloed hebben op de inkomsten van de afzender.

• Financiële rapportering: De afzender moet de omzet uit consignatieverkopen verantwoorden in overeenstemming met IFRS 15 en ASC 606, waarbij bepaald moet worden wanneer de controle wordt overgedragen. Aangezien de overdracht van controle tijdens deze bepaling vertraging kan oplopen, kan dit een ingewikkelde kwestie zijn.

• Wettelijke en contractuele naleving: De afzender moet consignatieovereenkomsten opstellen en bijhouden waarin de voorwaarden voor omzetverantwoording, de verantwoordelijkheden van de partijen en de aansprakelijkheden duidelijk worden uiteengezet. Hij moet er ook voor zorgen dat deze overeenkomsten voldoen aan de lokale wetgeving en standaarden voor jaarrekeningen en dat beide partijen zich eraan houden.

• Retourzendingen en vergoedingen: De afzender moet rekening houden met mogelijke retourzendingen door de eindklant. Hierdoor kan de omzetverantwoording vertraging oplopen of moet de eerder verantwoorde omzet worden aangepast.

Beste praktijken voor boekhouding en inkomstenbeheer in het kader van consignatieovereenkomsten

Dit is waar afzenders rekening mee moeten houden bij het administreren en verantwoorden van omzet uit consignatieverkopen.

• Begin met een duidelijke, gedetailleerde consignatieovereenkomst: Zorg ervoor dat de overeenkomst details bevat zoals de betalingsplanning, wat er gebeurt met onverkochte goederen en hoe om te gaan met geschillen en retourzendingen. Een sterk contract schept duidelijke verwachtingen.

• Ontvang regelmatige verkooprapporten van de geadresseerde: Zet een systeem op waarmee de geadresseerde je regelmatig verkoopupdates stuurt. Door dit proces te automatiseren en software te gebruiken die verkoopgegevens rechtstreeks uit het systeem van de geadresseerde haalt, kunnen fouten tot een minimum worden beperkt.

• Let op de voorraad die bij de geadresseerde is: Gebruik voorraadbeheersoftware die je voorraadniveaus in realtime kan controleren en je kan waarschuwen als er iets niet klopt. Regelmatige controles en audits zorgen ervoor dat je administratie overeenkomt met je voorraad.

• Bestudeer de verkooprapporten van de geadresseerde: Vergelijk regelmatig de verkoopcijfers van de geadresseerde met je eigen records. Zo kun je mismatches snel opsporen en corrigeren en blijft je boekhouding accuraat.

• Krijg inzicht in markttrends en productlevenscycli: Als je op de hoogte bent van trends, kun je voorkomen dat je opgescheept zit met verouderde artikelen. Ook moet je op een verstandige manier geadresseerden kiezen - degenen die op sterke markten voor je producten werken - en overwegen om een tijdslimiet in te stellen voor hoe lang je goederen onverkocht blijven.