Wenn Ihr Unternehmen vom Vereinigtes Königreich aus in die USA verkauft, sind Sie wahrscheinlich schon einmal mit einer häufig gestellten Frage zum grenzüberschreitenden Steuerrecht konfrontiert worden: Wie wird die Umsatzsteuer (USt.) berechnet, wenn Ihre Produkte oder Dienstleistungen das Land verlassen? Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab, wie z. B. Nullsatzregeln, Exportnachweisen und der Definition des Verkaufsorts durch die britische Steuerbehörde (HMRC).

Im Jahr 2024 exportierte das Vereinigtes Königreich Dienstleistungen im Wert von 137 Mrd. GBP in die USA, was 27 % aller Dienstleistungsexporte des Vereinigtes Königreichs entspricht.

Im Folgenden erläutern wir, wie die Umsatzsteuer zwischen dem Vereinigten Königreich in den USA funktioniert, wie sich die Regeln zum „Ort der Leistungserbringung“ auf diesen Prozess auswirken und wie automatisierte Tools Ihnen dabei helfen können, die Steuerkonformität marktübergreifend sicherzustellen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie wird die Umsatzsteuer für Transaktionen zwischen dem Vereinigten Königreich und den USA berechnet?
  
• Welche Tools unterstützen Unternehmen bei der Compliance mit den Umsatzsteuerpflichten bei grenzüberschreitenden Verkäufen?
  
• Wie wirkt sich die Umsatzsteuerbehandlung auf die Preisgestaltung, Margen und Berichterstattung für Transaktionen zwischen dem Vereinigten Königreich und den USA aus?
  
• Mit welchen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer sind Unternehmen beim Export in die USA konfrontiert?
  
• Wie können Unternehmen effektive Prozesse für die Compliance zur Umsatzsteuer zwischen dem Vereinigten Königreich und den USA implementieren?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Wie wird die Umsatzsteuer für Transaktionen zwischen dem Vereinigten Königreich und den USA berechnet?

Die Umsatzsteuer gilt für Transaktionen zwischen dem Vereinigten Königreich und den USA nur dann, wenn das Vereinigte Königreich den Verkauf als innerhalb seiner Grenzen erfolgt betrachtet und nur, wenn die Verkäuferin bzw. der Verkäufer umsatzsteuerpflichtig ist.

Die Umsatzsteuer-Registrierung wird obligatorisch, sobald der jährliche umsatzsteuerpflichtige Umsatz eines Unternehmens den Schwellenwert von 90.000 GBP überschreitet. Einige Unternehmen registrieren sich jedoch bereits früher, um die Umsatzsteuer auf Kosten zurückzufordern. In allen Fällen hängt es von den Vorschriften zum Ort der Leistungserbringung ab, ob auf einen Verkauf Umsatzsteuer erhoben werden muss:

• So erfolgt die Bestimmung: Die Vorschriften zum Ort der Leistungserbringung legen fest, welches Land das Recht hat, einen Verkauf zu besteuern. Sie legen fest, ob eine Transaktion als im Vereinigten Königreich, in den USA oder an einem anderen Ort erfolgt behandelt wird.

• Unterschiede bei Waren und Dienstleistungen: Bei Waren richtet sich der Ort der Lieferung in der Regel nach dem physischen Transport des Produkts. Wenn es das Vereinigte Königreich verlässt, wird der Verkauf als Export behandelt. Bei Dienstleistungen hängt der Ort der Leistungserbringung von den Kundinnen und Kunden und der Art der erbrachten Dienstleistung ab.

• Warum dies in der Praxis wichtig ist: Der Ort der Leistungserbringung bestimmt, ob die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen wird. Eine falsche Angabe kann dazu führen, dass Sie Umsatzsteuer berechnen, obwohl Sie dies nicht sollten oder dass Sie Umsatzsteuer schulden, die Sie nie erhoben haben. Daher ist die Dokumentation Ihrer Überlegungen ein wichtiger Bestandteil der Einhaltung der Vorschriften.

Das System behandelt verschiedene Arten von Verkäufen wie folgt:

• In die USA versandte Waren: Diese Waren sind von der Umsatzsteuer befreit, solange sie das Vereinigte Königreich physisch verlassen. Sie berechnen keine Umsatzsteuer und können dennoch die Umsatzsteuer auf Ihre Vorleistungen zurückfordern. In diesen Fällen verlangt die britische Steuerbehörde HMRC einen Exportnachweis, z. B. Kurierdokumente, Exportunterlagen oder digitale Sendungsverfolgung. Ohne diese Nachweise kann die HMRC den Verkauf als steuerpflichtig zum Standard-Umsatzsteuersatz einstufen.

• In die USA verkaufte Dienstleistungen: Bei den meisten nicht-digitalen Dienstleistungen, die an US-Kundinnen und Kunden verkauft werden, gilt als Ort der Leistungserbringung der Standort des Lieferanten. Dies bedeutet, dass die britische Umsatzsteuer gilt. Bei nicht-digitalen Dienstleistungen, die an US-Unternehmen verkauft werden, gilt als Ort der Leistungserbringung der Kundenstandort. Diese fallen nicht unter die britische Umsatzsteuer, sodass keine britische Umsatzsteuer berechnet wird.

• In die USA verkaufte digitale Dienstleistungen: Gemäß den britischen Vorschriften zum Ort der Leistungserbringung gelten an die USA verkaufte digitale Dienstleistungen als an dem Ort geliefert, an dem sich die Kundinnen und Kunden befinden. Dies fällt nicht unter die britische Umsatzsteuer, sodass keine britische Umsatzsteuer berechnet wird.

Welche Tools unterstützen Unternehmen bei der Compliance mit den Umsatzsteuerpflichten bei grenzüberschreitenden Verkäufen?

Die Verwaltung der Umsatzsteuer für Verkäufe zwischen dem Vereinigten Königreich und den USA ist einfacher, wenn Ihre Systeme den Großteil der Arbeit übernehmen. Es gibt zahlreiche Tools, die Unternehmen bei dieser Aufgabe unterstützen, darunter:

• Automatisierte Steuerrechner: Diese Systeme wenden in Echtzeit die korrekte Umsatzsteuer oder Nullsteuer an, basierend auf dem Produkttyp und dem Kundenstandort. Dies reduziert manuelle Entscheidungen und hilft, Umsatzsteuerfehler zu vermeiden.

• Rechnungs- und Buchhaltungssoftware: Mit diesen Plattformen können Sie Steuercodes für Exporte festlegen, konforme Rechnungen erstellen, Währungsumrechnungen vornehmen und Umsätze für die Umsatzsteuererklärung genau erfassen.

• Funktionen zur Kundenklassifizierung: Diese Systeme erfassen, ob es sich bei einer Kundin bzw. einem Kunden um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt, wodurch sichergestellt wird, dass Dienstleistungen korrekt unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer behandelt werden. Diese Tools können Statusinformationen für Ihre US-Geschäftskunden speichern, falls die britische Steuerbehörde HMRC darauf zugreifen muss.

• Prüfungsfähige Dokumentations-Workflows: Diese speichern automatisch Versandaufzeichnungen, exportieren Dokumente und Standortnachweise. Sie bewahren Nachweise für den Fall einer Überprüfung durch die britische Steuerbehörde HMRC auf.

• Beratungs- und Compliance-Plattformen: Buchhalter/innen und Spezialisten im Bereich der Umsatzsteuer verwenden häufig fortschrittliche Berichts- und Einreichungssysteme. Diese stellen sicher, dass Ihre Steuererklärungen mit Ihren zugrunde liegenden Transaktionen übereinstimmen und die Behandlung der Umsatzsteuer konsistent bleibt, wenn Ihr US-Umsatzvolumen wächst.

Wie wirkt sich die Umsatzsteuerbehandlung auf die Preisgestaltung, Margen und Berichterstattung für Transaktionen zwischen dem Vereinigten Königreich und den USA aus?

Die Umsatzsteuerbehandlung beeinflusst die Preisgestaltung von Unternehmen. Angesichts der Zunahme des grenzüberschreitenden Geschäfts wird dies immer wichtiger in Bezug auf Margen und Berichterstattung.

Hier sind einige Faktoren, auf die sich die Umsatzsteuer auswirken kann:

• US-Preisstrategien: Nullbesteuerte Exporte können Ihren Nettopreis in den USA wettbewerbsfähiger machen. Viele Unternehmen zeigen Preise ohne Umsatzsteuer (USt.) an; Kundinnen und Kunden im Vereinigten Königreich sehen, dass sie beim Bezahlvorgang hinzugefügt wird, während Kundinnen und Kunden in den USA den umsatzsteuerfreien Betrag sehen (und bezahlen). Allerdings können bei der Einfuhr in die USA Einfuhrabgaben oder bundesstaatliche Use Taxes anfallen. Eine transparente Kommunikation hierzu sorgt für realistische Preiserwartungen.

• Geschäftsmargen: Da viele Transaktionen vom Vereinigten Königreich in die USA nullbesteuert sind, können Sie die Umsatzsteuer (USt.) auf Ihre Kosten weiterhin als Vorsteuer geltend machen. Das schützt Ihre Margen und kann zu Erstattungen führen, wenn der Großteil Ihres Umsatzes aus Exporten besteht.

• Buchführungsmethoden: Unternehmen mit erheblichen Exporten oder nullbesteuerten Umsätzen sollten in der Regel die reguläre Umsatzsteuerabrechnung verwenden, da sie den Vorsteuerabzug ermöglicht, ohne auf nullbesteuerte Exporte Umsatzsteuer (USt.) zu erheben. Bei Anwendung der Pauschalregelung (Flat Rate Scheme) kann es hingegen dazu kommen, dass das Unternehmen Umsatzsteuer (USt.) an HMRC abführt, obwohl es der Kundin oder dem Kunden keine Umsatzsteuer berechnet hat, wodurch die Umsatzsteuer faktisch zu einem Kostenfaktor wird.

• Rechnungsstellung und Berichterstattung: Jeder Ihrer Exportumsätze erscheint in Ihrer Umsatzsteuererklärung, unabhängig davon, ob Umsatzsteuer (USt.) berechnet wurde oder nicht. Fügen Sie Rechnungsvermerke wie „0 % USt., nullbesteuerter Export“ hinzu, um Transparenz zu gewährleisten und für Prüfungen vorbereitet zu sein.

Mit welchen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer sind Unternehmen beim Export in die USA konfrontiert?

Beim Export aus dem Vereinigten Königreich in die USA entfällt in der Regel die Umsatzsteuer für Kundinnen und Kunden. Im Hintergrund kann dies jedoch zu einer zusätzlichen Belastung für Unternehmen führen.

Folgendes kann sich als schwierig erweisen:

• Auslegung der Vorschriften zum Ort der Dienstleistungserbringung: Die Bestimmung des Ortes, an dem die Umsatzsteuer anfällt, kann komplex sein, insbesondere bei Dienstleistungen, die menschliche Arbeit und digitale Bereitstellung kombinieren.

• Exportnachweise sammeln: Um Waren mit Nullsatz zu besteuern, müssen Sie nachweisen, dass die Waren das Vereinigte Königreich verlassen haben. Fehlende oder unvollständige Unterlagen sind häufig und können zu einer rückwirkenden Rechnung für die Umsatzsteuer führen, selbst wenn der Export tatsächlich stattgefunden hat.

• Teamübergreifende Koordinierung: Vertrieb, Abwicklung und Finanzen sind alle an der USt.-Behandlung beteiligt. Eine einzige Unterbrechung der Kette, wie die Lieferung von Waren an eine Adresse im Vereinigtes Königreich oder die Ausstellung einer Rechnung mit dem falschen Steuer-Code, kann die Compliance untergraben.

• Umgang mit Kundenkommunikation: US-Kundinnen und Kunden sind mit der Umsatzsteuer nicht so vertraut. Sie könnten sich beispielsweise darüber erkunden, warum auf einer Rechnung eine Umsatzsteuer von 0 % ausgewiesen ist oder, in seltenen Fällen, in denen eine Umsatzsteuer anfällt, warum eine britische Steuer auf eine Dienstleistung erhoben wird. Eine klare Kommunikation hilft, Verwirrung zu vermeiden.

• Warten auf Umsatzsteuerrückerstattungen: Exportorientierte Unternehmen, deren Vorsteuer die Umsatzsteuer übersteigt, sind möglicherweise auf regelmäßige Rückerstattungen der Umsatzsteuer angewiesen. HMRC-Prüfungen können Rückzahlungen verzögern und die Liquidität einschränken.

Wie können Unternehmen effektive Compliance-Prozesse für die Umsatzsteuer zwischen dem Vereinigten Königreich und den USA implementieren?

Unternehmen sollten eine konforme Handhabung der Umsatzsteuer zum Standard machen. Mit einigen Schritten können Sie sicherstellen, dass Ihr Ansatz der richtige ist.

Diese Schritte umfassen:

• Überprüfen Sie Ihren Umsatzsteuerstatus: Wenn Sie als umsatzsteuerlich registriert sind, vergewissern Sie sich, dass Sie das richtige Abrechnungssystem für ein exportorientiertes Unternehmen nutzen. Wenn Sie nicht registriert sind, aber regelmäßig exportieren, sollten Sie überlegen, ob eine Registrierung Ihren Cashflow verbessern würde, da Sie dann die Vorsteuer zurückfordern könnten.

• Formalisieren Sie die Rechnungsstellungsregeln für US-Kundinnen und Kunden: Standardisieren Sie Steuercodes wie Nullsatz, außerhalb des Geltungsbereichs oder Standardsatz und integrieren Sie diese in Ihr Abrechnungssystem. Jede Rechnung an eine US-Kundin oder einen US-Kunden sollte die Umsatzsteuerbehandlung und die zugrunde liegende Begründung enthalten.

• Nutzen Sie Automatisierung: Tools, die Steuerlogik basierend auf Produkttyp und Bestimmungsort anwenden, reduzieren manuelle Fehler und sorgen für eine einheitliche Behandlung.

• Schaffen Sie einen wiederholbaren Workflow für Exportnachweise: Legen Sie fest, wie Sie Kurieraufzeichnungen, Zollbestätigungen und Kundendaten erfassen möchten. Speichern Sie alles auf einheitliche und leicht zugängliche Weise, damit Sie die Anforderungen der HMRC schnell erfüllen können, falls die Behörde eine Überprüfung verlangt.

• Führen Sie Interne Audits durch: Führen Sie Stichproben der jüngsten US-Transaktionen durch, um die korrekte Behandlung der Umsatzsteuer, Dokumentation und Berichterstattung zu überprüfen. So können Sie Probleme frühzeitig erkennen und diese Informationen zur Optimierung Ihrer Prozesse nutzen.

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