Betaling op rekening is een van de meest populaire betaalmethoden in de Duitse detailhandel, zowel in fysieke winkels als in e-commerce. In 2023 werd ongeveer 27% van de online aankopen in Duitsland op factuur betaald. Als gevolg hiervan zouden ondernemingen met Duitse klanten factuurbetalingen als betaaloptie moeten overwegen.

In dit artikel leer je wat betaling op rekening is, hoe het werkt, wat de voor- en nadelen zijn en hoe ondernemingen het aan hun klanten kunnen aanbieden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is betaling op rekening?
  
• Hoe werkt betaling op rekening?
  
• Wat zijn de voordelen van betaling op rekening?
  
• Wat zijn de nadelen van betaling op rekening?
  
• Hoe kunnen winkeliers betaling op rekening aanbieden?
  

Wat is betaling op rekening?

Betaling op factuur is een vorm van uitgestelde betaalmethode waarbij klanten pas hoeven te betalen nadat ze het product hebben ontvangen. Klanten bestellen producten zonder te betalen op het moment van aankoop. In plaats daarvan wordt een factuur bij de levering gevoegd of digitaal verzonden. Deze factuur vermeldt een specifieke betaaltermijn (bijvoorbeeld 30 dagen na ontvangst van de goederen). Binnen die periode moeten klanten het factuurbedrag overmaken naar de door de onderneming opgegeven rekening.

Hoe werkt betaling op rekening?

Voor betaling op rekening zijn maar een paar stappen nodig. Hier is een overzicht van het proces:

Productbestelling

Klanten selecteren zoals gewoonlijk de gewenste producten in de online winkel, browsen op de website en voegen artikelen toe aan hun winkelwagentje. Bij het afrekenen selecteren ze de optie 'Betaling op rekening'.

Betaling op rekening is ook mogelijk in veel fysieke winkels. Klanten moeten er ter plaatse naar informeren, omdat niet alle retailers deze optie aanbieden. Daarnaast is betaling op rekening soms alleen beschikbaar voor bepaalde groepen klanten, zoals vaste of zakelijke klanten.

Kredietcontrole

Om wanbetalingen te voorkomen, voeren veel winkeliers kredietcontroles uit voor klanten die ervoor kiezen om op rekening te betalen. Hierbij wordt gekeken naar criteria zoals de betaalgeschiedenis en de financiële situatie van de klant. Als de kredietwaardigheidscontrole van een klant positief is, wordt de betaling op rekening goedgekeurd.

Sommige ondernemingen of hun betaaldienstverleners beperken de maximale waarde van een bestelling ook op basis van de kredietwaardigheid van de klant. In deze gevallen kunnen klanten bijvoorbeeld voor maximaal € 300 of € 500 producten kopen.

Verzending en facturatie

Na een succesvolle kredietcontrole worden de goederen verzendklaar gemaakt en naar de klant opgestuurd. De zending bevat een factuur met alle belangrijke informatie: het factuurbedrag, de vervaldatum en de bankgegevens van de onderneming. Als alternatief kan de factuur digitaal per e-mail worden verzonden.

Als klanten in een fysieke winkel op rekening betalen, kunnen ze de goederen direct meenemen of later ontvangen. Dit hangt met name af van het feit of de goederen al dan niet op voorraad zijn. In veel gevallen stuurt de onderneming de factuur direct bij het afrekenen. De onderneming kan de factuur echter ook later per e-mail of post versturen of meesturen met de levering van de goederen. Sommige winkeliers vereisen een handtekening om het koopcontract te bevestigen; weer andere vragen om een aanbetaling.

Ontvangst en controle van goederen

Klanten ontvangen de bestelde goederen en kunnen ze inspecteren voordat ze een betaling indienen. Zo kunnen ze de producten controleren op volledigheid, kwaliteit en eventuele gebreken.

Factuurbetaling

Binnen de opgegeven betaalperiode (meestal 14-30 dagen) moet de klant het factuurbedrag overmaken naar de opgegeven rekening van de onderneming. Het is belangrijk om het doel van de betaling correct te specificeren, zodat de betaling duidelijk in verband kan worden gebracht met de bestelling. Als bijvoorbeeld 'factuurnummer 12345678' als reden van betaling op de factuur staat, moet het factuurnummer exact hetzelfde worden ingevuld als op de bankoverschrijving.

Als alternatief kunnen klanten de goederen vóór de betaaltermijn terugsturen naar de onderneming. In dit geval is er geen betaling verschuldigd.

Aanmaningsproces voor achterstallige betalingen

Als klanten hun rekeningen niet op tijd betalen, begint het aanmaningsproces. Eerst stuurt de onderneming een betalingsherinnering, gevolgd door een aanmaning. Als de klant nog steeds niet betaalt, kan de onderneming de onbetaalde factuur overdragen aan een incassobureau.

Wat zijn de voordelen van betaling op rekening?

Betaling op rekening heeft verschillende voordelen voor zowel klanten als ondernemingen. We zetten enkele voordelen op een rijtje:

Voordelen voor klanten

• Flexibele betalingen: Klanten krijgen een betaaltermijn en kunnen het openstaande factuurbedrag binnen die termijn voldoen. In plaats van te moeten betalen op het moment van de bestelling, kunnen ze een flexibeler moment kiezen om te betalen.
  
• Geen bijkomende kosten: In tegenstelling tot kopen op afbetaling zijn er bij aankoop op rekening meestal geen extra kosten of rentelasten, mits de klant zich aan de betalingstermijn houdt.
  
• Eenvoudig betaalproces: Betalen per factuur is eenvoudig en vereist meestal niet de onmiddellijke invoer van gevoelige bank- of creditcardgegevens.
  
• Beveiliging en vertrouwen: Klanten kunnen de goederen zien voordat ze betalen. Dit schept vertrouwen, vooral bij het kopen bij nieuwe of onbekende retailers.
  
• Geen risico op defecten: Als de goederen beschadigd of defect zijn, kunnen ze zonder betaling worden geretourneerd. Er is geen financieel risico voor de klant.
  

Voordelen voor retailers

• Klanttevredenheid: Klanten voelen zich vaak veiliger als ze op rekening betalen. Het schept vertrouwen in de retailer en kan de klantloyaliteit verbeteren.
  
• Lager risico op het afwijzen van producten: Klanten zullen minder snel afzien van een aankoop als ze op rekening betalen. Ze hoeven namelijk geen gevoelige betaalinformatie in te voeren tijdens het betaalproces.
  
• Verhoogde omzet: Betalen op rekening verlaagt de drempel om iets te kopen, omdat klanten pas hoeven te betalen als ze de goederen hebben ontvangen. Dit kan het conversiepercentage en de inkomsten verhogen.
  
• Concurrentievoordeel: Ondernemingen die betaling op rekening aanbieden, kunnen zich onderscheiden van concurrenten die alleen vooruitbetalingen of onmiddellijke betalingen accepteren.
  

Wat zijn de nadelen van betaling op rekening?

Hoewel er veel voordelen zijn aan kopen op rekening, zijn er ook enkele nadelen. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste punten voor klanten en retailers:

Nadelen voor klanten

• Kosten voor te late betaling: Als de factuur niet op tijd wordt betaald, kunnen kosten voor te late betaling en rente in rekening worden gebracht bij de klanten.
  
• Kredietwaardigheid: Sommige ondernemingen voeren een kredietcontrole uit. Als de verstrekte informatie negatief is, kan de betaalmethode worden geweigerd. Klanten met een slechte kredietwaardigheid kunnen mogelijk niet op rekening betalen.
  
• Overzicht van betalingen: Wanneer klanten meerdere aankopen doen op rekening, kan het moeilijk zijn om alle openstaande facturen en hun vervaldatums bij te houden. Hierdoor kunnen betalingen per ongeluk over het hoofd worden gezien of te laat worden betaald.
  
• Geen directe korting: Sommige detailhandelaren bieden kortingen voor directe betaling die niet beschikbaar zijn als je op rekening koopt.
  

Nadelen voor retailers

• Wanbetalingen en vertragingen: Winkeliers lopen het risico dat klanten hun rekeningen niet of te laat betalen. Dit kan leiden tot liquiditeitsproblemen voor retailers, vooral wanneer er grote bedragen op het spel staan.
  
• Hogere administratieve kosten: De inspanningen die nodig zijn om openstaande facturen, aanmaningsbrieven en betalingsherinneringen te beheren, kunnen tijdrovend zijn. Retailers moeten vaak extra middelen inzetten voor het debiteurenbeheer. Bovendien kunnen kredietcontroles veel kosten.
  
• Hogere kans op retourzendingen: Klanten die op rekening kopen, zijn eerder geneigd artikelen te retourneren. Omdat ze geen financiële toezegging hebben gedaan, voelen ze zich misschien minder verplicht om bestelde producten te houden.
  

Je vindt meer info in onze gedetailleerde vergelijking van de voor- en nadelen van betaling op rekening.

Hoe kunnen winkeliers betaling op rekening aanbieden?

Als je een onderneming runt en wilt beginnen met het accepteren van betalingen op rekening, zijn er een paar voorbereidingen die je van tevoren moet treffen:

Wettelijke bescherming

Eerst en vooral moet je de wettelijke vereisten begrijpen die op jou van toepassing zijn. Vraag bij twijfel juridisch advies. In Duitsland moet je bijvoorbeeld het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) en de wetgeving inzake gegevensbescherming naleven wanneer je persoonsgegevens verzamelt voor kredietcontroles. Het is ook belangrijk om in een vroeg stadium duidelijke betaalvoorwaarden op te stellen. Voorbeelden zijn de vervaldatum en de gevolgen van te late betaling.

Technische implementatie

Vervolgens komt de technische implementatie. Externe dienstverleners kunnen helpen door de nodige technische infrastructuur ter beschikking te stellen. Met Stripe Payments kun je je klanten in Duitsland automatisch meer dan 100 verschillende betaalmethoden aanbieden, waaronder inkooporders. Hierdoor kun je alle betalingen met gemak accepteren en beheren. De extra betaaloptie moet op een gebruiksvriendelijke manier in je website worden geïntegreerd, zodat het aankoopproces soepel verloopt.

Beheer van uitstaande vorderingen

De kans is groot dat sommige van de facturen die je uitgeeft te laat worden betaald, dus je moet werken aan het tijdig controleren van alle openstaande schulden. Denk hierbij aan het bijhouden van binnenkomende betalingen, het versturen van aanmaningen en indien nodig het doorverwijzen van schulden naar een incassobureau. Veel ondernemingen vertrouwen op automatiseringstools om herinneringen en aanmaningen te sturen. Dit vermindert de administratieve lasten en zorgt ervoor dat er geen betalingen worden gemist.

Voor effectief risicobeheer moet je ook het gebruik van factoring of debiteurenverzekeringen overwegen. Met factoring kun je de openstaande vorderingen verkopen aan een factoringmaatschappij en ontvang je direct een groot deel van het factuurbedrag. De factormaatschappij houdt een klein deel van het factuurbedrag in als vergoeding. De factormaatschappij neemt dan het risico van het verwerken van betalingen op zich.

Als je Stripe Payments gebruikt, profiteer je van bijzonder snelle uitbetalingen: Stripe stuurt je het factuurbedrag binnen twee dagen, ongeacht wanneer en of je klanten betalen. Ook de facturatie- en incassoprocessen worden volledig uitbesteed aan Stripe.

Communicatie met klanten

Tot slot is het belangrijk om je klanten te informeren over je nieuwe betaaloptie. De beste manier om dit te doen is op je website of in een nieuwsbrief of gepersonaliseerde e-mail. Zorg dat je transparant bent over betaaltermijnen, vervaldatums en de gevolgen van een te late betaling.