Als je een detailhandel wilt starten in Italië, zijn een paar van de eerste vragen die je hebt over bedrijfsvergunningen: zijn ze nodig? Wanneer zijn ze verplicht? Hoeveel kost het om er een te krijgen? De Italiaanse wetgeving heeft specifieke regels voor mensen die een bedrijf willen starten, of het nu een fysieke winkel of een e-commercebedrijf is. Het is belangrijk om deze regels te kennen om fouten te voorkomen die de start van je bedrijfsproject kunnen vertragen.

In dit artikel leggen we uit wanneer een bedrijfsvergunning nodig is, welke Italiaanse wetgeving van toepassing is, wat de belangrijkste soorten bedrijfsvergunningen zijn en hoe je deze kunt aanvragen bij de bevoegde autoriteiten. We geven ook informatie over de kosten van een bedrijfsvergunning en de documenten die je bij een controle bij de hand moet hebben.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat houdt een “bedrijfsvergunning” in?
  
• Italiaanse wetgeving voor bedrijfsvergunningen
  
• Wanneer is een bedrijfsvergunning nodig?
  
• Fysieke winkels versus e-commercebedrijven
  
• Hoe krijg je een bedrijfsvergunning?
  
• Hoeveel kost een bedrijfsvergunning?
  
• Documentatie die je nodig hebt voor controles
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Wat betekent “bedrijfsvergunning”?

Een bedrijfsvergunning is een vergunning die wordt afgegeven door de gemeente. Tot de Wet Bersani (wetsbesluit 114/1998) was een bedrijfsvergunning vereist om winkels te openen of detailhandelsactiviteiten uit te voeren in Italië. Momenteel volstaat het voor de meeste detailhandelsbedrijven om in plaats daarvan een gecertificeerde kennisgeving van bedrijfsoprichting (SCIA) in te dienen bij de gemeente. Hieronder leggen we de Italiaanse wetgeving voor bedrijfsvergunningen uit en hoe bedrijfsvergunningen in Italië werken.

Italiaanse wetgeving voor bedrijfsvergunningen

De regelgeving voor bedrijfsvergunningen in Italië is voornamelijk gebaseerd op de Wet Bersani, die de deregulering van bedrijfsvergunningen heeft ingevoerd. Vóór deze wet waren vergunningen onderworpen aan quota en kon de aankoop of verkoop van bedrijfsvergunningen worden beschouwd als een handelswaar.

Na de Wet Bersani heeft de Italiaanse wetgeving het concept van de “vergunning” als voorafgaande toestemming van de gemeente losgelaten. Er is overgestapt op een concept van zelfcertificering en rapportage, wat kan helpen om de oprichting van een bedrijf te vereenvoudigen en te versnellen.

Vervolgens werd met artikel 19 van de Italiaanse wet 241/1990 de SCIA ingevoerd. Met de SCIA hoeven ondernemers niet langer een vergunning aan te vragen. In plaats daarvan kunnen ze gewoon bij de gemeente aangeven dat hun bedrijf voldoet aan alle wet- en regelgeving en direct beginnen met hun activiteiten. De gemeente heeft de bevoegdheid om op een later tijdstip de juistheid van de verstrekte informatie te controleren.

Er zijn echter nog steeds bepaalde gevallen waarin een specifieke bedrijfsvergunning vereist is, zoals voor de verkoop van alcohol en medicijnen. Dit geldt ook voor internationale handel, waar in sommige gevallen een import-exportvergunning nodig kan zijn.

Bovendien waren bedrijfsvergunningen vroeger onderverdeeld in strikte categorieën (bijvoorbeeld “type A-bedrijfsvergunning” voor straathandel, “type C-bedrijfsvergunning” voor het serveren van eten en drinken, enz.). De Wet Bersani heeft deze indeling echter gewijzigd, waardoor de regels voor markttoegang zijn vereenvoudigd.

Wanneer is een bedrijfsvergunning nodig?

Op dit moment hangt het vooral af van het soort bedrijf en hoe groot het is of je een SCIA of een extra bedrijfsvergunning nodig hebt. Hier zijn een paar voorbeelden:

Buurtwinkels

Artikel 4 van Italiaans wetsbesluit 114/1998 zegt hoe groot een winkel moet zijn om te bepalen of je een vergunning nodig hebt. Voor zogenaamde “buurtwinkels” " is het voldoende om een SCIA in te dienen bij de gemeente. Hieronder vallen bedrijven met winkelruimtes die niet groter zijn dan 150 m2 in gemeenten met maximaal 10.000 inwoners en 250 m2 in gemeenten met meer dan 10.000 inwoners.

Middelgrote winkels

Dit zijn bedrijven met een winkeloppervlakte tussen 250 m² en 1500 m² in gemeenten met maximaal 10.000 inwoners of maximaal 2500 m² in gemeenten met meer dan 10.000 inwoners. Bedrijven van deze omvang hebben een gemeentelijke vergunning nodig, die wordt afgegeven na een beoordeling van de stedenbouwkundige aspecten, de milieueffecten en de verkeersfactoren.

Grote winkels

Volgens artikel 9 van de Wet Bersani op bedrijfsvergunningen zijn grote winkels bedrijven met een winkeloppervlakte die groter is dan de limieten voor middelgrote winkels. Ze hebben toestemming nodig van de gemeente, die de aanvraag samen met vertegenwoordigers van de provincie en de regio bekijkt.

Andere sectoren

Het principe achter bedrijfsvergunningen geldt ook voor sectoren die niet strikt gereguleerd zijn door de Wet Bersani, maar waarvoor wel een specifieke vergunning nodig is om legaal te kunnen werken. Hieronder vallen bijvoorbeeld de verkoop van voedingsmiddelen, alcoholische dranken of geneesmiddelen.

E-commercebedrijven

De regel voor e-commerce is eenvoudiger. De omvang van de bedrijven doet er niet toe. Alle e-commercebedrijven moeten een SCIA voor e-commerce indienen bij hun lokale gemeente. Het is dus niet nodig om een extra bedrijfsvergunning aan te vragen, tenzij het bedrijf goederen verkoopt waarvoor speciale vergunningen nodig zijn (bijvoorbeeld de online verkoop van levensmiddelen of medicijnen). Het is niet verplicht om een voor het publiek toegankelijke vestiging te hebben, maar het is wel noodzakelijk om ingeschreven te zijn in het handelsregister en te voldoen aan alle fiscale en consumentenbeschermingsvoorschriften (bijvoorbeeld belasting over de toegevoegde waarde [btw], verplichte elektronische facturatie, richtlijnen van het consumentenwetboek, Algemene Verordening Gegevensbescherming [AVG]).

Het is in ieder geval belangrijk om een betrouwbare accountant te raadplegen voor advies over de procedures om te zorgen dat je aan de huidige wetgeving voldoet.

Oppervlaktedrempels voor bedrijven en bijbehorende vergunningssystemen

Fysieke winkels versus e-commercebedrijven

Een van de meest gestelde vragen over bedrijfsvergunningen is: is een bedrijfsvergunning nodig voor e-commerce? Hier zijn de details:

• Fysieke winkels: een bedrijfsvergunning of SCIA is altijd nodig, met extra verplichtingen met betrekking tot de veiligheid en geschiktheid van het pand en de compliance van gezondheidsvoorschriften.

• E-commercebedrijf: Er is geen aparte bedrijfsvergunning voor onlinewinkels nodig. Het is echter nog steeds verplicht om een SCIA in te dienen bij de gemeente om een bedrijf voor verkoop op afstand op te zetten.

Hoe krijg je een bedrijfsvergunning?

Als je in Italië een bedrijfsvergunning wilt krijgen, moet je een detailhandel opzetten volgens de nationale en gemeentelijke wetgeving, of het nu een fysieke winkel of e-commerce is. Dankzij de Wet Bersani hoef je in de meeste gevallen geen lange vergunningsprocedures te doorlopen. In plaats daarvan volstaat het om een SCIA in te dienen bij het One-Stop Business Advisory Center (SUAP) van de betreffende gemeente. Hieronder leggen we uit hoe je een SCIA indient en hoe je te werk gaat in gevallen waarin een vergunning vereist is:

De SCIA indienen

• Online indienen: Je kunt de SCIA uitsluitend online indienen via het SUAP-portaal van de gemeente.

• Het formulier invullen: Download of vul het online formulier direct in en vul de bedrijfsgegevens in (bijv. bedrijfsnaam, statutaire zetel, btw-nummer, type bedrijf).

• Voeg documenten toe: Dit kunnen onder andere de bedrijfsregistratie bij de Kamer van Koophandel, de plattegrond van het pand (indien beschikbaar), verklaringen van compliance van stedenbouwkundige, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en een kopie van het identiteitsbewijs van de eigenaar of wettelijke vertegenwoordiger zijn.

• Houd rekening met de termijnen: Het bedrijf kan onmiddellijk na indiening van de aanvraag van start gaan, maar de gemeente kan binnen 60 dagen controles uitvoeren en eventuele onregelmatigheden aanvechten.

Een vergunning aanvragen

In de volgende gevallen is de SCIA alleen niet voldoende:

• Middelgrote en grote detailhandelszaken (d.w.z. die boven de limieten van de Wet Bersani vallen)

• Gereguleerde activiteiten, zoals de verkoop of het serveren van tabak, medicijnen, alcohol, brandstof of gokken

Zo vraag je een vergunning aan:

• Vul het aanvraagformulier in: Het formulier is beschikbaar op het SUAP-portaal. Het moet worden ingevuld met de gegevens van het bedrijf, waaronder het type bedrijf en de winkeloppervlakte.

• Voeg documenten toe: Naast de documenten die nodig zijn voor de SCIA (bijv. inschrijving bij de Kamer van Koophandel, plattegronden, zelfcertificeringen), is het ook belangrijk om eventuele technische certificaten, stedenbouwkundige rapporten, gezondheids- en hygiëneverklaringen en brandveiligheidscertificaten (indien van toepassing) bij te voegen.

• Online indienen: De aanvraag kan online worden ingediend via het SUAP-portaal, dat een referentienummer afgeeft.

• Onderzoek afronden: De gemeente kan advies vragen aan andere bevoegde instanties (bijv. lokale gezondheidsdienst, brandweer, politie, douane).

• Wachten op goedkeuring: De vergunning wordt verleend door een uitdrukkelijke bepaling van de gemeente. Als de overheid niet binnen 60-90 dagen reageert, wordt de vergunning geacht te zijn verleend door stilzwijgende instemming. Dit betekent dat de aanvraag automatisch wordt geaccepteerd. Dit is een mechanisme dat is ontworpen om procedures te versnellen en zekerheid te bieden over de tijd die nodig is om een bedrijf op te zetten.

Een bedrijfsvergunning verkrijgen

Kort gezegd moet je, om een bedrijfsvergunning in Italië te verkrijgen, een online SCIA indienen via het SUAP-portaal van de gemeente en de vereiste documenten bijvoegen (bijvoorbeeld de bedrijfsregistratie bij de Kamer van Koophandel, plattegronden, zelfcertificeringen). Het bedrijf kan onmiddellijk na indiening van start gaan, waarna de gemeente controles uitvoert.

Als je echter een middelgrote of grote winkel of een gereguleerd bedrijf (bijvoorbeeld de verkoop van tabak, geneesmiddelen, alcohol) wilt opzetten, is een gemeentelijke vergunning vereist. Dien de aanvraag in op het SUAP-portaal, waarna deze tijdens het onderzoek wordt beoordeeld, eventueel met advies van andere instanties. De vergunning wordt verleend door middel van een uitdrukkelijk besluit of door stilzwijgende instemming na 60-90 dagen.

Hoeveel kost een bedrijfsvergunning?

De kosten van een bedrijfsvergunning variëren afhankelijk van het type bedrijf en de gekozen rechtsvorm. Over het algemeen vallen de kosten uiteen in drie hoofdcategorieën:

• Administratieve kosten

• Kosten voor de oprichting van een bedrijf

• Certificeringen of technische aanpassingen

Hieronder geven we een schatting van deze kosten en die voor een e-commercevergunning:

Administratieve kosten

Administratieve kosten omvatten SUAP-administratiekosten (d.w.z. ongeveer € 30-€ 200, afhankelijk van de gemeente), zegelrecht (d.w.z. € 16 per formulier) en onderzoekskosten voor specifieke vergunningen (bijv. verkoop van alcohol).

Oprichting van een bedrijf en registratie in het handelsregister

De jaarlijkse kosten voor registratie in het handelsregister van de Kamer van Koophandel variëren. Voor eenmanszaken bedragen deze ongeveer € 90-€ 150 en voor vennootschappen zijn deze hoger.

Als je besluit om een bedrijf te starten in Italië (bijvoorbeeld een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid [S.r.l. ] of vereenvoudigde vennootschap met beperkte aansprakelijkheid [S.r.l.s]), moet je ook rekening houden met notariskosten (€ 600-€ 1.500) en de hulp van een accountant voor SCIA, belastingzaken en boekhouding (gemiddeld € 500-€ 1.000).

Certificeringen of technische aanpassingen

In sommige gevallen zijn er extra kosten voor speciale vergunningen of certificeringen. Dit kunnen cursussen van de Voedsel- en drankenadministratie (SAB) en HACCP-procedures (Hazard Analysis and Critical Control Points, gevarenanalyse en kritische controlepunten) voor bars en restaurants zijn, of het aanpassen van het pand om te voldoen aan gezondheids- en hygiëne-eisen. In deze gevallen kunnen de totale kosten oplopen tot enkele duizenden euro's.

E-commercebedrijven

De procedure voor e-commerce is eenvoudiger. De directe kosten van een bedrijfsvergunning zijn beperkt tot de SCIA en de registratie van het bedrijf bij de Kamer van Koophandel, wat enkele honderden euro's kan bedragen. De grootste uitgaven hebben daarentegen meestal betrekking op de digitale infrastructuur (bijvoorbeeld platform, hosting, juridisch advies).

Documentatie die nodig is voor audits

Na de afgifte van bedrijfsvergunningen kunnen het gemeentebestuur of andere instanties (bijvoorbeeld de lokale gezondheidsautoriteit, de financiële politie, de belastingdienst) audits uitvoeren. De documentatie die kan worden opgevraagd, omvat het volgende:

• Kopie van de bedrijfsvergunning of SCIA

• Registratie bij de Kamer van Koophandel

• Gezondheidscertificaten (bijvoorbeeld voor de verkoop van voedingsmiddelen en dranken)

• Veiligheidsdocumentatie voor het pand

• Belastinggegevens en btw-aangiften

Voor e-commerce richten audits zich meestal op het volgende:

• Fiscale compliance (bijv. facturen, btw, belastingaangiften)

• Compliance van de consumentenwetgeving en privacyregels (bijv. AVG)

• Transparantie van de verkoopvoorwaarden

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing waarmee elk bedrijf, van groeiende start-ups tot internationale ondernemingen, online, persoonlijk en overal ter wereld betalingen kan accepteren.

Stripe Payments kan je helpen:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden technische uren met vooraf gebouwde betaling UI's, toegang tot 125+ betaalmethoden en Link, een wallet gebouwd door Stripe.
  
• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta's.
  
• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.
  
• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
  
• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met je mee te groeien, met een uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.
  

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan stimuleren, of ga vandaag nog aan de slag.