Der Kauf auf Rechnung ist eine der beliebtesten Zahlungsmethoden im deutschen Handel – sowohl im stationären Einzelhandel als auch im E-Commerce. Rund 27 % der Online-Käufe in Deutschland wurden im Jahr 2023 per Rechnung bezahlt. Händler/innen mit deutschen Kundinnen und Kunden sollten den Rechnungskauf demnach als Zahlungsoption in Erwägung ziehen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Kauf auf Rechnung ist, wie er funktioniert, welche Vor- und Nachteile er bietet und wie Händler/innen ihren Kundinnen und Kunden diese Zahlungsoption anbieten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Rechnungskauf?
  
• Wie funktioniert der Kauf auf Rechnung?
  
• Was sind die Vorteile beim Rechnungskauf?
  
• Was sind die Nachteile beim Rechnungskauf?
  
• Wie können Händler/innen den Kauf auf Rechnung anbieten?
  

Was ist ein Rechnungskauf?

Ein Kauf auf Rechnung ist eine sogenannte nachgelagerte Zahlungsmethode, da die Zahlung erst nach Erhalt der Ware fällig wird. Die Kundinnen und Kunden bestellen die Ware, ohne sie direkt beim Kauf bezahlen zu müssen. Stattdessen liegt der Lieferung eine Rechnung bei oder diese wird digital übermittelt. Auf dieser Rechnung ist ein festgelegtes Zahlungsziel vermerkt, beispielsweise 14 oder 30 Tage nach Erhalt der Ware. Innerhalb dieses Zeitraums sind die Kundinnen und Kunden verpflichtet, den Rechnungsbetrag auf das angegebene Konto der Händler/innen zu überweisen.

Wie funktioniert der Kauf auf Rechnung?

Ein Kauf auf Rechnung funktioniert in wenigen einfachen Schritten. Wir haben den Prozess für Sie nachfolgend zusammengefasst.

Bestellung der Ware

Die Kundinnen und Kunden wählen im Online-Shop die gewünschten Produkte aus und legen diese in den Warenkorb. Beim Bezahlvorgang wählen Sie die Option „Kauf auf Rechnung“.

Auch im stationären Handel ist ein Rechnungskauf in vielen Fällen möglich. Kundinnen und Kunden müssen dies im Einzelfall vor Ort erfragen. Nicht alle Händler/innen bieten diese Option an. Zudem ist der Kauf auf Rechnung manchmal nur für bestimmte Kundengruppen vorgesehen, beispielsweise Stamm- oder Geschäftskundinnen und -kunden.

Bonitätsprüfung

Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, führen viele Händler/innen eine Bonitätsprüfung ihrer Kundinnen und Kunden durch. Die Prüfung basiert auf Kriterien wie bisherigen Zahlungserfahrungen und der finanziellen Situation der Kundinnen und Kunden. Fällt die Prüfung positiv aus, wird der Kauf auf Rechnung genehmigt. Einige Händler/innen beziehungsweise deren Zahlungsanbieter/innen begrenzen den Maximalwert einer Bestellung auch in Abhängigkeit der Bonität. In diesen Fällen können Kundinnen und Kunden beispielsweise nur bis 300 oder 500
Euro Käufe tätigen.

Warenversand und Rechnungsstellung

Nach erfolgreicher Bonitätsprüfung wird die Ware für den Versand vorbereitet und an die Kundinnen beziehungsweise Kunden versendet. Der Lieferung liegt eine Rechnung bei, die alle wichtigen Informationen enthält: den Rechnungsbetrag, das Fälligkeitsdatum sowie die Bankverbindung der Händler/innen. Alternativ kann die Rechnung auch digital per E-Mail übermittelt werden.

Bei einem Rechnungskauf im stationären Handel, können die Kundinnen und Kunden die Ware entweder direkt mitnehmen oder diese wird später versandt – was insbesondere davon abhängt, ob die Ware vorrätig ist. Die Rechnung wird in vielen Fällen direkt an der Kasse ausgestellt. Einige Händler/innen verlangen eine Unterschrift zur Bestätigung des Kaufvertrags. In manchen Fällen muss eine Anzahlung geleistet werden. Es ist jedoch ebenfalls möglich, dass die Rechnung später per E-Mail oder Post versandt wird beziehungsweise der Warenlieferung beiliegt.

Erhalt und Prüfung der Ware

Die Kundinnen und Kunden erhalten die bestellte Ware und haben die Möglichkeit, diese in Ruhe zu prüfen. Sie können die Produkte auf Vollständigkeit, Qualität und eventuelle Mängel kontrollieren.

Zahlung der Rechnung

Innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist, die üblicherweise 14 bis 30 Tage beträgt, überweisen die Kundinnen und Kunden den Rechnungsbetrag auf das angegebene Konto der Händler/innen. Dabei ist es vor allem wichtig, den Verwendungszweck korrekt anzugeben, um die Zahlung eindeutig der Bestellung zuordnen zu können. Wenn auf der Rechnung beispielsweise die Rechnungsnummer 12345678 als Verwendungszweck angegeben ist, sollte diese exakt so bei der Überweisung eingetragen werden. Optional können die Kundinnen und Kunden vor Ablauf der Zahlungsfrist die Ware an die Händler/innen zurücksenden. In diesem Fall wird keine Zahlung fällig.

Mahnprozess bei Zahlungsverzug

Sollten die Kundinnen und Kunden die Rechnung nicht fristgerecht begleichen, beginnt der Mahnprozess. Zunächst wird eine Zahlungserinnerung versendet, gefolgt von schriftlichen Mahnungen. Wenn die Zahlung weiterhin ausbleibt, kann die Forderung an ein Inkassobüro übergeben werden.

Was sind die Vorteile beim Rechnungskauf?

Das Kaufen auf Rechnung bietet sowohl Kundinnen und Kunden als auch Händlerinnen und Händlern einige Vorteile. Die wichtigsten finden Sie nachfolgend zusammengefasst.

Vorteile für Kundinnen und Kunden

• Flexibilität bei der Zahlung: Kundinnen und Kunden erhalten eine Zahlungsfrist und können den offenen Rechnungsbetrag innerhalb dieses Zeitraums begleichen. Statt direkt bei der Bestellung zahlen zu müssen, können sie den Zahlungszeitpunkt flexibler wählen.
  
• Keine zusätzlichen Kosten: Im Gegensatz zu Ratenkäufen entstehen beim Rechnungskauf in der Regel keine zusätzlichen Kosten oder Zinsen – vorausgesetzt die Zahlungsfrist wird eingehalten.
  
• Einfache Abwicklung: Der Kauf auf Rechnung ist unkompliziert und erfordert im Regelfall keine sofortige Eingabe sensibler Bank- oder Kreditkartendaten.
  
• Sicherheit und Vertrauen: Kundinnen und Kunden können die Ware erst prüfen, bevor sie sie bezahlen. Dies schafft Vertrauen, insbesondere wenn der Kauf bei neuen oder unbekannten Händlerinnen und Händlern vollzogen wird.
  
• Kein Risiko bei Mängeln: Sollte die Ware beschädigt oder fehlerhaft sein, kann sie zurückgesendet werden, ohne dass bereits eine Zahlung erfolgt ist. Kundinnen und Kunden tragen demnach kein finanzielles Risiko.
  

Vorteile für Händler/innen

• Kundenzufriedenheit: Kundinnen und Kunden empfinden den Kauf auf Rechnung als besonders sicher. Dies stärkt das Vertrauen in die Händler/innen und kann die Kundenbindung verbessern.
  
• Geringeres Abbruchrisiko: Die Wahrscheinlichkeit, dass Kundinnen und Kunden den Kaufprozess abbrechen, sinkt beim Rechnungskauf. Denn während des Bezahlvorgangs müssen Sie keine sensiblen Zahlungsdaten eingeben.
  
• Umsatzsteigerung: Der Kauf auf Rechnung senkt die Kaufhürde, da Kundinnen und Kunden erst nach Erhalt der Ware zahlen müssen. Dies kann die Conversion-Rate und den Umsatz erhöhen.
  
• Wettbewerbsvorteil: Händler/innen, die den Rechnungskauf anbieten, heben sich positiv von ihren Wettbewerberinnen und Wettbewerbern ab, die nur Vorkasse oder Sofortzahlungen akzeptieren.
  

Was sind die Nachteile beim Rechnungskauf?

Neben vielen Vorteilen kann das Kaufen auf Rechnung auch einige Nachteile mit sich bringen. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Punkte für Kundinnen und Kunden sowie Händler/innen zusammengefasst.

Nachteile für Kundinnen und Kunden

• Mahngebühren: Wird die Rechnung nicht fristgerecht beglichen, können für die Kundinnen und Kunden Mahngebühren sowie Verzugszinsen anfallen.
  
• Bonitätsprüfung: Einige Händler/innen führen eine Bonitätsprüfung durch. Diese kann bei negativer Auskunft zur Ablehnung der Zahlungsmethode führen. Kundinnen und Kunden mit schlechter Bonität haben dann unter Umständen nicht die Möglichkeit auf Rechnung zu zahlen.
  
• Überblick über Zahlungen: Wenn Kundinnen und Kunden mehrere Einkäufe auf Rechnung tätigen, kann es herausfordernd sein, den Überblick über alle offenen Rechnungen und deren Fälligkeiten zu behalten. Dies kann dazu führen, dass Zahlungen versehentlich übersehen oder verspätet beglichen werden.
  
• Kein Sofortrabatt: Manche Händler/innen gewähren bei Sofortzahlung Rabatte, die beim Rechnungskauf entfallen.
  

Nachteile für Händler/innen

• Zahlungsausfälle und -verzögerungen: Händler/innen tragen das Risiko, dass Kundinnen und Kunden ihre Rechnung nicht oder verspätet bezahlen. Dies kann zu Liquiditätsproblemen der Händler/innen führen – insbesondere, wenn hohe Beträge im Spiel sind.
  
• Erhöhte Verwaltungskosten: Der Aufwand für die Verwaltung von offenen Rechnungen, Mahnungen und Zahlungserinnerungen kann hoch sein. Händler/innen müssen oft zusätzliche Ressourcen für das Forderungsmanagement bereitstellen. Darüber hinaus können Bonitätsprüfungen zusätzliche Kosten verursachen.
  
• Höhere Rückgabewahrscheinlichkeit: Kundinnen und Kunden, die auf Rechnung kaufen, können eher dazu tendieren, Artikel zurückzusenden. Da sie sich noch nicht finanziell verpflichtet haben, können sie die Ware als weniger verbindlich betrachten.
  

Eine ausführliche Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile des Rechnungskaufs finden Sie in unserem entsprechenden Artikel.

Wie können Händler/innen den Kauf auf Rechnung anbieten?

Wenn Sie als Händler/in den Kauf auf Rechnung als Bezahloption anbieten möchten, gilt es, vorab einige Vorbereitungen zu treffen.

Rechtliche Absicherung

Wichtig ist zunächst, dass Sie die für Sie relevanten rechtlichen Anforderungen kennen. Lassen Sie sich im Zweifel juristisch beraten. In Deutschland müssen sie insbesondere die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sowie die Datenschutzgesetze beachten, wenn sie beispielsweise personenbezogene Daten zur Bonitätsprüfung erheben. Wichtig ist auch, dass Sie frühzeitig klare Zahlungsbedingungen festlegen. Diese umfassen die Zahlungsfrist sowie mögliche Konsequenzen im Falle eines Zahlungsverzugs.

Technische Umsetzung

Im zweiten Schritt sollten Sie die technische Umsetzung angehen. Hierbei unterstützen externe Dienstleister/innen, die Ihnen die notwendige technische Infrastruktur zur Verfügung stellen. Mit Stripe Payments können Sie Ihren Kundinnen und Kunden in Deutschland automatisiert mehr als 100 verschiedene Zahlungsmethoden anbieten – darunter auch den Kauf auf Rechnung. Sie können sämtliche Zahlungen einfach akzeptieren und verwalten. Auf Ihrer Website sollte die zusätzliche Bezahloption benutzerfreundlich integriert sein, damit der Kaufprozess reibungslos verläuft.

Verwaltung offener Forderungen

Da nicht alle Rechnungen, die Sie stellen, auch pünktlich bezahlt werden, sollten Sie sich rechtzeitig mit der Verwaltung von offenen Forderungen befassen. Diese umfasst die Überwachung von Zahlungseingängen, das Erstellen von Mahnungen und gegebenenfalls die Übergabe der Forderung an ein Inkassobüro. Viele Händler/innen setzen auf Automatisierungstools, die Erinnerungen und Mahnungen automatisch versenden. Dies reduziert den administrativen Aufwand und stellt sicher, dass keine Zahlungen übersehen werden.

Für ein effektives Risikomanagement sollten Sie sich zudem mit einem möglichen Einsatz von Factoring oder der Versicherung von Forderungen befassen. Beim Factoring verkaufen Sie Ihre offenen Forderungen an ein Factoring-Unternehmen und erhalten sofort einen Großteil des Rechnungsbetrags ausgezahlt. Ein kleiner Teil wird als Gebühr einbehalten. Das Factoring-Unternehmen übernimmt dann das Risiko der Zahlungsabwicklung.

Wenn Sie Stripe Payments nutzen, profitieren Sie von einer besonders schnellen Auszahlung: Bereits nach zwei Tagen überweist Stripe Ihnen den Rechnungsbetrag – unabhängig davon, ob und wann Ihre Kundinnen und Kunden bezahlen. Das Rechnungs- und Mahnwesen wird ebenfalls komplett an Stripe ausgelagert.

Kundenkommunikation

Schließlich gilt es, Ihre Kundinnen und Kunden über die neue Zahlungsoption zu informieren. Bestenfalls teilen Sie die Information auf Ihrer Website, in einem Newsletter und/oder mit einer persönlichen E-Mail. Wichtig ist dabei, transparent über Zahlungsbedingungen, Fälligkeiten und Konsequenzen bei Zahlungsverzug hinzuweisen.