Um dos maiores desafios que uma empresa enfrenta ao crescer é reformular seus processos de recrutamento e de fazer onboarding de funcionários. Quando o Twitter comprou minha Startup, ela tinha apenas 90 funcionários. Quando saí, dois anos e meio depois, o Twitter já tinha quase 1.500 pessoas - e 93% dos funcionários eram novos.

A fim de adicionar 500 pessoas por ano, você precisa mudar a forma como aborda e cresce sua organização de recrutamento, precisa pensar profundamente sobre o onboarding de funcionários e precisa manter e evoluir sua cultura.

Práticas recomendadas de recrutamento

À medida que você cresce da contratação de 10 pessoas por ano para 10 pessoas por semana, um pequeno número de processos de recrutamento pode ajudar muito a manter um alto nível e agilizar as principais contratações.

Escreva uma descrição de cargo para cada função

Muitas empresas começam a recrutar por meio de redes pessoais para um pequeno número de funções - por exemplo, engenheiros e designers. À medida que uma empresa cresce para além de pessoas físicas em algumas funções, é importante que as pessoas que estão contratando para uma função entendam o que é importante na pessoa que estão contratando. Por exemplo, se você estiver contratando uma pessoa da área de desenvolvimento de empresas pela primeira vez (consulte "Como contratar ótimos desenvolvedores B2B"), o que as pessoas devem procurar nessa pessoa e nessa função? Um engenheiro no painel de entrevistas pode não saber a diferença entre uma pessoa de desenvolvimento de negócios e um vendedor. É importante esclarecer o conjunto de habilidades e a função para que todos estejam procurando o mesmo tipo de candidato.

Para cada função, você deve escrever uma descrição do cargo que explique o que a função fará e que experiência e formação está procurando. Você também pode listar os aspectos que não está procurando ou que considera menos importantes. Essa descrição deve ser distribuída às pessoas que estão sendo entrevistadas para a função com uma nota curta explicando o que o gerente de contratação está procurando e priorizando. Se, posteriormente, a sua equipe levantar dúvidas sobre quem contratar para a função, você poderá consultar a descrição original do cargo para corrigir quaisquer suposições erradas.

Faça as mesmas perguntas a todos os candidatos

Para cada candidato a uma determinada função, faça perguntas de entrevista iguais ou semelhantes. Isso permitirá que você calibre os candidatos com perguntas idênticas.

Atribua áreas de foco aos entrevistadores antes da entrevista

Muitas vezes, você deseja entrevistar os candidatos sobre aspectos específicos de suas funções. Por exemplo, você pode entrevistar um gerente de produto sobre suas percepções do produto, realizações anteriores, adequação à cultura etc. Em vez de fazer com que cada pessoa com quem o candidato entrevista faça o mesmo conjunto de perguntas para cada área, você pode ter três ou quatro entrevistadores, cada um focado em uma área diferente que você atribui a eles antes da entrevista. Isso permitirá que você tenha uma visão aprofundada de cada área, em vez de uma visão superficial de todas as áreas.

Além disso, se você trouxer a pessoa de volta para uma segunda rodada de entrevistas, poderá reforçar as áreas de preocupação com entrevistas mais focadas.

Entrevistas de produtos de trabalho

Para algumas funções, a melhor maneira de avaliar um candidato (além do conhecimento prévio direto do trabalho com ele) é fazer com que ele desenvolva um produto de trabalho como parte da entrevista. Isso pode ser feito no local ou em casa. Por exemplo, um engenheiro poderia fazer um exercício de codificação, ou um designer poderia ser solicitado a fazer um conjunto rápido de wire frames ou fluxo de trabalho para um produto hipotético. Um profissional de marketing pode ser solicitado a gerar um plano de marketing de produto hipotético. Em geral, é bom evitar pedir trabalho ou produção em um produto existente da empresa para evitar a percepção de que o candidato está recebendo trabalho gratuito.

Pontuação do candidato

Quando cada entrevistador terminar sua entrevista, é bom que ele registre o feedback sobre o candidato antes de falar com os outros entrevistadores. Isso evita que as pessoas influenciem umas às outras e força cada entrevistador a tomar uma posição por escrito sobre o candidato. Você também pode adotar um sistema de classificação numérica (por exemplo, de 1 a 5 pontos) ou uma escala simples de "contratar/não contratar". O segredo é a consistência, além de fornecer aos entrevistadores uma definição clara do que esses resultados devem significar. Uma pontuação consistente pode permitir que você rejeite ou persiga rapidamente os candidatos. Em geral, seu sistema de pontuação evita que os entrevistadores tenham a saída fácil de uma opção "neutra". Portanto, a estrutura "contratar/não contratar" não teria uma opção "sem opinião".

Seja rápido

Todas as empresas para as quais trabalhei, ou com as quais trabalhei, perceberam que um dos maiores determinantes da conversão de candidatos é a rapidez com que vocês os entrevistam e a rapidez com que podem fazer uma oferta. Além da conversão, uma métrica importante para a categoria é o tempo que os candidatos passam em cada etapa do processo de entrevista. Você deve otimizar para reduzir o tempo entre cada etapa e para fazer ofertas rapidamente.

Verifique as referências dos candidatos

As verificações de referências costumam ser o sinal mais claro sobre um candidato. Você deve verificar as referências de todos. Tenha cuidado com empresários - eles tendem a fornecer amigos em sua organização como referências e, em geral, recebem recomendações brilhantes de seus amigos. Descobri que os engenheiros e outras funções são mais diretos e honestos ao fornecer referências para seus amigos. Para compensar isso, tente ampliar o escopo das referências que você verifica dos empresários para outras funções, a fim de garantir a clareza de suas habilidades e áreas de melhoria.

Candidatos diversos

Garantir a diversidade (de gênero, raça ou origem étnica, orientação sexual, classe social e origem, entre outros) na sua base de funcionários e no processo de entrevistas é o tema de vários livros e blogs. Um excelente recurso para isso é o site Paradigm, de Joelle Emerson, cujo foco são as práticas de contratação diversificadas. Você também pode ler a entrevista com Joelle mais adiante neste livro.

Há muitos detalhes e nuances para se chegar a uma força de trabalho diversificada. Alguns itens importantes:

1. Certifique-se de ter candidatos diversificados para cada função. Você nunca terá uma base diversificada de funcionários se não garantir candidatos diversificados em seu funil. Criar um funil diversificado significa não apenas buscar um espectro mais amplo de candidatos, mas também pensar na linguagem das descrições de cargos, na forma como os funcionários são representados em seu site e em outros fatores que afetarão quem se candidata.

2. Concentre-se em eliminar os vieses de sua abordagem de entrevista. Existem vários vieses nas abordagens de entrevista Standard. Um exemplo simples seria se os nomes e o gênero dos candidatos são ocultados na fase de revisão do currículo.

3. Ofereça benefícios que suportem as necessidades dos funcionários sub-representados. A licença parental remunerada é um exemplo simples. Pense em um grupo mais amplo de funcionários em potencial e em quais benefícios suportariam a capacidade deles de se concentrarem no trabalho em sua empresa.

Atribua áreas de foco aos recrutadores

O uso de recrutadores por uma Startup mudará drasticamente ao longo da vida da empresa.

Em uma Startup pequena (por exemplo, de 3 a 10 pessoas), o uso de um recrutador geralmente não é tão útil quanto o fundador direto ou a rede de contatos de funcionários usando o LinkedIn e outras ferramentas. Em contrapartida, quando eu estava no Twitter, a empresa cresceu de aproximadamente 90 para aproximadamente 1.500 pessoas em um período de dois anos e meio. À medida que sua empresa cresce para centenas e milhares de pessoas, você vai querer trazer recrutadores especializados, sourcers, gerentes de programas universitários etc. para dentro da empresa e, potencialmente, usar recrutadores externos contratados para contratações de executivos.

Os primeiros dias: sua equipe como recrutadores

No início, a melhor abordagem para o recrutamento é fazer com que as pessoas da sua equipe indiquem ativamente pessoas da rede delas. Da mesma forma, muitos fundadores e funcionários iniciais gastam de 30% a 50% do seu tempo no início (por exemplo, ao crescer de 3 para 15 pessoas) no recrutamento. Não há solução fácil para isso. Você precisa simplesmente analisar um grande número de pessoas (por meio de redes de contatos, LinkedIn, amigos etc.) para encontrar um punhado de pessoas que se juntem à sua equipe.

Algumas Startups que conheço contratam com sucesso alguém que é uma mistura de gerente de escritório/gerente de rede social/coordenador de recrutamento. Essa pessoa geralmente passa muito tempo agendando candidatos indicados e entrando em contato com candidatos passivos por e-mail e pelo LinkedIn. Quando o candidato manifesta interesse, ele o encaminha para um fundador ou gerente de contratação.

Escalonamento inicial: o recrutador interno

Quando uma empresa atinge um determinado tamanho e está crescendo rápido o suficiente (adicionando de 15 a 20 pessoas por ano ou mais), contratar recrutadores internos faz muito sentido. Inicialmente, o recrutador desempenha algumas funções diferentes que, em empresas em estágio maior, serão divididas, incluindo:

• Sourcing
  
• Executar o processo de recrutamento (agendamento, coleta de feedback, coordenação com o gerente de contratação, etc.)
  
• Em alguns casos, entregar ofertas (embora eu ache que muitas vezes os gerentes de contratação ou os fundadores possam fazer isso)
  

Dependendo da força do recrutador (e, o que é importante, da Marca da empresa com seus candidatos), o recrutador poderá contratar de um a quatro engenheiros por mês. Isso muda à medida que a empresa cresce e acrescenta funções mais diferenciadas (veja abaixo).

Isso significa que, se você estiver contratando menos de 15 engenheiros por ano, talvez queira ter um recrutador em tempo parcial ou com funções divididas, crescer organicamente por meio de indicações da empresa ou encontrar uma estrutura alternativa com recrutadores externos.

Para funções que não sejam de engenharia (por exemplo, vendas), um único recrutador pode ser capaz de contratar um número maior de pessoas por mês. Isso se deve, em parte, à natureza da contratação de vendas, que depende muito de indicações, bem como ao fato de que há menos empresas de alto crescimento para que o pessoal de vendas, marketing e desenvolvedor possa ir. Em contrapartida, todas as Startups estão tentando contratar engenheiros e designers.

Os aspectos que afetam a capacidade do recrutador de ser eficaz incluem:

• Marca da Startup com os candidatos
  
• Força do gerente de contratação e da equipe executiva como recrutadores. Se eles forem ativos e engajados, o recrutamento fluirá de forma mais eficiente e ajudará a identificar e fechar mais candidatos.
  
• Amplitude da rede de contatos dos funcionários da empresa
  

Nunca é demais enfatizar a importância do envolvimento do gerente de contratação e de outros executivos no processo de recrutamento (por meio de conversas informais, ofertas, reuniões para almoço etc.), independentemente da força da organização de recrutamento que você tenha. Os candidatos sempre vão querer ter contato com pessoas que ocupam funções importantes na empresa. (Mark Zuckerberg, do Facebook, é famoso por suas "caminhadas de fechamento" com candidatos de nível médio).

Alto crescimento: múltiplas funções de organização de recrutamento

Quando uma empresa está crescendo muito rápido, o conjunto de funções na equipe de recrutamento tende a se fragmentar e você precisa começar a especializar os tipos de pessoas na sua equipe de recrutamento.

1. Sourcers. Os sourcers pesquisam, fazem ligações frias, enviam e-mails e criam um caminho para os candidatos passivos. Em alguns casos, eles transferem os candidatos para os recrutadores, que os inserem em um processo coordenado de entrevistas. Alguns sourcers gerenciam os candidatos até a entrevista no local, mas raramente vão além disso.

2. Recrutadores. Os recrutadores gerenciam o processo de coordenação do candidato por meio do agendamento de várias entrevistas (triagens por telefone, no local, executivas etc.) e, em seguida, conversam com a equipe ou com o gerente de contratação para determinar se uma oferta será feita. Em algumas empresas, o recrutador pode estender a oferta; em outras, é o gerente de contratação que faz isso.

Seus primeiros recrutadores internos também devem ter experiência em sourcing. Isso ajuda de várias maneiras:

• O recrutador provavelmente será mais eficaz na busca e no recrutamento de funções especializadas de engenharia.
  
• Haverá menos transferências entre as pessoas da equipe (por exemplo, sourcer, recrutador, gerente de contratação, etc.), o que significa menos atrito para o candidato e menos pessoas serão prejudicadas.
  

A divisão das funções de recrutador e de sourcer tende a funcionar melhor quando você está contratando um grande número de pessoas de um tipo específico. Por exemplo, se você precisa contratar 50 engenheiros backend, 30 engenheiros front-end e 20 gerentes de produto, começar a segmentar as funções de recrutamento faz uma grande diferença.

_3. Pesquisadores de candidatos. _ Essas pessoas podem pesquisar no LinkedIn todos os engenheiros do Google, priorizá-los, colocá-los em uma planilha e, em seguida, passar a planilha para os sourcers fazerem a divulgação e apresentarem os candidatos para entrevista.

Geralmente, essas pessoas só são realmente adicionadas à equipe quando ela cresce de mais de 100 para mais de 1.000 pessoas e você contrata um grande número de pessoas para a mesma função.

4. Marketing de recrutamento. Essas são as pessoas que desenvolvem os materiais de marketing e o conteúdo do site; veiculam anúncios; e organizam eventos de recrutamento, hackathons etc. para criar um pipeline de entrada de candidatos. Em uma Startup, isso geralmente é conduzido por alguém da equipe para a qual você está recrutando (por exemplo, um gerente de engenharia para candidatos de engenharia). Como alternativa, a equipe de marketing da Startup pode ser responsável por isso como parte de seus esforços gerais de marketing. Somente quando uma empresa cresce para algumas centenas de pessoas ou mais é que surge a possibilidade de uma função autônoma de coordenação de marketing de recrutamento.

5. Programas universitários. Dado o momento e a cadência específicos das contratações de recém-formados e estagiários, algumas empresas especializam sourcers e recrutadores especificamente para a coordenação e contratação de recém-formados. Quando a sua Startup ainda é pequena, em vez de contratar pessoas dedicadas a programas universitários, você pode fazer com que a equipe de recrutamento existente se desloque para cobrir essa área durante os poucos meses em que ela for mais relevante.

Contratações de executivos: recrutador retido

Para as contratações de executivos, uma busca independente usando uma empresa de recrutamento de executivos pode funcionar bem. Embora você continue a buscar pistas entre seus investidores e funcionários, as empresas de recrutamento especializadas têm redes adaptadas para preencher o cargo de conselheiro geral, CFO ou outra função que possa estar simplesmente fora da sua rede de fundadores.

No caso de uma busca retida, você pode pagar a um recrutador externo uma tarifa inicial ou um retentor para encontrar candidatos para você. Em geral, esse tipo de pesquisa funciona melhor se você estiver contratando um executivo para a empresa em vez de uma pessoa física. Um dos motivos é que as contratações de executivos podem estar fora de sua rede principal ou que os executivos podem estar mais dispostos a conversar com recrutadores de uma empresa com marca do que com alguém de uma Startup menos conhecida.

Há uma série de recrutadores de executivos com marcas que seus anjos, VCs ou consultores podem conectar você.

Onboarding de funcionários

Muitas empresas cometem o erro de passar meses construindo um pipeline para recrutar as melhores pessoas, mas depois passam pouco tempo realmente fazendo onboarding para garantir que sejam bem-sucedidas.

Aqui estão algumas ideias simples que seu gerente de escritório ou chefe de pessoal pode tentar ao fazer onboarding de novas pessoas.

Envie uma carta de boas-vindas

Envie uma carta de boas-vindas ao novo funcionário - e copie todas as equipes com as quais essa pessoa trabalhará de perto. A carta explicará a função da pessoa, a quem ela se reportará, quais são suas metas para o trimestre, bem como, potencialmente, um fato interessante sobre ela que ela esteja disposta a compartilhar. A ideia é garantir que cada nova pessoa tenha uma função e responsabilidades claras, e que o restante da organização esteja ciente dessas coisas. O fato interessante cria um quebra-gelo para que seus colegas de trabalho possam iniciar uma conversa com o novo contratado.

Pacote de boas-vindas

Crie uma lista de verificação dos itens que cada nova pessoa recebe ao se apresentar para o primeiro dia na empresa. Isso deve ir além dos itens utilitários como laptop e endereço de e-mail. Inclua um livro sobre a gestão que a empresa pretende imitar, uma camiseta ou um capuz e, se a pessoa tiver um recém-nascido, deixe um macacão para ela. Você também pode ter uma nota manuscrita (ou assinada) dando as boas-vindas à pessoa física na empresa.

Sistema de amigos

As empresas de alto crescimento tendem a ter seu próprio jargão, ferramentas internas e processos aleatórios que são exclusivos delas. Combine um novo funcionário com um "amigo" - alguém que não esteja na cadeia de comando e que possa levá-lo para almoçar, apresentá-lo às pessoas e, principalmente, responder a qualquer pergunta "estúpida" que ele possa ter. Os "amigos" tendem a ficar juntos por um a três meses.

Certifique-se de que eles tenham propriedade real

Os maiores obstáculos para fazer um onboarding feliz dos funcionários tendem a ser (1) um relacionamento ruim entre gerente e funcionário e (2) a falta de sentimento de propriedade da área para a qual foram contratados. O proprietário anterior de um projeto pode demorar mais do que o necessário a fim de obter crédito pelo trabalho anterior realizado. Reconheça o trabalho deles, mas diminua o ritmo o mais rápido possível para que o novo funcionário possa se recuperar. Se o prazo for curto (duas semanas para o lançamento), você pode pedir ao proprietário original que lance o produto ou faça o trabalho. Se o prazo for mais longo (dois meses), você deve fazer a transição do projeto.

Estabeleça metas

Cada gerente pode definir metas de 30, 60 e 90 dias para os novos funcionários. Isso dá um senso de direção, contexto e estrutura para o novo funcionário. Também enfatiza o que é importante ser feito e as prioridades da pessoa física.