Als CEO van Ramp moest ik in het begin van het bedrijf naast mijn andere taken ook de financiële behoeften van het team regelen. Taken als operationele accounting en financiële planning zijn vaak aparte financiële functies. Maar ik heb deze taken anderhalf jaar gedaan voordat ik de eerste financiële medewerker bij Ramp aannam.

Deze verantwoordelijkheden omvatten het leiden van Ramp tijdens een fondsenwerving in de eerste paar maanden, het opstellen van financiële modellen en het beheren van de salarisadministratie. Er was niet één specifiek moment waarop ik me realiseerde dat Ramp baat zou hebben bij een fulltime financieel medewerker. Het waren eerder de groeiende behoeften van een steeds complexer wordende onderneming die me ertoe brachten om uiteindelijk een speciale medewerker aan te nemen.

Het werd onhoudbaar om alles zelf te blijven doen en ik wist dat ik me door het opzetten en goed managen van een sterk intern financieel team zou kunnen richten op andere dingen die Ramp vooruit zouden helpen. Met vallen en opstaan vond ik een manier om een financiële afdeling op te zetten die soepel werkt en een belangrijk onderdeel is van het succes van ons bedrijf.

Ramp werkt samen met financiële teams en leiders van allerlei soorten bedrijven en heeft een unieke kijk op hoe deze teams groeien. In deze gids delen we inzichten van enkele van onze eigen financiële experts, waaronder ons hoofd financiën en kapitaalmarkten, hoofd FP&A en onze controller, naast externe experts met aanzienlijke ervaring in het adviseren van start-ups, waaronder Kruze Consulting en Burkland Associates. Deze gids is vooral relevant voor groeiende start-ups die de juiste basis willen leggen voor hun ontluikende financiële teams.

Oprichters: waar je op moet letten bij je eerste financiële aanwerving

In het begin zijn de financiën van een bedrijf niet zo ingewikkeld. Het belangrijkste is het bijhouden van de administratie, het controlespoor, goedkeuring voor beveiliging en basissystemen voor een gezonde bedrijfsvoering. Later wordt het veel interessanter. Na een jaar begon ons loonbudget te groeien, werden de uitgaven terugkerend en was het niet langer de vraag "Kunnen we alles verantwoorden?", maar eerder "Wat kunnen we doen om de boeken sneller af te sluiten?" en "Wat kunnen we doen om efficiënter te worden en inzichten te verkrijgen uit onze financiële gegevens?"

We beseften dat we in een financieel team moesten investeren om Ramp te laten groeien en opschalen. Als je alleen maar een systeem opzet dat op de automatische piloot draait, helpt dat niet bij het opstellen van je balans, winst- en verliesrekening of cashflowoverzicht, en kun je ook niet strategisch kijken naar de samenstelling van de onderneming.

Hoewel het verleidelijk kan zijn om je personeel in te zetten bij teams die omzet genereren, vooral in het begin, is het belangrijk om ook te investeren in financiën. Met de juiste opzet kan financiën de groei stimuleren terwijl een bedrijf zich uitbreidt en de kosten verlagen wanneer een bedrijf stabiliteit zoekt in onzekere marktomstandigheden.

Investeringservaring wordt steeds belangrijker

Voordat we ingaan op de kwaliteiten van de ideale eerste financiële medewerker, is het belangrijk om te kijken hoe deze functie de afgelopen jaren is veranderd. Door de opkomst van durfkapitaal zijn bedrijven hun prioriteiten bij het aannemen van personeel aan het herzien. Vroeger kwamen de eerste medewerkers met een accountingachtergrond, omdat ondernemingen vooral bezig waren met de kwaliteit van hun boekhouding. Fondsenwerving en financiële strategie werden als ondergeschikt aan deze belangrijkste vaardigheid beschouwd. Maar deze manier van denken is veranderd.

Tegenwoordig is het veel gebruikelijker dat de eerste financiële medewerker van een start-up iemand is met een achtergrond in investeringsbankieren of durfkapitaal. Dat komt omdat mensen met deze achtergrond goed zijn in het beheren van kapitaal voor zichzelf en hun investeerders, in plaats van zich uitsluitend te richten op de interne orde van de boekhouding van de onderneming.

Dit geldt vooral in de huidige volatiele markten, waar bedrijven strijden om beperkt kapitaal. De eerste financiële medewerker is nu meer extern dan intern gericht, omdat ondernemingen gedwongen zijn om het veiligstellen van schaars kapitaal tot een topprioriteit te maken. Daarom is het vermogen om solide modellen te bouwen en uit te blinken in investeerdersrelaties van cruciaal belang. Het verschil tussen het presenteren van goede financiële modellen aan je investeerders versus middelmatige modellen kan het verschil maken tussen het floreren of overleven van je onderneming.

Healy Jones, vicepresident FP&A en marketing bij Kruze Consulting, legt het goed uit: "Het financiële model is net als je strategie, maar dan in cijfers. En het is een manier om te communiceren met financiers. Als je geld wilt ophalen, is het superhandig om dit in de juiste taal te doen. Je contact met een durfkapitalist verloopt via je pitchdeck en je pitch, maar ook via cijfers. En dus zijn deze cijfers best belangrijk. Ik heb bedrijven gezien die dit zelf succesvol hebben gedaan, maar het is vaak handig om iemand te hebben die dit eerder heeft gedaan en bekend is met de KPI's van je branche en met wat durfkapitalisten zoeken."

Daardoor is de nadruk op traditionele branche-ervaring minder belangrijk geworden. Mensen die afkomstig zijn uit Wall Street, private equity of hedgefondsen vinden het misschien makkelijker om door te breken in wat voorheen een meer gesloten omgeving was. De opkomst van financiële automatisering en de mogelijkheid om operationele hefboomwerking te verkrijgen, hebben ook de deur geopend voor deze niet-traditionele kandidaten.

De ideale kandidaat is iemand die expertise op het gebied van fondsenwerving en boekhouding combineert met de analytische en kwantitatieve vaardigheden die inherent zijn aan een financiële functie. Zoals hierboven vermeld, kan financiële ervaring je helpen om geld in te zamelen bij investeerders en kredietverstrekkers. Met een goede achtergrond in accounting kun je je bedrijf opzetten met een solide interne basis, zodat je je eigen cijfers goed begrijpt en indruk kunt maken op investeerders die onder de motorkap willen kijken. Zulke unicorns zijn echter moeilijk te vinden.

Fractionele CFO's zijn in opkomst

Fractionele financiële medewerkers worden voor veel start-ups een steeds aantrekkelijkere optie voor hun eerste aanwerving, en dat komt door twee belangrijke dingen:

1. Grotere acceptatie van het uitbesteden van financiële functies: Binnen de start-up-gemeenschap is er meer acceptatie om vanaf het begin te vertrouwen op – zo niet volledig te integreren – hun uitbestede accounting- of financiële team en op hen te leunen als een betrouwbare partner. Vijf of tien jaar geleden was dat nog niet het geval. Toen gingen bedrijven in de seed-fase of Serie A ervan uit dat ze, omdat ze over voldoende financiële middelen beschikten, een fulltime financieel medewerker moesten aannemen, om vervolgens zes maanden later te beseffen dat het nieuwe teamlid niet volledig werd benut. Tegenwoordig staan start-ups meer open voor het idee om in eerste instantie parttime medewerkers in te zetten.

2. Technologie verlaagt de kosten van uitbestede financiële hulpbronnen: De kosten voor het inhuren van financiële hulp voor start-ups zijn de afgelopen jaren flink gedaald, vooral door technologie. Bedrijven die lean willen werken en hun cash burn willen verminderen, kunnen parttime medewerkers inhuren als een kosteneffectieve hulpbron.

Archetypes voor eerste aanwervingen

Een combinatie van vaardigheden en ervaring op het gebied van accounting en investeerdersrelaties is ideaal voor je eerste financiële medewerker. Maar aangezien deze kandidaten zeldzaam zijn, volgen hier enkele veelvoorkomende archetypen waarmee je te maken kunt krijgen:

De strijdlustige nieuweling

Dit is een relatief recente afgestudeerde (ongeveer vijf jaar geleden afgestudeerd) met een traditionele financiële achtergrond. Ze zijn super ambitieus en bereid om alle nodige uren te maken en hebben een mix van deze prestaties en vaardigheden:

• Een diploma in financiën van een bekende school
  
• Zomerstages bij een financiële instelling
  
• Verschillende dromen: ofwel (1) bij een hedgefonds gaan werken of (2) een baan als financieel directeur bij een toffe start-up krijgen.
  
• Zijn efficiënt en analytisch
  

Deze kandidaat is bereid om elke uitdaging aan te gaan. Ze hebben waarschijnlijk niet jarenlange ervaring met fondsenwerving en contacten met investeerders en kredietverstrekkers, maar maken dat goed met gedetailleerde financiële modellen.

De onconventionele kandidaat

Dit is de kandidaat met een aparte achtergrond:

• Een bachelordiploma in een niet-financiële studierichting, zoals vergelijkende literatuurwetenschap, psychologie of muziek
  
• Daarna een carrière in de journalistiek of consultancy
  
• Later aangenomen door een investeringsmaatschappij
  
• Ik pik dingen snel op en ben goed in logisch denken en problemen oplossen
  
• Open om nieuwe dingen te leren en samen met een bedrijf te groeien
  

Onze partner Kruze Consulting is een expert in het helpen van start-ups bij het opzetten van hun financiën. Hun oprichter en CEO, Vanessa Kruze, heeft ervaring met allerlei soorten kandidaten en zegt dat ze mensen heeft gezien die zonder enige ervaring bij Kruze en zelfs bij hun bedrijven zijn gekomen, zoals een kandidaat die Japanse geschiedenis had gestudeerd. Maar ze blijken geweldige medewerkers te zijn omdat ze gepassioneerd zijn om het vak te leren, de klant te dienen en deel uit te maken van een bedrijf dat missiegedreven werk doet.

Healy zegt dat deze eerste twee archetypen goed te combineren zijn met een uitbesteed accountantskantoor dat de nuances van GAAP en accountingsystemen begrijpt. Je kunt het uitbestede accountantskantoor de details laten regelen en de eerste interne medewerker zich laten richten op meer strategische taken.

De doorgewinterde professional

Dit is de ervaren kandidaat die alles al heeft meegemaakt:

• 20 jaar bij een van de vier grote accountantskantoren gewerkt
  
• Daarna heb ik een tijdje in private equity gewerkt (bijvoorbeeld bij Deloitte)
  
• Later heb ik ervaring opgedaan als CFO bij een door durfkapitaal gefinancierd technologiebedrijf.
  
• Heeft de afgelopen vijf jaar parttime als consultant gewerkt; wil nu weer fulltime aan de slag.
  

Volgens Kruze Consulting hebben ze mensen gezien met 40 tot 50 jaar ervaring. Hoewel ze technisch gezien de pensioengerechtigde leeftijd hebben bereikt, zijn ze op zoek naar iets in de gemeenschap dat hen een gevoel van voldoening kan geven.

Ongeacht hun achtergrond, zijn hun persoonlijkheid, aanpassingsvermogen en waarden essentieel voor het toekomstige succes van je eerste aanwerving. Sluiten hun overtuigingen aan bij die van je bedrijf? Deel je dezelfde visie voor de komende tien jaar? Geloven ze in je missie? In het volgende deel gaan we dieper in op manieren waarop je kunt beoordelen of een kandidaat bij je bedrijfscultuur past.

Vergeet niet om na te denken over de aard van de vragen die de kandidaat je stelt, want die kunnen je veel over de kandidaat vertellen. Ik denk dat het belangrijk is om, vooral bij de eerste sollicitatie, een derde tot de helft van de toegewezen sollicitatietijd te reserveren voor vragen over je onderneming en te kijken waar die vragen naartoe leiden. Hoe snel begrijpen ze hoe deze onderneming geld verdient? Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten? Kunnen ze de strategische kwesties snel begrijpen? Elke onderneming heeft die, en het is belangrijk om te kijken hoe snel de kandidaat zich daarin kan verdiepen.

Een team samenstellen: principes voor het aannemen van personeel om in gedachten te houden

Naarmate je bedrijf groeit, krijg je te maken met verschillende behoeften. Uiteindelijk zul je moeten veranderen wie je aanneemt en hoe je dat doet.

Neem specialisten aan naarmate je onderneming groeit

Naarmate je onderneming groeit, zal ook je financiële team groeien en zich ontwikkelen, waarbij teamleden meer gespecialiseerde rollen gaan vervullen. In het begin zijn generalisten die bereid zijn om meerdere petten op te hebben en elke taak aan te pakken die op hun pad komt, super belangrijk. Maar naarmate je onderneming groeit, ontstaat er behoefte aan specialisten. Hier zijn enkele richtlijnen die je kunt volgen naarmate je onderneming groeit.

Wanneer moet je specialisten gaan aannemen? Zodra je financiële team uit vijf of meer mensen bestaat, is het tijd om over te stappen op gespecialiseerde rollen. Als je eenmaal vijf mensen in dienst hebt, kun je namelijk meer efficiëntie bereiken door het rendement op elke investering te maximaliseren. Vijf is het omslagpunt waarop je meer moet nadenken over specialisten die je organisatie vooruit helpen. Hieronder ga ik dieper in op best practices voor het aannemen van personeel.

Houd er rekening mee dat het moment waarop je specialisten aanneemt, ook het moment is waarop je kunt beginnen na te denken over schaalvergroting. Deze specialisten, die ervaring hebben met best practices en belangrijke lessen hebben geleerd bij eerdere werkgevers, kunnen je onboarden helpen om op termijn te groeien.

Wanneer is het tijd om managers aan te nemen? Een algemene vuistregel is dat een manager niet meer dan vier tot zes directe ondergeschikten zou moeten hebben. Zodra het aantal directe ondergeschikten dat aantal overschrijdt, heb je meer managementlagen binnen de organisatie nodig.

Maak je geen zorgen over het te vroeg opschalen van je financiële team

Het kan verleidelijk zijn om al vroeg na te denken over schaalvergroting, zelfs voordat je specialisten in dienst neemt. Maar schaalbaarheid moet in het begin niet je belangrijkste zorg zijn. Focus je op het doorlopen van de eerste fundamentele fasen van blokkeren en aanpakken. Als je dat eenmaal hebt gedaan, kun je je zorgen maken over schaalbaarheid en efficiëntie en nadenken over de lineariteit van je meest kritieke functies (bijvoorbeeld hoe je functies die lineair schalen – accounting – kunt laten groeien ten opzichte van functies die exponentieel schalen – FP&A, kapitaalmarkten).

Neem mensen aan met verschillende ambitieniveaus

Een mix van complementaire ambitieniveaus is nodig om succes te hebben naarmate je team volwassener wordt. Je hebt mensen nodig die gewoon hun ding willen doen en misschien wat minder ambitieus zijn over waar ze later in hun carrière willen staan. Dit moet in balans zijn met mensen die hogerop willen komen. Een team vol met Tom Bradys of Megan Rapinoes, wat in dit geval lijkt op een heel financieel team dat allemaal COO/CFO wil worden, is gedoemd om te mislukken.

Vooral bij snelgroeiende tech-start-ups zit je kandidatenpool vol met super ambitieuze mensen die helemaal gefocust zijn op hun carrière. Om dit probleem te voorkomen, is het belangrijk om duidelijk te laten weten wat de functies inhouden en die functies te koppelen aan de waarde die ze toevoegen aan het bedrijf. Zo voorkom je gemengde verwachtingen over carrièremogelijkheden en zorg je voor een goede mix van carrièreambities.

Plan vroeg voor internationale groei en werving

Als je denkt dat je onderneming internationaal wil groeien, of dat nu is om meer omzet te halen of om toegang te krijgen tot meer talent, is het belangrijk om vroeg de juiste systemen op te zetten om later problemen te voorkomen.

Uitbreiden voor internationale bedrijfsgroei

Als je bedrijf wereldwijd actief is of dat wil worden, is het een goed idee om een financieel team met lokale kennis in te huren dat je kan helpen met de regels en voorschriften van nieuwe markten. Als je bijvoorbeeld in de VS zit en overweegt om in Europa actief te worden, kun je veel baat hebben bij een team dat je kan helpen bij het begrijpen van de verschillende financiële, juridische en regelgevende vereisten. Hoewel dit in de beginfase waarschijnlijk kan worden uitbesteed, moet je overwegen om intern personeel aan te nemen, afhankelijk van de omvang en snelheid van je uitbreiding.

Uitbreiden voor internationale aanwervingen

Als je internationaal personeel wilt aannemen, is het belangrijk om vanaf het begin ondersteuning te krijgen van een salarisspecialist (dit kan worden uitbesteed als je minder dan 150 werknemers hebt) die kan helpen bij het beheren van de operationele, juridische en regelgevende kwesties die inherent zijn aan internationale activiteiten. "Het is echt belangrijk dat een start-up dit goed doet, omdat we zien dat het anders terug kan komen bij de start-up in het due diligence-proces rond financieringsrondes en overnames. Je wilt er dus zeker van zijn dat alle details rond internationale werving goed geregeld zijn", zegt Kate Adams, vicepresident marketing bij Burkland Associates.

Als je een puur binnenlandse onderneming bent, weeg dan de voor- en nadelen (meer potentiële kandidaten versus veel papierwerk) tegen elkaar af voordat je besluit om je talent wereldwijd uit te breiden.

Investeer in expertise op het gebied van salarisadministratie als je een team op afstand samenstelt

Ook externe medewerkers kunnen baat hebben bij een salarisspecialist die kan helpen bij het regelen van de technische aspecten van het aannemen v e medewerkers uit verschillende staten en landen. Het indienen van belastingaangiften en salarisadministratie kan zowel vervelend als ingewikkeld zijn, terwijl het aannemen van medewerkers uit verschillende staten ook belastingverplichtingen voor de onderneming met zich meebrengt, die moeten worden beheerd.

"We hebben gezien dat start-ups hiermee te maken krijgen bij due diligence en rond fusies en overnames en financiering. Zo moet elke werknemer bijvoorbeeld geregistreerd zijn in de staat waar hij of zij werkt. Niet veel start-ups weten dat", zegt Kate. "En sommige van deze staten hebben belastingvereisten voor werknemers die in die staat werken. Je moet voorzichtig zijn, want sommige staten maken het heel gemakkelijk en andere staten zijn moeilijker."

Implementeer een slimme financiële stack om de personeelsbehoefte te verminderen

Denk na over hoe automatisering de manier waarop je team werkt zal veranderen. Met tools waarmee je bijvoorbeeld makkelijk virtuele kaarten aan werknemers kan uitgeven, hoeven financiële leiders zich geen zorgen te maken over of tijd te verspillen aan onkostendeclaraties, het bijhouden van uitgaven, enz. Door Ramp te gebruiken, kunnen werkgevers hun werknemers autonomie geven en flexibeler worden. Daarom kunnen je tools een grote impact hebben op de functies die je moet invullen. Houd er rekening mee dat je in de eerste drie jaar waarschijnlijk niet op grote schaal met tools moet experimenteren. Je moet vooral vertrouwen op beproefde tools die je financiële team kunnen helpen succesvol te zijn. Het is prima om nieuwe tools uit te proberen, maar maak er een uitzondering van in plaats van de regel. Je wilt ervoor zorgen dat je een succesvolle, geïntegreerde techstack hebt die je team en de hele organisatie klaarstoomt voor succes.

Je wervingsplan voor de eerste vier jaar

Hier is een raamwerk voor het opzetten van je team in de eerste vier jaar. Hoewel dit gedeelte per jaar is ingedeeld, moet je ook rekening houden met je financieringsniveau. De Serie A-financiering van de ene start-up kan bijvoorbeeld 10 miljoen dollar bedragen, terwijl die van een andere start-up 100 miljoen dollar kan zijn.

Jaar één: Zorg dat je financiële afdeling goed draait

Het eerste jaar draait helemaal om het opzetten van de financiële functie vanaf nul. Er zijn vier veelvoorkomende opties:

1. Besteed je financiën uit

Sommige start-ups kiezen ervoor om hun financiële taken uit te besteden. Veelvoorkomende opties zijn accounting, financiën en belastingen. Vanessa vindt dat je vanaf dag één moet nadenken over het inschakelen van een externe partner, zodra je je oprichtingsdocumenten hebt getekend en misschien zelfs voordat je je eerste bankrekening opent. Hoewel de meeste start-ups en kleine bedrijven pas een fulltime boekhouder of financieel medewerker nodig hebben als ze ongeveer 25 mensen in dienst hebben, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je jezelf op succes voorbereidt door de juiste bankrekeningen te openen, de juiste technologieplatforms te kiezen en uiteindelijk geen rommel te maken, mocht je besluiten om over twee tot drie jaar een boekhoudpartner te kiezen.

Vanessa vindt het inschakelen van een externe partner, in plaats van een fulltime medewerker, een slimmere financiële beslissing voor de meeste start-ups. Ze legt uit dat ze doorgaans geen startkapitaalrondes tussen 1 miljoen en 5 miljoen dollar ziet, omdat deze bedrijven nog niet genoeg klanten hebben om een fulltime accountant nodig te hebben.

Hoewel er geen standaardaanpak is voor wie je als eerste moet aannemen, is men het erover eens dat het overdreven is om in de beginfase van een onderneming al een CFO aan te nemen. Kate zegt dat steeds meer start-ups zich realiseren dat het uitbesteden van de boekhouding en vervolgens een FP&A-medewerker om te helpen met modellering voldoende kan zijn. Zodra je je eerste financieringsronde hebt bereikt, moet je zeker een parttime CFO aannemen.

Als je besluit om een van je functies uit te besteden, kan het handig zijn om iemand uit je team aan te wijzen die leiding geeft aan het uitbestede team. Die persoon kan je parttime team helpen om de specifieke behoeften van je bedrijf beter te begrijpen.

2. Laat het door andere teamleden als een parttime baan behandelen

Net zoals ik mijn financiën regelde voordat ik mijn eerste financiële medewerker in dienst nam, kun je je financiën misschien door een senior manager laten regelen. Let wel, dit is echt maar een tijdelijke oplossing totdat je een parttime of fulltime medewerker hebt aangenomen.

3. Neem een controller aan

Een andere optie is om een controller aan te nemen en je accounting helemaal intern te doen. Dit kan helpen om ervoor te zorgen dat je boekhouding en gegevens zo goed mogelijk zijn. Dit begint meestal met het aannemen van een controller en een boekhoudmanager of een boekhouder. Een interne functie kan vooral handig zijn om je FP&A te ondersteunen.

Hoewel FP&A kan helpen bij het stimuleren van best practices in de accounting bij de maandafsluiting en bij de automatisering van de rapportage, moeten de accountingbasis en de integriteit van de gegevens aanwezig zijn om een FP&A-professional in staat te stellen buitengewone waarde aan de organisatie te leveren.

4. Neem een VP of hoofd financiën aan

Sommige start-ups kiezen ervoor om een VP of hoofd financiën aan te nemen om het team te leiden. Als ze een achtergrond in accounting hebben, kan dat nog nuttiger zijn voor het opzetten van een succesvolle financiële afdeling. Ondernemingen die besluiten om als eerste een fulltime medewerker aan te nemen, geven vaak de voorkeur aan functietitels als hoofd financiën, die senioriteit uitstralen maar niet verbonden zijn aan het C-level.

Jaar twee: Stel een duidelijke financiële strategie op over waar het bedrijf naartoe gaat

In het tweede jaar ligt de focus op het uitwerken van de strategie en het opzetten van duidelijke, herhaalbare processen.

FP&A aannemen: Dit is het moment waarop je de overstap maakt naar een speciale financiële functie door een fulltime FP&A-analist of -manager aan te nemen. Je kunt deze functie het beste toevoegen zodra je accounting op orde is, zodat deze nieuwe medewerker deze kan benutten en verbeteren. In het tweede jaar verschuift de focus van accounting en kerninfrastructuur voor FP&A naar meer strategische diensten met toegevoegde waarde. Deze speciale FP&A-professional wordt verantwoordelijk voor belangrijke taken zoals rapportage, prognoses en scenariomodellering.

Neem een generalist in dienst: Naast FP&A wil je een sterke generalist in dienst nemen om je te helpen bij het snel aanpakken en uitvoeren van talloze taken die zich voordoen, zoals je FinOps-functie. Zoals eerder vermeld, kan dit in het tweede jaar gebeuren of op elk moment voordat je financiële team uitgroeit tot vijf personen.

Investeer in functies en processen: Er wordt nu meer nadruk gelegd op functies en processen. Als een van de processen bijvoorbeeld contante vergoedingen betreft, moet je een boekhoudkundig medewerker of iemand met een vergelijkbare functie hebben die deze verantwoordelijkheid op zich kan nemen. Een voorbeeld van een interne functie die je op dit moment kunt overwegen, is een senior accountant voor het beheer van je HRIS.

Datawetenschap en BizOps zijn andere belangrijke gebieden waar finance op dit moment verantwoordelijk voor is. BizOps vult de hiaten op het gebied van analyse van financiële haalbaarheid en toewijzing van middelen binnen het bedrijf.

Hoe mijn vroege fouten hebben bijgedragen aan het succes van Ramp

Bij Paribus, mijn vorige bedrijf, werd het beheren van uitgaven echt een groot probleem toen ze zich klaarmaakten om te verkopen. We hielden geen goede administratie bij. We dachten dat een creditcard voldoende was. Maar volgens de auditvereisten hadden we voor alles boven de 75 dollar een ontvangstbewijs nodig, anders konden we dit niet aftrekken als belastbaar voordeel, wat het voordeel voor de koper zou verminderen. Ik heb wekenlang jarenlange uitgaven bijgehouden, wat vreselijk was. Dat bracht me op het idee om software te ontwikkelen waarmee mensen dit kunnen doen, zodat ze een soortgelijke ervaring kunnen vermijden.

Neem een parttime CFO in dienst: Een parttime CFO kan een goede keuze zijn voor start-ups die zich tussen hun seed- en Serie A-financieringsronde bevinden. Ze zijn klaar voor de begeleiding van een CFO, maar nog niet helemaal klaar voor de kosten van het inhuren van een fulltime CFO. Pre-seed start-ups hebben doorgaans geen CFO nodig en kunnen zich beter richten op hun belasting- en accountingbehoeften.

Als je denkt dat een parttime CFO iets voor jou is, overweeg dan om samen te werken met iemand die jouw bedrijfssegment begrijpt.

Jaar drie: processen definiëren; specialisaties verfijnen

In jaar drie ga je je richten op het verder verfijnen van je processen en het creëren van meer gespecialiseerde rollen.

Haal specialisten binnen: Als je financiële team uit vijf of meer mensen bestaat, kun je overwegen om specialisten aan te nemen om je team te versterken en uit te breiden. Een voorbeeld hiervan is een salarisspecialist. Als je organisatie 150 tot 200 medewerkers telt, is het tijd om er een aan te nemen. Dit is nodig om de steeds complexere salarisadministratie te beheren en het zal de eerste financiële medewerker zijn met een specifieke functie.

Neem een CFO in dienst: Rond deze tijd kun je ook overwegen om een CFO in huis te halen. Dit gebeurt vaak nadat een bedrijf zijn Series D-financiering heeft opgehaald. Je wilt een CFO zoeken die ervaring heeft met start-ups en niet alleen in de traditionele financiële wereld heeft gewerkt, en die bekend is met kwesties die specifiek zijn voor start-ups, zoals het behouden van cash runway, fondsenwerving en het belang van metrics en benchmarks.

Jaar vier en verder: Breng functies in huis; focus op klanttevredenheid

In jaar vier en daarna ligt de focus op het in huis halen van meer functies, zonder het belangrijkste uit het oog te verliezen: je klanten.

Doe belastingen intern: Tot nu toe heb je je belasting waarschijnlijk uitbesteed. Maar na drie jaar of zodra je team uit 25 mensen bestaat, wil je een interne belastingafdeling opzetten. "Ik denk dat je er gerust vanuit kunt gaan dat je tot 25 mensen kunt en moet vertrouwen op een externe accountant", legt Vanessa uit. "Het komt zelden voor dat een bedrijf in het eerste, tweede of zelfs derde jaar van 0 naar 25 mensen groeit, maar het gebeurt wel."

Casestudy: het financiële team van Ramp

Tegenwoordig speelt het financiële team van Ramp een belangrijke rol in de voortdurende groei en ontwikkeling van het bedrijf. Van het aantrekken van 150 miljoen dollar aan door activa gedekte schulden tot de overgang naar een nieuw ERP-systeem: onze financiële afdeling heeft een belangrijke rol gespeeld in het naar een hoger niveau tillen van Ramp. Als ik had geprobeerd om alles zelf te blijven doen, betwijfel ik of Ramp nu zou staan waar het nu staat.

Alex Song werd 15 maanden na de start van Ramp aangenomen als financieel directeur. Voordat we de eerste echte financieel medewerker in dienst namen, deed ik zelf de accounting en financiële planning. Door de groeiende loonlijst en terugkerende kosten van Ramp was er echt behoefte aan een aparte functie. Ramp was al lang toe aan een financieel medewerker toen Alex kwam.

Wat ik zocht in mijn eerste financiële medewerker

Ik zocht iemand met veel ervaring in strategische financiën die kon helpen om een sterke financiële basis voor Ramp op te bouwen. We zochten iemand die een sterk strategisch financieel perspectief kon bieden, die niet alleen de systemen voor het opstellen van financiële overzichten kon opzetten, maar ook onze toewijzingen kon evalueren, bijvoorbeeld of we te weinig of te veel uitgeven op een bepaald gebied. We wilden echt een sparringpartner voor de opbouw van onze onderneming. Daarom zochten we een kandidaat die ervaring had met het toewijzen van aanzienlijke bedragen aan kapitaal en investeringen. Ik vond het geweldig dat Alex jarenlang als schuldbelegger had gewerkt.

Alex' ervaring in investor relations was een andere aantrekkelijke eigenschap. We hebben investeerders bij Goldman Sachs en Citi die in feite ons kredietrisico kopen, en dankzij zijn eerdere ervaring was Alex erg bedreven in het op geloofwaardige wijze communiceren van de ins en outs van onze boeken. Ik denk dat investor relations een onderbelicht aspect is bij het aannemen van financieel personeel. Uiteindelijk draait veel van de onderneming om het creëren van vertrouwen en het hebben van een leider die niet alleen op papier goed is, maar ook slim, welbespraakt en in staat is om een geweldig team te leiden.

Hoe het team van Ramp vandaag de dag groeit

Ramp is nu op het punt gekomen dat het specialisten gaat aannemen die maar één functie hebben. Het richt zich op het invullen van de organisatie volgens bredere verticale lijnen, zoals het hebben van financiële teams die specifiek ondersteuning bieden aan verkoop en marketing, G&A en R&D. Dankzij de automatiseringsmogelijkheden van ons platform hoeven we minder generalisten aan te nemen en kunnen we toch strikt blijven werken.

Ramp denkt er nu ook over om een belastingdeskundige aan te nemen om onze controller te ondersteunen, die nu verantwoordelijk is voor alle belastingzaken. Naarmate de onderneming complexer wordt, begint dit een noodzaak te worden. Door ons eigen team uit te breiden, kunnen we ons hoofddoel beter ondersteunen: bedrijfsleiders helpen tijd en geld te besparen. We blijven goed luisteren naar onze klanten en updates uitbrengen die hen helpen meer te doen met minder.

Bouw een slank, efficiënt financieel team op. Ramp kan je daarbij helpen – meld je aan. Voor meer inzichten over hoe financiële leiders hun team opbouwen en technologie gebruiken, luister je naar de Ramp-podcast.