Os documentos de fundação detalham os planos para todo o empreendimento, incluindo os objetivos e princípios de longo prazo da empresa e a filosofia da sua empresa: por que e como você existe e opera. Você deve criar seus documentos de fundação relativamente cedo, assim que estabelecer alguma tração. Eles se tornam uma referência ainda mais importante quando uma empresa cresce além de cerca de 40 ou 50 pessoas. Depois de comunicar a razão de ser da sua empresa nos seus documentos de fundação, você pode voltar sua atenção para a criação e implementação dos seus sistemas operacionais iniciais em toda a empresa.

Ter documentos de fundação sólidos que compartilham por que você existe e o que busca alcançar garante que os sistemas operacionais implementados compartilhem um propósito comum, fluam dos seus objetivos e sejam guiados por um claro ethos da empresa de cima a baixo, da liderança aos indivíduos. Esses sistemas podem ser replicados em toda a empresa à medida que ela ganha escala e garantem que, mesmo em tempos de caos, o propósito e a cultura da sua empresa sejam faróis para orientá-lo. Ter clareza sobre seus valores também significa que as expectativas são conhecidas por todos, o que promove a compreensão mútua e facilita o feedback quando alguém não atende às expectativas.

Os documentos de fundação devem incluir uma missão, metas de longo prazo, princípios (frequentemente chamados de valores) e estatutos de equipe.

Missão

Uma missão declara por que você existe. Mesmo que você tente evitar defini-la, ela geralmente se revelará.

A resposta de Patrick [Collison] à minha pergunta sobre a missão da Stripe não foi exatamente que não tínhamos uma, mas que ele e John, seu irmão e cofundador, não tinham formalizado uma que parecesse funcionar. No entanto, em parte do conteúdo mais antigo da primeira página Sobre da Stripe, Patrick escreveu que a empresa queria "aumentar o PIB da internet". Depois que essas palavras foram publicadas, tanto funcionários quanto candidatos a vagas continuaram se referindo a essa frase como a missão. Ela se apresentou organicamente às pessoas como o propósito mais atraente para a empresa.

Lembro-me de uma ligação tarde da noite com Patrick, na qual revisávamos seus comentários para nossa reunião anual de toda a empresa. Nós dois reconhecemos que era hora de aceitar a missão que nos havia sido entregue, então a missão da Stripe passou a ser aumentar o PIB da internet.

As missões são descritivas e aspiracionais. São descritivas porque devem ser exclusivamente específicas, e outra organização não deve ter a mesma missão. São aspiracionais porque é improvável que uma missão seja totalmente alcançada. Bill Gates disse certa vez: "No início, Paul Allen e eu definimos a meta de um computador em cada mesa e em cada casa. Foi uma ideia ousada, e muitas pessoas acharam que estávamos loucos de imaginar que era possível." Esse é exatamente o tipo de aspiração que poderia ser dividida em marcos menores e alcançáveis que uma empresa precisaria atingir para alcançar esse resultado. O mesmo se aplica à missão do Google: "Organizar as informações do mundo e torná-las universalmente acessíveis e úteis."

Todas as partes da pilha, a equipe, a divisão e a empresa, devem ter uma missão. A missão de uma equipe deve se conectar à missão da divisão, e a missão da divisão deve se conectar à missão da empresa.

Aqui estão alguns exemplos de missões divisionais que atendem à missão da empresa da Stripe:

• Design: Definir, criar e entregar todos os aspectos da marca e do produto da Stripe voltados para o usuário, criando experiências e produtos bonitos e com bom funcionamento que os usuários adoram e desejam recomendar a outras pessoas.
  
• Operações: Capacitar nossos usuários a desenvolver as próprias empresas e construir as operações para oferecer suporte ao crescimento futuro da Stripe. Se fizermos isso bem, aceleraremos o aumento do PIB da internet.
  

E aqui estão algumas missões de equipes dentro das missões divisionais:

• Logística (em operações): Construir e fazer crescer processos operacionais que ajudam a Stripe a expandir nossas operações de logística e execução, trabalhando em estreita colaboração com parceiros terceirizados nos EUA e em todo o mundo.
  
• Fundação (em engenharia): Fornecer infraestrutura utilizável para a Stripe explorar novos produtos inovadores enquanto, simultaneamente, amplia linhas de negócios empresariais maduras, seguras, confiáveis e econômicas.
  
• Demanda (em marketing): Expandir e acelerar a aquisição de clientes e o valor vitalício, gerando leads de autoatendimento e vendas bem qualificados e envolvendo leads com conteúdo útil durante todo o ciclo de vida do relacionamento conosco.
  

Os indivíduos também podem ter missões, embora essas missões provavelmente mudem bastante à medida que suas funções e responsabilidades evoluem. O que é fundamental para os indivíduos é que eles saibam como seu trabalho contribui para a equipe, depois para a divisão e, finalmente, para a empresa.

Para usar a Microsoft como exemplo, pode-se imaginar como a missão poderia fluir de cima para baixo (observe que esta é a minha própria representação, não necessariamente o que a Microsoft definiu internamente):

• Missão da empresa: Um computador em cada mesa de cada casa.
  
• Missão da divisão: Criar o sistema operacional para computadores.
  
• Missão da equipe: Desenvolver a interface gráfica do usuário (GUI) para o operador que usa o sistema operacional.
  

Objetivos de longo prazo

A outra coisa que pedi quando comecei na Stripe foi uma lista dos objetivos de longo prazo da empresa: as ambições de cenário geral que esperávamos alcançar ou melhorar ao longo de alguns anos. Eles não estavam escritos na época, então cuidamos disso logo depois que entrei em 2014, elaborando um documento simples de duas páginas. Na época, considerei este documento como parte de um plano de alto nível de três a cinco anos. Mas se você ler nossos objetivos hoje, oito anos depois, eles continuam os mesmos. Uma seleção:

• Ampliar o comércio viabilizado pela internet.
  
• Acelerar a globalização.
  
• Avançar o estado da arte na criação de infraestrutura e ferramentas para desenvolvedores.
  

De certa forma, esse pequeno conjunto de objetivos se enraizou e fortaleceu a missão da empresa. Não acho que eles vão mudar, nem mesmo em mais três ou cinco anos. Eles fornecem um contexto valioso aos funcionários sobre nossas aspirações e razão de ser. Claro, também temos metas de empresa, de divisão e de equipe que definimos trimestral e anualmente. Essas metas de curto prazo se conectam aos objetivos de longo prazo, de forma que ter essa ambição de longo prazo é um precursor necessário para defini-las.

Princípios

Os próximos elementos que você precisa codificar no nível mais alto são os valores da sua empresa, que formam a base da sua cultura. Uma missão explica por que sua empresa existe. Seus objetivos de longo prazo descrevem o que sua empresa espera alcançar. Seus valores, ou princípios, estabelecem a cultura que permite trabalhar para atingir esses objetivos. Na Stripe, chamamos nossos valores de "princípios" porque gostamos da conotação de um sistema compartilhado de crenças e comportamentos. Como quer que você os chame, eles devem estar presentes em todas as ações da sua empresa, tanto individuais quanto coletivas.

O mais importante sobre os princípios é que eles pareçam autênticos para a identidade que a empresa está desenvolvendo organicamente. Assim como a marca da sua empresa, eles devem ser relevantes, críveis, duradouros e alcançáveis. Eles precisam ser um pouco aspiracionais, claro, mas acho que muitas empresas tornam seus princípios tão idealistas que não ressoam com os funcionários porque não têm conexão com a forma como a empresa realmente opera. Por exemplo, se um dos seus valores for "Nós nos importamos com os clientes", mas o único entendimento que você tem dos seus clientes é quantos você tem, em vez da experiência deles com o seu produto, a desconexão será óbvia para todos.

O professor do MIT, Edgar Schein, descreveu a cultura como tendo três níveis: artefatos, crenças e valores defendidos e suposições básicas subjacentes. Suas conhecidas imagens do lago de lírios e do iceberg para entender a cultura enfatizam como os artefatos são exemplos visíveis de uma cultura, mas a verdadeira cultura está abaixo da superfície. Pode ser difícil articular princípios porque você está tentando escrever algo que está estabelecido tanto em crenças defendidas, que às vezes são visíveis, quanto em suposições inconscientes, que são invisíveis e difíceis de adivinhar. Ao redigir seus princípios, tente anotar momentos notáveis na história da empresa. Podem ser decisões importantes, escolhas críticas de produtos ou momentos de mobilização organizacional. O que era verdade naqueles momentos? Qual sistema de crenças prevaleceu? Aproveitar esses exemplos é um bom ponto de partida para o seu rascunho.

Não tenha medo de buscar opiniões de toda a sua organização. Na Stripe, os primeiros rascunhos dos princípios foram escritos por funcionários. Eles eram uma combinação fascinante de crenças defendidas e suposições subjacentes já incorporadas à cultura. Patrick revisou o trabalho inicial e elaborou sua própria versão, que depois circulamos na empresa para comentários antes de compartilhar nosso primeiro conjunto oficial de princípios operacionais. Revisamos e atualizamos esses princípios a cada um ou dois anos para garantir que continuem autênticos e relevantes, mas o mais importante é garantir que eles sejam verdadeiramente expressos na forma como contratamos, recompensamos, lideramos e nos conduzimos em toda a empresa.

Aqui estão alguns dos princípios operacionais da Stripe em dezembro de 2021:

Como trabalhamos

Usuários em primeiro lugar
Temos uma grande obrigação com as empresas criadas na Stripe e as pessoas comuns que elas atendem. Como somos muito importantes para o sucesso dos nossos usuários, devemos manter as necessidades deles no centro de tudo o que fazemos.

Aja com urgência e foco
Uma predisposição para a ação acelera nosso aprendizado e encanta nossos usuários. Concentre-se no que é mais importante, faça um progresso inicial rápido e repita até alcançar o melhor resultado.

Quem somos

Curiosos
Lideramos com um interesse genuíno por pessoas, ideias e pelo desconhecido. Trabalhamos duro para entender outros pontos de vista e preferimos investigar a ter razão.

Macro-otimistas
Os Stripes rejeitam o cinismo, sabendo que todos os problemas podem ser resolvidos com o entendimento correto e que o progresso só é inevitável com esforço focado. Acreditamos no longo prazo.

Exotérmicos
Os Stripes geram uma energia e um calor que contagiam as equipes e toda a empresa. Estamos genuinamente animados com nosso trabalho e em criar um ambiente excepcionalmente acolhedor para todos os Stripes.

Estatutos de equipe

Recomendo que as equipes criem um documento fundamental adicional: um estatuto de equipe. As missões de equipe seguirão e aceitarão a missão e os valores da empresa, e geralmente têm uma ou duas frases de comprimento. Um estatuto de equipe é um documento mais longo, talvez de uma página, que deve criar clareza sobre o propósito da equipe. Ele deve articular para os membros da equipe e outras pessoas na empresa por que a equipe existe e quais são seus objetivos de longo prazo.

Quando você cresce muito rápido, ou quando sua divisão é grande, pode ser surpreendentemente difícil descobrir quem é responsável por qual trabalho e com qual finalidade. Quando as coisas ficam complicadas, um bom gerente às vezes tenta simplificar o trabalho descrevendo as tarefas a serem concluídas. O estatuto da equipe é um resumo dessas tarefas e do que as outras pessoas podem esperar da equipe, tanto imediatamente quanto no longo prazo. Informações abertas e transparentes sobre o que cada equipe faz e pelo que é responsável permitem um caminho mais tranquilo enquanto as equipes trabalham em prol da sua própria missão e, por extensão, da missão da empresa.

A missão e o estatuto de uma equipe devem ficar em um local acessível, de preferência na intranet compartilhada. Juntos, a missão e o estatuto devem fornecer uma descrição clara do que cada equipe faz (por exemplo, "produzir insights de dados que ajudam a fornecer melhores resultados para os usuários"), explicar por que o trabalho é importante para a empresa, e compartilhar métricas importantes, além de grandes riscos e dependências. Pontos extras se você adicionar um link para um Dashboard com as métricas e metas da equipe, além de fornecer um guia sobre a melhor forma de entrar em contato e trabalhar com essa equipe na página do estatuto. Dessa forma, quando novos funcionários começarem, eles poderão descobrir com quem entrar em contato, e como, caso o trabalho deles exija suporte de outras equipes.

Documentos de fundação são a sua base

Os documentos de fundação fazem parte de uma estrutura maior de planejamento e prestação de contas na qual a empresa existe. Eles são, apropriadamente, a base sobre a qual o seu sistema operacional e o seu ritmo são construídos, e são apenas um elemento no amplo leque de processos, estruturas e abordagens de gestão que podem ajudar empresas de alto crescimento a crescer efetivamente.

Scaling People: Tactics for Management and Company Building, de Claire Hughes Johnson, tem como objetivo desmistificar essas práticas. Ele foi desenvolvido para fornecer a fundadores, líderes e gerentes as ferramentas para criar estruturas de empresa resilientes e abordagens empáticas e de bom senso para diversos cenários de gestão.

O livro será lançado em março de 2023, e você já pode reservá-lo. Enquanto isso, assine a newsletter da Stripe Press para receber atualizações sobre o Scaling People e novidades sobre os próximos livros e projetos da Stripe Press.