Als je bedrijf vanuit het VK naar de VS verkoopt, heb je waarschijnlijk wel eens te maken gehad met een veelvoorkomende grensoverschrijdende belastingvraag: hoe wordt de belasting op de toegevoegde waarde (BTW) toegepast zodra je producten of diensten het land verlaten? Het antwoord hangt af van verschillende details, zoals nultariefregels, exportbewijzen en hoe His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) de locatie van een verkoop definieert.

In 2024 exporteerde het VK £ 137 miljard aan diensten naar de VS, wat neerkomt op 27% van alle Britse export van diensten.

Hieronder bespreken we hoe de btw van het VK naar de VS werkt, hoe de regels voor “plaats van levering” dit proces beïnvloeden en hoe geautomatiseerde tools je kunnen helpen om de fiscale compliance consistent te houden op verschillende markten.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe bereken je btw voor transacties van het VK naar de VS?
  
• Welke tools helpen bedrijven om de btw-compliance voor grensoverschrijdende verkopen te beheren?
  
• Hoe beïnvloedt btw-behandeling prijzen, marges en rapportage voor transacties van het Verenigd Koninkrijk naar de VS?
  
• Met welke btw-uitdagingen worden bedrijven geconfronteerd als ze naar de VS exporteren?
  
• Hoe kunnen bedrijven effectieve complianceprocessen implementeren voor BTW tussen het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Hoe bereken je btw voor transacties van het VK naar de VS?

BTW is alleen van toepassing op transacties tussen het VK en de VS als het VK van mening is dat de verkoop binnen haar grenzen heeft plaatsgevonden en alleen als de verkoper BTW-geregistreerd is.

BTW-registratie wordt verplicht zodra de jaarlijkse BTW-plichtige omzet van een bedrijf de drempel van £90.000 overschrijdt, hoewel sommige bedrijven zich eerder registreren om BTW op kosten terug te vragen. In alle gevallen hangt het af van de regels voor de plaats van levering of er btw in rekening moet worden gebracht op een verkoop:

• Wat dit bepaalt: de regels inzake de plaats van levering bepalen welk land het recht heeft om een verkoop te belasten. Ze bepalen of een transactie wordt behandeld alsof deze in het VK, in de VS of ergens anders plaatsvindt.

• Hoe het verschilt voor goederen en diensten: voor goederen volgt de plaats van levering meestal de fysieke verplaatsing van het product. Als het het VK verlaat, wordt de verkoop behandeld als export. Voor diensten hangt de plaats van levering af van de klant en het soort dienst dat wordt geleverd.

• Waarom het in de praktijk van belang is: de plaats van levering bepaalt of er btw op de factuur komt te staan. Als je het verkeerd doet, kan dat betekenen dat je btw in rekening brengt terwijl dat niet mag of dat je btw verschuldigd bent die je nooit hebt geïnd.

Dit is hoe het systeem verschillende soorten verkopen behandelt:

• Goederen verzonden naar de VS: voor deze goederen geldt een btw-nultarief zolang ze het VK fysiek verlaten. Je rekent geen BTW en je kunt nog steeds BTW terugvragen op je inputs. In deze situaties heeft HMRC een bewijs van export nodig, zoals koeriersdocumenten, exportgegevens of digitale tracering. Zonder dit bewijs kan HMRC de verkoop opnieuw classificeren als belastbaar tegen het standaardtarief VAT.

• Diensten verkocht aan klanten in de VS: bij de meeste niet-digitale diensten verkocht aan klanten in de VS wordt de plaats van levering beschouwd als de leverancier. Dit betekent dat de btw-behandeling in het VK van toepassing is. Bij niet-digitale diensten die aan bedrijven in de VS worden verkocht, wordt de plaats van levering behandeld als de plaats waar de klant is. Dit valt buiten het toepassingsgebied van de btw in het VK en er wordt geen btw in rekening gebracht.

• Digitale diensten verkocht aan klanten in de VS: de regels van het VK inzake plaats van levering behandelen digitale diensten die aan de VS worden verkocht als geleverd waar de klant zich bevindt. Dit valt buiten het toepassingsgebied van de btw in het Verenigd Koninkrijk en er wordt geen btw in rekening gebracht.

Welke tools helpen bedrijven om de btw-compliance voor grensoverschrijdende verkopen te beheren?

Het beheren van de btw voor verkopen van het VK naar de VS is eenvoudiger als je systemen het meeste werk doen. Er zijn veel tools beschikbaar om bedrijven hierbij te helpen, waaronder:

• Geautomatiseerde belastingcalculators: deze systemen passen in realtime de juiste btw of nultarieven toe op basis van het type product en de locatie van de klant. Dit vermindert handmatige besluitvorming en helpt btw-afwijkingen te voorkomen.

• Facturatie- en boekhoudsoftware: met deze platforms kun je belastingcodes instellen voor export, facturen genereren die aan de regels voldoen, valutaconversies verwerken en verkopen nauwkeurig registreren voor BTW-aangifte.

• Klantenclassificatiefuncties: deze systemen leggen vast of een klant een bedrijf of een individu is, wat ervoor zorgt dat diensten de juiste btw-behandeling krijgen. Deze tools kunnen statusinformatie opslaan voor je zakelijke klanten in de VS voor het geval HMRC deze informatie nodig heeft.

• Documentatieworkflows die klaar zijn voor een audit: deze slaan automatisch verzendgegevens, exportdocumenten en locatiebewijs op. Zo hebben we het bewijsmateriaal altijd bij de hand voor het geval de Belastingdienst (HMRC) een controle uitvoert.

• Advies- en complianceplatforms: accountants en btw-specialisten gebruiken vaak geavanceerde rapportage- en aangiftesystemen. Deze zorgen ervoor dat je aangiften overeenkomen met je onderliggende transacties en dat de btw-behandeling consistent blijft naarmate je volume in de VS groeit.

Hoe beïnvloedt btw-behandeling prijzen, marges en rapportage voor transacties van het VK naar de VS?

De btw-behandeling bepaalt hoe bedrijven hun prijzen bepalen. Als grensoverschrijdende transacties toenemen, wordt dit belangrijk voor marges en rapportage.

Hier zijn enkele factoren die door de BTW beïnvloed kunnen worden:

• Prijsstrategieën in de VS: export met nultarief kan je nettoprijs in de VS concurrerender maken. Veel bedrijven geven prijzen weer zonder btw; klanten in het VK zien de btw toegevoegd bij kassa, terwijl klanten in de VS het btw-vrije bedrag zien (en betalen). Bij aankomst in de VS kunnen echter invoerrechten of gebruiksbelastingen van toepassing zijn, dus als je hierover eerlijk bent, blijven de prijsverwachtingen realistisch.

• Zakelijke marges: omdat veel transacties van het VK naar de VS onder het nultarief vallen, kun je nog steeds BTW op je kosten terugvragen. Dit beschermt je marges en kan resulteren in terugbetalingen als het grootste deel van je omzet bestaat uit export.

• Boekhoudschema's: bedrijven met een aanzienlijke export of omzet met btw-nultarief zullen meestal de standaard btw-boekhouding willen gebruiken, omdat ze dan de voorbelasting kunnen terugvorderen zonder btw in rekening te brengen op export met btw-nultarief. Als je de Flat Rate Scheme gebruikt, kan het bedrijf uiteindelijk BTW betalen aan HMRC over verkopen waarbij het geen BTW in rekening heeft gebracht aan de klant, waardoor BTW in feite een kostenpost wordt.

• Facturatie en rapportage: al je exportverkopen verschijnen op je btw-aangifte, of er nu wel of geen btw in rekening is gebracht. Voeg factuurnotities toe, zoals “0% btw, export met nultarief” om transparantie te behouden en klaar te zijn voor audits.

Met welke btw-uitdagingen worden bedrijven geconfronteerd als ze naar de VS exporteren?

Exporteren van het VK naar de VS verwijdert de btw meestal uit de klantervaring. Maar op de achtergrond kan het de druk voor bedrijven verhogen.

Dit is wat moeilijk kan zijn:

• Interpretatie van de regels voor de plaats van levering van diensten: bepalen waar de btw van toepassing is kan ingewikkeld zijn, vooral voor diensten die een combinatie zijn van menselijke input en digitale levering.

• Het verzamelen van exportbewijs: om goederen onder het nultarief te laten vallen, moet je bewijzen dat de goederen het Verenigd Koninkrijk hebben verlaten. Ontbrekende of onvolledige documentatie komt vaak voor en kan leiden tot een btw-factuur met terugwerkende kracht, zelfs als de export heeft plaatsgevonden.

• Coördineren tussen teams: verkoop, fulfilment en financiën zijn allemaal betrokken bij de btw-behandeling. Een enkele onderbreking in de keten, zoals het leveren van goederen op een adres in het Verenigd Koninkrijk of het uitgeven van een factuur met de verkeerde belastingcode, kan de compliance ondermijnen.

• Handelen van communicatie met klanten: klanten in de VS zijn niet zo bekend met btw. Ze kunnen zich afvragen waarom op een factuur 0% btw staat of, in zeldzame gevallen waarin wel btw van toepassing is, waarom er een Britse belasting op een dienst staat. Goede communicatie helpt verwarring voorkomen.

• Wachten op btw-teruggave: exportbedrijven met meer input-btw dan output-btw kunnen rekenen op regelmatige btw-teruggave. Controles door HMRC kunnen terugbetalingen vertragen en liquiditeit beperken.

Hoe kunnen bedrijven effectieve complianceprocessen voor BTW van het VK naar de VS implementeren?

Bedrijven moeten van een compliant btw-behandeling de norm maken. Een paar stappen kunnen helpen om de juiste aanpak te kiezen.

Deze stappen zijn onder andere:

• Bekijk je btw-registratiepositie: als je btw-geregistreerd bent, controleer dan of je de juiste boekhoudkundige regeling hebt voor een bedrijf dat veel exporteert. Als je niet geregistreerd bent, maar wel regelmatig exporteert, overweeg dan of registratie de cashflow zou verbeteren doordat je de voorbelasting kunt terugvorderen.

• Formaliseer de facturatieregels voor klanten in de VS: standaardiseer de belastingcodes, zoals nultarief, buitentarief of standaardtarief, en veranker ze in je facturatiesysteem. Elke factuur aan een klant in de VS moet de btw-behandeling en de onderliggende redenering bevatten.

• Gebruik automatisering: tools die belastinglogica toepassen op basis van producttype en bestemming verminderen handmatige fouten en houden behandelingen consistent.

• Creëer een herhaalbare workflow voor exportbewijs: bepaal hoe je koeriersgegevens, douanebevestigingen en klantlocatiegegevens gaat vastleggen. Sla alles op een consistente en eenvoudig toegankelijke manier op, zodat je snel aan HMRC kunt voldoen als de autoriteit om verificatie vraagt.

• Runt interne audits: controleer steekproefsgewijs recente transacties in de VS om de juiste btw-behandeling, documentatie en rapportage te bevestigen. Dit zal je helpen om problemen in een vroeg stadium op te sporen en je kunt die informatie gebruiken om je processen te herstellen.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het makkelijker om aan belastingregels te voldoen, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en geeft een seintje als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor belastingregistratie overschrijdt. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en goederen- en dienstenbelasting (GST) op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.